装饰设计工程公司公文处理规则
装饰设计工程公司公文处理规则
总则
1.1公司及各分公司、部门所制定的公文,是传达贯彻国家的方针、政策和公司的经营方针、经营策略,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具,是保证政令畅通的有效方法。必须认真做好公文处理工作。
1.2各分公司、部门应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。
1.3公文处理必须做到及时、准确、安全。公司公文统一由公司办公室收发、分办、用印和归档。
1.4各分公司、部门的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保公司机密不外泄。
2常用公文种类:
请示:下级请上级指示和批准的,用“请示”。
报告:下级向上级汇报工作、反映情况,用“报告”。指示:上级对下级布置工作、阐明工作活动的指示原则,用“指示”。
通告:公司对员工公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。批复:上级对下级请示的事项进行答复,用“批复”。
通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。
通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属单位知道的事项,用“通报”;
决定、决议:对某些问题或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论,通过要求贯彻执行的事项,用“决议”。
函:平行或不相隶属的单位之间互相商洽工作,用“函”。
会议纪要:传达会议决定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。
3行文格式
3.1公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位名称、印章、发文日期、抄送(抄报)单位,还要有发文字号、主题词等。文件标题包括事由、公文种类等部分;公文字号包括机关代号、年号、顺序号三个部分;向上级请示的公文,一般只写一个主送单位。如需上报另一个上级,可用抄报的形发文时间以领导签发的时间为准;发文单位一般用全称或规范化简称;文字一律从左到右,横写横排。
3.2公文纸一般用16K纸或A4纸,在左侧装订。
3.3对外行文一般以公司的名义。对公司内部行文可用公司名义,也可用部门名义行文。
3.4一般情况下,不得越级行文。特殊情况需越级行文的,应同时抄报其直接上级。
3.5向上级行文一般应一事一文,主送一个单位。不要同时抄送下级单位。向下级的重要行文,可抄报其直接上级。
3.6公司行文一般只发给各分公司、公司各部门。
3.7发文应根据需要确定发送单位,不得滥发。
4公文处理程序
4.1收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。登记:一般来文,由办公室统一进行登记。登记内容包括来文单位(机关)、标题、文号、来文时间、缓急程度等。分办、拟办:根据来文内容,由办公室将来文分别处理。属业务部门的,一般在登记后,由办公室直接送业务部门处理。需办理的,由办公室主任拟办,并呈有关领导批示,再转有关部门办理。催办:对经领导批示的需有关部门办理的,办公室应认真、及时地进行督促、催办,以防积压或漏办。公司领导参加上级会议带回的重要文件,在传达后由办公室归档。
4.2发文处理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、打印、誊印、校对、监印、分发、归档等程序。草拟的公文应符合国家法规和政策,事实确切,观点明确。文字表达精炼,条理清楚,层次分明,表达意思完整,标点符号使用正确;
数字的写法。正文中除发文编号、统计表、计划表、序号、专用术语、百分比必须使用阿拉伯数字外,一律使用中文;
引用文件名称要完整,不要滥用简称;草拟的文稿在送领导签发前,应由起草文件的主管部门负责人进行审核后,送行政人事部核稿。人事任免文件由总经理核稿。核稿的主要任务是审核文稿所表达的内容是否与国家现行法律、法规和政策相抵触,是否符合公司章程,是否符合行文程序,文字表达是否完整等;
公司一般文件由总经理签发,人事任免文件由董事长签发。有关业务方面的一般文件,由公司分管领导签发;
经领导签发后的文件,除文字有错可作更正外,原则上不得再作修改;公文签发后,由办公室安排人员打印、校对、誊印、盖章、装订,进行登记、分发,并留一份存档;
公文校对以原稿为准,非承办人员不得擅自改动原文。校对未发现的差错由校对人员负责。文件经校对后,打字员没有改正的,由打字员负责。公文办理完毕后,要及时送交有关人员进行整理、归档。
5文件管理
5.1各部门、分公司要指定专人负责文件的处理和管理工作,严格按公司档案管理制度进行管理。
5.2已形成的文书、会议记录、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料,都必须收集齐全,由办公室归档,任何人不得自行留存应归档的文件。
5.3无保存价值和存查必要的文件,由文件保管人员鉴别、登记,经公司分管领导同意后集中统一销毁。
6为加快公文传递速度节约成本,充分利用已开通的宽带,公司一般公文采取收发电子邮箱的方式进行传递。
