档案管理岗位职责

篇2：某酒店员工档案管理办法

员工档案管理办法B/0LW-0051目的规定员工人事档案管理的内容与要求,保证员工档案及时准确、真实有用。2适用范围适用于公司专职员工的公司内档案管理,不适用于临时工、计时工、顾问及实习人员的档案管理,也不适用于人事档案的委托管理。3职责人力资源部负责建立人事档案,机要室负责员工档案保管。4员工档案收录内容(有下划线为应录资料,无下划线为可录资料)1)应聘人员资料表2)身份证复印件3)学历证明复印件4)资格证明复印件5)健康证明、体检结果表6)劳动合同、(试)用工协议7)下岗证、计划生育证、劳务证复印件8)个人简历、资历证明材料9)党、社、团成员证明或其复印件10)推荐材料11)有关奖励、荣誉证明复印件12)用以证明员工能力的作品或其复印件13)内部培训考核成绩14)外部培训结业证明(自费存档复印件、公费存档原件)15)奖罚记录16)晋升、降级记录17)公司内工作调动记录18)其它5收录与利用5.1建档:员工试用期间,人力资源部负责收录第5条第1)~6款资料,员工试用期满后,将员工档案移交机要室保存。5.2编号:员工档案按员工姓氏拼单排序、按工号编号。5.3续录:员工在公司工作期间的应续录的的档案内容,即本制度第5条第13)~17)款资料,由人事主管根据公司人事文件登记在员工档案《员工任期履历表》中,每年年底向机要室移交。5.4补录:员工聘用后,按国家法规应补录的内容,如本制度第5条第7)~12)款资料,由人力资源部通知员工个人提供相关资料,收集后,移交到机要室。5.5查阅:人力资源部因工作,可随时查阅人事档案,各总监、部门经理经行政总监批准可查阅管辖范围内的员工档案;董事会成员、集团公司领导、总经理、行政人事总监可查阅全公司员工人事档案,其它人员查阅人事档案应经行政人事总监批准。拟制罗明亮审核蔡力钢批准人事档案管理办法B/0LW-0055.6调档:公司人员、集团公司人员将员工档案借出机要室,应经行政人事总监批准,其它人员将员工档案借出机要室,应经董事长批准。6阅档纪律6.1查阅和调档,应按档案管理制度履行手续。6.2档案材料未经同意不得复制或摘抄。6.3对所借的档案要妥善保管,不得交无关人员翻阅,不得转借。6.4要爱护档案材料,严禁拆、涂、画圈、加批、抽换等破坏行为。6.5档案使用后应在规定的时间内归还。7档案材料的传递7.1市内各单位之间,由人力资源部直接传递。7.2市外单位间,由人力资源部通过邮政机要部门传递。7.3档案必须严封,以挂号、专递邮寄,不得交档案者本人自带。7.4不必传递的离职人员人事档案,全部归入离职档案。8保存期限8.1档案保存至员工离职后10年。8.2超过保存期限的人事档案,由机要室填写《文件销毁清单》,交人力资源部审核,经行政人事总监批准后,由指定人员监销。拟制罗明亮审核蔡力钢批准

篇3：某酒店人事档案管理制度

酒店档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定,公司的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。

档案管理实行统一领导,分节管理的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。

1、员工档案

员工档案由公司的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类:

(1)员工人事档案

员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;党团、奖励处分材料;任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

A、员工人事档案的收集、整理和保管

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。

员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。

B、员工人事档案的查阅和借用

查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。

C、员工人事档案的传递

在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。

员工人事档案的传递不得由本人办理。

(2)员工的工作档案

从员工进入饭店开始,记录员工在为公司工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;教育培训记录、专业特长与爱好的资料;工资福利资料;劳动业绩、服务工作评估资料;出勤记录、工作岗位流动等资料。

员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。

2、部门工作档案

人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。

(1)人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。

(2)工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

(3)教育培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

(4)行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。

篇4：活动档案管理细则模板

活动档案管理细则一

第一条为规范全市重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的齐全、完整与安全,为全市经济、政治、文化、社会和生态文明建设提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》等档案法律法规,结合本市实际,制定本办法。

第二条本办法所称重大活动档案,是指全市重大活动过程中直接形成的对国家和社会具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条本办法所称重大活动,是指符合下列条件之一的活动:

(一)党和国家领导人在本市的公务活动;

(二)省委、省人大、省政府、省政协主要领导在本市的重要公务活动;

(三)著名外国友人、国内知名人士(包括各民主党派和无党派民主人士、各领域杰出人士、宗教界知名人士等)、华侨领袖、有名望的外籍华人、港澳台同胞在本市的访问、考察、参观等活动;

(四)本市副市级以上领导的重要公务活动;

(五)本市重大经济、政治、社会、文化、体育、外事活动或者公益性活动;

