金属制品公司文件控制程序

篇2：公司管理手册文件控制程序

公司管理手册:文件控制程序

1.目的

对与管理体系有关的文件进行控制,确保有关作业场所使用的文件为有效版本。

2.范围

适用于与管理体系有关文件的控制。

3.职责

3.1办公室是文件的归口管理部门,负责文件的发放、更改、控制和管理工作。

3.2管理者代表负责组织管理手册的编制和审核,总经理负责批准发布。

3.3各职能部门负责相关文件的编制和审核,由管理者代表或总经理批准。

3.4办公室负责与管理体系有关的外来文件的收集、整理和归档工作。

4.管理程序

4.文件分类及保管

4.1文件的分类见下表(略)

4.2.3各部门代号如下:营销部:Y*技检部:JJ

物资部:WZ生产部:SC办公室:BG

4.3文件的编写与审批

4.3.1办公室负责组织管理手册的编写,管理者代表负责审核,总经理负责批准。

4.3.2各部门工作手册,包括工艺文件,采购文件,检验和试验规范,工序操作规范,设备维护和操作规范,岗位职责,培训计划等,由部门负责人组织编写,管理者代表或总经理审批。

4.4文件的受控与发放

4.4.1文件分为"受控"和"非受控"两大类,皆由办公室(以下称文件管理部门)统一归口管理。

a)管理体系文件皆为"受控"文件,在企业内部由文件管理部门按规定发放,文件的持有者,应确保仅在企业内部使用。对"受控"文件,应编写分发号,加盖"受控"印章,登记发放,便于追溯。

b)经总经理批准,有关管理体系文件可作为"非受控"文件,提供给招标单位,咨询单位以及其它公共关系等对外交流的单位和个人。"非受控"文件,登记发放即可。

4.4.2文件领用人应填写《文件领用登记表》后领用。

4.4.3文件管理部门应确保使用文件的各场所及时得到相关文件的有效版本。

4.4.4当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应到文件管理部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的颁发号仍沿用原文件颁发号。

4.4.5当文件使用人将文件丢失,应办理申请领用手续,但必须在领用申请中作出说明(必要时应做出检讨),补发文件时,应给予新的分发号,并注明丢失的分发号作废。

4.5文件的更改

4.5.1文件需更改时,应由文件管理部门负责管理,由文件更改提出人或更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》;说明更改的原因和内容,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证据。

4.5.2文件更改应经原审批部门审批,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

4.5.3文件更改批准后,应注明更改标识和更改生效时间,并按《文件领用登记表》中的名单,及时发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的换版和作废

4.6.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版,原版次文件作废,换发新版本;

4.6.2作废文件由文件管理部门依据《文件领用登记表》及时从该文件持有者或使用场所撤出,加盖"作废"印章,防止作废文件的非预期使用;

4.6.3为某种原因需要保留的任何已作废的文件,应由文件管理部门加盖"作废保留"印章,统一由文件管理部门管理,供查阅;

4.6.4对应销毁的作废文件,如换版后的旧的作废文件、已损坏的作废的旧文件、超过保存期的文件等,由文件管理部门填写《文件(记录)销毁申请单》,经管理者代表批准后监销。

4.7文件的管理

4.7.1文件管理部门应编制全公司的《受控文件清单》。

4.7.2文件应分类存放在干燥通风和安全的地方,由文件管理部门监督实施。

4.7.3任何人不得在受控文件上乱涂乱改,确保文件的清晰易于识别和检索。

4.7.4需临时借阅的文件,借阅者应填写《文件借阅登记表》,由文件管理员(兼职)负责收回;原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。

4.7.5文件管理部门负责组织,在每年管理体系内审前,全面评审在用文件的有效性、适宜性和充分性,同时检查各部门在用文件是否受控。

4.8外来文件的控制

4.8.1办公室负责收集有关产品的国家标准,行业标准的最新版本,加盖受控印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回,加盖"作废保留"印章。