7各分公司电子邮箱:****
8电子邮箱使用规定:
1、以上电子邮箱为传递公司内部办公文件及其他办公专用,任何个人不得利用其收发私人邮件;
2、各公司文员及管理部门邮箱使用人,每日上班后须及时整理电子邮箱,检查是否有新邮件;每收到新邮件须及时下载,并按邮件性质进行分门别类保存;对已下载邮件须及时从邮箱中删除,保证邮箱畅通;
3、对收取文件内容不全的,收件人要及时通知发件人,采取重发邮件或其他方式传递文件。
9采用电子邮箱收发文件类别及送达部门:
9.1各分公司的《开工申报信息表》发往工程部、《工程预算表》客户服务部邮箱;
9.2客户服务部将工程管理费定点发往各分公司;
9.3公司财务部结算室每月将各单工程结算分配计算表发各相关分公司,以方便设计师、助理设计师核对提成额;并将提成分配汇总情况发行政人事部进行提成发放;
9.4员工对企业的建议、意见可直接通过邮箱发给总经理、董事长或公司相关部门;
9.5公司各管理部门对各单位布置的工作任务由相关管理部门直接发布;以公司名义发布的文件、制度统一由公司行政人事部下发。
篇2：装饰设计工程公司档案管理制度
装饰设计工程公司档案管理制度
1总则
1.2本制度所指的档案,包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档
1.3公司的各类档案必须按年度立卷。各分公司、部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
1.4公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性,公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后,应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时,必须将文件材料向接办人员办理移交手续,不得擅自带走或销毁。
2档案的收集与管理
2.1坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门、各分公司均应设立兼职档案管理员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定。人员变动,应及时通知公司档案主管部门。
2.2公司档案的主管部门为公司行政人事部。
2.3凡本公司缮印的公文(含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件)一律由公司行政人事部统一收集管理。
2.4一项工作由几个部门参与办理,在工作中形成的文件资料,由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。
2.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员,在核报旅差费时,必须将会议的主要文件资料交行政人事部办理归档手续,由行政人事部档案管理人员签字认可后,财务部门才能给予报销。
2.6本公司召开全公司性的会议,由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续,由办公室档案管理人员签字认可后,财务部门才能报销相关的会议费用。
2.7公司专(兼)职档案管理人员的职责是:了解本公司(部门)的工作业务,掌握本公司(部门)文件资料归档的范围,收集并管理本公司(部门)的文件资料;认真执行文件资料归档制度,对本公司(部门)承办的文件资料及时收集归档。,每年的三月份以前将归档文件资料归档完毕,并向公司行政人事部移交(在公司档案室尚未建立的情况下,文书、人事档案统一由公司行政人事部管理,财务档案暂由财务部管理,工程技术档案暂由工程部管理,声像档案暂由企业发展部管理。待条件成熟后再移交公司档案室);承办人员借用档案资料时,应按照档案借用程序办理借用登记手续。
3归档范围
3.1重要的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。
3.2上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资3.3本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。
3.4本公司向上级的请示与上级机关的批复。
3.5反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。
3.6本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。
3.7本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料,以及员工考核、奖惩的文件资
3.8本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。
3.9本公司的历史沿革、大事记以及反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带和剪报等资料。
4平时归档
4.1各部门对已处理完毕或批存的文件资料要及时交由本部门兼职的档案管理员组卷、编目、归档。
