D学校项目报刊邮件收发管理规定
学校项目报刊邮件收发管理规定
1.目的
为为了确保实验小学报刊邮件及时准确地收发。
2.范围
适用于**管理处。
3.方法和过程控制
3.1当值人员接到邮递员送来的报纸、杂志时,必须仔细核对,各类报纸、杂志的名称、数量是否与《报刊明细表》上的数量相符,如有疑问需及时与投递员、校方管理员查询、核对。
3.2当值人员接到邮递员送来的书刊、杂志时,认真核对各种书刊的数量后,方可签字确认,并随时在《**实验学校邮件期刊签收登记表》上各栏目详细登记。
3.3当值人员接到挂号件和特快专递时,应认真核对地址、姓名、并随时在《**实验学校邮件期刊签收登记表》上各栏目详细登记。对于此类信件应在尽快通知收件人领取。
3.4由政府机关单位(如:区教育局等政府职能部门、其它学校)发来的文件,通知,应立即通知相关人员领取或在有人员顶岗的情况下发送,同时在《**实验学校邮件期刊签收登记表》上予以详细登记。
3.5如遇可疑信件(如:港台信件)、无邮件地址或信封内容辩认不清,可通知上级部门或派出所处理。
3.6报刊邮件的分发
3.6.1报刊根据《校方报刊明细表》上的分发目录,将房号写在报刊第一版的左上角。
3.6.2杂志根据报刊明细表的订阅目录,通知相关人员领取,需认真核对四
3.6.3季**邮件期刊签收登记表上名称、房号、数量后,要求收件人在签收人、签收日期栏上签字确认,其不得跨格、跨栏填写。对安全员不能确认的收件人可要求出示身份证件,安全员核对后在经手人栏签字确认。
3.6.4挂号信件、特快专递补和政府机关单位发来的文件,通知等信件的领取确认方法同上。如是安全员送达由送达人在经手人栏签字确认,挂号信件和特快专递补不可代领代签,对不能确认的英文信件,可询问校的英语教师确认,用铅笔在信封上标注;对于英语教师都无法确认和地址不详的信件,在值班室门前公告栏上登报,三日未有人领取回邮递员。并需完善手续。
3.7刊邮件的存放
3.7.1当遇到节假日等报刊杂志不能送发时,当值人员应将每天的报刊分类存放于办公桌抽屉中,不得随意给其它人员借阅。
3.7.2信件应避免无关翻阅,确保邮件安全送发到各收信人手中。
3.8八、以上未尽事宜和在实际操作中有疑问的,可咨询校方总务处或物业管理单位,物业管理单位将根据实际情况进一步完善本细则。
篇2：某小区报刊信函收发管理制度
小区报刊信函收发管理制度
一.目的
为规范物件收发制度,确保物件准确快捷收发到业主,并合理控制成本节约人力资源,特制定本办法.
二.范围
本公司员工、本辖区的业主、租客的信件、包裹、货品等所有物件.
三、管理部门
安全业务部为本办法的管理部门,主门岗为本办法的执行部门,安全领班为本办法执行负责人。
四、管理内容
收件管理
1.门卫室收到公司信函和报刊等物件后,应检查邮件的完好性,若有破损需及时通知收件人当面予以确认,否则不予签收.(注:特快专递、包裹须让邮递员送到业主本人签收)
2.检查完好的物件签收后应登记到(附件一)上,并在物件到达的一个工作小时内登记好送到客服部确认后在分发,晨报在一小时内分发下去,晚报在到达后登记一小时分发到业主信箱。
3.各部门的急件,可直接通客服部查找,优先给予办理签收手续.
4.所有报刊信函由收件人签收后,安全员负责将此物品准确送到业主的信箱
5.如有到付件,需结清款项的应由快递员登记后直接送达本人签收。
6.员工私人物件收件后放在快件收发处,并按《收件登记表》登记,员工凭工牌领取。
7.未指明部门或收件人的快件/挂号信/托运到的货品等物件,由物业部处理.
