办公用品管理办法规定
办公用品管理办法
QG/**-2004
1范围
1.1本标准所指办公用品为(以下简称:股份公司)员工日常办公所用文具(以采购部《办公用品价目表》为准)、办公自动化所需用的耗材(含磁盘、色带、墨盒等)以及其它特殊物品(柜、台、凳、特殊文具等)。
1.2本标准适用于股份公司本部,股份公司下属全资、控股公司可参照执行。
2职责
2.1秘书室负责办公用品的归口管理,每半年核定一次办公用品费用定额,实施定额管理。
2.2采购部负责外购办公用品的采购。
2.3股份公司设立文具仓,负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。
2.4人力资源部负责每半年核定一次各部门(厂)应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数,报送秘书室和相关部门(厂)。
3规定
3.1办公用品由部门(厂)统一领用,其费用按秘书室核定定额标准执行。部门(厂)管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元;其他特殊用品费用另计(用于印制生产报表所用的纸张,不列入办公用品定额内)。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的,需经总经理批准。
3.2办公用品费用(其他特殊物品除外)可月度间调剂使用,年底结算、考核。
3.3特殊物品需专题报告,经股份公司主管领导批准后,方可购买,不受定额限制。
3.4打字室等公共使用的办公用品应单独做计划,由秘书室审核,纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支,报股份公司主管领导审批。
3.5办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品,按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定办理。
4程序
4.1办公用品的计划审批
4.1.1采购部负责填报《办公用品价目表》,公布现采购的办公用品价格,如有变动,应及时发布。
4.1.2办公用品(其他特殊物品除外)领用计划每季度制订一次,于每季度最后月份20日前,各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数,按实际需要,本着节约原则,在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份,经部门(厂)领导审核签名后,交秘书室;超过上述标准的,需经过股份公司主管领导审核,并报送总经理批准。
4.1.3秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行审核(核定是否超定额,品种是否适宜),并将审核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份(包括公共使用的办公用品计划),附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。
4.1.4秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份,交文具仓;一份《办公用品领用计划》退回各部门(厂)作领用文具的依据;另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由秘书室留存。
4.1.5文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》,核对库存,汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份,经文具仓的主管领导审核签名后,交一份给采购部采购,文具仓留存一份。
4.2办公用品采购、储存、发放、核算考核
4.2.1采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购,并及时办理入库手续。
4.2.2采购部应将办公用品采购的供方详细列出,分别报公司和文具仓,如有变动应及时更改。
4.2.3文具仓负责办公用品的验收、发放、保管,并按财务部的有关规定建立台帐。
4.2.4每季度第一个月的8日后,各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单,到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核后发放,并登入各单位领料台帐。
4.2.5文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额,列表报秘书室,供考核用。
4.2.6秘书室每年对各单位文具费用进行考核,对超标单位进行减发。
5其它
5.1文具仓应每月盘点,盘亏盘盈应查找原因,并向主管领导和秘书室汇报。
5.2秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理,对文具仓办公用品进行监督抽查,对办公用品使用情况进行月度通报。
6文件与记录
6.1《办公用品价目表》表9401-1
6.2《办公用品领用计划》表9401-2
6.3《办公用品计划费用汇总表》表9401-3
6.4《办公用品采购计划》表9401-4
篇2：房地产公司办公用品领用规定
一、办公用品的领用应本着节约、合理、满足工作需要之原则,反对铺张浪费。
二、办公用品是工作用品,严禁公物私用,妥善保管。