4.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件资料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
4.3公文承办人员应及时将已处理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全、加以整理,交给本部门兼职档案管理员立卷归档。
4.4兼职档案管理人员应及时将立卷的文件资料,按照“案卷类目”的条款放入平时保存文件夹内对号入座,予以保存,并在收发文登记簿内予以注明。
5立卷归档
5.1为统一立卷规范、保证案卷质量,立卷工作由各部门兼职档案管理员负责,公司办公室档案管理人员负责组卷、编目。
5.2案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有关联系,区别不同的价值,便于保管和使用。
5.3归档的文件资料种类、份数以及每份文件资料的页数均应齐全完整。
5.4在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。绝密文件单独立卷。少数普通文电如果与密件有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
5.5不同年度的文件资料不得放在一起立卷,但跨年度的请示和批复,应放在复文年立卷。没有复文的,放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。其它文件的立卷按照有关规定执行。
5.6卷内文件资料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件资料依其形式规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5.7卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应该统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角打印页号。
5.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
5.9有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应该将立卷人、检查人的姓名和日期填上,以示负责。备考表应置于卷尾。
5.10案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
5.11案卷的装订:装订前,卷内文件要去掉金属物质,对破坏的文件资料应加以裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
5.12案卷各部份的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜保存。
篇3：装饰设计工程公司保密工作制度
装饰设计工程公司保密工作制度
1本公司的保密工作实行行政首长负责制。各分公司、公司各部门行政主要负责人为保密工作第一责任人。
2公司的保密工作贯穿于公司的各个工作环节,涉及到各部门。公司的每一名员工都必须遵守公司的保密工作制度。
3公司所有资料都应明确密级和保密期限、保密范围。凡属已确定密级的资料应在规定的载体上予以注明。非密级资料可不加注明。
4公司所有资料包括文件、协议、合同、图纸、证件、报表、信息等均应确定密级。
篇4：大型装饰装修公司工程部会议制度
大型装饰装修公司工程部会议制度
会议制度
1、工程部按每月月中、月末时间组织二次工程管理例会。
2、各施工单位按月组织二次内部管理会议。
3、会议召开必须具备:会议通知;会议主题;与会范围及对象;会议时间(起止时间)及地点;会议资料;会议记录;会议决议或安排事件落实检查记录。
会议纪律
1、严格遵守与会时间,有效控制议程,在预定时间内完成会议任务。
2、尊重他人的意见,学会聆听;不能打断他人发言,要发言,先递条预约;关闭电话铃声,不能在会场频繁走动或中途退出会议;保持会场清洁。
3、违犯前二款者每次每项罚款100元。
篇5：装饰公司工程部副经理工作内容岗位职责
装饰公司工程部副经理工作内容及岗位职责
工作内容:
1、在工程部经理的领导下,执行工程部经理下达的任务和使命,配合协调各岗位工作。
2、主要负责安排监理员的施工监理工作,检查监理人员的监理日记及监理结果,对监理人员工作情况进行管理。
3、根据需要组织召开项目经理会议、质量分析会、施工现场管理会、经验交流会等。
4、密切关注国家对于施工规范、工艺等方面的相关信息,负责新工艺的收集和开发落实工作。
5、根据国家相关制度标准,编制符合要求的质量检验标准,严格把好工程材料关、质量关。
6、处理工程上的遗留问题和难度工程问题,协助售后维修的工作量鉴定工作。
7、提出合理化建议并及时完成公司安排的其他工作。
工作责任:
1、对工程监理人员的招聘、考核、培训和解聘负责。
2、对工程监理规章制度的制定和执行效果负责。
3、对工程的施工质量负责。
4、对监理员对施工现场情况的处理方案负责。
5、对工程监理工作计划的完成情况负责。
工作权限:
1、对工程监理员招聘、解聘的建议权。
2、对工程部员工的奖惩建议权。
制度专栏