(六)本市发生的重大自然灾害、事故灾难、突发性卫生和社会安全等事件的处置活动;

(七)本市具有重大影响或者较大规模的其它活动。

第四条重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

第五条市、县两级党委、政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导,将档案行政管理部门纳入重大活动领导小组,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,协调解决重大活动档案管理工作中存在的重要问题,切实保障重大活动档案工作所需经费。

第六条市档案行政管理部门统筹规划全市重大活动档案管理工作,负责监督、指导市本级重大活动档案的形成、积累、整理、归档、移交工作;县级档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案的收集、整理、移交工作。

第七条组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位)负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。

组织承办单位在制订重大活动方案或计划时,应当同时制订重大活动档案工作方案或计划,明确重大活动档案管理的责任部门和具体责任人员,制订并落实相应的档案收集、整理、保管、移交等保障措施,并将重大活动及重大活动档案工作方案或计划及时报送同级档案行政管理部门,确保重大活动档案工作与重大活动同部署、同推进。

第八条组织承办或者组织承办主要工作单位的档案管理人员应当具备良好的档案工作职业素养,认真履行职责,保守工作秘密。

第九条重大活动文件材料归档范围:

(一)关于重大活动的请示、报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题字、题词、简报、总结、通知、信函、请柬、贺信、名册、通讯录、会议纪要、宣传材料、纪念册等各种纸质、电子文件;

(二)关于重大活动的照片、音频、视频、光盘、胶片等材料;

(三)新闻媒体关于重大活动的宣传报道材料;

(四)关于重大活动的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;

(五)重大活动形成的其它具有保存价值的文件材料。

第十条重大活动档案保管期限界定、整理、编目、鉴定等工作,执行国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-20**)等标准。

第十一条重大活动档案的归属与移交:

(一)组织承办单位为一个单位的,重大活动档案归入组织承办单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;

(二)组织承办单位为两个以上单位的,重大活动形成的全部档案归入牵头负责单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;其它承办单位形成的重大活动档案,应在活动结束之日起30个工作日内向牵头负责单位移交,本单位可保存重大活动档案复制件或其他形式的副本;

(三)组织承办单位为临时机构的,重大活动形成的全部档案经同级档案行政管理部门验收合格后,应及时移交同级国家综合档案馆;档案移交进馆前,临时机构档案人员不得撤回原单位。

(四)组织承办单位委托、指定新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,应责成有关新闻媒体在活动结束之日起30个工作日内向组织承办单位移交一套原素材声像档案。

第十二条组织承办单位应加强重大活动档案数字化,提高重大活动档案利用水平。

组织承办单位向同级国家综合档案馆移交重大活动档案必须同步移交与纸质档案内容一致的电子档案。

第十三条其他组织、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,是国家档案的重要组成部分,档案所有者应当妥善保管。

鼓励其他组织、个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。

第十四条向国家综合档案馆移交、捐赠重大活动档案的单位和个人,可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,国家综合档案馆应当维护其合法权益。

第十五条市、县两级国家综合档案馆向利用者提供重大活动档案时,应当逐步用各种形式的复制件代替档案原件。

重大活动档案的复制件由国家综合档案馆法定代表人签字或加盖档案馆印章的,与原件具有同等效力。

第十六条对重大活动档案收集工作做出突出贡献的单位和个人,由当地人民政府给予表彰和奖励。

第十七条有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分:

(一)将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

(二)拒不按照国家规定向国家综合档案馆移交重大活动档案的;

(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小重大活动档案接收范围的;

(四)明知所保存的重大活动档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(五)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

第十八条本办法由葫芦岛市档案局负责解释并组织实施。

第十九条本办法自发布之日起施行。

活动档案管理细则二

第一条为加强自治区重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《内蒙古自治区档案条例》等法律、法规,结合自治区实际,制定本办法。

第二条本办法适用于自治区行政区域内的重大活动档案管理工作。

第三条本办法所称重大活动档案,是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、音像、电子文件、实物等不同形式和载体的历史记录。

第四条本办法所称重大活动,是指下列活动:

(一)在自治区内召开的国家级重要会议;

(二)党和国家领导人在自治区内的公务活动;

(三)外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外知名人士、友好团体在自治区的考察、访问等重要外事活动;

(四)自治区各级党委、人大、政府、政协召开的重要会议;

(五)上级党委、人大、政府、政协主要负责人以及知名学者在本行政区域内参加的重要会议、考察、调查研究和工作指导等活动;

(六)自治区各级党委、人大、政府、政协主要负责人出国访问、考察等外事公务活动;

(七)本行政区域内举办或者承办的重大经济、社会、文化、体育、民族、宗教活动;

(八)本行政区域内严重自然灾害和重大责任事故抢救处置活动;