4.8.2办公室负责收集合同法、劳动法、产品质量法、相关环保法规等与管理体系有关的政策、法规文件的最新版本,加盖受控印章,以备查阅。

4.8.3各部门直接引用的各类外来文件,应识别其适用性和有效性,经该部门主管审核后方可使用,属受控文件。

4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

4.10环境管理法律法规的控制执行《法律法规及其他要求控制程序》。

5.相关文件

5.1《记录控制程序》

5.2《法律法规及其他要求控制程序》

6.记录

6.1《文件领用登记表》

6.2《文件更改申请单》

6.3《受控文件清单》

6.4《文件借阅登记表》

6.5《文件(记录)销毁申请单

北京***公司

篇3：A工厂管理文件资料控制程序

工厂管理文件和资料控制程序

1.目的

规定了质量体系管理文件在运行过程中的控制要求,以确保质量体系运行的各场合都能得到和使用相应文件的有效版本。

2.适用范围

适用于本厂质量体系运行中的管理文件和资料的控制活动。

3.定义

文件和资料的管理:指与质量体系有关文件的形成直到归档、更改、保管的全过程管理。

4.职责

4.1质保部质管室负责质量体系管理文件的控制和管理。

4.2各职能部门负责相关的管理性文件的编写,并负责各自专用文件及资料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分类

5.1.1工厂的质量体系文件分为四个层次:

a.第一层次为《质量手册》;

b.第二层次为《程序文件》;

c.第三层次为《技术类文件》、《作业指导书》等;

d.第四层次为《质量记录》。

5.1.2文件和资料分为内、外部文件和资料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的编制

5.2.1《质量手册》在管理者代表领导下由质保部负责编制。

5.2.2《程序文件》由各职能部门主管负责编制。

5.2.3《技术类文件》、《作业指导书》等由技术开发部或有关部门负责编制。

5.2.4《质量记录》的第一版表式随《程序文件》一起编制。

5.2.5其它管理文件由相关职能部门负责编制。

5.2.6《质量手册》、《程序文件》、《技术类文件》、《作业指导书》、《质量记录》的编制格式和标识按照《质量体系文件编写导则》要求执行。

5.3文件的审批权限

5.3.1文件和资料在发布前由授权人员审批其适用性。

a.《质量手册》由管理者代表审核、厂长批准;

b.《程序文件》由有关职能部门主管领导审核、管理者代表批准;

c.《技术类文件》、《作业指导书》等由有关职能部门主管领导审定;

d.其它管理文件,属部门级工作文件由各部门主管审核,部门领导批准,属工厂级文件由部门领导审核、厂长批准。

5.3.2批准后的文件由质保部发布。

5.4文件的发放和使用

5.4.1文件管理部门负责文件的标识,文件受控目录由文件管理部门提出,管理者代表批准,受控文件加盖"受控文件"印章,并注分发号。

5.4.2文件的发放

a.《质量手册》按审批的范围发放;

b.《程序文件》按审批的范围发放;

c.其他文件的发放,按编制部门建议的范围经批准发放。

d.文件的发放由文件管理人员填写《文件发放领用登记表》,按批准发放范围发放文件。

5.4.3文件领用人在《文件发放领用登记表》上签名。领取具有唯一分发号和加盖"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工厂内不得使用擅自复印的文件,一经发现由文件管理人员收回销毁。

5.4.5当文件严重破损影响使用时,文件使用人填写《文件领用申请表》到文件管理部门办理更新手续,文件管理员负责将破损文件销毁,并做好记录。

5.4.6当文件使用人将文件丢失,必须重新办理文件领出手续,但必须在领用中

做出说明(必要时作出检讨),文件管理员在补发文件时,注明丢失文件作废,必要时文件管理员通知有关使用部门,防止误用。

5.4.7对使用的文件不得随意涂改或抽取某页另外保存,如对文件理解不清时,由该文件的编制部门负责解释。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改时,应由文件更改提出人或提出部门负责填写《文件更改申请单》,说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证明材料。

