某企业行政管理制度

篇2：企业行政管理制度

什么是行政管理行政管理的作用是什么如果能够了解这两大板块,基本上知道行政管理的重要性了,下面是企业管理网提供的企业行政管理制度范本,仅供参考。

第一条员工如实填报自身材料,企业有权向相关部门核实,如一经查实有故意弄虚作假行为者,立即解除劳动合同。

第二条新员工如品行不良或服务成绩欠佳或无故旷工,企业可随时停止试用,并解除劳动合同,试用不满五个工作日者,不发给工资。

第三条新员工报到时,应向人力资源部缴验下列证件

身份证及身份证复印件;

各种学历学位证书、职称证书、获奖证明等原件及复印件;

最后服务单位离职证明;

最近三个月内半身脱帽一寸照片二张;

其他人事资料;

其他必要文件(如担保书及其必要的同意书或证件等)。

第四条凡有下列情况者,不得聘用

被剥夺公民权尚未恢复;

受有期徒刑宣告或通缉尚未结案;

受破产宣告,尚未撤销;

吸食*或其他代用品;

亏空公款受处罚;

患有精神病或传染病;

品性恶劣,道德不佳,或被公、私营企业及机关开除;

体格检查经企业认定不适合;

未满十六周岁。

第五条试用期间,新员工工资(由人力资源部发给职务级别确认书)为所订等级月工资____%,不享有各种有薪假期,不享有各种福利待遇(如保险),不享有季度奖、年终奖及其他奖金分配。

第六条新入职员工试用期限为三个月,市场部从事销售工作的人员可延长到六个月(均以满月计算)。

第七条新员工转正由本人提出转正申请。在试用期自我评价认为工作优秀,可胜任本职工作,达到企业要求者,可以随时提出转正申请。申请者可到人力资源部领取《员工转正申请表》,并附上详细的工作日志,填写后交部门主管审核。部门主管仔细审核并签署意见后,交回人力资源部。人力资源部给予综合评定后,签署意见。试用期内,部门主管认为该员工可用途本职工作的,可由部门主管牵头,人力资源部、总经理共同审核评定。通过转正评估的员工,经总经理批准,人力资源部发给《职务级别确认书》。对评估不合格的员工,将延长试用期或被劝告辞职。

第八条员工在试用期间的工作表现及能力超出或低于其试用期间所确订级别,可在转正时予以提升或降低级别,并由人力资源部签发《职务级别确认书》确认职务和工资级别。

第九条转正后员工按劳动合同条款享受企业规定的各种带薪假期及正式员工享有的福利待遇,并参加员工考核,根据考核情况,享有季度奖、年终奖及其他奖金分配。

第十条员工享有正式员工待遇的计薪日期从签发《职务级别确认书》之日起的下一个月的__日起。

第十一条企业员工均需参加企业规定的季度考核和年终考核,考核由人力资源部牵头组织,季度考核定于每年__月、__月、__月、1月初十五个工作日内完成,年终考核定于第二年一月进行。部门经理考核由总经理评审。

第十二条考核由三个考核项目组成,包括业绩考核、表现考核和能力考核。员工考核细则由人力资源部制定。

第十三条考核程序

自我评估

由员工本人先作自我评估并写出书面报告和工作总结及工作记录,交直属上司。

考核者评估

由直属上司进行评估。

人力资源部进行评估

考核结果分为五个等级,以百分制计。

第十四条员工奖励和惩罚分为加发(或扣减)奖金和奖励(或扣减)分数。奖励和扣减的分数与员工考核分数相累积后,构成综合考评分数,综合考评分数直接与季度奖、年终奖、提薪和晋升挂钩。__天奖金=(基本工资+职务工资)/__

第十五条员工奖励分下列四种

嘉奖:每次加发三天奖金,同当月工资一并发放,并奖励____分;

记功:每次加发十天奖金,同当月工资一并发放,并奖励____分;

大功:每次加发一个月奖金,同当月工资一并发放,并奖励____分;

奖金:一次给予数千元奖金。

第十六条有下列表现之一者,予以书面公开嘉奖

品德端正,工作努力,能适时完成重大或特殊交办任务者;

