会议管理办法
会议管理办法
1.目的
为进一步规范公司会议管理,本着精减、有效、节俭原则,使会议务实,沟通迅速,确保会议内容及议定事项落实到位,节约会议成本,提升公司运营效率,特拟定本规范。
2.范围
本办法适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。
3.职责
3.1会议发起人和主持人
3.1.1确定会议目的;
3.1.2确定会议议程及参加人员,审核会议通知;
3.1.3控制会议节奏与进度,把握会议重点不偏离主题;
3.1.4掌握会议时间;
3.1.5确保会议不受干扰,主动处理解决“干扰性”行为,例如:窃窃私语、故意刁难、逃避责任、急于了事等;
3.1.6平衡发言,发挥群体力量,确保每位与会人员都发表意见;
3.1.7善用群体专长,增加每位与会人员对会议结论的支持;
3.1.8确保会议结束时提出未完成事项,同时责任明晰,完成期限明确具体;
3.1.9会议不能准时召开等其他变故要在会前协调;
3.1.10会议纪律的监督执行;
3.1.11会议记录的签核;
3.1.12会议决议或对策实施效果跟踪验证。
3.2通知人
3.2.1制作会议通知(内含会议议程);
3.2.2确保通知到位,每位参会人员要在会议通知上签名;
3.2.3异常情况及时通知会议主持人;
3.2.4会议因故取消或延迟,至少提前半小时通知相关人员。
3.3记录人
3.3.1组织会议签到;
3.3.2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表);
3.3.3会议记录的发放;
3.3.4检查、协调和跟进会议执行状况;
3.3.5向主持人汇报执行状况。
3.4参加人员
3.4.1事前准备相关会议资料;
3.4.2遵守会议纪律;
3.4.3会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动;
3.4.4临时突发事件导致不能准时参加或缺席,至少提前半小时,通知会议主持人,并委任职务代理人参加。
4.会议分类
序号
会议名称
频次
召开时间
会议时间
主持人
与会人员(部门)
1总裁办公会
一次/月
每月初
2小时
总裁
公司高管层、各相关部门负责人
2晨会
一次/天
每天早晨
0.5小时
培训师
总部全体员工
3工作例会
一次/周
每周一上午
1小时
总裁
公司高管层、各相关部门负责人
4职能中心例会
一次/周
每周六下午
1小时
职能中心总监
分管部门负责人
5部门例会
一次/天
每天早晨
10分钟
部门负责人
部门员工
6专题会议
不定
临时确定
1小时
相关负责人
相关部门人员
7年度总结表彰大会
一次/年
春节后
2小时
总裁
总部全体员工
5.会议内容
5.1总裁办公会(月度经营分析会)
5.1.1会议时间
每月召开一次(即每月2日)。
5.1.2会议人员
主持人:总裁
参加人员:总监、稽核组长、公司所有部门主管
5.1.3会议内容
5.1.3.1汇报分析工作计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩、揭露矛盾,提出改进措施,不断提高公司经济效益。
5.1.3.2研究决定公司日常工作中的有关事项,通报、交流重要工作情况。
5.1.3.3研究分析公司整体运营状况,制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。
5.1.3.4讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。
5.1.3.5需要总裁办公会集体研究解决的其它重大事项。
5.1.4各部门具体汇报内容:
部门
汇报内容
存在问题
改进建议
备注
市场部
1、市场调研报告(次数、分析、建议);
2、市场开发规划完成情况(市场开拓、推广、促销等活动的量化结果);
3、营销策略方案实施结果;
4、策划案例及数量;
5、市场督导结果;
销售部
销售部做销售分析汇报:按不同商品品类进行销售比较,内容包括与环比、同比数据相比较,以及计划完成情况;
1、销售计划(销量)完成率;
2、销售收入(营业额);
3、销售分析;
4、店面开发数量;
5、新增代理商数量;
6、各区域业绩考核结果与评估。
7、客户投诉数量;
8、销售费用;
客服部
1、工作计划完成率;
