违章违纪管理办法

篇2：员工辞职管理办法

1.总则

为保证公司人员相对稳定、维护正常人才流动秩序,特制定本办法。

2.辞职程序

(1)员工应于辞职前至少1个月向其主管及总经理提出辞职请求。

(2)员工主管与辞职员工积极沟通,对绩效良好的员工努力挽留,探讨改善其工作环境、条件和待遇的可能性。

(3)辞职员工填写辞职申请表,经各级领导签署意见审批。

(4)员工辞职申请获准,则办理离职移交手续。公司应安排其他人员接替其工作和职责。

(5)在所以必须的离职手续办妥后,到财务部领取工资。

(6)公司可出具辞职人员在公司的工作履历和绩效证明。

3.离职谈话

(1)员工辞职时,该部门经理与辞职人进行谈话;如有必要,可请其他人员协助。谈话完成下列内容:

①审查其劳动合同。

②审查文件、资料的所有权。

③审查其了解公司秘密的程度。

④审查其掌握工作、进度和角色。

⑤阐明公司和员工的权利和义务。

记录离职谈话清单,经员工和谈话记录共同签字,并分存公司和员工档案。

(2)员工辞职时,人力资源部经理应与辞职人进行谈话,交接工作包括:

①收回员工工作证、识别证、钥匙、名片等。

②审查员工的福利状况。

③回答员工可能有的问题。

④征求对公司的评价和建议。

记录离职谈话清单,经员工和谈话记录共同签字,并分存公司和员工档案。

(3)辞职员工因故不能亲临公司会谈,因通过电话会谈。

4.辞职手续

(1)辞职员工应移交的工作及物品。

①公司的文件资料、电脑磁片。

②公司的项目资料。

③公司价值在50元以上的办公用品。

④公司工作证、名片、识别证、钥匙。

⑤公司分配使用的车辆、住房。

⑥其他属于公司的财物。

(2)清算财物部门的领借款手续。

(3)转调人事关系、档案、党团关系、保险关系。

(4)辞职人员若到竞争对手公司就职,应迅速要求其交出使用、掌握的公司专有资料。

(5)辞职人员不能亲自办理离职手续时,应寄回有关公司物品,或请人代理交接工作。

5.工资福利结算

(1)辞职人员领取工资,享受福利待遇的截止日为正式离职日期。

(2)辞职一个结算款项。

①结算工资。

②应得到但尚未使用的年休假时间。

③应付未付的奖金、佣金。

④公司拖欠一个的其他款项。

须扣除以下项目:

①一个拖欠未付的公司借款、罚金。

②员工对公司未交接手续的赔偿金、抵押金。

③原承诺培训服务期未满的补偿费用。

如应扣除费用大于支付给员工的费用,则应在收回全部费用后才予办理手续。

篇3：会议管理办法范本

第一章?总则

第1条为规范公司会议管理,提高会议质量和效率,制定本办法。

第2条本办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第3条主要职责。

1.集团领导:负责重要会议计划方案及会议纪要的审批。

2.集团行政管理中心:负责会议计划方案的策划、落实以及会议的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。

3.集团各中心:负责相关会议组织、召开、参与、准备及会议决定的落实等。

第二章?会议类型

第4条固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专题会议等。

会议名称召集部门会议周期参会人员议题和活动

股东大会董事会年度

每年4月股东、董事会成员、监事会成员;集团中高层以上管理人员和各分公司经理审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告

公司年会企业管理

中心年度

春节前半个月左右分公司主要管理人员,获奖人员,部分项目经理,总部全员年度工作报告、年度表彰、年终聚餐

经营工作会议经营管理

中心半年度

过年后和6月底各分公司经理、经营负责人、部分项目经理;集团总部各部门负责人经营工作总结及座谈

财务工作会议财务管理

中心半年度

过年后和6月底集团财务部门全员

各分公司财务负责人财务工作总结及座谈

质安工作会议工程管理

中心半年度

过年后和6月底集团工程部门全员

各分公司负责人工程质量、安全、创优的总结与座谈

公司例会企业管理

中心每周

周一召开公司高管

各部门负责人上周重大问题及部门计划执行情况等

第5条非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管部门与合作单位的会议,部门研讨会、培训会议等。

