公司人事档案管理办法一

篇2：员工人事档案管理办法

　　公司人事档案管理办法

一、目的

　　为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

　　1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

　　1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的.查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

　　2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

　　2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

　　3、查、借阅档案注意事项

　　3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

　　4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

　　本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

　　人力资源部。

篇3：企业人事档案管理细则

企业人事档案管理细则

　　第一条　为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

　　第二条　中层以上管理人员档案由党委办公室负责管理，派专人负责;其余员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。党委办公室和人力资源部的档案管理人员的档案实行交叉管理。

　　第三条　员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

　　第四条　人事档案管理员的职责

　　(一)、保管员工档案;

　　(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

　　(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

　　(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;

　　(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;

　　(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;

　　(七)、定期向档案室等部门移交档案;

　　(八)、办理其它有关事项。

　　第五条　人事档案的内容及分类归档

　　(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

　　(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

　　(三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;

　　(四)、政治历史审查及甄别复查材料;

　　(五)、员工参入党、团材料;

　　(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;

　　(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

　　(八)、处分、取消处分的材料;

　　(九)、任免、工资、职称等材料;

　　(十)、学历和评定的'技能等材料;

　　(十一)、其他有较大价值的可供参考的材料。

　　第六条　人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

　　第七条　人事档案的收集、保管和销毁

　　一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

　　二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

　　三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

　　五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

　　六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

　　七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

　　八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。　第八条　人事档案的利用和传递

　　一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

　　二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

　　三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

　　四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

　　五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

　　六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。

　　七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

　　八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

　　九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

　　十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

　　十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

　　第九条　新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

　　第十条　本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

　　第十一条　本管理细则由公司人力资源部负责解释。

篇4：公司人事档案办法

公司人事档案管理办法

一、目的

　　为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

　　1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

　　1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的`，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

　　2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

　　2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

　　3、查、借阅档案注意事项

　　3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

　　4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

　　本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

　　人力资源部

篇5：公司人事档案制度

公司人事档案管理制度

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：

　　保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

　　1.公司的`归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2.在档案资料归档期，由档案管-理-员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3.凡应该及时归档的资料，由档案管-理-员负责及时归档。

　　4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5.档案管-理-员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

　　1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

　　1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管-理-员办理借阅手续。

　　2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4.档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

　　1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2.当某些档案到了销毁期时，由档案管-理-员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4.经批准销毁的公司档案，档案管-理-员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。