2、客户(代理商)档案完善程度;
3、客户(代理商)满意度;
4、客户投诉次数;
5、退换货率;
6、客户回访率;
7、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。
联动部
1、工作计划完成率;
2、新开发联动商家业务数;
3、销售计划(销量)完成率;
4、销售收入(营业额);
5、业务增长率(同比、环比);
6、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。
营业部
1、工作计划完成率;
2、销售计划(销量)完成率;
3、销售收入(营业额);
4、销售分析;
5、仓库帐物卡相符率;
6、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。
培训部
1、工作计划完成率;
2、各类培训完成人次数;
3、培训开发(场)数量;
4、培训费用率(培训费用与收入占比)
财务部
1、工作计划完成率;
2、公司预算目标完成情况;
3、各部门预算目标完成情况;
4、成本控制下降率;
5、公司及部门费用控制率;
6、工资增长率及发放及时率;
7、资产管理水平状况;
8、财务风险管控状况。
采购部
1、工作计划完成率;
2、产品规划方案执行结果;
3、新增供应商数量;
4、供应商档案健全完善情况;
5、采购计划完成率;
6、退、换货率;
7、供应商评估报告;
8、供应商下架率。
质检部
1、工作计划完成率;
2、商品检验合格率;
3、分类产品抽检合格率;
4、质量状况分析表(图);
5、质量问题处理及时率;
6、供应商资格审查通过率;
仓储部
1、工作计划完成率;
2、帐物卡相符率;
3、盘点及时率;
4、缺货率(缺货次数/订单总数);
5、配发货差错次数;
6、部门费用完成率(实际费用/费用预算)。7、部门员工流失率。
物流部
1、工作计划完成率;
2、物流配送完成次数;
3、物流单据、台账记录完整性;
4、物流理赔次数及金额;
5、物流费用率控制;
6、物流公司评估情况。
技术部
1、工作计划完成率;
2、新产品研发完成项数;
3、技术服务及时率。
咨询部
1、管理提升计划进度完成率;
2、提交咨询成果项数;
3、培训人次数;
4、效果评估。
稽核部
1、稽核任务完成率;
2、稽核部门数量;
3、稽核次数;
4、稽核结果通报;
人资部
1、工作计划完成率;
2、员工流失率;
3、招聘人数;
4、员工工资增减率;
5、员工培训次数及效果分析;
6、绩效考核结果;
7、员工出勤率。
行政部
1、工作计划完成率;
2、制度文件起草数量;
3、会议组织标准化程度;
4、行政资产变动情况;
5、本部门日常工作情况汇报;
6、费用预算执行情况;
7、后勤管理满意度;
8、外事活动情况汇报。
5.1.5总裁依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排,布置月度工作任务,并落实到人。
5.1.6由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务,以及执行人员,如无异议可结束会议。
5.1.4会议结束后,由会议记录人形成会议纪要,并在当日发至与会人员,以便参照执行。
5.2周工作例会
5.2.1会议时间
每周召开一次(即每周一上午9:30至10:30)。
5.2.2会议人员
主持人:行政部经理
参加人员:总裁、总监、稽核组长、稽核专员、公司所有部门主管
5.2.3会议内容
5.2.3.1各部门报告本部门一周工作情况(汇报标准按照周工作计划内容),下周计划、存在的问题、解决方法。
5.2.3.2逐条逐项检查落实完成情况,指导重点工作开展,并实行问责制。
5.2.3.3听取各部门提交的议题,解决需要公司协调的问题,执行会议的各项决议及具体实施措施。
5.2.3.4布置公司日常工作,平衡计划进度。
5.2.3.5总结工作经验和教训。
5.2.3.6总裁对各部门工作进行总结讲评,布置工作。
5.3职能中心例会
5.3.1会议时间
每周一次(每周六下午17:30-18:00)。
5.3.2会议人员
主持人:总监
参加人员:分管部门主管
5.3.3会议内容
5.3.3.1总裁办公会等各种会议精神、公司各类管理制度、流程、标准、公司文件及公司重大经营活动等信息的学习和传达。
5.3.3.2本中心各部门上周工作总结、下周工作安排及部门间的工作协调。
