房地产工程技术档案管理

房地产公司工程技术档案管理

第一节目的

为了规范工程文件资料管理,明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序,划分各部门的职责,确保各有关方均能及时获得,顺利进行工作,以利工程建设和竣工移交,特制定本资料管理制度。

第二节适用范围

本管理制度适用于房地产开发项目的全过程(前期、中期、后期)。

第三节职责

1、负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。

2、负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初审、督促实施,以及相关文件的归档管理。

3、负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的情况,以及竣工资料的收集、整理。

4、管理好领用的工程文件,回收、整理、移交文件。

5、负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件,进行回复、收集、归档。

6、负责本公司总工办、施工单位等相关部门文件资料的收集、传递、回复、归档。

第四节管理内容及要求

一、文件资料的接收、分发

1、对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、归档。

2、将整理完毕的图纸资料,经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位,并做好发放记录。

二、标识、版本更新、设计变更

1、设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识,以确认是否为有效版本。

2、名称相同的改版文件,如是整卷册(整袋)改版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张(某几张、某一部分)进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪几张,哪一部分)作废更换。

3、对于发送至工程部的设计变更通知单,工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档,同时按照有关要求发放给有关单位,并做好收发记录。

三、图纸资料的补遗和索赔

1、图纸资料如遇交付清单不符或短缺,难以辩认等问题时,工程部应立即通知总工办,由总工办函告设计方限期补齐和更换。

2、如图纸资料末按合同日期提供,工程部应及时上报公司相关部门,督促落实。

四、图纸不符的处理

1、收到图纸资料,如果认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因,及时将图纸资料送还总工办。

2、如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部及时督促总工办物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。

五、对单位、分部(分项)工程的有关要求

1、工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类,并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程竣工验收、分部试运前应组编完毕,并作为竣工、试运必要条件,不符合要求者不予验收。

2、文件应齐全、规范、完整、符合要求,归档文件资料要字迹清晰,图面整洁。编制文件资料应使用微机打印或黑墨水或蓝黑墨水书写。

3、在竣工后移交给有关单位和部门。有关人员对竣工资料的编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格,档案管理人员逐项检查,全部合格后接收资料,由工程部保管,归档文件应为原件。

六、施工、调试文件的审查。

1、当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及工程合约等准备就绪时,应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章(签字)确定,资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核备案。

七、工程文件资料的借阅、复印

1、工程文件资料需要借阅时,应由借阅人填写《工程文件资料借阅申请单》,经借阅人所属部门或单位负责人核准,签字确认,工程文件资料借阅"即借即还"不得将文件资料带至文件资料借阅指定区域之外。

2、工程文件资料原则上不允许复印,因工程需要必须复印时,由当事人填写《工程文件资料复印申请单》经借阅人所属部门或单位负责人核准,签字确认,方可复印。复印件按照受控文件控制要求执行。

八、工程技术档案资料编制要求

1、工程技术资料主要划分为五类:

①工程质量保证资料;

②工程分部分项(观感质量评定)评定资料;

③工程技术资料;

④施工管理资料;

⑤竣工资料(竣工图)。

2、工程技术资料的编制,应随施工进度反映工程质量。新工艺的实施,新结构的试验,地基检测,现场安全,文明施工,工程相关的照片,音像资料,能够反映工程的实施情况。资料应按有关规定装订,每册资料应有名称、目录、页码、说明,以便查找核实。凡引用复印资料必须有复印时间,日期,复印人签字,复印单位的公章,并注明原件存放的位置和索引。

3、工程技术资料的编制流程:工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。

对于工程质量保证资料、工程分部分项评定资料、工程技术资料,应先由施工单位按照相关规定编制、填写,然后报监理公司审核。监理公司根据现场实际情况,对相关资料进行复核、确认,再由监理公司向建设单位工程部申报。建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审核,根据资料的类型交相关负责人,包括总工办(材料部、造价部)各专业工程师的核实、给予签认,并留档备查,同时复回监理公司。对建设单位不须确认的工程资料,工程部存档即可返回。

对于施工管理资料,工程竣工资料,施工单位应向监理公司申报,经监理公司审查后会同监理公司的资料统一上报建设单位,建设单位统一审查、归档、移交社会档案管理中心。

4、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编,应做到齐全、准确、真实、可信,不得弄虚作假,对确认归档的资料,不得涂改、删除、更换,工程资料由工程部专人负责。

九、工程部档案资料入档序目

1、工程招投标资料

A、招标文件;B、招标答疑;C、标外文件;D、商务标;E、技术标;

F、中标通知书

2、工程竣工资料由施工单位按当地档案部门规定顺序整理。如:前期资料及设计变更图纸会审记录(原件)、各种检验实验资料、分部分项自检资料、竣工验收资料、竣工验收备案表(原件)等。

3、竣工图(有竣工图章内容齐全)

4、竣工工程结算书(造价咨询单位审查三家盖章)

入档的文件资料要按照有序、成卷、分类存放,便于查询、有条件利用的原则进行保管。

十、工程部档案资料的销毁

工程部接收施工单位报来的竣工工程档案资料,在本部存放时间为3年(从工程竣工备案之日起),期满后由工程部综合业务主办人员办理相关手续,负责移交给综合办档案室。

工程部移交给综合办公室的档案,按照档案管理规定管理期限为50年,需要销毁时要办理销毁手续,逐级审批,监督销毁。