人事档案材料归档规定

篇2：物业公司文书档案立卷归档办法

附件1:文书档案立卷归档办法

一、总体要求

(一)总部及各属下公司在工作中形成的、处理完的文件材料,必须按规定整理立卷,集中保存。

(二)综合管理部是总部文书档案的立卷归档工作的承办部门,并负责督促、检查和指导各属下公司文书档案的立卷归档工作。各属下公司必须建立健全文书立卷制度,指定专人负责文书立卷、归档、保管工作。

(三)文书档案应放在专用档案室或专用档案柜中

二、文书立卷归档范围及保管期限

(一)凡是记述和反映公司主要职能活动、具有保存价值的,已办理完的文件材料、电报、电传、会议文件、合同文本、内部资料、文字记录材料、本单位编制的出版物(原稿、样本)、图表、登记簿以及反映本单位工作和活动的声像材料(照片、录音带、录像带、计算机磁盘、光盘等),均须立卷归档。

(二)文书档案依据保存价值可分为永久、长期、短期三种保管期限:

1、凡是记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,应该永久保存。主要包括:本单位的指示、命令、决议、决定、工作计划、总结、汇总的统计报表,重要的请示、报告,各种会议的重要文件,本单位的组织章程、工作条例、机构演变、人员编制、中层以上干部任免、奖惩材料,本单位接收的工程图纸等物业资料等;主管部门颁布的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件,如命令、指示、决议、决定、批复、批转、条例与规定等;下级单位重要问题的请示、报告、总结等。保存期限为永久保存。

2、凡是在较长时间内,反映本单位的工作活动,对本单位工作、总结经验有查考利用价值的档案,可以长期保存。主要包括:主管部门和下级单位的年度、季度计划、总结、报告等;本单位一般干部的任免、奖惩材料;本单位与其他单位签订的合同、协议书;本单位各部门的工作计划、总结、会议记录等。保存期限为16至50年。

3、凡是在较短时间内有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。主要包括:本单位的季度和月份工作计划,与有关单位协商工作的一般来往文书;主管部门颁发的,非属本单位主管业务,但需要执行的有关条例、办法、通知等。保存期限为5至15年。

(三)各属下公司对外签署的所有合同及合同性法律文件。如物业管理委托合同、物业管理顾问合同、电梯及空调等机电设备维修养护合同、清洁绿化等外包合同等,需将合同正本、《合同审批表》、《法律顾问意见函》一并存档。按规定由总部批准的合同,上述文件的复印件交由总部备案。各种合同的保管期限均为永久。

(四)不必立卷归档的文件:

(1)已归档的重复文件;

(2)无查考利用价值的临时事务性文件;

(3)上级普发的不涉及单位业务的文件材料;

(4)平行单位来文中不需要办理答复的文件材料;

(5)未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件。

(6)参考性的资料;

(7)下级机关送来的不必备案的文件材料。

三、归档时间

(一)凡是在当年内办理完的文件,各单位、各部门必须在第二年三月底前整理完毕送交档案管理人员;档案管理人员必须在四月底前审验整理、装订完毕,完成归档工作。

(二)凡是不能在当年办完或需几年才能结案的业务项目,在最后结案一年成套移交归档。

四、立卷方法和要求

(一)文件立卷应按照工作活动规律,保持文件之间的历史联系,并且便于保管和检索利用。

(二)根据文件所具的特征,分析文件之间的主要联系,组合立卷,从文件基本结构分析,可概括出六个特征:

1、文件的作者--制发单位;

2、问题特征--文件内容所反映的主题;

3、名称特征--文种;

4、时间特征--文件的形成时间或内容针对的时间;

5、通讯者特征--往来文件的双方单位;

6、地区特征--文件作者所在地区或文件内容针对的地区。

具有共同特征的文件,可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷,每份文件都会有几个特征,选取什么特征组卷,应具体分析对比,找出最密切的联系,选择最佳方案。

(三)组卷的具体要求:

1、把密切联系的文件,根据其历史联系和不同保管价值,合理组卷,正本与底稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件,应放在一起组卷;

2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷;

3、与文件内容相关的声像材料(影片、照片、录音带、录像带、光盘等)单独整理编号,划为声像档案,在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号,以保持相互联系,便于查找利用;

4、外单位来文与本单位文件有密切联系,合并立卷。

(四)分类科学,标准一致

单位内部组织机构比较稳定,职权分工比较清楚的,宜采用保存价值--年代--组织机构分类立卷方法,否则,就要采用其他切合实际的方法。

下列文件应准确划定归档时间:

1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表,归入内容针对年度;

2、多年规划、计划、预算、归入开始年度;

3、多年总结、决算、归入最后年度;

4、总结、计划写在一起的文件,归入主要内容的年度(如总结部分内容偏重,应归入总结的年度);