5.4晨会
对前一天工作进行讲评,布置当日工作任务和注意事项。员工要经常加强敬业精神的教育,所以在每天的早上必须以10分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告。同时还可以利用早会表扬优良员工以提高士气。
5.4.1会议时间
每天一次(每天早晨8:30-8:50)。
5.4.2会议人员
主持人:管理人员轮流担当
参加人员:全体总部员工
5.4.3会议内容
按照《晨会流程》标准执行
5.5部门例会
每天一次,进行工作检查与安排,为短会。
5.5.1会议时间
每天一次(每天早晨8:50-9:00)。
5.5.2会议人员
主持人:部门经理(或委托代理人)
参加人员:部门员工
5.5.3会议内容
5.5.3.1本部门当日工作安排及工作完成情况检查。
5.5.3.2进行公司文件、会议精神的传达。
5.6专题会议
公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题及公司运营方面等紧急情况而召集的临时会议。专题会议不受时间、次数的约束,只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨。专题会议为不定期性的临时性会议,一个专题如果需要多次的研讨才能定案时,可以互相约定次数与日期,要以一案一会为原则。
5.6.1会议时间
不定期
5.6.2会议人员
主持人:专题会议发起人
参加人员:相关人员
5.6.3会议内容
一案一议
5.7年度总结表彰会
5.7.1会议时间
每年召开一次(即每年12月31日)。
5.7.1会议人员
主持人:总裁
参加人员:总监、公司所有部门主管、全体员工
5.7.1会议内容
5.7.1.1对一年来的工作进行回顾和分析。
5.7.1.2总结一年来的公司所取得工作成绩和缺点。
5.7.1.3总结一年来的成功的经验与教训,对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到管理的高度来认识。
5.7.1.4根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。
5.7.1.5总结全年工作情况,部署新年度工作任务,表彰奖励先进集体、个人。
6、会议准备和要求
6.1议题准备。各类型会议,召开前会议主持人均要拟定会议议题,通知与会人员,对于公司会议重要的议案报总裁办公室备案。各部门要围绕议题做好充分准备,需要通过会议向领导汇报和请示的问题,要有明确具体方案或意见,避免会议时间过长。
6.2会前协商。会议议题,凡涉及其它多个部门的,事先要进行会商,取得一致意见,避免会议限于争执不休局面。
6.3资料准备。各部门需提交会议讨论通过的问题,都要有简要的书面汇报提纲,并在会前提前半天以上送至与会者,便于与会人员阅读并准备意见。
6.4拟好会议议程。会议举办方就会议的内容,拟定出会议议程,并按照会议议程展开会议。
6.5发言要点。参加会议人员汇报工作、讨论问题,其发言要围绕会议议程和主要议题,简明扼要,条理清楚,发言时间一般控制在3-5分钟。
6.6通知与会人。根据会议通知,参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。与会人员要准时到会,不得无故缺席或中途退场,如确因特殊情况不能参加的,要提前向会议主持人请假并派其代理人参加,同时通知行政部。
6.7会议纪要与催办。会议议定事项,由总裁办公室或会议主办单位及时整理出会议纪要,会议纪要必须经主管领导签发。对会议议定事项和决议,办公室要及时进行催办,保证决议落到实处。
7.0会议效果评估与督查
7.1当天由记录人负责编写会议纪要经主持人当天或次日中午12点前签发,负责送交与会人员。
7.2会议决议执行人在收到会议纪要后,必须严格执行决议
7.3稽核小组负责对会议纪要执行督查,根据会议纪要,检查相关人员和部门落实会议决议的情况。
7.4会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况,有责任督促执行人落实会议决议。
8.0会议纪律规定
8.1纪律规定
8.1.1应准时到会,并在《会议签到表》上签到,否则按缺席处理。
8.1.2会议发言应言简意赅,紧扣议题。