拾物不昧(价值三百元以上)者;

热心服务,有具体事实者;

有显著的善行佳话,足以使企业引以为荣者;

忍受困难、肮脏之工作足为楷模者。

第十七条有下列表现之一者,予以书面公开记功

对管理制度建议尽管改进,被采纳施行,卓有成效者;

节约物料或对废物利用,卓有成效者;

遇有灾难者,勇于负责,处置得宜者;

检举违规或损害企业利益者;

发现职守外保障,予以速报或妥为防止损害足为嘉许者;

企业认为其它可以予以记功者。

第十八条有下列表现之一者,予以公开书面记大功

遇有意外事件或灾害,奋不顾身,不避危难,使减少损害者;

维护员工安全,冒险执行任务,确有功绩者;

有其他重大功绩者。

第十九条有下列表现之一者,予以奖金或晋级

研究发明,对企业确有贡献,并使成本降低,利润增加者;

对企业有特殊贡献,足以为企业同仁表率者;

一年内记大功二次者;

服务每满五年,业绩优良,未曾旷工或受记过以上处分者。

第二十条员工惩罚分为五种

警告:每次减发三天奖金,从当月工资中扣减,并减扣____分;

记过:每次减发十天奖金,从当月工资中扣减,并减扣____分;

大过:每次减发一个月奖金,从当月工资中扣减,并减扣____分;

降级:降级使用,相应核减薪资;

开除:予以解雇;

追究刑事责任。

第二十一条有下列特殊行为之一者,予以公开书面警告

未经许可擅自在企业内推销物品者;

上班时间躲卧休息,擅离岗位,贻误工作者;

因个人过失致发生工作失误,情节轻微者;

不服从主管合理指导,情节轻微者;

不按规定穿着服装而有损企业形象者;

不能按时完成企业交办任务者;

在禁烟公共场所吸烟者;

不遵守企业规章制度,情节轻微者;

其它轻微过失或造成损失较轻微者。

第二十二条有下列行为之一者,予以公开书面记过

对上能批示或有期限命令,无故未能如期完成,导致影响公司利益者;

在工作场所喧哗、嘻闹,妨碍他人工作而不听劝告者;

对同仁恶意攻讦或诬害、伪证,制造事端者;

工作中酗酒影响自己或他人工作者;

因疏忽致机器设备或物品材料遭受损害或伤及他人者;

在禁烟公共场所吸烟屡劝不改者;

出差在外放下工作不请假擅自外出旅游者;

不遵守企业规章制度,屡劝不改者;

因个人过失使用权企业遭受损失,情节较为严重者;

其他较为严重违规或造成损失较为严惩者。

第二十三条有下列行为之一者,予以公开书面记大过

个人过失致企业蒙受重大损失者;

在工作场所或工作中酗酒滋事,严重影响工作各企业正常秩序者;

不服从主管调遣而延误工期,影响企业按期执行和正常回款者;

贻误工作或擅自变更工作方法,使企业蒙受重大损失者;

不服从主管合理指导,屡劝不听者;

一个月内旷工或超过二日者;

机器、车辆、仪器及其他技术性工具,未经使用人及部门主管同意擅自操作者(如因此造成损坏并负赔偿责任)。

有其他重大违规行为者(如违反企业制度,违反安全规定,情节严重者)。

第二十四条有下列行为之一者,予以书面公开辞退(不发资遣费)

对同仁暴力威胁、恐吓,危害团队秩序者;

殴打同仁或相互殴打者;

在企业范围内赌博者;

无故毁损企业财物,损失重大者;

未经许可证兼营与企业同类业务者;

在企业服务期间受刑事处分者;

一年中记大过满二次功过无法平衡抵消者;

煽动怠工或罢工者;

吸食*或其他毒品者;

散播不利于企业之谣言者或挑拨劳资双方感情者;

伪造或盗用企业印鉴者;

