公司标准采购作业细则（2）

篇2：酒店采购工作细则

酒店采购工作内容

*采购方案制定

采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求,同时避免过量采购带来的压库风险,且价格要符合市场行情,达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面:

1、数量:申购数量由使用部门提报(建议订货量,以及申报理由),仓库校核(考虑合理库存量和实际库存量),采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下,压低控制库存量,减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资,可适当增大安全库存。

2、质量和价格:须采取供应商实物封样或者照片封样的方式保证验货标准的统一,质量必须经使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算,采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式,坚持同等质量比价格。

3、进货地点:按照在比价的前提下就近购买的原则,确保供货及时性。

4、供应时间:以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据,在供应商协议上明确约定供应时间,以防缺货影响经营管理。

5、供应商:建立可靠稳定信誉好的供应商档案,确保拥有"1+2+n"的供应商资源,以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应,除非特别采购请示,日常采购应由合格供应商供应。

*采购计划制定

采购计划包含计划内申购(月度采购计划)和计划外申购(采购申请单)。

1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施,必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求,到货时间须满足采购周期的一般要求。

2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失,按照所负责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,其损失由库房负责;对于日常消耗估测严重不准造成的超额或短缺,其损失由使用部门负责;对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。

*申购

申购的分类:计划内申购和计划外申购

1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。

2、计划外申购是指确属日常需要,但是在计划中没有涵盖,临时提出的采购,各部门填写《采购申请单》(见附件一:《采购申请单》)经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。

*采购实施

1、对于大宗物资(指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资)采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。

2、采购部根据分工,按照审批后的采购计划或者采购申请单,向供应商发出供货通知,并过程督进,保证及时性。

3、定价小组根据所提供的供应商资料,经多轮报价,多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。

4、鲜活食品每15天进行一次定价,每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研,提供书面价格资料,经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。

5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则,询价阶段要有使用部门人员共同参加,定价小组经多轮比价、议价后定价,最终选定的物品和价格要经使用部门确认。

6、对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经使用部门负责人确认后(重要物质还需酒店总经理确认)方可购买。

7、办公用品归口管理部门为办公室,库房申请办公用品补库需经办公室审核,然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部,电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。

8、非采购人员通知供应商下达的采购指令,一律无效。除专职采购人员,其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。

*付款

采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款(按合同执行的预付款除外)。月结类固定供应商付款时应注意以下几点:

1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别,可以分开上报。

2、经营中的常规付款都应制定计划,各单店于每月10日前上报本月的付款计划(见附件二:《本月付款计划》),经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单店可直接支付。

3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款,各单店须上报管理公司审批(见附件三:《付款申请单》):

(1)对于实际需要付款的额度超出审批计划;

(2)对于计划外的紧急采购付款超过5千元(含5千);

(3)日常零星支出中,计划内单一事项额度超过2万元(含2万);

(4)日常零星支出如总额超出计划,计划外支出。

*物资进店管理

1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加进行。

2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行,禁止供应商返利与商品加价后进店。

3、进店费用最佳方案为现金且一次性支付。

篇3：酒店采购绩效评估细则

酒店公司采购的绩效评估

一.采购绩效评估的基本看法

(一)采购主管必须具备对采购人员工作绩效进行评估的能力。

(二)采购绩效评估的基本原则有三:

第一评估必须持续进行,要定期地检讨目标达成的程度。当采购人员知道会定被评估绩效,自然能够致力于绩效之提升。

第二须以酒店整体目标的观点,来进行绩效评估。

第三采购作业的绩效,会受到各种外来因素所左右。评估时,不但要衡量绩效,也要检讨各种外来因素所产生的影响。

(三)评估时,可以使用过去的绩效为尺度,也可以预算作为评估的基础。更可以与其他酒店的采购绩效比较的方式,来进行评估。

二.采购绩效评估的目的

许多酒店与机构,到现在仍然把采购人员看做"行政人员",对他们的工作绩效还是以"工作品质"、"工作能力"、"工作知识"、"工作量"、"合作"、"勤勉"等一般性的项目来考核,使采购人员的专业功能与绩效,未受到应有的尊重与公正的评量。实际上,若能对采购工作做好绩效评估,通常可以达到下列的目的:

(一)确保采购目标之实现

各酒店的采购目标互有不同,例如政府采购的采购单位偏重"防弊",采购作业以"如期"、"如质"、"如量"为目标。而民营酒店的采购单位则注重"兴利",采购工作除了维持正常的产销活动外,非常注重产销成本的降低。因此,各酒店可以针对采购单位所应追求的主要目标加以评估,并督促它的实现。

(二)提供改进绩效之依据

绩效评估制度,可以提供客观的标准,来衡量采购目标是否达成,也可以确定采购部门目前的工作表现如何。正确的绩效评估,有助于指陈采购作业的缺失所在,而据以拟订改善措施,而收到"检讨过去、策励将来"之效。

(三)作为个人或部门奖惩之参考

良好的绩效评估方法,能将采购部门的绩效,独立于其他部门而凸显出来,并反映采购人员的个人表现,作为各种人事考核的参考资料。依据客观的绩效评估,达成公正的奖惩,当能鼓舞采购人员择善固执,而使整个部门发挥合作效能。

(四)协助人员甑选与训练

根据绩效评估之结果,可针对现有采购人员工作能力之缺陷,拟订改进的计划,例如安排参加专业性的教育训练;若发现整个部门缺乏某种特殊人才,则可另行由酒店内部甑选或向外界招募,例如成本分析员或机械制图人员等。

(五)促进部门关系

采购部门之绩效,受其他部门能否配合的影响至巨。故采购部门之职责是否明确,表单、流程是否简单、合理,付款条件及交货方式是否符合酒店的管理制度,各部门之目标是否一致等等,均可透过绩效评估而予以判定,并可以改善部门间的合作关系,增进酒店整体的运作效率。

(六)提高人员的士气

有效且公平的绩效评估制度,将使采购人员的努力成果能获得适当回馈与认定。采购人员透过绩效评估,将与业务人员或财务人员同样,对酒店的利润贡献有客观的衡量尺度,成为受到肯定的工作伙伴,对其士气之提升大有帮助。

三.采购绩效评估制度的成功条件

(一)公开化--酒店应以公正无私的立场,来制定采购绩效评估制度,绝不能使绩效评估制度成为采购部门本位主义的产物。

(二)必须切实符合酒店的特性

(三)评估的目的必须明确化

四.采购绩效评估的指标

采购人员在其工作职责上,必须达成适时、适量、适质、适价及适地等基本任务,因此,其绩效评估自应以此"5适"为中心,并以数量化的指标作为衡量绩效的尺度。

(一)品质绩效

采购的品质绩效可由验收记录及生产记录来判断。前者系指供应商交货时,为酒店所接受(或拒收)的采购项目数量或百分比;后者则是交货后,在生产过程中发现品质不合的项目数量或百分比。

1.进货验收指标=合格(或拒收)数量/检验数量

(二)数量绩效

当采购人员为争取数量折扣,以达到降低价格的目的时,却可能导致存货过多,甚至发生呆货、滞销的情况。

1.费用指标

现有存货利息费用与正常存货水准利息费用之差额。

2.呆货、滞销处理损失指标

处理呆货、滞销的收入与其取得成本的差额。

存货积压利息的费用愈大,呆货、滞销品处理的损失愈高,显示采购人员的数量绩效愈差。不过此项数量绩效,有时受到酒店营业状况、商品管理绩效或投机采购之影响,故并不一定完全归咎采购人员。

(三)时间绩效

这项指标是用以衡量采购人员处理订单的效率,及对于供应商交货时间的控制。延迟交货,固然可能形成缺货现象,但是提早交货,也可能导致买方负担不必要的存货成本或提前付款的利息费用。

1.紧急采购费用指标

紧急运输方式的费用与正常运输方式的差额。

2.断货损失指标

断货期间作业人员薪资损失。

事实上,除了前述指标所显示的直接费用或损失外,尚有许多间接的损失。

(四)价格绩效

价格绩效是酒店最重视及最常见的衡量标准。透过价格指标,可以衡量采购人员议价的能力以及供需双方势力的消长情形。

采购价差的指标,通常有下列几种:

1.实际价格与标准成本的差额。

2.实际价格与过去移动平均价格的差额。

3.比较使用时的价格和采购时之价格的差额。

4.将当期采购价格与基期采购价格之比率与当期物价指数与基期物价指数之比率相

互比较。

(五)采购效率(活动)指标

下列各项指标可衡量在达成采购目标的过程中,各项活动的水准或效率。

1.采购金额

2.采购金额占销货收入的百分比

3.订购单的件数

4.采购人员的人数

5.采购部门的费用

6.新厂商开发个数

7.采购完成率

8.错误采购次数

9.订单处理的时间

由采购活动水准上升或下降,我们不难了解采购人员工作的压力与能力;这对于改善或调整采购部门之组织与人员,将有很大的参考价值。

兹就6、7、8项之"新厂商开发个数"、"采购完成率"及"

错误采购次数",说明如下:

●新厂商开发个数

为使供应来源充裕,对单一来源的商品,通常要求采购人员必须在期限内扩增供应商家数,此一绩效指标,亦可以单一来源商品,占所有A类商品的比率来衡量。

●采购完成率

此为衡量采购人员努力办案的绩效。

完成率指标=本月累计完成件数/本月累计请购件数

完成件数有两种计算标准,第一种标准是,由采购人员签发订购单即算,另一种标准则必须等供应商交货验收完成才算。

不过,采购人员若为提高完成率,使议价流于形式,则将得不偿失;

●错误采购次数

系指未依有关的请购或采购作业程序处理的案件。譬如错误的请购单位、没有预算的资本支出请购案、未经请购单位主管核准的案件、未经采购单位主管核准的订购单等。此等错误次数,应要求将至零。

五.绩效评估的标准

有了绩效评估的指标之后,必须考虑依据何种标准,作为与目前实际绩效比较的基础。一般常见的标准如下:

(一)已往绩效

选择酒店以往的绩效,作为评估目前绩效的基础,是相当正确、有效的做法。但酒店采购部门,无论组织、职掌或人员等,均应没有重大变动的情况下,才适合使用此项标准。

(二)预算或标注绩效

若过去的绩效难以取得或采购业务变化甚大,则可以预算或标准绩效作为衡量基础。标准绩效之设定,有下列三种原则:

1.固定的标准

标准一旦建立,则不再更动。

2.理想的标准

系指在完美的工作条件下,应有的绩效。

3.可达成的标准

在现况下,应该可以做到的水平。通常依据当前的绩效加以考量设定。

(三)同业平均绩效

若其它同业酒店在采购组织、职责及人员等方面,均与酒店相似,则可与其绩效比较,以辨别彼此在采购工作成效上的优势。若个别酒店之绩效资料不可得,则可以整个同业绩效的平均水准来比较。

(四)目标绩效

预算或标准绩效系代表在现况下,"应该"可以达成的工作绩效;而目标绩效则是在现况下,非经过一番特别的努力,否则无法完成的较高境界。目标绩效代表酒店管理当局,对工作人员追求最佳绩效的"期望值"。

六.绩效评估的人员与方式

(一)评估人员

1.采购部门主管

由于采购主管对管辖之采购人员最为熟悉,且所有工作任务之指派,或工作绩效之良窳,均在其直接督促之下,因此,由采购主管负责评估,可注意人员的个别表现,并兼收监督与训练的效果。

2.会计部门或财务部门

采购金额占酒店总支出的比例甚高,采购成本之撙节,对于酒店利润的贡献至巨;尤其在经济不景气时,对资金周转的的影响亦大。会计部门或财务部门不但掌握酒店产销成本数据,对资金的取得与付出亦做全盘管制,故对采购部门的工作绩效,可以参与评估。