8.1.3遵循会议主持人对议程控制的要求,会议准时开始,会议时间按议程控制;
8.1.4属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。
8.1.5保证会议不受干扰;参会人员必须严格遵守会议纪律,不得随意走动、交头接耳。
8.1.6会议期间禁止吸烟;
8.1.7与会人员遇突发事件急须处理时,应知会主持人;
8.1.8需要提问时,首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言;
8.1.9已知会应参会人员,因突发事件不能准时参加或缺席时,需委托职务代理人参加,并至少提前半小时通知会议主持人;
8.1.10与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动;会议期间禁止接听电话,如有紧急事情处理,需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。
8.1.11会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄;其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。
9.0处罚规定
9.1会议迟到15分钟以内的,处1元/分钟罚款;超过15分钟的,按缺席处理,处罚10元/次(有事耽搁或不能参加时,须提前跟会议主持人请假并另行指派代理人参加);
9.2未经会议主持人同意私自早退会议的,处以10元/罚款;
9.3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的,每逾期一天处罚10元,若因此给公司造成损失的,按照相关管理规定追究责任;
9.4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的,处会议主持人10元/次罚款,会议记录人5元/次罚款;
9.5会议期间手机铃声响,处以责任人5元/次罚款。
10.0相关表单
10.1《会议通知表》
10.2《会议签到表》
10.3《会议记录表》
10.4《工作汇报表》
11.0本管理办法解释权归行政部,本办法执行自总裁批准之日起施行。
XXXXXXXX
20**年10月19日
篇2:会议室管理规定
深圳***x有限公司
会议室管理规定
文件编号:dzhr0403018
版次:a
页次:1/1
实施日期:
1、目的:会议室是公司用于举行会议、教育训练、借阅图书,开展招聘工作之综合型多功能场所,为做到合理使用,有效管理,故制定本规定。
2、范围:公司全体员工。
3、内容:
3.1会议室仅限于本公司用于举行会议,教育训练,借阅图书,招聘等工作,未经允许不得借于他人使用,如借他人使用,需通过申请经副总经理批准方可。
3.2各单位凡因公使用会议室,需填写《会议室使用申请表》(附件一)报备人力资源部,经人力资源部协调安排后,方可在总务文员处领用钥匙,并使用会议室。
3.3各使用单位在使用会议室时,不得抽烟、大声喧哗,仅用于正常工作。
3.4各单位在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。
3.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得公司同意任何人不得拿出会议室或作为他用。
3.6使用完备后及时将钥匙退回人力资源部总务文员处,并由人力资源部核查使用后物品状况。
拟文
审核
核准
(附件一)
深圳***x有限公司
会议室使用申请单
申请部门
申请人
计划使
用时间
使用
原因
备注
部门审批
人力资源部意见
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深圳***x有限公司
会议室使用申请单
申请部门
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篇3:国家税务局会议管理办法
*市*区国家税务局会议管理办法
为了建立科学规范的会议制度,提高会议质量和效率,确保各项决策的贯彻落实,根据《*市国家税务局会议管理办法》(x国税发[**]12号)的有关规定,制定本管理办法。
区局实行局长办公会议、局务会议、局长专题会议、区局国税工作会议、专业会议、部门专题会议制度。