5.5.2文件更改的审核、批准应由原审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

5.5.3文件更改申请批准后,由文件管理员根据批准的《文件更改申请单》意见实施更改,并按《文件发放领用登记表》的名单发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保各部门所使用的文件均为有效版本。

5.6文件的换版与作废

5.6.1文件更改一般以换页形式进行,但必须在更改状态栏中注明更改序号;文件需进行大幅度的修改,应进行换版,原版本文件作废,换发新版本。

5.6.2作废的文件由文件管理员按《文件发放领用登记表》收回并记录,作废文件加盖"作废"印章。需销毁的作废文件,由文件管理员填写《文件销毁申请表》,文件管理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,申请人填写《文件留用申请单》,经文件管理部门负责人批准后,由文件管理员加盖"作废留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件经编制审核批准后,由文件管理员列入《质量体系文件清单》并填写《归档文件资料目录台帐》,存档保管,存入软盘的文件也由文件管理员例行归档登记、标识。为防止文件的丢失,所有存入软盘的文件均应有备份,每月检查一次。

5.7.2需临时借阅文件的人员,经文件管理部门负责人批准可借阅文件,借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还者由文件管理员追回验收,原版文件一律不准外借,以防止丢失或缺损。

5.7.3文件编制部门的负责人每年进行一次适宜性审核(外来文件的审核,由技术开发部负责)。文件管理员应每半年全面检查各类在用文件的有效性,对于各使用者手中的文件,发现问题及时处理。

5.8文件的保存

文件的保存按规定的地点和方式有序存放,以便存取,质量文件的保存应严格管理,存放地点应具有防水、防火、防盗设施,以确保文件的完整性。

6.相关文件和记录

QR/SH05.01-01《质量体系文件清单》

QR/SH05.01-02《文件更改申请单》

QR/SH05.01-03《归档文件/资料目录台帐》

QR/SH05.01-04《文件发放领用登记表》

QR/SH05.01-05《文件销毁申请单》

QR/SH05.01-06《文件留用申请单》

QR/SH05.01-07《文件领用申请表》

篇4：A工厂技术文件和资料控制程序

工厂技术文件和资料控制程序

1.目的:

本程序规定了技术文件和资料的标识、编制、审批、发放、回收、处置、更改、归档和保存等控制要求,确保各个场所使用有效版本的技术文件和资料,并能及时从所有现场撤回失效和作废的文件,以防止误用。

2.适用范围:

适用工厂技术文件和资料的控制活动。

3.定义:

3.1标识:是对工厂和顾客特定的主要资料的清楚分类。

3.2保管:包括更改服务和存档,而且要确保能查到所需的文件。

3.3审批:包括工厂的和顾客规范之间的比较和转换,以及对文件形式和内容的检查,且经授权部门/人员的认可。

4.职责:

4.1技术开发部负责技术文件和资料的分类标识、编制、审核、批准、分发、回收、处置、更改、归档、保管及外来文件、图样的评审、转换等管理工作。

4.2其它各部门负责各自使用的技术文件的编制、审批及保管,有些主要资料(如设备使用说明书)可直接交厂部档案室进行归档。

5.工作程序:

5.1技术文件和资料的分类与受控范围。

5.1.1技术文件按其内容分为产品图样和产品质量控制文件两大类。

a.产品图样包括:产品设计图、工艺规程、工装图等。

b.产品质量控制文件包括:控制计划、PFMEA、检验规程、作业指导书。

5.1.2资料按其内容分为:标准资料、材料标准、外来设计图样和使用CAD时的数据资料。

5.1.3本厂的技术性文件和资料均应列入《技术资料登记帐》予以受控。

5.1.4纳入技术性文件和资料登记帐的下发文件和资料均应盖有受控印章的控制状态标识。

5.2技术文件的编制:

5.2.1技术开发部根据工厂实际需要,由其部长下达编制技术文件的任务。

5.2.2技术文件编制人员应按有关标准或顾客要求编制相应的工艺技术文件。

5.2.3形成的工艺技术文件应与有关标准或图样保持协调统一,正确完整。

5.2.4当顾客提供的图样、规范中标出的特殊特性符号时,编制人员在转换过程中,应按顾客指定的特殊特性符号标注在相应的技术文件上。

5.3技术文件的审批、归档:

5.3.1技术开发部编制的技术文件由部长审批,其它部门的技术文件由所在部门部长审批。

5.3.2经批准的技术文件交资料室立卷归档,并纳入技术文件资料登记帐受控。

5.4技术文件的发放、回收、处置。

5.4.1技术开发部资料员按发放批准范围,复制相应份数,盖上受控印章,下发相关部门。

5.4.2技术文件发放要做好登记,并由领用人签字。

5.4.3外发技术文件和资料,需经技术开发部部长批准方可发放,并需盖外协章。

5.4.4技术文件破损需换发时,需将破损技术文件交回资料室、以旧换新。

5.4.5当技术文件丢失后,应打丢失报告说明原因、并经所在部门领导签字、技术开发部部长批准、方可重新领用技术文件。

5.4.6在发放新技术文件的同时,资料员应及时收回同类失效或作废文件并做好回收登记。

5.4.7对回收的失效或作废技术文件应加盖作废印章,对作废留用技术文件应隔离保管、严控下传,对需要销毁的技术文件由资料员定期申请并由授权人批准方可实施销毁。

5.5技术文件的更改

5.5.1技术文件的更改必须由更改提出人填写更改申请单,并经技术开发部部长审批、方能生效。

5.5.2其他部门的技术文件更改由所在部门部长审批。

5.5.3技术文件的更改采用局部更改或换页两种形式:

a)局部更改可采用在原处更改并签署更改人姓名及日期,适合于更改文字较少的情况。

b)当更改处或更改文字较多,不换页可能影响使用的应予换页。

5.5.4经更改申请生效的技术文件,更改员应及时实施更改,并作好更改记录。

5.6外来文件的控制

5.6.1对顾客提供的所有工程标准、规范、资料及其变更通知,计划供应部须在接到之日的二个工作日内交付技术开发部。

5.6.2技术开发部对收到的外来文件或资料均需登记编号纳入受控清单,必须在三个工作日内组织评审。必须对其适用性进行验证后,方可投入使用或转换。对系统中受到变更影响的文件应进行更新,及时传递到作业现场,以备使用。

5.6.3经评审验证后的外来技术文件由资料员立卷归档。

5.7保存期限和保存要求

5.7.1对所有受控的技术文件在失效后需盖作废章,并隔离存放一年后再定期销毁。

5.7.2涉及到产品安全性文件保存15年。

5.7.3以上期限如与法规、顾客要求不同时,按法规、顾客要求实施。

5.7.4各类受控文件在资料室存放时,需有防火、防水的措施,为保证方便可以将资料输入软盘或光盘保存,特别重要的文件须复制双份并分开存放,以防止意外导致文件遗失或损坏。

5.7.5试制产品的技术文件应注有特定的标识,限期使用。

5.7.6对经批准发布的下发技术文件,技术开发部部长应适时组织相关人员对其可行性进行必要的验证,以确保技术文件使用的有效性。

6.相关文件和记录

QR/SH05.02-01《技术资料登记帐》

QR/SH05.02-02《外来文件登记表》

QR/SH05.02-03《工艺规程更改单》

QR/SH05.02-04《资料登记帐》

篇5：QMS质量手册文件控制程序

QMS质量手册:文件控制程序

1目的和范围

对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制,确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。

本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。

2职责

2.1总经理负责批准发布质量手册(含程序文件);

