万科物业智能化工程部物资管理办法
VK物业智能化工程部物资管理办法
1、目的
规范智能化工程部物资管理。
2、适用范围
智能化工程部物资管理。
3、定义
无
4、职责
部门/岗位职责
施工负责人/城市负责人为项目组仓库物资管理第一责任人。
物资计划管理员负责本部仓库的日常管理及核查各项目组仓库盘点表。
区域行政负责区域仓库管理工作及区域内项目组物资管理的监督。
区域主管负责监督区域内项目组的物资管理工作。
部门经理负责部门物资管理的全面监督工作。
5、方法和过程控制
5.1物资入库
5.1.1由供应商直接发货的物资,物资计划管理员在接到供应商送货单后,以电子邮件形式通知施工负责人/城市负责人"**"订单物资已发出。提醒其注意收货的时间、地点及其它注意事项。
5.1.2深圳交货的物资进入本部仓库,由物资计划管理员填写《智能化工程物资进仓单》,调至项目组时填写《智能化工程物资调拨单》。
5.1.3项目组在收到货后,需认真核对并填写《智能化工程物资进仓单》,借样物资也需填写《智能化工程物资进仓单》,并在当月《智能化工程物资盘点表》中体现入库。
5.1.4进仓单编号规则为:分类物资进仓单分别编制流水号。
5.1.5施工负责人/城市负责人收到货后及时以电子邮件形式知会物资计划管理员。
5.1.6如在收货过程中发现到货数量与发货清单不符,需第一时间通知物资计划管理员,由其与货运公司核对并跟进处理。
5.1.7如收货型号与发货清单不符或产品质量有问题,需第一时间填写《智能化工程不合格物资处理单》,发送采购管理员,抄送本部事务主管,由采购管理员与供应商协调解决。
5.1.8采购管理员及时将不合格物资处理结果报部门经理审批,部门经理审批通过后发采购管理员,抄送物资计划管理员,由物资计划管理员跟进,施工负责人/城市负责人最终确认结果。
5.1.9物资计划管理员每月填写《智能化工程部月物资清单》,以此核对项目组盘点表。
5.2物资出库
5.2.1各仓库负责人需清楚记录仓库物资领用情况,项目负责人需在《智能化工程施工日志》中记录每日物资领用情况。
5.2.2本部仓库每月底由物资计划管理员、部门财务、部门行政共同盘点,编制《智能化工程物资盘点表》,盘点物资进出时间截止日期于每月25日。
5.2.3项目组每月底由施工负责人/城市负责人进行仓库盘点,汇总当月物资出库情况完成《智能化工程物资盘点表》。盘点物资进出时间截止日期于每月25日(以实际到货日为准)。
5.2.4工具按人员配置,由领用人员填写《智能化工程工具领用签收表》签收保管,备用工具及公用工具由施工负责人/城市负责人填写《智能化工程工具领用签收表》签收保管,《智能化工程工具领用签收表》签名后复印一份发本部存档。
5.2.5区域行政需对区域仓库及区域内项目的《智能化工程物资盘点表》、《智能化工程工具领用签收表》进行核对。
5.2.6物资计划管理员每月需对项目组上报《智能化工程物资盘点表》、《智能化工程工具领用签收表》进行认真核对。
5.3物资调拨
5.3.1物资调拨一般为区域仓库物资调拨至其它项目组,项目组仓库调拨物资原则上应为项目剩余物资。
5.3.2所有物资调拨必须由物资计划管理员填写《智能化工程物资调拨单》,然后发送相应的施工负责人/城市负责人,同时抄送采购管理员,各项目组仓库管理人员需在收到《智能化工程物资调拨单》后方可进行物资调拨,并在《智能化工程物资盘点表》中体现调拨物资的出入库情况,并在备注中注明调拨单号。
5.3.3《智能化工程物资调拨单》按调入项目编制流水序号,并及时打印保存。
5.3.4资产的调拨需由部门资产管理员统一填写《智能化工程物资调拨单》,报本部事务主管、部门经理审批后方可调拨。
5.4项目组之间物资借用
项目组之间因工期原因或其它原因需临时借用物资,其出入库情况无需在《智能化工程物资盘点表》中体现。但需由借入方施工负责人开具借条,由借出方和借入方的施工负责人共同在借条上签字确认,借条由借出方保存,在物资返还时将借条还给借入方。
