综合办公室日常管理制度

篇2：办公室日常安全管理

办公室电器使用规定

(一)下班或离开办公室30分钟以上的,须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备,午餐期间应关闭显示器和电灯。

(二)遇雷鸣、闪电天气时,应注意根据实际情况关闭电器电源开关。

(三)使用电器,应注意防水、防潮,确保线路安全。

节假日前的安全检查

(一)为确保公司办公安全制度更有效的实施,公司实行安全责任制,确立了安全责任人。

(二)员工离开办公室时应将各自使用的电脑电源插头拔出或关闭电源开关。

(三)安全责任人应在节日离开办公室时检查门窗及办公区其他用电设施的安全,并逐一关闭。

(四)节日前由公司综合部牵头组织各部门负责人进行安全大检查,并在所有员工离开办公室后关闭电源总闸,锁好公司大门。

篇3：物业公司项目管理处办公室日常管理规程

物业公司及项目管理处办公室日常管理规程

1.0目的

规范物业管理公司与所辖各物业管理处办公区域的管理工作。

2.0适用范围

适用于物业管理公司及各管理处各部门办公区域的日常管理工作。

3.0职责

3.1.物业公司办公室行政人事部经理与管理处客户服务中心主管负责各部门办公区域的日常管理监督工作。

3.2.办公区域文员负责维护好各部门办公区域与公共区域的日常秩序。

3.3.办公区域内各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1物品摆放

4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。

4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施,须申领或修理的,按《办公用品管理作业规程》或《报修管理作业规程》办理。

4.1.3上班时应保持桌面基本整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他用品。

4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌前的恰当位置。

4.1.5办公区域文员及物业服务中心接待人员应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备,检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。

4.1.6遇到雨天,物业服务中心接待人员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。

4.2常用办公设备的使用

常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、电话及其他设备。

4.2.1电脑:

A.经公司指定的电脑操作员即电脑责任人单独使用电脑,其他员工使用电脑须在征得电脑责任人同意方可使用。

B.启动与关闭的一般程序:

--启动电源插座开关;

--启动稳压器开关;

--启动电脑主机开关;

--启动显示器开关(电脑开始正常操作);

--关闭电脑程序:首先在"开始"栏选择"关闭计算机"对话框,用鼠标点击"关闭计算机",然后按开启程序的反方向操作。

C.电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态;

D.正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。

4.2.2打印机:

A.联机。一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机;

B.打印机启动与关闭的一般程序:

--启动打印机开关;

--放好所需打印的纸张;

--在电脑对话框进行打印操作;

--关闭程序按启动程序的反方向操作。

C.打印机应避免频繁的开关机操作;

D.正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作;

E.打印文稿须经部门负责人、行政人事部经理或物业服务中心主管批准,在文稿上签字后方可予以打印。

F.打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印;

G.为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。

4.2.3复印机:

A.复印机管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源;

--开启复印机开关,复印机需自动预热;

--检查复印纸是否放好(可以开始工作);

--复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;

--关闭复印机电源插座;

--正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。

B.复印程序:

--所有须复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;

--复印页数在3份(含)以上或10页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;

--复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅度后,选定复印份数按"开始"键复印;

--复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;不属实的,将情况汇报办公区域主管人员处理:一般情况下,第一次违规给予口头警告;第二次或以上违规给予书面警告处分;

--如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。

C.复印机一般情况下每天开机、关机各一次,尽量避免频繁开关;

D.为节约纸张,不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。

4.2.4传真机:

传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。

A.接收传真:

--办公区域文员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;

--收到传真件后,由办公区域文员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等)登记在《传真登记表》内;

--10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。

B.发送传真:

发送传真实行一级审批制度:即部门传真件由部门负责人审批;公司的传真件由公司行政人事部经理审批,内容包括:

--办公区域文员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;

--办公区域文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;

--办公区域文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。

C.传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。

4.2.5电话:

正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。

A.为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能;

B.除总经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拔功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在办公室登记后,方可操作;

C.公司所有电话均应取消声讯电话功能;

D.上班时间原则上禁止打私

人长途电话,特殊情况须经部门经理审批,到办公室登记后,方可操作,电话费从工资中扣除;

E.个别部门因业务需要经总经理特批后,可开通长途直拔功能,部门经理需指定人员做好登记记录,次月1日报办公室备案;

F.办公室/物业服务中心每季度至少进行一次所辖范畴的电话费查询:

--到电信局打印电话费清单;

--逐项核对登记记录;

--将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政人事部经理审核,内容包括:日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分;

