某物业管理公司电话管理办法
为加强和完善公司电话的管理,保证正常工作通讯需要,增强员工的节约意识,更好地做好开源节流工作,特制定本办法。
第一条:本公司的电话(含各物管处值班电话),主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条:员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。员工接听电话的标准用语为:"您好,××××(岗位)"。其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。
第三条:工作时间内不得长时间的接听私人电话,如确需接听私人电话,每次通话时间不应超过3分钟。
第四条:公司管理人员开会时必须将手机置于振动状态,日常必须保持24小时开通通讯工具。
第五条:各物管处员工不得使用值班电话(移动电话、固定电话)或业主电话打私人电话。打私人电话的,由物管处负责人核实责任人,按实际发生的电话费双倍扣款。找不出责任人则由当班人员集体承担。
第六条:值班电话工作话费,需严格控制在公司或业主规定的标准范围内,对超出标准部分的话费,由物管处负责人承担。因特殊情况超标的话费,由物管处提出书面申请,经公司总经理室批准方可减免。
第七条:坚决杜绝使用值班电话或业主电话,拨打信息台或擅自上因特网;拨打恶意或色情、恐吓电话。否则,由此产生的后果责任自负,涉及到法律责任的送交司法机关处理。由此产生的费用,责任人除双倍扣款外,公司将视具体情况对其进行经济处罚和相应的处分。
第八条:行政、管理部门因工作需要挂长途电话的,需填写长途电话申请单,注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等,并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。部门负责人不在的,应由总经理签字同意,部门负责人及总经理均不在,又确因业务需要挂长途电话的,通过办公室同意可先行挂拨,但事后通话一定要三日内补办审批手续,逾期不补办者视为挂私人电话,电话费由其本人双倍负责。
第九条:公司不允许员工在公司拨打私人长途电话。员工私拨打国内长途电话,或以公事为由骗打国内人长途电话的,除按实际发生的电话费扣款外,每次罚款50元;私挂香港或澳门的,每次罚款100元;私挂国外长途电话的,每次罚款500元。
第十条:电话机属公共(本公司或业主)财产,任何人不得以任何理由拆卸挪用。各物管处负责人为电话设施负责人,当班人员有使用的权利及保管电话设施的义务和责任。
第十一条:各物管处负责人要定期检查电话设施,保持电话设施整齐清洁,完整无损,性能良好,运行正常。发现电话机故障后,及时报修。发现故意损坏、人为故障,责任人除承担修复费用外,公司将视具体情况对其进行经济处罚和相应的处分。找不出责任人则由当班人员集体承担。
第十二条;未尽事宜,另作要求。本办法自下发之日起执行。
**物业管理有限公司
篇2：S物业公司电话管理规定
为保持业主(住户)与管理处间的联系通畅,以便提供高效、优质的服务。特对管理处办公电话作如下规定:
1、管理处电话属办公之用品,除正常的办公联系和业主(住户)急用外,原则上不对外借用,不开通长途,严禁打声讯电话,一经发现,每次罚款50元。办公时间原则禁止打私人电话,确实需要,通话时间应简明扼要,时间控制在3分钟之内。
2、为便于业主(住户)联系,管理处工作人员在使用电话时,尽量做到长话短说。
3、电话铃响三遍之内,工作人员必须提起电话听筒(不得使用免提键)使用规范语言,如"您好!**管理处",接听完毕后,礼貌道声"谢谢,再见"。轻放话筒,不得接听电话后有力掷放话筒。
4、对业主(住户)报来的电话号码,接听人除做好记录外,不得有任何泄露之行为,违者按公司有关规定处罚。
5、业主(住户)来管理处确因有事借用电话时,通话时间不得超过三分钟,对业主(住户)超过时间时,::管理处工作人员或值班人员应委婉规劝。
6、电话管理人三个时段,上午8:30~13:30由综合管理部负责;13:30~21:00由当值人员负责,如工作需暂离开,可指定(委托)其他员工代管:21:00~次日8:30由保安部负责。因发生声讯话费,视电话单记录时段,按所属段当班人员责罚。如属界限难分,由相关涉及部门人员承担。
篇3：物业公司电话使用管理规定
物业公司电话使用管理规定
电话使用
1、公司的电话是办公及业务联系的工具,属于公司财产;
2、本着勤俭节约的原则,公司员工在使用电话时,通话必须简短明了,尽量节约通话时间;
3、使用电话时,必须注意礼貌用语,接听电话用语:
“您好!**物业公司,请问……”
4、对待住户投诉电话,必须耐心、细致的作解释、说明,语言需诚恳、平缓,并认真做好记录,不允许与住户在电话中发生争执、吵闹。
罚则
1、原则禁止公话私用、确实需要使用,每次通话时间不允许超过2分钟,超过时间费用自付;
2、禁止使用电话聊天和做其他事情,一经查实将严肃处理并处以使用话费二倍罚款;
3、长途电话使用必需报经理批准,私人长途费用自理;对不经批准私自打长途电话者,一经查实,将处以使用话费的二倍罚款,情节严重将予以除名处分。
公司话费总金额是有控制标准的,凡每月话费超过标准,财务必须从电话局申请话费使用单,以备公司核查,以上条例希望公司员工共同自觉遵守,并互相监督检查。
篇4：A物业管理公司员工接听电话工作规范
物业管理公司员工接听电话工作规范
执行部门
文件编号
文件起止页码
为维护物业管理公司的良好形象,全体员工在接听电话时,必须统一使用如下规范用语,并一律用普通话应答,做到态度和蔼、亲切,语言、语速适当,语言简洁明了。
一、当接听外线来电时,使用:
"您好!××物业公司,请问有什么可以帮忙"
二、当外线来电者需找某人时,使用:
"请稍候,我转给他(她)"或"请稍候,我去叫他(她)"。
三、如来电者需找的人不在时,使用:
"对不起!他(她)不在,您是否需要留言或传话(视情况可告诉BP机号码)"
四、如不认识来电者需要找的人时,使用:
"对不起!您能说出他(她)是哪个部门的吗"或"对不起,请稍候,我帮您问一下。"
五、如来电者询问怎样来商场时,使用:
"商场位于××路××号,在××路××路之间……坐××路车在××站下车。"
印发日期:签发单位(公章):
篇5：物业公司电话使用管理规定
物业管理公司电话使用管理规定
1、公司所配置的所有电话都要有专人负责,如数造册登记;
2、总部电话的号码都要明码标注在显著的位置上,以便方便查询;
3、确保通讯系统的安全使用,线路畅通无阻;
4、爱护并正确使用电话,如需拨打长途电话,必须由部门主管批准,方可拨打,并将通话时间予以登记,月末将根据电信局提供的话费清单,按实际通话费,由当事人付费;
5、一律不准拨打声讯电话或热线电话,如有违反者,一经核实,给予责任人所产生话费十倍的处罚;
6、值班人员要做好接听电话记录,并做好交接登记;
7、公司按规定不准拨打私人电话,遇有急事者,应提前声明请示,通话时间一般设定在3分钟之内;
8、凡享受公司移动电话费补助的员工,应随时保证公司联络畅通,否则每次对当事人罚款20元。
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