3.门店或销售部门

若采购项目的品质及数量,对酒店的最终产出影响重大时,有时可由门店或销售部门人员评估采购部门的绩效。

4.供应商

有些酒店透过正式或非正式管道,向供应商探询其对于采购部门或人员的意见,以间接了解采购作业的绩效和采购人员的素质。

5.外界的专家或管理顾问

为避免酒店各部门之间的本位主义或门户之见,可以特别聘请外界的采购专家或管理顾问,针对全盘的采购制度、组织、人员及工作绩效,作客观的分析与建议。

(二)评估方式

采购人员工作绩效的评估方式,可分为定期方式及不定期方式。定期的评估系配合酒店年度人事考核制度进行,有时难免落入俗套。一般而言,以"人"的表现,如工作态度、学习能力、协调精神、忠诚程度等为考核内容,对采购人员的激励及工作绩效之提升,并无太大作用。若能以目标管理的方式,即从各种工作绩效指标当中,选择当年度重要性比较高的项目3~7个订为目标,年终按实际达成程度加以考核,则必能提升个人或部门的采购绩效;并且因为摒除了"人"的抽象因素,以"事"的具体成就为考核重点,也比较客观、公正。

至于不定期的绩效评估,系以专案方式进行。例如酒店要求某项特定产品的采购成本降低10%。当设定期限一到,即评估实际的成果是否高于或低于10%,并就此成果给予采购人员适当的奖惩。此种评估方式对采购人员的士气,有相当大的提升作用。此种不定期的绩效评估方式,特别使用于新产品开发计划、资本支出预算、成本降低专案等。

篇4：工程项目部采购控制细则

工程项目部采购控制细则

第1节概述

凡**准能公司洗煤厂新建产品仓皮带走廊等土建工程施工由我单位负责采购的物项必须按照本大纲进行管理控制。采购管理始于编制采购计划,包括签订采购合同和对已购物项的管理。

1基本要求

2必须制定相应的采购控制程序,保证采购控制不偏离质保大纲规定的原则和要求。

3物项采购合同中的要求包括下列内容:

(1)明确签订合同的法律条例、规定依据;

(2)质量要求、质量标准;

(3)验收标准、方法及提出异议期限;

(4)包装标准;

(5)运输方式及到达地点。

第2节对供方的评价

4对供方的评审应根据以下方面进行:

(1)以往类似采购活动中供方的质量表现资料和其他对供方质量边线的评价;

(2)现行的质保大纲和质量保证记录,后者必须有能力用来做客观评价的、书面的、定性或定量方面的资料作为依据;

(3)到供方的现场设施,对供方质保体系技术能力的第一手资料的调查和评价;

(4)利用抽查产品进行评价。

第3节责任

(1)物项的采购由物资设备管理员负责。

(2)施工技术员主要负责编制采购计划,参与合同洽谈。

(3)安全质量检查员负责对采购合同的质保审查以及质保沟通工作。

(4)项目部副经理负责签订采购合同,项目经理负责沟通工作。

篇5：工程物资采购工作细则

第一章?总则

一、目的

(一)为加强华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程设备(材料)的管理,规范本期工程建设各参建单位相关物资方面的管理职责、订货依据、订货程序、工作流程,做到有章可循,有法可依,特制定本细则。

(二)主要从物资采购、检验验收、出入库、现场管理等几个环节进行加强物资管理,保证设备材料质量及数量达到技术协议要求。确保设备(材料)的质量符合国家和行业规定的要求。

(三)加强备品备件、工器具、专用工具的管理,使之管理有序、规范。

二、适用范围

本标准适用于华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程建设期内所有设备、材料、备品备件、专用工具的采购、接收、搬运、验收、保管、保养入库、出库等的全过程控制。也适用于施工承包商采购的重要大宗材料采购管理。

三、编制依据

本管理办法主要依据《华电集团火电工程招标管理实施细则》、《华电国际电力股份有限公司工程招标管理办法》

四、释义

(一)建设单位是指:华电青岛发电有限公司。

(二)物资组是指:建设单位三期办物资组。

(三)重要大宗材料是指:施工承包商负责采购的钢材、水泥、保温材料、电缆电线、阻燃材料、阀门和门窗等材料。

(四)设备技术规范书是指:设备的使用条件、技术要求、设备参数、性能、试验、监造验收、供货范围和技术服务等内容的技术规范性文件。

(五)采购是指通过招投标,签订合同和技术协议,以约定购买所需物资的行为。

(六)设备材料检验验收管理指通过明确设备材料检验验收相关各方的职责,规范设备材料检验验收流程,采取必要的检验验收手段,保证工程使用的设备材料符合工程设计和规划的技术质量要求的管理过程。