第6条会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议等。年度、半年度的固定大型会议,需要现场参与;其他会议可根据情况灵活选择相应的会议形式,但应保证一定的现场会议次数。

第三章?会议计划

第7条制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议,行政管理中心做不同的计划方案。

1.固定会议计划:行政管理中心可在每年年末制定第二年的会议计划(不含每周例会),填写《会议计划表》,并上报集团领导审批,在第二年年初公布计划。

2.非固定会议计划:各会议组织部门需在每月25号前向行政管理中心呈报会议需求,填写《会议需求表》,行政管理中心收到会议需求后,进行统一规划,制定月度会议计划,填写《会议计划表》,并将方案上报集团领导,经协调确认审批后,行政管理中心负责在每月30号公布下月会议计划安排。

3.每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开,特殊情况需变动的,应于上周周四发出下周例会变动计划的通知。

第8条组织实施。行政管理中心负责协助其他部门组织会议,其他部门负责具体的会议计划实施,组织协调人员,主持召开会议。

第9条计划控制。行政管理中心负责督促其他各部门执行会议计划,当出现临时突发状况,行政管理中心负责及时调整计划,合理安排,保证会议的顺利召开。

第四章?会议准备

第10条公布会议通知。会议通知由责任部门提前3天拟定(大型会议需提前7天),责任部门按《会议通知》模板(附件3)填写好内容,通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会议议程等,经部门负责人确认后发给行政管理中心,行政管理中心审核后进行公布。

第11条会场安排。行政管理中心协助会议责任部门按照会议要求,负责会场准备,按照《会议准备确认表》准备好各类物品,责任部门负责人和行政管理中心负责人进行确认。对于电话会议和视频会议,应事先请公司系统管理员调试,确保设备正常运转。

第12条会议室使用。会议室的使用由行政管理中心统一安排,行政管理中心负责安排清洁人员打扫会议室,保持会议室的干净、整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理中心,行政信心中心进行登记,并准备相关物品,安排会后打扫。

第13条参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在会议通知发出以后在开会之前,必须安排专人负责会议场地、参会人员的确认工作。

第14条参会人员预备工作。

1.参会人员需按会议通知要求准备会议材料。材料内容包括上次会议决议的实施情况、上一阶段主要工作、下一步工作计划、拟提交讨论的议案等。

2.参会人员如有重要材料容汇报,应提前至少一天发送给其他参会人员。

3.不允许提出对于本次会议未准备讨论的议题或本部门内部协调即可解决的问题。

第五章?会议召开

第15条会场纪律。

1.准时出席,不迟到、早退、缺席;

2.会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置,确需接听时,应到会议室外,切勿影响会议的正常进行。

3.会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡;