办公室行政管理制度范本

篇3：企业行政管理制度

一个公司有一个好的行政管理制度能让公司获益,从而得到长期的发展,下面是本站为大家整理的企业行政管理制度范例,仅供参考。

第一条员工如实填报自身材料,企业有权向相关部门核实,如一经查实有故意弄虚作假行为者,立即解除劳动合同。

第二条新员工如品行不良或服务成绩欠佳或无故旷工,企业可随时停止试用,并解除劳动合同,试用不满五个工作日者,不发给工资。

第三条新员工报到时,应向人力资源部缴验下列证件

身份证及身份证复印件;

各种学历学位证书、职称证书、获奖证明等原件及复印件;

最后服务单位离职证明;

最近三个月内半身脱帽一寸照片二张;

其他人事资料;

其他必要文件(如担保书及其必要的同意书或证件等)。

第四条凡有下列情况者,不得聘用

被剥夺公民权尚未恢复;

受有期徒刑宣告或通缉尚未结案;

受破产宣告,尚未撤销;

吸食*或其他代用品;

亏空公款受处罚;

患有精神病或传染病;

品性恶劣,道德不佳,或被公、私营企业及机关开除;

体格检查经企业认定不适合;

未满十六周岁。

第五条试用期间,新员工工资(由人力资源部发给职务级别确认书)为所订等级月工资____%,不享有各种有薪假期,不享有各种福利待遇(如保险),不享有季度奖、年终奖及其他奖金分配。

第六条新入职员工试用期限为三个月,市场部从事销售工作的人员可延长到六个月(均以满月计算)。

第七条新员工转正由本人提出转正申请。在试用期自我评价认为工作优秀,可胜任本职工作,达到企业要求者,可以随时提出转正申请。申请者可到人力资源部领取《员工转正申请表》,并附上详细的工作日志,填写后交部门主管审核。部门主管仔细审核并签署意见后,交回人力资源部。人力资源部给予综合评定后,签署意见。试用期内,部门主管认为该员工可用途本职工作的,可由部门主管牵头,人力资源部、总经理共同审核评定。通过转正评估的员工,经总经理批准,人力资源部发给《职务级别确认书》。对评估不合格的员工,将延长试用期或被劝告辞职。

第八条员工在试用期间的工作表现及能力超出或低于其试用期间所确订级别,可在转正时予以提升或降低级别,并由人力资源部签发《职务级别确认书》确认职务和工资级别。

第九条转正后员工按劳动合同条款享受企业规定的各种带薪假期及正式员工享有的福利待遇,并参加员工考核,根据考核情况,享有季度奖、年终奖及其他奖金分配。

第十条员工享有正式员工待遇的计薪日期从签发《职务级别确认书》之日起的下一个月的__日起。

第十一条企业员工均需参加企业规定的季度考核和年终考核,考核由人力资源部牵头组织,季度考核定于每年__月、__月、__月、1月初十五个工作日内完成,年终考核定于第二年一月进行。部门经理考核由总经理评审。

第十二条考核由三个考核项目组成,包括业绩考核、表现考核和能力考核。员工考核细则由人力资源部制定。

第十三条考核程序

自我评估

由员工本人先作自我评估并写出书面报告和工作总结及工作记录,交直属上司。

考核者评估

由直属上司进行评估。

人力资源部进行评估

考核结果分为五个等级,以百分制计。

第十四条员工奖励和惩罚分为加发(或扣减)奖金和奖励(或扣减)分数。奖励和扣减的分数与员工考核分数相累积后,构成综合考评分数,综合考评分数直接与季度奖、年终奖、提薪和晋升挂钩。__天奖金=(基本工资+职务工资)/__

第十五条员工奖励分下列四种

嘉奖:每次加发三天奖金,同当月工资一并发放,并奖励____分;

记功:每次加发十天奖金,同当月工资一并发放,并奖励____分;

大功:每次加发一个月奖金,同当月工资一并发放,并奖励____分;

奖金:一次给予数千元奖金。

第十六条有下列表现之一者,予以书面公开嘉奖

品德端正,工作努力,能适时完成重大或特殊交办任务者;

拾物不昧(价值三百元以上)者;

热心服务,有具体事实者;