(七)入库是指设备(材料)验收后依据协议、发票和验收单办理入库单的过程。

(八)出库是指仓库将设备材料发给领用单位的过程。

(九)物资现场管理指对设备(材料)出库后安装前的保管、保养的过程。

五、一般职责

(一)三期办技经组负责单项或总价在50万元以上的甲供物资(设备、材料)的招标采购组织工作,技术组、物资组等相关部门依据相应职能配合技经组做好甲供物资(设备、材料)招标采购工作。

(二)三期办物资组是基建工程阶段甲供物资(设备、材料)的管理部门,负责对物资公司监督检查管理工作,负责甲供物资(设备、材料)催交、催运工作,负责甲供物资(设备、材料)及零星采购需用计划的归类、汇总工作,并及时将汇总结果上报技术主任。对甲供物资(设备、材料)招标采购工作有参与权,对甲供物资(设备、材料)及零星采购的供应商有推荐权。

(三)物资公司:负责部分甲供物资、常规物资、备品、备件等的入库、出库及保管管理工作;参加物资开箱验收,负责自有仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。

(四)设计单位(含设计监理)依据相应职能配合做好甲供物资(设备、材料)招标工作。

(五)施工承包商:协助工程所需物资的选样、封样、报批工作;负责收集、平衡物资需用计划、申请计划,编制采购计划,报设备物资组组审定、备案;协助物资检验试验工作,按标准对进场物资进行验证,配合不合格物资处置;负责现场仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。施工承包商自行采购的材料应依据本办法(施工承包商采购合同)条款履行报审手续。

(六)监理单位:负责甲供物资、备品备件、专用工具的采购、接收、领用、搬运、验收、保管、保养、入库、出库、考核等全过程监督管理。会同建设单位共同管理电厂建设中的甲供材料;协助建设单位对供应商进行挑选审查,制定供应商名录;督促施工承包商编报甲供材料进场计划、采购计划,并进行审核;组织相关方对甲供材料验收、移交,监督甲供材的入库、保管、领用情况,使甲供材在可控范围内;按计划对进场物资进行验证,监督不合格物资清退;负责甲供材料、成品、半成品的加工和使用过程中的质量监督、验收把关和纠正、整改、考核工作。

监理单位依据相应职能参加设备招标(如果需要的话)、设备材料到货验收、设备缺陷认定、对施工承包商采购材料进行把关审核和评标,对施工承包商提出的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表》进行审核。

(七)三期办技术组:负责审查物资采购过程中的技术规范,签订技术协议,确保物资的规范、规格等参数符合要求。对供应商进行挑选审查,制定供应商名录;会同监理审核甲供材料进场计划、采购计划;参与甲供材的验收、入库、保管、领用工作。

(八)档案中心:协助监理单位收集、分发及归档相关单位送来设备资料(三证一书等)。

(九)生产专业:协助物资组、技术组、物资公司、施工、监理单位等做好物资开箱验收工作,以及部分备品备件、专用工具的领用、保管管理工作。

第二章?物资采购管理

一、大宗招标(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)

(一)按照《华电青岛发电有限公司招投标管理办法》进行招标,由技经组负责招标及签订合同。

(二)技术组负责审查技术规范书,参与招标及审核、签订技术协议书。

二、总价少于50万元甲供物资(设备、材料)的采购分工原则

(一)技术组负责单项货值50万元以下的设备和装置性材料的采购工作,并由技经组签订合同。

(二)施工承包商负责《甲供物资(设备、材料)采购分工表》(附录A)规定的由施工承包商采购的装置性材料的订货。如设备、材料出现分工界限不清、产生分歧时,应依据各标段建筑安装工程施工合同并结合附录A的分工原则,由监理单位负责界定。

