酒店会议室管理办法
酒店会议室的管理是有明文规定的,以下是:《酒店会议室管理办法》,请阅读!
酒店会议管理制度【1】
一、目的
为规范酒店各项会议及各类培训流程,统一会议管理模式,减少会议数量、缩短会议时间,提高会议质量,特制定本制度。
二、职责
(一)行政管理部或办公室负责会议管理,所有重要会议要在酒店领导批准后到办公室登记备案。
(二)会务工作主要由行政管理部或办公室承办;其他部门主办或召集的会议,由行政管理部报批,并应予协助,部门例会除外。
(三)除其他部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由行政管理部或办公室整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类
(一)、日常菜品及服务会议制度
1、主持与记录:办公室文员,由总经理主持
2、召开时间:每天10:10。
特殊原因需要延迟或延期召开的由办公室提前通知。
3、参加人员:部门主管、厨师长、销售部、服务部
由于出差等特殊原因不能参加例会的,应提前向部门负责人请假。
4、会议内容:反馈上一天工作中发生的菜品问题,服务问题及客人反馈意见。
总结工作中不足,解决发生的问题,杜绝问题的延续发生方法,确定解决人,解决时间及监督人。
(二)、酒店周总结计划会制度
1、主持与记录:由人力资源部或办公室召集,总经理主持,董事长列席,办公室负责会议记录。
总经理未列席会议时,由部门之间协商解决。
2、召开时间:每周一上午10:10与菜品服务会同时举行。
特殊原因需要延期召开时由办公室提前通知。
3、参加人员:前厅各部门主管、传菜部、销售部、服务部、厨房。
由于出差等特殊原因不能参加例会的,应提前向人力资源部或办公室请假。
4、会议内容:
(1)上周日常运作情况的总结。
(2)各部门汇报上周工作任务完成情况,计划落实情况。
着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
(3)全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
(4)汇报本周工作计划。
(三)、会议召开
(一)会议安排:
1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议,会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政管理部,由行政管理部进行统一安排,方可召开。
2、行政管理部每月统一编制例会会议计划,与月排班表同时公布。
3、凡公司已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需临时安排其它会议,组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政管理部调整会议计划,未经行政管理部调整的,任何人(部门)不得随意调整正常会议计划。
4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排,各部门小会不得安排在公司例会同期召开,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
5、会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假缺席或迟到,遇特殊情况须提前向总经理请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会
议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
(二)、会议召开及传达:
1、应明确酒店会议的目的,酒店会议的目的是解决问题提高效率,因此会议应明确主题,不开无边际的会议。
2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3、与会者的发言要言简意骇,一般发言不可过长,会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制,时间到后,无特殊情况不予延长。
每次开会中应该强调发言的时间要求。
4、重要会议决议或记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容。
5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录,以便于会后向部门员工准确传达会议精神,落实各项工作任务,行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。
6、公司会议的会议纪要由行政管理部专人负责整理并由酒店领导审阅签发,会议纪要应分发给与会人员,必要时,分发给相关部门。
其它会议由召集部门责成专人负责记录整理,由主管领导审阅签发并编号存档。
7、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类,并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。
公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责,根据规定的时间节点逐项跟进,并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。
四、会议签到
酒店级会议召开时,会议责任人须提前准备好《会议签到考勤表》。
会前5分钟,安排专人在会议室或会议地点入口处组织签到。
部门级会议召开时,会议责任人进行实地考勤。
五、会议纪律
1、要严格遵守会议的开始时间,提前5分钟到达会议现场。
不得缺席、迟到、早退,会议记录人员登记到会情况。
迟到、早退、中途缺席一分钟内则赞助10元,迟到、早退、中途缺席每超过一分钟增加10元,依次累加。
如需请假需经酒店负责人批准。
无故缺席者,赞助50元。
2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议,中层会议应至少提前一天通知。
迟到、早退、中途缺席的则缴纳100元赞助费,迟到、早退、中途缺席每超过一分钟增加10元,依次累加。
3、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。
会议期间,所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。
发现违反以上情况者,一次赞助10元,每次会议最多可成长10次。