4.与会人员不准做与会议无关的杂事,不得在会场上随意走动。

5.不泄露会议机密,妥善保管会议材料,不得向无关人员泄露会议内容。

第16条签到。与会人员在《会议签到表》上签到,会议记录人员或会议组织部门指定专人对签到进行确认。

第17条会议议程原则。会议组织者要明确会议议程原则,并向会议主持人和记录人等转达议程原则,以确保会议的有效进行。

1.会议主持。会议由主持人负责引导会议进程,完成会议的各项议程。

2.会议记录。组织者指定专人做会议记录,会议记录可采用录音、笔录、摄影等方式,以确保记录准确。重要会议应安排拍照,供公司新闻稿用。

3.时间控制。主持人按照会议议程控制会议时间,会议记录人员对主持人做出提醒,经主持人提议可以适当延长会议时间。

4.主题明确。会议围绕会议主题进行发言、讨论,主持人要确保主题明确,对跑题、偏题的发言要及时指出,会议记录人员对主持人做出提醒。

5.形成决议。会议最后要形成决议或结果,由主持人确认。

6.会议结题。主持人在会议最后做出总结,宣布会议决议或结果。

第六章?会后落实

第18条会议材料的整理与存档。

1.会议材料搜集、汇总。在会后1天内,会议发言人应将本人会议上所用书面材料的电子稿提交会议记录员和行政管理中心。

2.会议纪要整理、发布。在会后2天内,会议记录员整理好会议纪要,提交给部门领导或集团领导审阅后,再交给行政管理中心,由行政管理中心负责发送给相关部门。

3.存档、备案。行政管理中心档案管理人员,对会议材料和会议纪要进行归类存档,作为公司的知识资源。

第19条决议落实。会议上形成的决议由相关主管部门负责督办、落实,决议的完成情况由监督审计中心负责监督、检查,并计入部门考核。

第20条会议统计。行政管理中心每月3号之前汇总上月会议情况形成《每月会议完成报表》,内容包括会议计划与执行、会议考勤、纪律、会议决议等;及时收*议决议的执行进度,并适时公布。

第七章?会议总结

第21条会议管理总结。行政管理中心每个月对会议管理的实际情况做出总结,包括执行情况、问题、建议等,并根据会议管理经验,不断完善会议管理办法和流程。

第22条会议运行总结。各部门应对会议的有效性进行总结,提出意见和建议,组织专题会议研讨会议召开的频次与方式、会后实施与监督办法,不断改进会议效率、质量。

第23条会议中,各部门应对上一个周期会议上提出各项问题的解决情况进行反馈,有结果的反馈结果,没有结果的则反馈具体解决到哪一步,预计还有多少时间能完成,明确时间和主要推进步骤。

第八章?附则

第24条本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。

第25条本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。

第26条附件:(1)会议计划表;(2)会议需求表;(3)会议通知;(4)会场准备确认表;(5)会议签到表;(6)每月会议完成报表。

篇4：文件管理办法范本

第一章?总则

第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化,确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题,便于文件的检索、存档,特制订本办法。

第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。

第4条主要职责。

1.集团领导:负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2.集团企业管理中心:负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施,包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制;监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。

3.集团行政管理中心:负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。

4.集团各中心:负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件,并对文件的执行进行进行监督,收集反馈信息,不断完善文件管理。

5.集团监督审计中心:负责策划文件管理的监督体系,并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6.区域公司:负责执行集团下发的各项文件;收集所在地的相关法规与其他要求;建立健全本区域内部文件管理体系,并及时整理并反馈给集团企业管理中心。

第二章?文件的类别

第5条文件的分类方式很多,为便于管理,本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别,例如所有重要文件最终都归并为档案。

第6条公文。

1.定义:公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2.分类:公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。

3.公文管理:包括公文的收发、传阅、督办和归档等,详见《公文管理办法》。

第7条档案。

1.定义:档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。

2.分类:档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。

3.档案管理:包括档案的收集、整理、归档和保管等,详见《档案管理办法》。

第8条体系文件。

1.定义:管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系,俗称三大体系,是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。

2.分类:体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。

3.体系文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等,具体管理办法及文件内容,详见公司“三合一”管理体系。

第9条制度文件。

1.定义:指为了维护正常的工作秩序,保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件,是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。

2.分类:本办法将制度文件分为指令文件(规划、策划等)、管理文件(综合型管理办法)、流程文件(各类流程及其规范)、作业文件(说明书、工作操作手册等)和表图文件(各类统计图表、分析图表)。

3.制度文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等。

第三章?文件的管理

第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门,负责建立健全文件管理制度,加强集团文件的统一协调与管理,保证集团文件管理工作高效运转。

第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。

第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件,只有盖有受控章的文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致的执行非受控文件,造成的问题由执行人负责。

第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单,以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。

第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件,任何人不得外泄。

第15条工程类文件由工程管理中心(区域公司工程部)控制。

第16条集团企业技术中心负责及时核查(每半年一次)法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本,并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查,并将变更情况通知集团及所属项目部。

第17条企业管理中心负责及时评审(每年不少于一次)集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性,并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。

第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时,由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审,以确定是否需要更新,文件若发生修改,则须经再次批准。

