公司文件管理制度

篇2：办公室文件管理制度

办公室文件管理制度（一）

（一）总则

一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）、发文制度：

1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

土木工程与建筑学院分团委办公室

办公室文件管理制度（二）

一、目的

为规范文件资料的管理，防止文件治疗的丢失，提高日常办公效率，特制定本规定。

二、适用范围

本企业个部门文件柜、资料柜、墙柜等。

三、细则

1、各部门办公室必须按规定的流程申请、购买文件柜。

2、各部门办公室必须充分利用文件柜的空间，现场不的摆放多余的和利用率低的文件柜，否则将强制收回。

3、文件柜必须定置摆放，文件柜内的物品也必须分类并定置摆放。

4、做好文件柜的标识，具体做到以下两点。

（1）文件柜表面贴上标签，且一律贴在门的右上角。

（2）文件柜内贴有“物品清单”，()且一律贴在右门的左上角。

5、文件柜物品必须按“物品清单”摆放整齐。

6、文件柜内资料必须编号，分类摆放。

7、文件必须装在文件夹内，文件夹必须有文件目录及编号。

8、文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无赃物、无垃圾等。

9、文件柜损坏或钥匙丢失，按规定的程序申报维修，不得擅自撬文件柜。故意损坏者，照价赔偿。

10、各部门办公室必须建立文件柜管理台账。

11、各部门办公室必须于每月月底自查文件柜，将自查结果报有关部门。

12、本规定由7S活动推行委员会办公室起草。

13、本规定接受权属于“7S检查小组”

篇3：大学电子文件归档及管理办法

大学电子文件归档及管理办法

第一条为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件的收集与积累要求

（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；

（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条电子文件归档的基本要求

（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：()只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。

（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第七条归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。

第八条电子文件的检验应包括以下项目

（1）载体有无划痕、是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第九条综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。

第十条移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。

归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条件。

第十二条电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第十三条档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十四条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件；利用归档的电子文件，应使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十五条归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第十六条档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第十七条本办法自印发之日起施行，解释权归学院综合档案室，未尽事宜参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

篇4：文件管理制度范本

1、文件管理人员收到文件后，要立即登记，填写文件处理单，及时送分管主任批办。

2、批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕，并将文件处理结果填写在文件处理单上，及时送交领导阅知。

3、密级文件不准在个人手里过夜，不得带到家中或公共场所，借阅文件要严格完备手续。

4、对上级文件（包括领导人讲话）未经批准不得复印，经批准复印的要搞好登记、编号，将复印件及时收回，不得遗失。

5、中央、省市委文件、领导人讲话，每年清退一次，按规定到指定地点销毁。留存文件和有保存价值的材料，要及时搞好立档工作。

篇5：文件管理办法

外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等

本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件

第三条收文

1.本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。

2.内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第四条发文

1.以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。

2.以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

第五条分文

1.外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

2.内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

第六条会签

1.需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。

2.各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

3.文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。

第三章重要文件的审核、执行

第七条审核、批示

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

第八条执行

经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

第四章撰写文书格式

第九条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

第十条对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作