8.如有退件,按收件程序处理。
篇3：会务人员报刊收发员岗位职责
会务人员(报刊收发员)岗位职责
一、信件收发员每日7点半上岗,上岗前化淡妆、修饰,按规定着装,仪表仪容端正、整洁,精神饱满。
二、每日11点之前分发完集团公司领导办公室报纸、杂志及包裹等,对于未到的报纸、杂志,应以便条形式告之集团公司领导。对于未到的报纸、杂志及时进行跟进,邮局送达后第一时间送往集团公司领导办公室。
三、办公楼及住户家报纸、杂志及时投递于科室及住户各信箱内。
四、在收到邮件、报刊时,要注意以下几点:
1、看清收件人姓名及地址,如姓名或地址不清晰,要及时询问邮递员补写。
2、如收件人姓名或地址有误,要及时将邮件退还邮递员,退邮件需邮递员签名。
3、在收件时如有内物外漏或损坏,则要邮递员亲自送达住户/各科室或填写证明,分清责任。
4、在发送邮件/报刊途中要小心稳拿,以免丢失邮件。
5、投入各科室、住户家中报箱的报纸、刊物要及时、准确。
6、报刊当日发送完毕,不允许积压。
7、报纸、杂志、信件等一律不能使用运货小推车,大件包裹方能使用推车,使用推车时需轻开轻放,只能从北边电梯进入,报刊收发员不允许乘做客梯。
五、普通信件的送达。信件收发员在收到邮政局人员将普通信件时,将信件予以分类,集团公司领导和各部室副职以上人员的信件送至其本人手中,其他人员的信件直接投放到信报箱中。
六、邮政局的快件、特快专递、邮件通知单的送达。
1、信件收发员应认真填写好《邮件收发登记表》,并及时送到收件人手中,并让收件人在《邮件收发登记表》上签收;
2、当日所接收到的邮件,当日必须把邮件送往收信人手中,不允许有积压邮件或不送邮件;
3、因收信人不在邮件不能及时送出时,应及时通过邮件/专递信件上的联系
电话通过收件人前来领取;如出现出差或电话不通的,应在首层电梯厅告示栏上公示(在收件人取之前一直公示),说明有邮件/专递信件在收发室;如一周管理处还联系不上收件人的,应将邮件/信件交回(非"退回")邮政局,在要求邮递管理处签收的同时,需注明"交回邮政局通过其它办法联系收件人"。
4、在签收时要防止错签漏签,包裹、特快专递需收件人本人签字认可后方能发放,如收件人本人不在,需委托同科室其它人员签收的,需与收件人电话确认后方可交付予委托人。
七、其它专递管理处(非邮政局)的专递邮件/信件的送达。由其管理处人员直接送达收件人;
八、避免发生积压信件的现象,不允许有死信,更不允许私自撕拆业主信件,私揭邮票;
在完成本岗位工作职责外可做为会务机动人员听从会务组长随时调遣。
篇4：某办公楼报刊收发操作规程
办公楼报刊收发操作规程
1目的
规范办公楼报刊收发工作,提高服务质量。
2适用范围
**嘉园办公楼报刊、邮件收发服务。
3职责
管理处设专人负责业主/用户报刊、邮件的收取、发放工作及相关工作。
4工作要求
4.1时间规定
4.1.1一般报刊:周一至周五,上午9:30之前及下午5:00前由业主/用户助理分二次派发;周六、周日的报刊和邮件保存至周一统一派发。
4.1.2EMS等快件:周一至周五须随到随发,及时处理。周六、周日如业主/用户要求派发的,应由值班人员及时派发。
4.2行为举止
按管理处制定的《员工行为规范》的标准执行。
4.3工作规范及标准
4.3.1收到邮件后按照要求填写好《邮件代收记录表》;收到报刊时,要根据《业主/用户订阅报刊情况一览表》清点各类报刊的份数,以免出现数量不够的情况。
4.3.2将当日报刊、邮件按不同的管理处分类保管,并详细登记《报刊签收表》。
4.3.3按时将分类好的报刊、邮件及《报刊签收表》送至各业主/用户处由业主/用户核实签收。
4.3.4接到快件后应于10分钟内送至业主/用户处,并请业主/用户核实签收。
4.3.5送报上门,应轻敲房门,说明来意,并经业主/用户同意后方可进入;签收完毕后,要说"再见";离开时要将门轻轻地关好。
4.3.6周六、周日两天的报刊、邮件应由在当日值班人员核对代为签收并填写《邮件代收记录表》。能及时送达业主/用户的应在《邮件代收记录表》中说明已送达业主/用户。在接到邮件后又不能及时送达的,应将其存放到指定的位置做好妥善保管,待周一早上与信报收发员做好交接并在《邮件代收记录表》中注明。
4.3.7如遇到投递员没有按时将报刊送到的情况下,客服助理应及时向业主/用户解释清楚,并与迅速与投递员取得联系催促其尽快将报刊送到。
4.3.8在EMS和各种快件收件人模糊不清或投递错误的情况下,及时与邮局或快递管理处联系、查实,以免造成业主/用户接收邮件延误。
每月10号将上月《报刊签收表》和《邮件代收记录表》收集整理入档。
篇5：某物业客服部收发报刊制度
物业客服部收发报刊制度
1.前台接待员负责根据客户订报情况,统一打印客户订报清单并装订成册。
2.如出现客户订报变更的,前台接待员须及时进行更新。
3.未直投的报刊(北京青年报、晨报、公司订报等)大堂前台接待员必须与送报人认真做好交接,清点好数量。
4.报刊分捡工作,要求在每日08:30时前完成,并整齐的摆放前台左上角。
5.原则当日报刊当日发,若因特殊情况未能于当日发放的,须登记在《前台交接日志》中,并与交接班人员作好交接工作。
6.物业公司订购的报刊由前台接待人员及时通知人事行政部行政助理,由其将报纸送至各部门。
制度专栏