(三)不随设备成套的阀门、管件:即系统管道上的阀门(进口除外)、管件、支吊架等,均属零星采购,由建设单位工程技术负责组织订货。

(四)凡是由建设单位提供资金的甲供物资(设备、材料),产权均属建设单位所有,未经建设单位批准,任何人不得运出施工现场。

(五)安装调试期间的备品配件和专用工具收货、保管及领用出库,由物资公司按《物资现场管理规定》相关条款执行。

三、采购计划和依据

(一)由建设单位和施工承包商根据各自采购范围,并根据工程总体安排和施工二级网络计划、设备制造/生产周期的长短以及进口/国产设备情况,确定各类设备订货的时间顺序,采用分阶段、分批次订货的方式进行,避免发生错订、重订、漏订现象,减少资金的积压。

(二)大宗招标根据订货条件和工程进度由技经组组织分批次招标采购。

(三)施工承包商采购材料依据各标段建筑安装工程施工合同结合设计单位正式出版的设备材料清册及施工图自行采购。

四、采购原则

(一)本工程物资的订货,必须把产品质量放在第一位,并满足设备的安全经济运行要求,杜绝劣质产品进入本工程。

(二)采购物资应满足国家现行法规的安全、健康、环保要求,不得采购超标或淘汰产品。对环保有特殊要求的产品,投标商还应提供该产品有效的生产许可证、试验报告和质量保证期等资质条件。

(三)大宗物资(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)采购应通过招标方式,本着公平、公正、公开和诚实守信的原则进行。

(四)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料),可以通过询价议标方式分批采购。

(五)招标设备原则上应尽可能一次招标。当一次招标不能满足设计单位对设备资料要求或现场安装进度要求时,可分批采购,在技术条件相同情况下尽可能按原单价续签合同。

(六)招、议标过程中,严格进行技术、经济、售后服务等方面的比较,做到货比三家,择优定厂。

五、采购程序

(一)建设单位采购程序

1、设计单位负责编制设备技术规范书并根据审核意见完成修改;设计监理单位负责检查评审意见的落实情况;技术组复核设计单位出版的设备技术规范书。

2、设备技术规范书的评审可采用会议评审或传真、电话、电子邮件方式进行。主设备、主要辅机设备以及建设单位认为有必要的设备需采用会议评审;其它设备采用传真、电话、电子邮件方式进行评审。会议评审由建设单位领导或技术负责人主持,设计单位、设计监理单位参加,并邀请部分专家参加。

3、技术组提出的采购依据(经审查后的技术规范书),根据工程进度提出甲供物资(设备、材料)采购分批招标计划,报建设单位主管领导审批。

4、对推荐入围的制造厂商做到公平、公正。由设计单位、技术组相关专业组负责收集整理供货商的现有质量管理体系、资源配置(机加工设备和技术工人)、设备性能、特点、销售业绩、销后服务和供货能力评价,一般需推荐3家或以上有业绩的供货商,由技术相关专业组负责汇总各方意见,并填写《推荐招标供货商审批单》《推荐甲供物资(设备、材料)招标明细表》(见表1、表2)提出初选方案后,报三期办相关主任审核,报建设单位相关领导审批。

5、按照《华电青岛发电有限公司三期招投标管理办法》开展招标工作。

6、凡属建设单位三期采购的甲供物资(设备、材料)(包括随设备供货的材料),如施工承包商发现漏订,需补订时,由技术组办理采购。如委托施工承包商采购时,在征得建设单位主管领导同意后,技术组办理委托申请(见表3、表4)后交由施工承包商采购。

(二)施工承包商采购程序

1、为保证施工承包商负责采购的重要大宗材料质量,必须由工程技术主任及各专业组和监理单位参与招标。

2、对于国产中、低压阀门、补偿器、设备油漆、阻燃材料与建筑配套的各类门、窗等重要的大宗材料的订货,由施工承包商按建设单位规定负责组织招标,填写《设备、材料采购申请会签单》和《设备、材料采购申请明细表》(见表5、表6),并向建设单位推荐3家或以上供货商,并填写《推荐供货厂家采购申请报审单》《推荐供货厂家采购明细表》(见表7、表8),经工程技术主任及各专业组、监理单位审定入围供货商后才能招标。必要时,由建设单位组织有关部门参与施工承包商招评标工作,并对中标单位予以确认。确定中标供货商后,由施工承包商负责签订合同并向建设单位技经组提供合同副本1份,以备查。