2.2管理者代表负责批准其它与质量管理体系有关的文件(本手册已规定的除外);

2.3综合部负责体系文件的归口管理;

2.4综合部负责公司对现有体系文件的定期评审;

2.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分类

3.1.1按文件性质分类

a)质量手册(含程序文件、形成文件的质量方针和质量目标的声明);

b)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业指导书、操作规程、图样、技术文件等);

c)标准要求的记录;

e)外来文件(包括法律法规、标准和顾客提供的图样等)。

3.1.2按文件载体分类:

a)纸张性文件;

b)非纸张性文件;

3.2文件的编号:见《文件和资料编号规则》.

3.2.6技术图样和文件的编号按机构标准及设计文件完整性标准执行。

3.2.7外来文件编号按各自原来的编号。

3.3文件的编写和审批

3.3.1质量手册(含程序文件)由综合部组织编写,经管理者代表审核,总经理批准。

3.3.2部门质量文件由相关部门编写,部门经理审核,管理者代表批准。

3.3.3确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

3.4文件的发放

3.4.1文件管理部门根据对体系有效运行的需要填制《文件配备表》,经主管领导审批后填写《文件发放、回收记录》,发放文件。

3.4.2文件发放时办理登记手续,签字领用。

3.4.3文件在小范围内使用或临时使用,可传阅文件,要求阅读者在文件上签字确认,不用再发放。

3.4.4公司范围内发放的文件为"受控"文件,在封面加盖"受控"印章,注明分发号。向顾客提供的文件为"非受控"文件,不盖印章。

3.4.5当使用的文件严重破损并影响使用时,应到发放部门办理更换手续,仍沿用原文件分发号,破损文件收回。

3.4.6若文件丢失,应向发放部门说明丢失原因,申请补发。补发的文件应给予新的分发号,并注明原文件分发号作废。

3.4.7提供的认证机构和供方的文件,按内部受控文件处理。

3.5文件的评审

每年底由综合部组织使用部门对现有体系文件的适用性、协调性进行评审,必要时进行修订。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》,应有更改理由与相应的证据;

3.6.2文件更改若指定其他人员审批时,该人员应获得审批所需依据的有关材料;

3.6.3文件更改经批准后,由文件编写部门组织更改。文件更改时注明更改标记和更改生效时间,更改文件发放时,应按《文件发放、回收记录》的名单发放修改后的文件,同时收回作废的文件。对不换页或不换版的更改还应发放《文件更改申请单》告知文件使用人。

3.7文件的换版与作废

4.7.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应换版,原版次文件作废,换发新版本,更换后的版本号以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作废的文件由申请作废部门填写《文件销毁申请》,按要求审核、批准后的文件按《文件发放、回收记录》收回并记录,作废文件加盖"作废"印章,由文件发放部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,经文件批准人批准后由文件管理员加盖"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件经编制审核批准后,由各部门列入《受控文件清单》,并按《文件配备表》明确分发的部门或人员。综合部负责分发并控制其版本。

3.8.2质量管理体系文件原稿由综合部统一保存。各部门负责保存相关的带有受控标识的文件,文件应有序、分类的加以保存以便于识别、存取和查阅。

3.8.3任何人不得在受控文件上随意划改,不准私自外借,确保文件的清晰、整洁和完好。

3.8.4需临时借阅或复制文件的人员,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人按规定权限审批后向文件管理部门借阅、复制文件,借阅者应在指定日期归还文件,原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。复制的受控文件必须由文件管理人登记编号,并加盖"受控"标识。

3.9外部文件的控制

直接执行的各类外部文件,由文件归口批准人员批准后列入《受控文件清单》。

4.相关文件

4.1《记录控制程序》4.2.4

5.标准表格

5.1《文件配备表》

5.2《文件领用、回收记录》

6.3《文件更改申请》

6.4《文件销毁申请表》

6.5《受控文件清单》

6.6《文件借阅、复制登记表》