有显著的善行佳话,足以使企业引以为荣者;

忍受困难、肮脏之工作足为楷模者。

第十七条有下列表现之一者,予以书面公开记功

对管理制度建议尽管改进,被采纳施行,卓有成效者;

节约物料或对废物利用,卓有成效者;

遇有灾难者,勇于负责,处置得宜者;

检举违规或损害企业利益者;

发现职守外保障,予以速报或妥为防止损害足为嘉许者;

企业认为其它可以予以记功者。

第十八条有下列表现之一者,予以公开书面记大功

遇有意外事件或灾害,奋不顾身,不避危难,使减少损害者;

维护员工安全,冒险执行任务,确有功绩者;

有其他重大功绩者。

第十九条有下列表现之一者,予以奖金或晋级

研究发明,对企业确有贡献,并使成本降低,利润增加者;

对企业有特殊贡献,足以为企业同仁表率者;

一年内记大功二次者;

服务每满五年,业绩优良,未曾旷工或受记过以上处分者。

第二十条员工惩罚分为五种

警告:每次减发三天奖金,从当月工资中扣减,并减扣____分;

记过:每次减发十天奖金,从当月工资中扣减,并减扣____分;

大过:每次减发一个月奖金,从当月工资中扣减,并减扣____分;

降级:降级使用,相应核减薪资;

开除:予以解雇;

追究刑事责任。

第二十一条有下列特殊行为之一者,予以公开书面警告

未经许可擅自在企业内推销物品者;

上班时间躲卧休息,擅离岗位,贻误工作者;

因个人过失致发生工作失误,情节轻微者;

不服从主管合理指导,情节轻微者;

不按规定穿着服装而有损企业形象者;

不能按时完成企业交办任务者;

在禁烟公共场所吸烟者;

不遵守企业规章制度,情节轻微者;

其它轻微过失或造成损失较轻微者。

第二十二条有下列行为之一者,予以公开书面记过

对上能批示或有期限命令,无故未能如期完成,导致影响公司利益者;

在工作场所喧哗、嘻闹,妨碍他人工作而不听劝告者;

对同仁恶意攻讦或诬害、伪证,制造事端者;

工作中酗酒影响自己或他人工作者;

因疏忽致机器设备或物品材料遭受损害或伤及他人者;

在禁烟公共场所吸烟屡劝不改者;

出差在外放下工作不请假擅自外出旅游者;

不遵守企业规章制度,屡劝不改者;

因个人过失使用权企业遭受损失,情节较为严重者;

其他较为严重违规或造成损失较为严惩者。

第二十三条有下列行为之一者,予以公开书面记大过

个人过失致企业蒙受重大损失者;

在工作场所或工作中酗酒滋事,严重影响工作各企业正常秩序者;

不服从主管调遣而延误工期,影响企业按期执行和正常回款者;

贻误工作或擅自变更工作方法,使企业蒙受重大损失者;

不服从主管合理指导,屡劝不听者;

一个月内旷工或超过二日者;

机器、车辆、仪器及其他技术性工具,未经使用人及部门主管同意擅自操作者(如因此造成损坏并负赔偿责任)。

有其他重大违规行为者(如违反企业制度,违反安全规定,情节严重者)。

第二十四条有下列行为之一者,予以书面公开辞退(不发资遣费)

对同仁暴力威胁、恐吓,危害团队秩序者;

殴打同仁或相互殴打者;

在企业范围内赌博者;

无故毁损企业财物,损失重大者;

未经许可证兼营与企业同类业务者;

在企业服务期间受刑事处分者;

一年中记大过满二次功过无法平衡抵消者;

煽动怠工或罢工者;

吸食*或其他毒品者;

散播不利于企业之谣言者或挑拨劳资双方感情者;

伪造或盗用企业印鉴者;

行政管理的定义

篇4：某小型企业行政管理制度

大型企业和小型企业,在企业运营,行政事务管理等方面都有着不同的模式及管理制度。以下整理了详细的小型企业行政管理制度的范本,可供参考。

(一)总则

第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条归档范围:

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取:

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;

2.公司其他人员需借阅档案时,要经主管副总经理批准,并办理借阅手续;

3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁:

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

2.若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。(三)印鉴管理

第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交电脑部打印,按价计费。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件,必须一式三份,交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条办公用品的购发:

1.每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室;

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回;

3.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用;

4.公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发:

劳保用品的配给,由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)库房管理

第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条物资入库后,应当日填写帐卡。

第二十条严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,办理外借手续。

第二十二条严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。

第二十三条库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮

(七)报刊及邮发管理

第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理有关订阅手续。

第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门。有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经总经理办公室主任批准。

(八)附则

第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

(一)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局。

(二)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;

(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条本规定解释权归总经理办公室。

第三十条本规定从发布之日起生效。

篇5：企业行政管理制度

企业的行政工作也是多而繁杂的工作,行政管理工作包括会议管理,办公室用品的管理和维护,车辆管理,员工食堂管理等各方面的管理,这些都需要有综合的管理制度。以下整理了详细的企业行政管理制度样本,仅供参考。

为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施,规范公司行政事务管理行为,理顺内部关系,提高办事效率,特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件,以加强行政管理的有效性,并在公司内部形成办事有程序,工作有标准,事事有人管,人人有专责的工作局面。

第一章会议管理制度

一、内部会议管理办法

(一)、公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。

(二)、公司级会议的组织者为综合处。

(三)、会议由综合处提供服务,会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务,会议结束后,根据情况撰写会议纪要,必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。

(四)、会议通知形式主要为电话通知,处长、部门经理及以上人员应通知到本人,其他人员通知到部门,由各部门自行通知。

(五)、与会人庇ρ细褡袷鼗嵋榧吐桑坏贸俚健⒃缤恕⑽薰嗜毕;嵋槠诩溆氐羰只韧ㄑ豆ぞ撸嵋槠诩湟窆嶙ⅲ坏媒煌方佣牟辉谘苫蛩嬉庾叨跋旎嵋檎V刃颉?SPANlang=EN-US>

(六)、因故不能参加会议的,必须亲自向综合处说明理由。

(七)、会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事。

(八)、各处室、部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层,也可根据自己部门的实际情况,定期召开部门级会议传达会议精神。

(九)、部门有关会议如需综合处协助的应提前通知综合处,以便做出统一安排。

二、对外出租会议室、多功能厅管理办法

(一)、公司所属会议室及多功能厅由物业处负责办理租用手续,综合处负责提供相关会议服务。

(二)、物业处根据会议室使用情况与租用会议室单位商定相关出租事宜,填写《会议室使用登记单》,经主管经理签字确认后通知综合处,综合处同使用单位协商会议室使用的具体事宜(预约时间、需提供的服务等)。

(三)、租用单位于租用当天将《会议室使用登记单》交与综合处会议管理人员,待会议室使用完毕后,由会议室管理人员填入会议室实际使用时间,由租用单位签字确认后,综合处返还物业处作为收费依据。

第二章办公电话管理制度

为了提高公司办事效率,节约办公经费,保证通讯联络,结合公司实际,特制定本规定:

一、公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅,禁止在电话中闲聊,严禁拨打声讯和信息电话。

二、各处室、部门使用管理插卡电话,经理办公室使用加锁电话。

三、电话卡由办公室负责刷卡。每次刷卡标准,处长30元,部门经理和管理人员20元,其他员工10元,综治办带班组长每人15元。使用完话费后,到办公室刷卡,并进行登记。

四、安装管理插卡电话后,不允许私接电话机通话,否则,将追究其直接责任人或部门负责人的责任,并依法追缴相应的电话费。

五、各处室负责人及员工要切实负起责任,以主人翁的态度管好、用好电话。员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者,统一到办公室登记后,方可拨打。

六、由办公室定期到电信局对各处室及部门电话使用情况进行查询监督,并予以公布。

第三章公文收发传阅管理制度

根据有关规定并结合公司实际情况,现就非质量、环境体系文件收发、传阅管理办法规定如下:

一、公文撰写

1、公文草拟。根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由综合处草拟,涉及各处室职责,需要由公司统一行文的,由各处室、部门草拟文稿。

2、公文审核。指对草拟文稿的审核,由综合处负责。审核的主要内容是:看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文,由各处室、部门自行发文。

3、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿,重点是看:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

4、公文签发。将经审核的文稿交领导签字,批准发文。公司级公文由总经理签发,各处室、部门或某特定业务范围的行文,由处室、部门负责人签发。

5、公文的印刷、用印。经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。

二、公文发放

指将公文发放到相关部门。确定发文后,综合处发文人员要在《高新物业发文表》上编制发文编号,登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各处室、部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门,处室、部门内部的传达由各处室、部门自行管理。各处室、部门收到文件后要签字确认。

三、公文的传阅

接收的文件需由多部门阅看时,经综合处处长、总经理在《文件批阅卡》上审批后,原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看,阅看人员签字确认。

四、公文归档

公司发文由综合处及时归档,填写《文件归档登记表》。各处室、部室自行发放的文件,如有必要应及时报送综合处归档。

第四章办公用品管理制度

为进一步开源节流,规范办公用品管理,特做如下规定:

一、职责及范围

(一)本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品,本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。

(二)办公用品的采购、保管及发放归口综合处管理。各处室、部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各处室、部门负责人或指定专人负责。

二、办公用品计划、采购、保管及发放管理办法

(一)、每月15日以前,各处室、部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况,并列出详细计划,分类(日常办公用品、印刷品、其它)填写《用料计划单》,计划本着“节省、实用、必需”的原则,经处室、部门负责人审批后统一提交综合处。

(二)、综合处采购人员根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算,报经综合处处长审核,总经理批准后进行采购,并于每月25日至30日发放。

(三)、公司新到工作人员的办公用品,综合处根据各处室、部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配备必要的办公用品,以保证新到人员的正常工作。

(四)、除正常配给的办公用品外,若还需用其它日常办公用品的,由使用部门填写书面《办公用品申请单》,须经综合处处长批准方可领用。

(五)、采购人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则,并要建立帐目,根据《物资的验收、出入库及保管制度》办好入库、出库手续。

(六)、办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,非工作人员不得随意进入库房。

(七)、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品,适合以旧换新的用品要以旧换新,综合处有权对各部门的领用情况予以审核与监督。

第五章办公设备(软件)更新、维护、使用制度

一、职责及范围

1、公司办公设备包括:电脑、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、多功能厅彩电、音响、投影仪及各处室、部门配备的空调等各种贵重物品。办公软件是指各类因办公需要而购买或专业制作的软件。为了保证各项办公设备的正常使用,各类办公软件的安全操作,发挥办公设备及办公软件的最大功效,特制定本制度。

2、传真机、照相机、摄像机、多功能厅(会议室)内彩电及VCD、DVD均由综合处指定专人保管、使用,定期进行检查,发现问题应及时报告,由综合处通知定点维修公司的技术人员前来检查、维修、保养。

3、各处室配备的计算机,由各处室指定专人定期负责清洁工作。

二、更新、维修及维护保养

1、办公设备的更新是指办公设备的升级或更新、移动存储设备的采购、各类耗材的补给、特殊配套设备的购置。办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修。办公软件的更新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软件。

2、需要进行办公设备更新时,由各处室、部门或设备监管人填写《办公设备更新(维修)申请单》,由处室、部门负责人审核、总经理批准,由综合处负责采购。综合处根据市场报价做好新购置办公设备的预算,经综合处处长、总经理审批后购买、发放。

3、各类办公设备发生故障时,可随时填写《办公设备更新(维修)申请单》,通过定点公司或专业维修人员进行维修。

4、各类办公设备需要更换部件时,应填写《办公设备更新(维修)申请单》,经综合处处长、总经理审批后方可更换。

5、各处室、部门要妥善保管本部门或分管的办公设备保修、维修、使用说明书等资料。

三、办公设备使用管理规定

1、计算机及外设使用时要注意防尘、防磁、防静电、防水、防腐。

2、移动存储设备包括移动硬盘和U盘。移动硬盘使用时注意,在硬盘高速运转时严禁硬盘受到外力碰撞,严禁移动硬盘。移动硬盘及U盘在断开与电脑的连接时一定要进行相关操作,当系统提示“您可以安全的拔下设备”时方可拔除设备。