第四章?文件的编制与审批

第19条文件格式要求。

1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。

2.文件的内容包括:目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

3.文件应字迹清楚,标示明确。

第20条管理手册由管理者代表组织编写,交企业管理中心复核,由行政副总审核,集团总裁批准。

第21条体系文件由有关职能部门编写,部门负责人审核,交企业管理中心复核,行政副总批准。

第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。

第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写,交企业管理中心复核,集团总裁批准。

第24条制度文件由各职能部门编写,部门负责人审核,相关部门会签,集团领导批准。

第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。

第五章?文件的编号

第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号,编号包括文种类别、顺序号和年份等信息,具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。

第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号,具体编号规则参见《档案管理办法》。

第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等,具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。

第29条制度文件的编号。

1.编号规则:

WYJS-□□□□-*□□-□□□□

部门代号?顺序号?发布年号

2.部门代号:以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“*ZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。

3.文种代号:*表示文种代号,其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作业文件”、E代表“表图文件”。

4.顺序号:以两位或三位阿拉伯数字表示,如01,02等,可按逻辑顺序排布,也可按时间顺序排布。

5.发布年号:以公元纪年的四位阿拉伯数字表示,如2011,视情况可省略。

第六章?文件的发放与签收

第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围,根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放,其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单,经管理者代表批准后分发,同时做好文件发放记录。

第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制,集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围,行政管理中心执行发放,或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位,由有关部门和单位自行购买收集。

第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集,由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位,由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集,报企业技术中心备案。

第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单,由区域公司技术部负责管理。

第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废,应在新文件发放后立即废止,且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。

第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》(见附件1)和《文件回收登记表》(见附件2),交相关收文人签收。

第七章?文件的保存

第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存,以电子版形式保存应有备份。

第37条文件的原件由行政管理中心负责保存,副本由各部门负责保存。

第38条文件要分类保存,便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。

第39条当文件被毁坏、污染、脱色时,应重新领取新文件,同时交还原文件。文件丢失时,向文件发放部门重新申请领取新文件。

第八章?文件的更改

第40条文件需要更改时,应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》(见附件3),说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。

第41条文件更改的审批,应由原审批部门审批,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。

第42条文件更改批准后,由文件归口部门实施更改。

第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门,根据文件的有效性及时通知文件使用部门。

第44条文件的更改/修订方式。

1.划改:当更改内容不多时,由更改部门下达更改通知单,写明更改内容,由文件使用部门(人)在相应位置上划改。

2.换页:当修改内容较多时,由文件发放部门对相应页重新打印后,与所有在用文件的相应页进行撤换,收回旧页。

3.换版:当文件需多处更改时,并经多次更改,影响使用时,由发放部门重印新版,进行更换。

4.文件更改次数以换页为准,局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版,程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时,所有程序文件应随之换版。

第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等,应在文件标头栏,按ISO9000标准标明文件的版本/修改状态,例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“A/0”,第4次修改后的“版本/修改状态”为“A/4”,第5次修改则需换版,“版本/修改状态”变为“B/0”。

第九章?文件的废弃与销毁

第46条作废文件从各使用现场收回后,由归口部门填写《文件销毁审批表》(见附件4),文件归口部门负责人批准后,统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。

第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件,必须作好作废或失效的标识。

第十章?附则

第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。

第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。

第50条附件:(1)文件发放登记表;(2)文件回收登记表;(3)文件更改申请表;(4)文件销毁审批表。

篇5：公文管理办法范本

第一章?总则

第1条为进一步规范公司公文管理,促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、标准化,确保国家、地方行业法规及公司政策、制度、工作指示、工作汇报等及时上传下达和跟进落实,提高行政工作效率和质量,制订本办法。

第2条本办法适用于公司所有公文的收发、阅批、分转与归档等整个过程的办理与控制。

第3条主要职责。

1.集团领导:负责公文的审核、批示、签发等。

2.集团企业管理中心:负责重要公文的起草、公文的审核、有关公文规范的制定;

3.集团行政管理中心:负责公文的收发实施、传阅、督办、归档等。

4.集团各中心:负责对相关收文的批办及本部门所发公文的起草与核稿等。

第二章?公文的类别

第4条按照公文来源,将公文分为外来公文与内部公文两类。

1.外来公文指政府部门、行业主管部门等外单位(转)发给公司的公文。

2.内部公文指在公司内部使用的公文,包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、通知、通告、通报、任命、决定、计划总结报告、会议纪要和阶段性规定等。