5.5物资报废
5.5.1由施工负责人/城市负责人/区域行政填写《智能化工程物资报废申请单》报区域主管或经理助理审核后,报物资计划管理员,同时抄送,物资计划管理员根据报废物资的使用情况,提供相关意见后报本部事务主管审核,部门经理审批。审批通过后项目组仓库方可做报废处理。价值超过部门经理审批权限的物资报废需按公司相关程序执行。
5.5.2《智能化工程物资报废申请单》按项目编制流水序号,并及时打印保存。
6、相关文件
VKWY7.5.5-Z01《物资存储及管理程序》
7、记录表格
VKWY7.5.1-J02-04-F1《智能化工程不合格物资处理单》
VKWY7.5.1-J02-04-F2《智能化工程物资盘点表》
VKWY7.5.1-J02-04-F3《智能化工程部月物资清单》
VKWY7.5.1-J02-04-F4《智能化工程部工具领用登记表》
VKWY7.5.1-J02-04-F5《智能化工程物资报废申请单》
VKWY7.5.1-J02-05-F4《智能化工程物资调拨单》
VKWY7.5.1-J02-05-F9《智能化工程物资进仓单》
篇2：万科物业智能化工程部工程物资招投标管理办法
VK物业智能化工程部工程物资招投标管理办法
1.目的
规范物资采购、工程项目招投标工作。
2.范围
适用于智能化工程部。
3.职责
部门/岗位工作内容
部门经理负责对工程物资招投标工作监督及控制。
采购管理员负责整理收集招投标物资清单及招标书,负责组织招标协调工作。
4.方法和过程控制
4.1总则
4.1.1成立招标工作小组,其组成人员包括:智能化工程部负责人、品质管理部代表、财务管理部代表、分管领导、经办人。定标时由招标工作小组集体决策。
4.1.2招标应采用公开招标或邀请招标的方式,但无论采取何种方式,都必须有二家以上的投标单位参与竞标。
4.1.3整个招标过程必须保持透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享,杜绝暗箱操作。
4.1.4做好保密工作,任何人均不得泄露标底、投标文件、评标、定标等内容,以保证招标的公正性与效果。
4.2招标项目的确定
4.2.1品牌招标,根据工程项目技术、性能要求进行招标。
4.2.2分外包项目招标,根据工程项目施工类别进行招标。
4.2.3分项年采购总量招标,根据采购计划进行招标。
4.3招标工作程序
4.3.1招标文件
招标文件应根据招标项目的具体情况编制,包括招标邀请函、投标承诺书、合同样本、相关标准或要求(包括规模、用途、标准、费用、期限、人员配置、工艺流程、质量要求和安全防护责任等)、相关技术资料(如图纸)等文件。
4.3.2招标信息发布及投标邀请
4.3.2.1公开招标的项目可以在当地主要报纸、网站或建设交易服务中心发布招标信息,并按政府有关部门规定办理手续。
4.3.2.2实行邀请招标,由智能化工程部、品质管理部、财务管理部共同从公司《合格服务供方一览表》中选择所需数量的投标单位进行邀请招标。
4.3.2.3如《合格服务供方一览表》没有合适的投标单位或数量不够,应由智能化工程部推荐,再组织进行考察,考察合格后方可选为投标方,并纳入《合格服务供方一览表》。
4.3.3发标
4.3.3.1招标文件的发放、答疑及现场勘察由智能化工程部经办人组织,品质管理部、财务管理部参与。
4.3.3.2公开招标的项目,要按照合格承包商标准和项目要求对投标单位进行审查,审查合格的投标单位方可发放招标文件。
4.3.3.3招标答疑由智能化工程部经办人负责做好记录工作,该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位。
4.3.4开标
4.3.4.1招标文件应规定:投标单位应在规定日期之前将投标文件送交智能化工程部,投标截止日期之后,原则上不再接受任何投标文件。