一、局长办公会议
(一)局长办公会议由局长、副局长、纪检组长、总经济师、调研员、助理调研员(以下简称“区局领导”)和办公室主任组成。
(二)局长办公会议由局长或局长委托的副局长召集和主持。
(三)会议的主要任务:
1、传达、学习上级决定、指示和有关重要会议精神;
2、研究贯彻落实上级指示精神的办法和措施;
3、制定区局年度工作计划;
4、学习税收政策,讨论税收工作中的重大事项;
5、审定年度区局国税工作总结;
6、讨论决定局属各单位请示区局的重要事项;
7、分析税收工作形势;
8、互通重要工作情况;
9、审定召开区局国税工作会议和专业会议;
10、研究部署其他重要工作。
(四)局长办公会议一般每半个月召开一次,如工作需要可随时召开。
(五)局长办公会议可通知有关部门负责人列席。列席人员由会议主持人确定。
(六)局长办公会议由办公室承办。
二、局务会议
(一)局务会议由区局领导、局属各单位主要负责人组成。
(二)局务会议由局长或局长委托的副局长召集和主持。
(三)局务会议的主要任务:
1、传达学习上级重要文件、指示,重要会议精神,研究贯彻意见;
2、研究落实局党组会议、局长办公会议议定有关事项的贯彻措施;
3、研究年度和中长期工作计划的制定方案;
4、初审年度区局国税工作总结;
5、制定区局年度阶段性工作计划;
6、通报经济和税收形势;
7、听取局属各单位的阶段和专题工作汇报及下阶段的工作安排,协调工作关系;
8、审议内部工作制度;
9、学习有关税收政策,讨论贯彻落实措施;
10、其他需要局务会议讨论、决定的事项。
(四)局务会议一般每月召开一次至二次。
(五)局务会议议题由局属各单位于每月25日前交办公室集中,由召集人或主持人确定。
(六)单位主要负责人因故不能参加局务会议的,应事先向会议召集人或主持人报告,并指定人员代替出席。
(七)局务会议由办公室承办。
三、局长专题会议
(一)局长专题会议由区局分管领导和有关科室的负责人以及有关人员组成。
(二)局长专题会议由区局分管领导主持。
(三)局长专题会议的主要任务是讨论、研究、部署专题性工作。
(四)局长专题会议根据工作需要不定期召开。
(五)局长专题会议由主要相关科室承办。
四、区局国税工作会议
(一)区局国税工作会议由区局领导、局属各单位主要负责人组成。
(二)会议由局长或局长委托的副局长主持。
(三)会议的主要任务:
1、总结全年税收工作;
2、分解全年税收收入计划;
3、表彰区局国税系统先进单位和先进个人;
4、交流工作经验;
5、讨论局长主题报告;
6、研究新一年税收工作要点;
7、讨论研究其他有关重要工作。
(四)区局国税工作会议一般每年召开一至二次。
(五)区局国税工作会议由办公室承办。
五、专业会议
(一)一般专业会议由区局分管局长、区局承办科室及相关单位负责人组成;重要专业会议由区局党组书记、局长和局领导、局机关各科室主要负责人组成。
(二)一般专业会议由区局主办科室主要负责人主持;重要专业会议由区局局长或局长委托的区局领导召集和主持。
(三)专业会议的主要任务是研究部署专业性工作。
(四)专业会议分专业每年召开一次至二次。
(五)专业会议由主要相关科室承办。
六、部门专题会议
(一)部门专题会议由区局承办部门及相关单位负责人和有关人员参加。
(二)部门专题会议由承办部门负责人主持。
(三)部门专题会议的主要任务是研究和布置部门重要工作。
(四)部门专题会议根据工作需要不定期召开。
(五)部门专题会议由有关部门承办。
七、有关要求
(一)会议要本着精简效能的原则,能够精简的会议要精简,能够合并召开的会议要合并召开。
(二)会议实行审批制度。局长办公会议、局务会议由局长审批;局长专题会议由分管局领导审批;区局国税工作会议由局长办公会议审定,局长签批;专业会议由局长办公会议或局务会议审定,局长签批;部门专题会议由分管局长审批。
(三)记录纪要
1、局长办公会议、局务会议由办公室记录,整理会议纪要,会议纪要由会议主持人签发;
2、局长专题会议由承办部门记录,整理会议纪要。会议纪要由会议主持人签发;
3、专业会议由各承办单位记录,会议结束后,应将全套会议材料送办公室归档。
(四)会议办理
1、经批准的会议,由承办单位起草会议通知,经办公室审核,报局领导签发;
2、会议上局领导讲话的书面稿由承办单位起草,需要上网发布的,可先送办公室核稿,再报讲话领导审定。如涉及较为重大的内容,应由局长办公会议、局务会议或局长审定;