3、对于建筑水泥、钢材的订货,由施工承包商填写《主要工程材料/构(配)件供货商资质报审表》(见表9),报土建监理工程师审批后进行招标采购。建筑装修材料(如石材、油漆和涂料),应尽量采用环保型产品,其报审手续按2.2条款办理。

4、除上述指明的大宗材料外,其它由施工承包商采购的材料,如果按建设单位规定负责组织招标和监理单位认为有必要时,亦按2.2-2.3程序办理。

(三)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料)及零星设备采购程序

1、施工承包商根据现场施工进度的实际需要,填写《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》(见表10、表11),递交监理单位审核无异议并签字,监理单位审核后递交工程技术相关专业组。

2、工程技术相关专业组接到《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》后,依据相关的技术资料进行核对无异议后签字,并递交三期办相关主任审核后签字。

3、审核后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术相关专业组人员报送技经主任审批后签字。

4、审批后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术主任或相关专业组人员报送基建主管副总经理、总经理批准后签字。

5、批准后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术相关专业组人员递交物资组,并填写《交接表》(见表12),由物资组统计人员统计、归类、汇总(见表13),汇总后报送工程技术主任,由工程技术主任组织实施。

6、采购实施过程中,物资组在非紧急情况下应按"询价采购"和"零星设备采购"两种方式采购。

6.1询价采购:单项货值在10万元以上~50万元以下,,且未经过招标的设备。

6.2由物资组向三家或以上供货厂商发送《工程(设备、材料)询价表》(见表14),供货厂家最好是实地考察过的并依据承包商(供应商)的资质、资信程度按照ISO9001的标准进行审查。内容包括:营业执照、资质证书、安全资格证书、特种作业人员操作证书、税务登记证、生产许可证、代理证、授权书、质量认证书、企业简介、以往业绩等,并承担相应的审查责任,做到货比三家,择优定厂。

6.3供货商在接到《工程(设备、材料)询价表》三日内,将该表填报后及时反馈(传真的方式)。

6.4物资组根据各供货商发送的《工程(设备、材料)询价表》进行统计、汇总后,由物资组递交工程技术主任,并填报《推荐询价采购审批单》《推荐询价采购明细表》(见表15、表16),审批后确定供应商,由技经组签订供货合同。

6.5零星设备采购单项货值在10万元以下,由工程技术相关专业组专工填报《零星设备采购申请审批单》《零星设备采购明细表》(见表17、表18),批准后按询价方式采购。

6.6工程急需的零星设备,可采用"一事一办,急事特办"的原则,优先办理会签审批手续,由工程技术相关专业组专工填写《工程急需零星设备采购审批单》《工程急需零星设备采购明细表》(见表19、表20)单项货值在10万元以下的,由建设单位主管基建副总经理批准。单项货值在10万元以上的,由建设单位总经理批准。由技经组签订合同。但供应商应尽量在已询价的供应商范围内选择(除质量相近、价格低外),直接询价采购。

7、供货合同签订后,由物资组负责催交、催运工作。

8、到货接卸和开箱验收工作,由物资组组织并依据《设备开箱验收管理办法》执行。

9、开箱验收合格的甲供物资(设备、材料),物资公司保管员负责办理入库手续,直接抵达施工现场的甲供物资(设备、材料)由施工承包商负责接卸,开箱验收工作按3.8条款执行,此时开箱验收合格的甲供物资(设备、材料)均视为出库,物资公司保管员负责办理出库手续。

10、开箱验收不合格的甲供物资(设备、材料),由物资组依据所签订的采购合同条款负责办理。

11、备品备件、专用工具由建设单位物资公司直接入库。

12、货款结算工作,由物资组依据《华电青岛发电有限公司物资结算管理办法流程》办理货款结算手续。

13、技经组签订的文本采购合同依据《华电青岛发电有限公司合同管理办法》,由技经组负责保管,以待备查。

第三章附则

一、本办法自颁布实施之后,如与国家、本省、集团公司新的法律、法规、规章和规范文件有抵触,按新规定执行。

二、本办法由华电青岛发电有限公司三期办负责解释。