4.3.4.2标书必须密封加盖公章,开标前任何人不得擅自打开标书。
4.3.4.3智能化工程部经办人主持开标工作,开标工作应集体在场,现场拆封,该过程和内容由智能化工程部经办人作好记录并填写《开标记录表》,参加开标的全体人员签字确认。
4.4.5评标和定标
招标项目评标定标权限
品牌招标
分外包项目招标
分项年采购总量招标经办人、部门负责人、品质管理部、财务管理部、分管领导参加定标会,确定后报总经理审批。
4.4.5.1开标后,招标小组成员对各投标书内容进行分析评比,对于二次谈标,由智能化工程部经办人与投标单位联络沟通协调,另行安排时间与招标小组成员参与分析定标。
4.4.5.2定标后,由智能化工程部经办人填写《定标书》,确定中标单位。
4.4.5.3评标人应客观、公正地履行职务,对自己提出的评审意见承担个人责任。
4.4.5.4评标应以满足招标文件要求为依据。定标原则为:
A、能满足招标文件的实质性要求,并经评审其投标价格是合理低价。
B、同等条件下,原来与公司有过良好合作关系的投标方优先中标。
4.4.5.5下列情况须重新招标:
A.发现投标单位相互串通投标。
B.投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假,骗取中标。
C.投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标。
D.开标后,发现所有投标皆不满意(如各标价均高出标底价,不在合
理报价范围之内)。
4.4.5.6整个评标定标过程须作好记录,全体参加评标人员签字确认。
4.4.5.7确定中标单位后3天内,智能化工程部经办人向中标单位发出中标通知函,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。
4.4.6签订合同
由智能化工程部参照合同范本拟定合同,按权限报公司相关部门审批,必要时由法律组审核合同条款,合同拟定完毕,约中标单位对其内容和条款进行确认后签订正式合同。
5.相关文件
VKWY7.2.2-Z01《合同管理程序》
VKWY7.4-Z02《招投标管理办法》
VKWY7.4-Z03《供方管理程序》
6.记录表格
VKWY7.5.1-J02-06-F1《开标记录表》
VKWY7.5.1-J02-06-F2《定标书》
篇3：万科物业智能化工程部供方管理办法
VK物业智能化工程部供方管理办法
1.目的
规范供应商管理,对供应商进行有效的评估、考核、监督与控制。
2.适用范围
智能化工程部。
3.职责和权限
部门/岗位工作内容
部门经理负责对供应商管理工作全面监督及控制。
施工技术组主管负责供应商管理工作的日常协调及监督。
采购管理员负责收集、反馈、整理市场信息及供应商评估、考核和日常管理工作。
4.方法和过程控制
4.1供应商分类:
4.1.1A类供方:设备和线材的供应商或产品质量直接影响工程质量或直接影响工程成本的供应商。
4.1.2B类供方:五金、电池、工具、零星材料,或采购额不大且产品质量对工程质量不会造成直接影响的供应商。
4.2合格供应商审批。
4.2.1A类供方需通过公司审批并由部门和公司品质管理部备案。
4.2.2B类供方由部门审批,由部门和公司品质部备案。
4.2.3部门财务备案后方可进行采购订单的审核。
4.3评估谈判过程:
4.3.1A类供方的评审由采购管理员会同财务部及品质部相关人员对供方进行招标/评估和价格谈判。对在深圳的供方需进行实地现场评估。
4.3.2B类供方的评估由采购管理员会同部门财务/物资计划管理员/技术组人员/本部事务主管对供方进行评估和价格谈判。异地供方由城市负责人负责提供供应商地址、联系人、联系电话及价格信息,采购管理员和部门财务负责电话核实。
4.4供应商评估审批流程
4.4.1采购管理员将供应商资料及谈判结果(价格及付款方式等)报部门经理审批,审批通过后准备相关资料报公司审批。