(九)本行政区域内其他具有重大影响的活动。

第五条重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理、有效利用的原则。

第六条旗县级以上人民政府应当协调解决重大活动档案管理工作中的重要问题,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,保障重大活动档案管理工作所需经费。

第七条旗县级以上档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。

第八条重大活动的举办、承办单位在制定重大活动实施计划时,应当同时制定重大活动档案管理工作方案,明确重大活动档案管理的责任部门和人员,制定并落实相应的档案管理制度,保证重大活动档案的完整、准确、系统与安全。

第九条重大活动的举办、承办单位负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。

第十条重大活动的举办、承办单位应当按照国家档案管理有关规定编制重大活动文件材料的归档范围和保管期限表。

重大活动文件材料的归档范围包括:

(一)报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、简报、宣传报道、总结、纪念册等各种纸质、电子文件;

(二)录音带、录像带、照片、光盘、胶片等材料;

(三)具有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;

(四)其他具有保存价值的材料。

重大活动档案的保管期限按照国家有关规定执行。

第十一条重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起三十个工作日内向重大活动的举办、承办单位移交一套原素材音像档案。

第十二条重大活动档案的归属与移交:

(一)重大活动由一个单位举办、承办的,重大活动档案归入本单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;

(二)重大活动由两个以上单位联合举办、承办的,重大活动档案归入牵头单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;参加单位应当及时收集、整理本单位在重大活动中形成的文件材料,并在活动结束之日起三十个工作日内向牵头单位移交重大活动档案,将相应的复制件或者其他形式的副本归档;

(三)重大活动设立临时机构的,临时机构负责收集、整理重大活动中形成的文件材料,并在重大活动结束之日起三个月内或者临时机构撤销时向同级国家综合档案馆移交重大活动档案。

第十三条保管重大活动档案的单位应当采取有效措施,确保档案安全。

第十四条其他组织和个人,应当妥善保管归其所有的、对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,涉及国家秘密的应当按照国家有关保密规定管理。

未经旗县级以上档案行政管理部门批准,不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让、赠送重大活动档案,不得私自携运出境。

上述其他组织和个人因保管条件等其他原因不利于重大活动档案安全保管的,档案行政管理部门可以依法采取代为保管、收购、征购等措施,确保档案完整与安全。

第十五条鼓励其他组织和个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。

捐赠、寄存者对所捐赠、寄存档案拥有优先利用权。

国家综合档案馆提供利用寄存的重大活动档案时,必须征得寄存者的同意。

第十六条重大活动的举办、承办单位及保存重大活动档案的国家综合档案馆,应当建立重大活动档案专题目录,运用现代化管理技术,做好重大活动档案的开发利用。

第十七条在重大活动档案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出贡献的单位和个人,旗县级以上人民政府或者有关部门应当给予奖励。

第十八条有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当责令其限期改正;逾期未改正的,给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分:

(一)重大活动举办、承办单位不接受档案行政管理部门监督、指导,并造成重大活动档案资料损失的;

(二)重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的;

(三)未按照规定移交重大活动档案或者档案移交不完整的;

(四)其他违反本办法规定的行为。

第十九条有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分,同时根据有关档案的价值和数量,依法对个人处以500元以上5000元以下罚款;造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的;

(三)非法买卖重大活动档案的;

(四)携运禁止出境的重大活动档案及其复制件出境的;

(五)有其他违法行为的。

第二十条本办法自2016年1月1日起施行。

篇5：某公司档案管理细则

公司档案管理细则

1.总则

1.1为加强民营企业档案工作,规范民营企业档案管理行为,促进档案工作为民营企业各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》和《企业档案管理规定》,制定本细则。

1.2本细则所称的民营企业档案,是指民营企业在生产经营等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的真实记录。

1.3民营企业档案工作是民营企业管理的重要基础。

民营企业档案是民营企业信息资源的有机组成部分,是体现民营企业历史真实面貌、维护民营企业合法权益的有效依据和凭证。

1.4民营企业档案属企业所有,同时也是国家档案的组成部分之一。

民营企业应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规,依法管理本企业档案,提高企业员工的档案意识。

2.档案管理体制

2.1民营企业应将档案工作纳入企业管理的议事日程之中,明确管理档案的部门和人员,保持档案人员的相对稳定。

2.2民营企业负责档案工作的部门应依法履行以下职责:

2.2.1制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

2.2.2统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

2.2.3指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

2.2.4监督、指导本企业所属机构的档案工作;

2.3民营企业应建立档案工作制度,主要包括立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制等。

2.4民营企业档案人员应当忠于职守,遵纪守法,积极参加档案部门主办的业务培训。

2.5民营企业档案工作接受所在地档案行政管理部门的依法监督和指导。

3.文件材料的形成、整理与归档

3.1民营企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围(见附件《民营企业文件材料分类及归档范围》)。

