酒店物料采购工作程序
酒店经营成本的控制方法诸多,其中最主要的莫过于控制进货的成本价,怎样才能把好物料的采购关,在采购程序上有许多方面值得研究,本文就此阐述酒店物料采购程序的一些见解。
一、物料申购单形式与种类:
酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料相关资料,如:序(代)号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供应商的报价、供应商资料等并有财务结算方式和仓务或使用部门、采购部门、财务总监和具体分管领导及总经理的签批。
酒店的经营物料可分成四类:
一)补仓室的申购:
当一个酒店通过试运行调整后,各部门的经营状况基本趋于稳定,在各使用部门或酒店财务总仓,任何一类酒店经营物料都需要有一个存量,存量额怎样制定呢必须从五个方面考虑:流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期
部门小仓库和财务总仓应根据上述五个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定,财务在会计运作中可合理利用流动资金、减少库存量,并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量;同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值线时,这便是提出该物料申购的最佳时期,由采购部门专职采购。
二)集中式的申购
一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形象,由于要考虑到下述几个因素,所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理,统一提出申购。
1、酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分
2、酒店管理人员的级别区分
3、酒店视觉形象设计效果的统一。
行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单,并由行政办公室、采购部门、财务总监和总经理签批,由采购部门专职进行日常采访
三)紧急需求的采购:
紧急采购一般只限于紧急需求的情况下,价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行如:
1、工程急修门开关零配件等
2、经营中不常备的经营物料或常备物料,但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述情况可以随时出单而不受常规的限定,单此类情况的采购首先可由采购部进行优先采购或在政策规定的范围中经部门经理同意后由使用部门进行紧急采购。
四)部门所需物料的日常申购:
酒店各部门在日常的经营管理中,需要大量物料,为了不占仓位,通常进货是直接存放在使用部门中的,所以这批物料的短缺,均由使用部门直接提出物料的申购单,这些物料申购单的数量较大,涉及面较广,几乎所有酒店部门都有,因此在申购与审批过程中均需严格控制,考虑因素有下面两个方面:
1、部门在提出物料申购单的时候,应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。
2、采购部门在接到使用部门的《物料申购单》后,应充分审阅并明确其内容,根据内容来寻找物料的供应商,并且在多家供应商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等,使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供应商的物料之中,使供应商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时采购部门也将与供应商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息,以便与其他供应商比较。
二、物料采购程序
1、使用部门经理签发的《物料申购单》
2、采购部门根据《物料申购单》内容寻找供应商和报
3、财务总监根据酒店的实际情况审核申购数量和供应商情况
4、饭店分管领导审定圈价并经总经理签署
5、供应商根据酒店采购部门的书面通知或合同向酒店供货
6、酒店验收部门根据审定情况验收并处书面凭据给供应商
7、供应商根据酒店物料验收情况向酒店财务部门索取物料货
三、物料的采购
物料的采购并非单是物料的购置,所以物料的采购过程中须考虑更多方面的情况,除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在物料的采购中应随时考虑到,要由2-3家同类供应商的选择并寻价,在供应商背靠背的寻价中得到启发并如实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料,还需签订供货合同,合同的条款须请专家和上级主管的确认方可。
在采购过程中,为使自己处于主动地位,应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品和支付供应商最少量订金,待符合样品物料的全部到货后,再支付一定比例的货款,并有一定数额的尾款,以防物料中有不符合样品的物料夹带。
采购部门在落实使用部门的申购任务时,应严格遵守申购单上的规定,在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时,应急时通知申购部门。如果需要进行物料调整或寻找代用品时,需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的《物料样品确认书》同意后方可。
采购部门若发现申购单上的物料,属于新近增加而以往是未曾采购过的物料,采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监,物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行下一步的采购程。
四、通过物料的验收给申购部门把关
物料验收部门是代表酒店监督采购程序时是正确与否的一个重要部门,常用物料是由验收部直接验收,而有些专业性较强的物料,通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发现许多采购中存在的问题并可以在验收现场予以及时制止,从而减少酒店的损失。若发现有不符合酒店政策与程序,甚至有违法交易的行为,即可指出,同时及时上报有关领导请求给与帮助。
验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力,同时应具备公正、公平、公开、的工作态度,在验收过程中,采购人员应积极配合验收部门对物料的验收,在验收中须详细核对物料申购单,对照申购单中每一项内容是否与物料相符合,其中包括物料名称、规格、审定价格、审定数量、物料质量等等。
在填写验收单时要详细说明实际验收的情况,表明验收时间、申购单的编号、发票及供应商名称,并在验收单上由验收人员和使用部门参与验收人员的签署,将验收单交与酒店成本部稽核成本;交与使用部门掌握经营成本和到货时间,交与总仓了解到货时间同时也应将验收单与发票、申购单等会计凭证交与会计部作为酒店支付物料供应商物料款的有效凭证
篇2：酒店采购工作管理制度
喜来登大酒店采购管理制度
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、采购部工作基本要求
1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、采购审批程序
1.申购单审批程序:
使用部门经理(仓库主管)资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办
董事会申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、供应商管理
1.财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2.选用供应商角度采用1+2+N原则,所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
篇3：酒店采购部工作流程规定
采购部工作流程
一、各类物品采购工作流程
1、仓库补仓物品的采购工作流程:
仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓采购申请单,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议。
经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库采购申请单内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。
2、部门新增物品的采购工作流程:
若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经董事会审批后,连同采购申请单一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按采购申请单内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份物品报损报告给财务部及董事会审批。经审批后,将一份物品报损报告和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)最近一次订货单价;
(3)最近一次订货数量;
(4)提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经董事会批准后,组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程:
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程:
采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理,并组织实施。
6、维修零配件和工程物料的采购工作流程:
工程仓日常补仓由工程部填写采购申请单,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议。
大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面),且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)库存数量;
(3)最近一次订货单价;
(4)最近一次订货数量;
(5)提供本次订货数量建议。
以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按采购申请单内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
二、采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。
2、采购申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
(1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。
(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确。
4、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程:
每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是:
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,
包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。
2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催
当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消
(1)酒店取消订单:
如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董事会作出决定。
(2)供应商取消订单:
如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同:
合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。
4.档案储存:
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同
采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.
