应急资料档案管理制度

第一节总则

第一条档案管理是企业规范化管理的重要内容,也是企业发展过程中的重要见证,它记录了一个企业的发展历程,为企业的发展壮大提供了文字依据,档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件,为加速企业规范化管理进程,进一步完善文书档案管理工作,特制定本制度。

第二条归档的档案应字迹清晰、完整有效。

第二节应急档案管理

第三条各部门应将文字资料的收集归档工作列入各部门科员的职责范围。

第四条应急救援档案归档范围,凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档,主要包括:

(一)具有保存价值的本单位正式收文、发文、除文件的正件外,还应包括它的附件;

(二)本单位在应急救援活动中产生的与上级领导部门间的往来文件,包括请示、报告、项目立项、重要函件、应急救援合同等;

(三)本单位在应急救援活动中产生的各种文件材料(即内部文件);如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等;

第五条应急救援档案归档要求

(一)已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档,任何人不得随意留存。

(二)归档的文件材料要收集齐全(包括附件,附图),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

(三)存档文件必须为原件;

(四)文件归档时要有交接手续;

(五)每年六月份之前,各部门兼职档案员向矿档案室移交已归档完毕的上一年的文件材料并办理移交手续;

(六)各部门兼职档案员和具体办公人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作;

第六条应急救援档案的借阅

(一)根据《石岩沟煤矿档案借阅利用制度》办理相关手续方可借阅,并填写利用效果反馈登记簿。

(二)借阅文书档案使用后应及时归还,借阅时间一般不得超过一天。

第七条应急救援档案的保管及销毁

(一)专职档案员有责任对矿各部门文书档案的归档进行监督指导;

(二)矿综合档案室负责集中统一管理所有文书档案;

(三)专职档案员对各部门移交的文书档案按标准进行整理,分类,编目、统计、保管,并进行数据化管理,方便快捷提供利用。

(四)档案保管期限分为永久、长期、定期三种,定期开展档案鉴定工作,对保管期满的档案经相关手续后可以销毁,并建立文书档案销毁清册。