5、难于分清主次的总结、计划,对年度各一份;

6、会议文件有针对性年度的,归入针对年度;没有针对年度的,归入举行会议年度;

7、专案文件,归入结案年度;

8、请示、批复的文件,归入批复年度;

9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度;

10、法规性文件,归入批准和公布年度。

(五)党、政、工、团文件分别整理立卷。

(六)卷内文件排列要有条理,有系统,保持文件之间联系。一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。

1、对作者、问题单一的案卷,按文件日期先后顺序排列;

2、会议文件,按重要程度结合形成顺序排列;

3、专案文件,按批复、结论、综合材料,证明材料和个人写的材料顺序排列;

4、一份文件,正本在前,底稿在后,正件在前,附件在后;批复在前,请示在后,转发件在前,原件在后;重要文件的历次稿,最后定稿在前,其它稿依次排列。

(七)保管期限要划分准确,不同保管期限要分别立卷。

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(八)案卷标题应全面、简明、确切,揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。

(九)卷内编目和填写卷内备考表

1、填写卷内目录,应用钢笔填写。卷内目录的项目要填写齐全,字迹要工整、清晰;

2、编写张号,卷内文件排列后,需用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写张号。编写张号以案卷为单位,一个案卷内,张号不得重复;

3、填写卷内备考表,卷内需要说明的问题,以及其他要备考的问题,填写清楚,附于卷尾。

(十)案卷装订

1、案卷装订前,要去掉文件上的金属物。装订线外边有字迹的要加边托裱,破损文件要修补好;

2、案卷要用线绳在左侧装订,右侧和下边要取齐,结头在背面,装订要牢靠、整齐、美观,不掉页、不倒页、不压文件字迹,不损坏文件。对案卷文件的装订也可采用散装的办法,即对单份文件进行装订。散装文件应在每份文件的首页加盖档号章。

(十一)封面撰写

案卷封面要用毛笔或黑色碳素墨水笔逐项填写清楚,字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。

(十二)案卷排列

一个年度案卷的排列,要保持案卷之间的有机联系,排列有序。

(十三)案卷目录

案卷目录的项目要用钢笔书写齐全,字迹工整,案卷标题与案卷封面标题一致。

篇3：某邮电文书档案立卷归档制度

邮电文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责:

1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖HT〗

第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗

第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第叁拾叁条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:

案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三十五条本制度自印发之日起实施。

篇4：公司文书档案立卷归档制度范本

公司文书档案立卷归档制度

第一章总则

第一条为加强本公司文书立卷工作,特制订本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),结案后及时交专(兼)职文书人员归档。有关人员工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

(1)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销旅费。

(2)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、音像档案等向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责。

(1)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

(2)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

(3)经办业务有关人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

第三章归档范围

第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

第五章立卷案卷质量要求

第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、底稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。

第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第三十三条案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式。软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三十五条本制度自印发之日起实施。

篇5：某卫生局档案归档查阅制度

卫生局档案归档、查阅制度

为了加强档案管理工作,积累丰富的档案史料,有效地保护和利用档案,根据《档案法》、《档案法实施办法》和有关文件精神,特制订我局归档、查阅制度。

(一)归档范围

凡是卫生局在各项活动中形成,经过办理完毕,具有查考和利用价值的文件材料、电报、电话记录、声像、会议记录;本局编印的出版物原稿、图表等均属归档范围;

(二)归档时间

符合归档范围内的文件材料,各科室应于次年一季度内移交档案室,由档案人员在六月底以前完成整理归档工作。其中:科研项目文件在完成并鉴定后,及时移交科研项目文件材料;大型设备(5万元以上)材料完成安装、调试后,及时移交;

(三)归档要求

1、应归档的文件材料需经过档案室检查,验收入合格后方能办理手续。移交时,档案人员与移交者当面清点份数,在移交清单上签字;

2、应归档的文件材料收集齐全、完整;

3、立卷要保持文件材料之间的历史联系,区分保存价值,分类整理;

4、准确划定案卷的保管期限,便于保管、利用。

(四)档案资料的查、借阅

1、各科室可直接到档案室查阅本科室形成的档案;

2、凡属本科室工作范围需要,各科室可直接到档案室查阅中央、国务院、省、市委及政府文件;

3、需查阅非本科室形成的档案资料,应经主办科室领导或主管人员同意后方能借、查阅;

4、外单位或局属单位来我局查阅档案,必须持单位介绍信,经有关科室或办公室负责人同意后方可查阅,但不能将档案资料借出机关。

5、凡借、查阅档案资料,要遵守档案室有关规定。注意保持档案的整齐、清洁,不得随意撤卷、损坏、勾画、涂改,以保证档案的完整与安全;

6、严守机密,做到谁借谁用,不得随意转让他人传阅,未经批准不得擅自摘抄、复制。