企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序,列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。

企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理,并按时向民营企业档案部门归档。

3.2民营企业归档文件材料的来源:

3.2.1企业内部形成的文件材料;

3.2.2企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料;

3.2.3企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;

3.2.4企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;

3.2.5企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;

3.2.6企业执行、办理的外来文件材料。

3.3归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.4归档文件材料的整理

3.4.1民营企业在党务工作、行政管理、生产技术管理、经营管理等活动中形成的纸质文件材料可依据《归档文件整理规则》进行整理;

3.4.2民营企业在产品、科研、设备、基建等方面形成的文件材料可依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理;

3.4.3会计文件材料可依据《会计档案管理办法》的要求进行整理;

3.4.4录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料可依据《声像档案管理办法》的要求进行整理;

3.4.5民营企业在0A、CAD、CAM等系统中形成的电子文件材料可依据或参照《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等进行整理;

3.4.6民营企业在职工个人管理工作中形成的文件材料可依据《吉林省企业职工档案管理办法》的要求进行整理。

3.5归档时间

3.5.1管理性文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档;

3.5.2企业产品、科研课题、基建项目、业务项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项或按专业进行归档;

3.5.3会计文件材料在会计年度终了一年后归档;

3.5.4外购设备文件材料及引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;

3.5.5录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档;

3.5.6电子文件逻辑归档适时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致;

3.5.7下列文件材料应随时归档:

3.5.7.1已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后,新形成的文件材料;

3.5.7.2企业职工外出参加公务活动以及企业在临时活动中形成的文件材料;

3.5.7.3企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

3.5.7.4企业在资产与产权变动过程中形成的文件材料。

3.6归档要求

3.6.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持有机联系,做到齐全、完整、准确、系统。

3.6.2归档的文件材料应为原件,一般一式一份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

文件材料归档后不得更改。

3.6.3民营企业各部门向档案部门移交归档文件时,应编制移交清册,并由部门负责人签字核准。

民营企业档案部门接收归档文件材料时,应认真检查归档文件材料的质量,核对移交清册,履行交接手续,移交清册各留一份以备查考。

4.档案的管理,民营企业档案部门应按时接收应归档的各类文件材料,通过科学分类、排列、编目,对全部档案进行有序化管理。

4.1档案的分类、排列、编目

4.1.1民营企业应根据本单位档案内容和载体形式等实际情况,制定统一的分类方案(可参照附件《民营企业文件材料分类及归档范围》),分类应保持前后一致,不能随意变动。

4.1.2民营企业档案应按类别分别排列。

案卷排列时应遵循文件材料的形成规律,便于保管和利用。

4.1.3按照案卷的排列顺序编制卷号,固定案卷位置。

同一门类内案卷不能出现重号现象。

4.1.4照片、实物、磁性载体等文件材料按照分类方案,与纸质文件材料一同排列、编号,存放时可根据保管需要异地保存。

4.2根据档案分类情况,编制档案分类目录。

4.3档案的保管

4.3.1民营企业应根据保存档案资料的数量,设立必需的专用档案库房,采取有效措施对档案进行安全保管。

并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

4.3.2民营企业可设立综合档案室对企业各类档案实体实行集中统一管理,也可根据企业实际情况设立专门档案室,对会计、产品、科研、人事等档案实体实行分室管理。

4.3.3档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

4.3.4保管录音带、录像带等磁性载体文件材料应符合防磁要求。

4.3.5档案人员要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。

对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。

4.4档案鉴定

4.4.1民营企业应根据有关规定,制定本企业档案保管期限表,确定档案保管期限,划定档案密级。

4.4.2要定期对保管期限已满的档案进行鉴定。

鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组,直接对档案进行鉴定。

每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定日期。

4.4.3经过鉴定的档案要达到保管期限划定准确、保管单位质量达到标准规定。

鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

4.4.4销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业法人批准后,进行监销。

销毁档案要严格执行保密规定。

4.5档案统计

4.5.1企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。

4.5.2档案统计要有档案管理设施、设备统计,档案人员统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果统计等。

4.6民营企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展。

民营企业可为档案部门配备相应的现代化管理设备和科学的管理软件,提供技术支持,不断提高档案的现代化管理水平。

4.7民营企业发生资产与产权变动,应参照国家有关规定,做好档案处置工作。

5.档案的利用

5.1民营企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作,通过开架阅览、编写全宗介绍、组织沿革、大事记、各类专题汇编以及建立企业专题档案信息数据库等形式,为企业提供及时、有效的服务。

5.2企业档案开发与利用,必须严格执行保密制度。

6.1奖励与处罚

6.1民营企业应对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

6.2民营企业应建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。

7.附则

7.1本细则由吉林省档案局负责解释。

7.2本细则自发布之日起施行。