万科地产项目文件管理办法

篇2：房地产公司质量手册:文件控制程序

房地产公司质量手册:文件控制程序

1.目的

通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

2.范围

本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。

3.职责

3.1工程部是文件控制的主管部门,主要负责:

指导、监督各部门对文件控制的执行情况;

质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;

3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作;

3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

4.控制程序

4.1受控文件的范围:

4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;

4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料;

4.1.3外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

4.2文件和资料的编制与审批

4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:

a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;

b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;

c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。

d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

4.2.2文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

4.3文件的标识与发放

4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。

4.3.2对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。

4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。

4.3.3各部门资料员负责签收文件,填写“文件接收登记表”。

4.4文件的更改

4.4.1文件需要更改时,由更改部门填写“文件更改申请/通知单”,说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员。

4.4.3各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改,在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动,采用手写更改方式,并在更改处注明更改状态,以字母“G”加顺序数字表示,如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性,可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后,应换版发行。

4.4.4对图样的修改,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

4.5文件的保存与回收

4.5.1对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。

4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负责妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。

4.5.3受控文件不得随意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。

4.5.4文件换版后,由原发放部门负责将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖“作废”章予以标识。

4.6外来文件的控制

4.6.1对外来文件,由接收部门负责进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范围。

a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;

b)工程施工技术类文件,由工程部负责保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用。

c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负责处理。

4.6.2各部门按照分工管理范围,负责主动收集相应的外来文件(如:最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实情况进行相应的跟踪。

4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

4.8总经理工作部负责公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。

4.9总经理工作部负责公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。

4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。

4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检查指导。

5.质量记录

5.1QR05-01文件发放登记表

5.2QR05-02文件接收登记表

5.3QR05-03文件借阅登记表

5.4QR05-04文件更改申请/通知单

5.5QR05-05受控文件清单

6.支持性文件

6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》

6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》

6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》

6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管

理办法》

6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》

6.6Q/TZH-WI-011《信函管理办法》

6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》

篇3：X地产公司文件发放规定

地产公司文件发放规定

为了统一公司文件的签发与流转,规范发文流程,提高文件签发的严谨性,制订文件发放规定如下:

一、公司对内、对外发文的文稿格式

发文的文件抬头(红色页眉)及年度发文编号,由人力资源部起草,公司核定后交总办和人力资源部存档,作为公司对内、对外发文的底稿;

二、公司对外发文办法

1、由需发文部门登陆公司办公系统,将发文内容填写在《对外发文审批表》内,逐级审批报总经理签字确认;

2、经总经理签字确认后的《对外发文审批表》,通知总办档案管理人员发放文号,同时通知总办盖章人员进行盖章登记;

3、总办盖章人员核对编号和内容无误后,方可在对外文件上加盖公司章印。

4、所有对外发文档案管理人员必须保留一份原件存公司档案。

三、公司对内发文办法

1、由需发文部门拟草文稿报公司审阅后,将发文的标题、内容及发送部门通知人力资源部;

2、人力资源部将公司审阅后的发文内容进行排版、编号并打印,报总经理签字发文后,发送相关部门;

3、公司对内发文暂由人力资源部保存,年度根据发文内容报公司档案室存档。

篇4：X地产公司档案文件资料管理规定

地产公司档案文件资料管理规定

为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:

第一部分:公司档案资料管理

第一条档案的定义与范围

档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第二条档案管理的原则

档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。

第三条档案管理的责任部门和责任人

公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;

各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。

第四条归档的范围

1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;

5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;

7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

8.公司法律事务管理方面的文件材料;

9.公司各项目的技术图纸等资料;

10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);

12.公司历年获奖资料。

第五条归档要求

整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。

1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。

2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

2)对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。

第六条过程管理

属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。

第七条档案销毁规定

公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。

部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。

第八条档案借阅

1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。

2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。

3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。

5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

第九条档案备份规定

公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。

第十条档案保管

1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。

2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。

3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。

第十一条档案保密规定

公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

篇5：X房地产公司文件收发管理制度

房地产公司文件收发管理制度

1.目的:为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。

2.适用范围:适用本公司所有文件。

3.职责:文件收发管理由行政办公室统一负责。

工作内容

公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。

公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。

已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。

文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。

经签发的文件原稿送办公室存档。

外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。

文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。

附件10.文件借阅登记表