--每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。

G.电话接打技巧详见《公司员工服务规范》。

4.2.6.办公室每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在《月份办公费用统计表》内,予以通报。

4.2.7.常用办公设备应进行以下日常维护保养与维修:

A.常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:

--防尘;

--防晒;

--防潮;

--防腐蚀;

--其他需要预防的事项。

B.保养与维修:常用办公设备应定期保养,一般情况下需要委托专业公司进行,详见《对外委托服务标准作业规程》:

4.3环境管理

4.3.1.卫生:

办公区卫生由环境部负责,办公区各岗位人员监督管理。发现问题,应由办公室进行处理,详见《室内保洁标准作业规程》。

A.办公室文员每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹,地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异味;

B.各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。

4.3.2绿化:

办公区绿化由环境管理部负责,各岗位人员监督管理。发现问题,应由办公室进行处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。

A.办公室文员于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;

B.各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。

4.4安全管理

4.4.1工程部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。

4.4.2安保部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。

4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放入安全地点,锁好抽屉,关好电闸及门窗。

4.4.4公司办公区晚间的安全管理由安保部负责,值班安保人员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻作业规程》:

A.消防设施、配电房;

B.领导办公室、电脑室、档案室、财务室;

C.水源、空调的关闭情况;

D.加班情况等。

篇4：某物业办公室人员日常行为举止

物业办公室人员日常行为举止

01、自己的工作台收拾干净,特别注意卫生死角的清洁

02、经常检点自己的桌面、文件柜、抽屉等,不要因疏忽而失落文件,给公司带来麻烦与损失

03、资料、备用材料用完以后,要放回原处

04、离开工作位时,文件收存好,保持工作场所的整洁,椅子要归位

05、对客户的投诉,应立即放下手头上的工作,第一时间向客户致歉,请客户入座,并聚精会神聆听投诉内容,以友善目光与投诉者接触,适当时做出简单的复述,以示了解问题所在

06、如果无法处理投诉,应尽快转交上级或委托人员跟进,无论投诉跟进情况如何,应给予客户初步回复及定期汇报跟进情况

07、使用电脑完毕后,将新打开的程序或文档关闭,回到初始状态

08、在制作重要文件时,要小心处理,以免泄密,文件存档时应注意存放地点,并作好登记工作,磁盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上使用

09、保持电脑的清洁和卫生,使用电脑一定时间注意休息

篇5：物业公司办公室日常秘书礼仪

物业管理公司办公室日常秘书礼仪

1.电话礼仪在接听电话时,你所代表的是单位而不是个人,所以不仅要言语文明、音调适中,还要让对方能感受到你的微笑。同时,更不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录,包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等。

2.迎送礼仪当客人来访时,应该主动从座位上站起来,引领客人进入会客厅或接待区,并为其送上饮品,如果是在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事。另外,接待客人要切记面带微笑。

3.握手礼仪愉快的握手是坚定有力的,这能体现你的信心和热情,但不能太用力且时间过长。如果你的手上有污垢或者有水、汗,就不宜和别人握手了,但要主动向对方说明不握手的原因。

4.名片礼仪递送名片时,应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容,使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

5.在办公室工作,服饰要与之协调,以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫;女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去,否则使内衣若隐若现很不雅观。

6.在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋,也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多,走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力,叮当作响的手镯也不宜戴。

7.在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌,不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。"您好"、"早安"、"再会"之类的问候语要经常使用,不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号,而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用"先生"或其职务来称呼,最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。

8.对在一起工作的女同事要尊重,不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女平等,一切按照社交中的女士优先原则去作未必会让女同事高兴。

9.行为要多加检点。尽量不要在办公室里吸烟,更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或需要化妆,则应去专用的吸烟室或化妆间。若附近没有这类场所,则只好借助于洗手间。

10.办公时间不要离开办公桌,看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起上司的不满。私人电话接起来没完没了会招致同事们的白眼,而坐在办公桌上办公或将腿整个翘上去的样子都是很难看的。

11.要避免口衔香烟四处游荡,不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事,要首先报告给顶头上司,切莫委过或越级上告。在外国老板面前打同事们的小报告,常会被当作不务正业,弄不好会搞掉自己的饭碗。

12.接待来访者要平等待人,而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和,面带笑容。绝不能粗声大气,或者以拳头砸桌子来加重语气。

13.去别的办公室拜访同样要注意礼貌。一般需要事先联系,准时赴约,经过许可,方可入内。在别的办公室里,没有主人的提议,不能随便脱下外套,也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意,不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话,则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久,初次造访以20分钟左右为准。