5.采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写《采购交货延迟检讨表》,说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。
6.采购物品的维护保养:
如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况
篇4：酒店物资采购工作流程规定
1、为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。
2、财务部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中,必须遵守商业道德,努力提高业务水平,适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌,遵纪守法;以酒店利益为主,相互监督,相互配合,共同把关。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2.库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目,必须由库房或使用部门填写申购单,经部门负责人、库管员、分管领导签字,经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;
3.采购员应按照申购项目进行采购,如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后,应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应,可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈,经过对比、筛选,并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购,但要做好采购监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有,任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目,申购部门需要作详细的说明或提供样品,供应商报价时必须提供样品或有关资料,经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
6.财务部对内要主动与部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究,掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合,对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部,由其选定质优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目,财务部应及时与使用部门进行沟通,研究对策,必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报,不得拖延误事。
9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买,其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
篇5：酒店采购规范工作流程
物品计划规范流程
采购部从5月10起进行改革后的试运行至今,总体效果不错,达到企业要求和规范,现操作规程已基本定型,为了更好的实现科学化管理,逐步完善工作流程使采购工作畅通、责任清晰,采购部现做出流程规范,要求分店认真执行,现计划表已全面升级,按餐料采购、低耗采购、总库调拨、配送中心四个岗位独立提取计划数据,分店必须将次日所需的餐料、低耗、总库调拨、配送半成品按规定时间全部输入电脑程序。
一、计划时间流程;
1)总库餐料、低耗、酒水计划,每月的双号下午18.00前完成计划,19.30进入电脑程序完成。
2)配送中心半成品计划;每月的双号晚上19.30前完成计划,20.30进入电脑程序完成。
3)后厨餐料计划;每天晚上20.30完成计划,21.30进入电脑程序完成。
4)前厅、后厨计划低耗,每月统一1号16号完成计划,(分店负责签字认可后),次日上午12点前进入电脑程序完成。
5)急须低耗;(不能正常营业)为急用低耗,首先进入电脑程序后,电话通知采购员急时购买。
6)其余低耗物品,必须在每天下午18.00前计划完成,进入电脑程序,(那怕是一件物品)。
二、计划物料流程;
1)后厨物料计划流程,每天由各部门负责做出次日所需计划数据,上交主管部门签字认可,交由专人进入电脑程序完成。
2)低耗计划流程,由使用人提出书面申请,部门负责人签字认可,交由专人进入电脑程序完成。
3)单件物品/电器申请流程,(单件100元以上物品)由使用人提出书面申请,部门负责人同意,店长签字后,由专人进入电脑程序完成。
三、采购员流程;
1)餐料采购,每天晚上21.30后打印次日物料数据,进行物料订购和次工作计划,次日早上6点---8点为采购物料时间,8点---10点为送物料到分店时间。
2)低耗采购员,每天早上9.30下午18.00必须查看一次低耗计划表,
发现物品,当日急时购买,每月10日为交电费日,20日为交水费日。
四、报财流程;
采购员持原始餐料、低耗计划单,汇同库管部门负责人三人认真验货,正确填写数量并签字,签字后采购按要求将各类原始票据粘到报账单上,认真写品名/单价/及规格,送至财务窒,由主管会计进行审核,(会计有权对物品进行咨询),主管会计核对签字后,到出纳员进行现金报账。
五;注意事项
1)所有材料和低耗都得进入电脑程序,采购员见计划单购物,无采购计划单,采购可以不给授理,(电脑程序上没有的物品,可电话通知采购员购买)。
2)分店不可漏单、错单、忘单,如有将按过失一次处理。
3)采购人员对分店的物品、低耗,必须第一时间购回分店,如为按时购回,分店可投诉采购部及采购人员,同样将按过失一次处理。
4)以上所有过失一次,处罚($20元/次)。
人事部;
采购部;
财务部;
大连餐饮管理有限公司
2009-9-5
制度专栏