三、办公用品分为易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大类,分别如下:
1、消耗品:铅笔、刀片、胶带、胶水、浆糊、大头针、图钉、回形针、橡皮筋、练习本、橡皮、铁夹子、信封、信纸、标签、卷宗、档案袋、原珠笔、订书针、印油、复写纸等。
2、耐耗品:签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池、燕尾夹、弹簧夹、活页夹、透明拉链袋、文件夹、文件架等。
3、管制消耗品:传真纸、复印纸、文件箱、剪刀、美工刀、订书机、打洞机、算盘、钢笔、打码机、日期章、计算器、比例尺、笔筒、软盘、米尺、印泥、印台等。
4、管制品:电脑、打印机、复印机、(网络服务器)、装订打洞机、碎纸机、传真机、电话机等办公设施用品均属管制办公用品。
四、办公用品的领用分为个人领用和部门领用两类,个人领用系由个人使用保管的用品,如铅笔、橡皮、胶水等。[[部门领用为部门共同使用的用品,它们分别是打洞机、计算机、剪刀等。部门领用行为由部门经理进行监管、负责。
五、个人使用文具用品限工作时使用,公司前台文员有责任将个人领用办公用品发放至公司新人员,如须补充由使用者提出申请,前台文员做好发放登帐工作。
六、耐耗品、管制消耗品应限定人员使用,领用此类文具用品应报各部主管签字、核定,第二次领用时须以旧换新,此项规定由管理部予以监管。
七、管制品应由管理部统一登帐造册,予以管理,并纳入固定资产统计范围,做好维护、保养工作,有权督促各部有效管理部内管制品(特殊办公设施)。
八、各部领用管制用品行为属于部内责任保管范围,各部主管有权要求部内人员爱惜公司财物,严格按照不同配套设置操作要求操作,严禁违规行为,责任后果者自负。
九、管制办公用品的发放和领用由管理部进行操作,各部领用须登记造册,如有损坏和故障,应及时报告公司管理部,人为损失或遗失由责任人和部门主管负责,酌情赔偿。救助站制度
篇3：置业公司办公用品管理规定
置业公司办公用品管理规定
一、管理范围
(一)本规范所指"用品"是指消耗性和非消耗性两类办公用品:
1、消耗性办公用品:指公司购置、订做的办公用家具、电器、器具等设备,主要包括:车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、书柜(架)、电脑及配置、调制解调器、功放机、音响设备、电视机、打印机、扫描仪、投影仪、摄象机、照相机、采访机、复印机、传真机、装订机、订书机、计算器、碎纸机、验钞机、交换机、电话机、手机、传呼机、饮水机、打卡机、微波炉、电饭煲、话筒、电钻、时钟等。
2、非消耗性办公用品:指公司购置、订做的各类办公用低值易耗品,主要包括:书写用品、装订用品、文档用品、文印用品、财务用品、工程用品、设计用品、学习用品、宣传用品、电器用品、通讯用品、维修用品、接待用品、活动用品、餐饮用品、清洁用品等。
(二)本规范所指"管理"是指:对上述办公用品的预算、审批、购置、检验、入库、登记、编号、报帐、配置、
领用、台帐、统计、报表、借调、保修、维护、修理、盘点、报废、档案管理等工作。
二、管理原则
(一)归口负责,统一管理:公司所有办公用品由总经办统一负责预算、购买、配置、发放和管理。
(二)预算统计,规范表单:各领导、部门应在每月20日前将次月所需办公用品报总经办,由总经办统计品种、数量,编制预算并报批。月底需进行购、发、存盘点统计。管理中的台帐和统计均使用公司统一制作的表单。
(三)一人一表,配额领用:办公用品的配发、领用登记实行一人一表。由总经办负责配发及领用手续的办理,按实数填写有关登记表,离职时清退。根据员工所在部门、岗位的不同,公司确定所领用办公用品的种类、数量和金额定额。
(四)节约使用,谁用谁责:公司员工应节约使用办公用品,凡超过配领定额的领用,原则上应经总经办主任同意。办公用品一经配发领用,领用人即对所领办公用品负有保管维护的责任,不得遗失和损坏。
三、管理程序
公司办公用品按下述程序进行管理:预算申报-审核审批-领款采购-验收入库-编号登记-配发领用-使用管理-统计报表。
(一)预算申报:每月底由行政人事部行政助理根据上月盘点和本月申请预计,填制"办公用品购置预算明细表"和上月预算执行情况统计表。
(二)审核审批:对上表由总经办主任初审后报财务经理审核、再报总经理审批。
(三)领款采购:购置预算审批后,凭此填写借款单并再由行政人事部统一负责采购。
(四)验收入库:购置的办公用品,应有行政人事部验收人员核查验收后,方能入库。购买经办人不
能验收。
(五)编号登记:对公司购置的消耗性办公用品均须进行统一分类、编号,并同时对其随配钥匙进行统一编号。编号后用口曲纸和透明胶纸张贴在用品及其钥匙上。
(六)配发领用:凡配发、领用的办公用品,均需由总经办填写"办公用品配发领用登记表",
并由使用、领用人在登记表上签字。低值易耗办公用品的领用,按《费用管理规定》中"配领定额"执行。
(七)使用管理:
1、属个人使用的办公用品(包括个人办公桌/椅/柜/机等的相关钥匙),由使用人负责管理。
2、非消耗性办公用品如有损坏遗失,总经办可要求领用人予以适当赔偿;已经损坏严重、不能再使用的,必须交回总经办,由集团综合管理部汇同总经办共同核实后作出报损处理意见,不允许使用人私自遗弃。
3、员工离职、离岗时,应将所配领办公用品(包括钥匙)交回总经办并办理交接手续。
4、公用办公用品由部门员工共同使用、部门负责人管理,如有遗失或损坏,应及时通知总经办,以便清查、修理、备案。
(八)统计报表:每月末总经办应对库存办公用品进行盘点,对当月办公用品购置、配领、库存情况进行统
计分析,并填制相关表单和统计表。
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