3、会议室投影设备的使用由综合处设专人负责,其它人员未经允许及培训严禁使用该设备。每次关闭投影仪的时候都一定要等到投影仪的lamp灯完全熄灭后,才能关闭电源。

4、计算机软件及应用软件由综合处统一购买。软件在使用时,要按照要求步骤进入或退出,以免造成软件的损坏。禁止在公司计算机安装其他软件,以免病毒传播。

5、日常文档及数据由各处室自行备份。每月二十日前由综合处负责使用移动存储设备对各处室重要文档数据进行备份。日常杀毒工作由各处室自行处理,要求每周至少杀毒一次、升级一次,杀毒软件由综合处提供。

6、计算机的清洁与维护实行谁使用谁负责清洁的原则。每周清洁外部两次,不得使用湿抹布,内部每季度必须打开机箱清洁一次,用毛刷或专用工具吹净尘土。第一次清理由综合处指导,以后的清洁由各处自行负责,综合处进行不定期抽查。

7、各类办公设备严禁外借、外用。严禁上班时间在计算机上玩游戏、处理与工作无关的文件,严禁用微机看VCD盘,严禁使用计算机从事不健康活动或不符合国家政策法规的活动,严禁利用网络传播淫秽及危害国家安全的信息。

第六章传真、复印制度

一、办公复印、传真的管理部门为综合处。

二、复印、传真承办范围为行政管理文件、合同及各类相关资料,私人资料恕不接待。

三、各处室、部门在进行复印时,必须填写《打印、复印登记单》(附表七),登记复印纸张的规格和数量。

四、各处室在进行传真文件或资料时,要填写《传真收、发文登记表》。

五、综合处每月25日根据使用纸张的实际数量,按成本汇总后报财务处。

第七章印刷品管理制度

一、职责及范围

高新物业印刷品是指因工作需要而专门印制的各类空白记录表格、自制内部票据、信封、稿纸等印刷资料。高新物业印刷品的管理部门为综合处。

二、印刷品的印制、领用及保管

1、高新物业各处室、部门所有印刷品均由综合处负责联系定点厂家印制。

2、各处室、部门如需领用,综合处协助记录表格使用单位根据库存及实际需要制定每月计划,于15日前随办公用品计划一并上报,印刷完毕,由综合处通知发放。综合处负责汇总各部门每月印刷品使用数量。

3、存放印刷品的库房应保持干燥、清洁,印刷品摆放整齐有序,无关人员不得随意进入库房。

第八章车辆管理制度

为了加强车辆管理,协调各部门对车辆的使用,对汽车的使用、保养、维修,特制定如下规定:

一、由综合处长统一负责公司办公车辆、司机的管理及交通安全教育,单位所有的车辆及司机出车由综合处长统一安排、调度。

二、汽车要定人、定车、定期保养、定期维修,使车辆经常保持良好的运行状态,单位因公用车要随叫随到,保证准时出车,不得延误工作。

三、公司汽车一般用于领导外出办公,取送机要文件,财务取送款项,护送工伤和急病号,处室、部门联系业务、单位组织的事项和对单位个别体弱领导的接送等。一般用车要提前预约(通常提前半天时间),特殊情况急需用车时,经领导批准方可用车。

四、司机出车统一由综合处长批准。凡私自用车要追究责任,所造成的一切车辆人身事故由责任人负责,单位概不负责。

五、司机要建立行车记录,车辆维修保养记录,内容包括:车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期,大、中、小修日期,车辆损坏程度及原因,零件更换情况,维修费用等。

六、为了降低维修费用,单位车辆实行定点维修,车辆送修需要开具修车单,一式两份,证明修理内容,单位与修理厂凭修车单结算,外出遇急需修理时,可先与修理厂联系修理,回公司后,及时补办修车单。