第5条按照公文收发的单位层级方向,将公文分为上行文、下行文、平行文三类。

1.上行文,指各单位向上级单位或公司职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文,文种有“请示、报告”。

2.下行文,指公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件,文种有“指示、批复、通知、通报、决定、决议”等。

3.平行文,指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件,文种有“函”。

第6条按照公文的文种,将公文分为正式公文与非正式公文。

1.正式公文包括:决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等。

2.非正式公文包括:会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等。

第7条按照公文的保密等级划分,分为普通公文与保密公文。

第8条常见公文文种的选用。

1.指示:领导对下级单位布置工作,阐明工作、活动的指导原则。

2.决定:对某些重要事项做出决定和对重大行动做出安排。

3.决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项。

4.通知:传达上级的指示,要求下级办理或者知悉的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文,可带附件;对内部公布规章制度、人事任免以及其他需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等。

5.通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

6.布告:对公众公布应当遵守或周知的事项。

7.公告:向国内宣布重大事件。

8.通报:表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。

9.报告:向领导、上级单位汇报工作,反映情况;重要会议的发言稿。

10.会议纪要:经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等。

11.请示:向领导、上级单位请示某项工作中的重要问题、明确某项政策界限、审核批准某些重要事项。

12.申请:向上级或同级别请求批准一般事项。

13.批复:答复下级部门(单位)的请求事项。

14.函:平行单位间联系业务、洽谈工作或知照相关方;向无隶属关系的有关主管部门(单位)请求批准和答复审批事项。

第三章?收文管理

第9条收文主体及范围。

1.公司外来公文的收文工作由行政管理中心负责。外来公文主要分为业务收文(含建设集团业务及其他业务)、党委收文、工会收文三大类。

2.公司内部公文的收文工作由相关业务部门办理,对重要公文应转交行政管理中心归档(参见《档案管理办法》)。

第10条外来公文的签收。

1.凡外来公启文件均由行政管理中心统一签收,并填写《外部收文登记表》。在签收和拆封时,要认真核对封口与邮戳。发现函件有异常应查明原因,做出相应处理。

2.对于政府部门、行业主管部门等重要机构发来的机要文件要进行信封、文件、文号、机密编号的检查,发现问题要及时上报,并作异常登记。

3.行政管理中心对各类收到的文件与资料进行分类编号,以利于统计和查阅。对政府来文、行业来文可作更细分类,并进行统一编号。

第11条收文批办流程(走OA流程),相关工作标准详见《外部收文流程规范》。

1.建设集团收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→总裁批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。

2.党委收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→行政副总裁审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。

3.工会收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→工会主席审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。

第12条收文批办注意事项。

1.效率意识。为加速文件运转,行政管理中心人员应根据文件紧急程度与重要度,及时发起OA流程;在领导批示后,督促各部门批办,并及时归档。

2.保密工作。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,任何人不得将重要文件带回家和公共场所,也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露其内容。如需备查,应按照有关保密规定,并征得行政管理中心主任同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档、周转。

第13条本公司人员外出参加会议带回的文件及资料,及时送交行政管理中心进行登记(参见《档案管理办法》)。

第四章?发文管理

第14条发文主体。公司正式公文的发文工作由行政管理中心负责。各部门、各组织(党委、工会等)需要正式向上反映重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的,向行政管理中心提出发文申请,并由行政管理中心发文。

第15条发文范围。凡是以公司名义,由行政管理中心发出的文件、通告、制度、决定、决议、请示、报告等,均属于发文范围。

第16条发文批办流程(走OA流程),相关工作标准详见《内部发文流程规范》。

1.建设集团发文:部门发起人→部门负责人审批→业务分管领导审批→企业管理中心主任核稿→总裁签发→董事长签发→行政管理中心主任填写办理意见→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。