4.4.2增加新的供应商时,需提供以下资料报公司审批备案:
A、供应商营业执照(盖章生效)。
B、税务登记证(盖章生效)。
C、报价单(盖章生效)。
D、安防产品生产登记批准书(盖章生效)。
E、产品检验证书(盖章生效)。
F、进出口企业资质证书(代理型公司提交,盖章生效)。
G、进口产品代理证书(代理型公司提交,盖章生效)。
H、原产地证明(代理型公司提交,盖章生效)。
I、售后服务保障措施。
4.4.3资料收集整理完毕后,由采购管理员填写《供方申请(评审)表》。
4.4.4公司审批通过后,由采购管理员及时记录在《合格物资供方(品牌)一览表》中,并及时更新《常用物资价格统计表》。
4.5供应商考核:
4.5.1每半年由采购管理员负责进行一次供应商考核,4.0-5.0分上为Ⅰ类供应商3.5-3.9分为Ⅱ类供应商;3.5分(不含3.5分)以下为Ⅲ类供应商。如某A类供应商考
核分数为4.2分,则其为AⅠ类供方。
4.5.2对于Ⅰ类供应商,在付款时间,协议签订等方面予以优先考虑。
4.5.3对于一年中两次累计被评为Ⅲ类供方的供应商取消其合格供应商资格。
4.6合格供方的增加及变更按公司供方程序进行。
5.相关文件
VKWY7.4-Z01《采购管理程序》
VKWY7.4-Z03《供方管理程序》
VKWY7.5.1-J02-05《智能化工程部采购管理办法》
6.记录表格
VKWY7.4-Z03-F1《供方申请(评审)表》
VKWY7.4-Z03-F2《合格物资供方(品牌)一览表》
VKWY7.5.1-J02-07-F1《常用物资价格统计表》
VKWY7.5.1-J02-07-F2《供应商考核表》
篇4：万科物业智能化工程部工程设计变更现场签证管理办法
智能化工程部工程设计变更、现场签证管理办法
1.目的
完善工程项目施工、加强部门工程设计变更、现场签证的管理工作,分清责任,提高结算效率。
2.适用范围
智能化工程部所承接的工程
3.职责
部门/岗位工作内容
项目助理/施工负责人作为具体经办人,负责填写工程设计变更、现场签证单,反馈甲方信息。
城市负责人负责核实工程量并根据施工合同编制设备配置报价清单。
施工技术组负责审核工程量设备配置清单及所能达到的要求。
规划设计组负责审核设计变更配置报价。
部门经理负责设计变更的审批。
4.工程设计变更、现场签证管理审批流程图
项目助理/施工负责人城市负责人施工技术组规划设计组部门经理
5.方法和过程控制
5.1工程项目进场后,现场项目助理或施工负责人在熟悉和审查《施工细化方案》及施工图纸前提下,如因特殊原因为满足甲方所提出的功能要求,根据《施工合同》设备数量填写《施工方案设计变更及现场签证审批表》。
5.2城市负责人根据变更的实际情况,与甲方进行沟通核实《施工方案设计变更及现场签证审批表》,并根据施工合同编制《设计变更及现场签证报价清单》。
5.3施工技术组对《施工方案设计变更及现场签证审批表》进行审核,包括:变更后设计方案、施工设计图纸、设备配置清单、线材使用数量、变更后所能达到的功能要求。
5.4规划设计组严格按照施工项目合同进行对设备报价、取费标准进行审核,并报部门经理审批。
5.5部门经理审批后发规划设计,抄送技术组、物资计划管理员、部门财务,施工技术组及物资计划管理员,以上人员在审批物资时需严格参照合同,如与合同不符时,则在《施工方案设计变更及现场签证审批表》审批同意后方可批准物资申请。
5.6现场施工负责人需及时将《施工方案设计变更及现场签证审批表》中的变更与甲方办理签证或反馈信息,报规划组及本部存档。
5.7《施工方案设计变更及现场签证审批表》由部门财务负责保存,作为工程结算跟进应收款的依据。
6.相关表格
VKWY7.5.1-J02-09-F1《智能化施工方案设计变更及现场签证审批表》
VKWY7.5.1-J02-09-F2《智能化设计变更及现场签证报价清单》
制度专栏