4、会议需要表决时,原则上采取少数服从多数的方法,特殊情况可集中,一经会议决议之事,应按期完成。
管理级别未能兑现承诺的每次赞助100元。
对于需要在会议上讨论的问题,提前与会议发起人沟通,以便于及时通知所有参会人,在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。
本制度由行政管理部负责解释,如有未尽事宜,将按酒店相关规定执行。
会议室管理制度【2】
第一条会议室是公司举行会议,接待来客的场所,为加强管理,特制定本规定。
第二条会议室使用细则
(一)会议室由行政部负责管理。
(二)会议室只限本公司相关职能部门使用,外单位借用会议室须经行政部经理批准,并到办公室办理借用手续。
各部门无权将会议室借给外单位使用。
(三)公司各部门使用会议室须经办公室同意后,办理相关手续,领取会议室钥匙。
(四)使用会议室的部门,必须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。
用后应及时清洗水杯和烟灰缸,打扫卫生,检查安全,锁好门、关好窗,将钥匙交还办公室。
(五)任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。
(六)会议室内的卫生每周至少要清洁一次,遇有会议时,要一次一清洁。
(七)每次会议之前,管理人员应进行电源检查、配备饮用水、水果(必要时)等工作。
(八)会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护(含花木等)做到会散、人走、电源关、门上锁。
(九)与会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏赔偿,不许将室内物品移做他用。
第三条本规定由行政部制定,经审批后自颁布之日起执行。
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篇2：酒店会议室质检工作内容
会议室质检内容
一、门
1、门锁开启关闭是否灵活;
2、门活页是否正常有无异响;
3、门上的油漆有无脱色或损坏;
4、门牌有无破损,是否稳固。
二、货柜
1、货柜门开启关闭是否正常,活页有无损坏或松动;
2、货柜门有无破损;
3、备用品摆放是否有序整洁。
三、窗帘
1、窗帘收拉是否灵活,而且有无脱落损坏。
四、窗户
1、玻璃窗推拉、开启是否正常,窗槽内有无杂物、灰尘;
2、玻璃有无破损、裂缝;
3、铝合金在无变形、损坏。
五、墙壁
1、有无漏水、发霉、脱落、起泡,有无蜘蛛网。
六、音响
1、碟机功放有无损坏、破损,抹尘是否干净;
2、音响有无杂音或不响;
3、音响线有无破损,话筒是否正常,清楚清晰。
七、地板
1、有无破损、翻翘、裂缝,有无污迹、脚印;
2、边角有无破损、脱落。
八、铜牌
1、铜牌是否稳固,有无变形。
九、投影
1、投影仪是否正常,有无异响及损坏;
2、线路有无破损;
3、投影机架是否稳固,有无破损;
4、投影屏幕是否收拉顺畅,是否稳固。
十、空调
1、开启、关闭是否正常,有无异响;
2、空调制冷效果是否良好。
十一、桌椅
1、桌椅是否完好、稳固,桌内有无杂物、抹尘是干净;
2、表面有无脱落或裂缝;
3、表皮有无起泡、有无掉漆。
十二、会议室天花板
1、灯炮是否有损坏;
2、顶部有无损坏、发霉、脱落,蜘蛛网;
3、烟感是否完好、稳固或损坏。
十三、应急灯
1、应急灯断电后是否正常,电源线是否缠好;
2、有无损坏,是否挂牢。
十四、地毯
1、有无烟洞和污迹,吸尘是否干净;
2、地毯边角有无损坏、破损或反翘、起线。
篇3：酒店会议室会议服务工作规程
酒店会议室管理及会议服务工作规程
1目的
规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。
2适用范围
适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。
3职责
3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。
3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。
3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。
3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。
3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。
4工作程序
4.1会议室管理
4.1.1使用会议室业务受理
A办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。
B根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。
C办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。
D业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。
E设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。
4.1.2会场布置及安排
A接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。
B办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。
4.2会议室服务工作
4.2.1会议服务
大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。
4.2.2设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。
4.2.3会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。
4.2.4会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。
4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。
5相关文件及记录
5.1《会议室使用登记表》(LYWG/QR―046)
5.2《ZZ公司会议受理服务单》(LYWG/QR―007)
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