2.党委发文:企业管理中心主任起草→行政副总裁核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。

3.工会发文:企业管理中心主任起草→工会主席核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。

第17条发文格式要求。行政公文一般有公文版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、生效日期、版尾(主题词、抄送单位、印发说明、页码),见《公文格式模板》(详见附件1-10)。

1.版头。在公文首页正上方为红色方正粗宋字体,字样为“**建设集团股份有限公司文件”或者“**建设集团股份有限公司××委员会文件”,代表公文属性,如“**建设集团股份有限公司工会委员会文件”。

2.发文字号。字号由三部分组成,前面用“**建设××”表示公文类别(详见附件13《公司发文编号规则》),中间为年份,后面为本年份该类公文的顺序编号,如“**建设〔2011〕12号”。

3.标题。指精炼、准确概括公文主要内容的纲要性文字,末尾应含文种,整个标题中一般不含标点符号(除颁发规章制度或转发其他公文时加书名号、并列单位间加顿号外),如“关于××季度质量、安全大检查通报”。

4.主送单位。在标题下,顶格写明主送对象,末尾加冒号,如“各区域公司、项目部:”。除下行文和平行文之外,上行文一般只有一个主送单位。

5.正文。指公文的正式内容,应层次分明,条理清晰,并以规范字体、字号书写。

6.附件说明。公文如有附件,应紧接正文(正文下间隔一行,行首空一格)标明附件的顺序号、名称。附件应在版尾后另起一页,并尽可能与公文正本装订在一起;如篇幅较长或版式复杂的,可分开装订,并在附件首页的左上角注明发文字号。

7.生效日期。生效日期需另起一行,用汉字注明年月日(如二〇××年六月十九日)。生效日期距右侧4个汉字距离。

8.版尾。版尾内容在公文末尾,一般有四行:第一行为关键词,各关键词之间空一格;第二行为抄送单位,各抄送单位之间以顿号隔开,末尾用句号;第三行为印发单位(一般写公司全称或公司的某个组织)及印发日期(如20××年6月19日印发);第四行写明印发份数,靠右排列。

9.页码:公文超过3页,应在文档底部靠右标明页码,页码左右两侧无需加横线。

第18条发文批办注意事项。

1.各类文件的起草者,应注意公文内容的严密性与格式的规范性,起草完毕后应先确认无明显疏漏后,再发起OA流程进行批办。

2.行政管理中心在应对公文进行规范排版,再行打印分发;分发时严格按既定发文范围进行发放。

第五章?其他管理

第19条公文的记录、统计与归档。

1.记录。行政管理中心应及时在办公自动化(OA)系统上填写《外部收文登记表》(附件11)、《内部发文登记表》(附件12),按公文形成的时间顺序,结合事由进行排列编号,并填写文件目录。目录内容包括序号、文件名称、类别、页数、时间(接收、发放等)、文件编号、使用部门/签收人员、备注等项目,形成系统的收文与发文台帐。

2.统计。行政管理中心应定期对收发的公文进行数量、批办所用时间等项目进行统计分析、总结,不断提高公文办事效率与效能。

3.归档。所有具有保留和备查作用的公司文件,行政管理中心必须整理归档(参见《档案管理办法》),统一保管。

第20条各部门参与的公文工作。

1.各部门对外部收文的批办过程中,应及时记录、总结相关问题,将重要情况向公司领导汇报并通告相关部门。

2.各部门对所发起的公文,负有督促执行与过程监察的职责,对执行过程中发生的问题及时记录、总结,对重要情况应向公司领导汇报并通告相关部门。

3.各部门应对本部门所参与的公文进行分类统计,视文件保密等级对有关文件存根备查。

第六章?附则

第21条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。

第22条本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。

第23条附件:(1)公文式样一[集团下行文];(2)公文式样二[集团上行文];(3)公文式样三[集团公司会议纪要];(4)公文式样四[集团公司函];(5)公文式样五[集团公司日常通知];(6)公文式样六[区域公司下行文];(7)公文式样七[区域公司上行文];(8)公文式样八[区域公司会议纪要];(9)公文式样九[区域公司函];(10)公文式样十[区域公司日常通知];(11)外部收文登记表;(12)内部发文登记表;(13)公司发文编号规则。