3、办公室负责会议通知的上网发布、会议材料的文印和对外宣传联络工作;
4、会议承办单位负责领导讲话和有关文件的起草、人员的组织、会议文件分装、发放以及会场布置等会务工作;
5、机关服务中心负责会场的联系和车辆安排以及会议的食宿等工作。未经审批的会议,机关服务中心不得列支会议经费。
(五)会议地点
会议原则上安排在区局召开,需要在局外召开的,应报局长审批。
(六)本办法适用于区局机关。
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篇4:公司会议管理制度
会议管理制度
1、目的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
2、适用范围:本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州总部会议管理。
3、管理权责:
3.1总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
3.2会议提拟人或主办部门(含各中心/部门)负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3.3会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。
4、会议分类:
序
号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人
1
例会
(含早会)
固定时间、固定汇报程序,
尽量解决即席提出的问题。
公司例会
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篇5:公司会议室管理制度
1范围
本标准规定了公司办公楼三楼、四楼、五楼、六楼及(车库二楼)等会议室的管理职责、会议内容、会议主持人、会议时间、会议地点及参加人员。
本标准适用于吉林新力热电有限公司会议室的管理。
2管理职责
2.1综合管理部职责
2.1.1负责例会的通知、会议室的安排及保证室内整洁卫生、设施完好。
2.1.2负责协助主管领导,做好各部门之间在落实例会上所决定问题方面的协调工作。
2.1.3负责经理办公会议及经理办公扩大会议的议程安排、会议记录(含会议纪要的起草印发),对会议决定的事宜进行督查督办,并做好督查督办情况的反馈工作。
3管理内容与要求
3.1会议类别:公司会议根据会议性质不同分为经理办公会、经理办公扩大会、工作计划会、生产调度会、安全工作会议、经济活动分析会、员工大会。
3.2经理办公会议
3.2.1会议内容:公司内部管理中重大事项的研究与处理。
3.2.2会议主持人:公司总经理
3.2.3会议时间:因需而定
3.2.4会议地点:办公楼五楼会议室
3.2.5参加人员:党委书记、副总经理、党委副书记及工程总指挥
3.2.6会议组织和记录:综合管理部部长
3.3经理办公扩大会议
3.3.1会议内容:公司日常工作、行政事务、重大活动安排。
3.3.2会议主持人:总经理或总经理委托的公司其他领导
3.3.3会议时间:因需而定
3.6.2.5参加人员:总经理、党委书记、党委副书记、生产策划部部长、运行部部长及助理、燃料部部长、维修部部长、物资部部长及助理、综合管理部部长、保卫主管、生产策划部安监主管、生产策划部安培专工、运行部安培专工、燃料部安培专工、维修部安培专工。
3.6.2.6会议组织和记录:生产策划部安监主管
3.7员工大会
3.7.1会议内容:涉及全体员工切身利益的有关事宜,如工资、住房、保险等;涉及公司生产与发展需向全体员工说明形势或进行动员时。
3.7.2会议主持人:总经理或总经理委托的公司其他领导
3.7.3会议时间:因需而定
3.7.4会议地点:
3.7.5参加人员:公司全体员工
3.7.6会议组织和记录:综合管理部文字秘书
4会议要求
4.1与会人员必须按时参加会议。开会时要做到有始有终,严禁私自中途退场,有事要向有关领导请假。
4.2与会者要做好会议记录。有传达任务的事项,参加者要及时、准确地传达下去,并认真执行会议所确定的各项任务。
4.3与会人员开会期间应将手机关掉或将响铃设置成振动位置。
5检查与考核
由综合管理部对各部门执行本标准情况进行检查,并根据检查情况提出考核意见.