A管理处文件资料管理工作规程
1工作目标
1.1确保文件、资料得到妥善保管,及时传递各类信息,满足信息沟通的需要;确保管理处日常事务性工作的正常开展。
1.2适用于**康城管理处文件资料的管理,包括对外收发文、档案管理、创优资料、合同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印控制工作。
2工作职责
2.1管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人,负责实施文件资料管理工作规程。
2.2管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的具体实施人。
2.3管理处各员工应积极支持、配合开展文件资料管理工作。
3工作指引
3.1管理处发文
3.1.1按公司统一格式打印文件,填写《发文拟稿纸》,经管理处经理签发后盖章。
3.1.2填写《文件发放登记表》,按文件发放范围发放,并要求收文人在《文件发放登记表》上签名。《文件发放登记表》保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。
3.1.3将文件复印件连同《发文拟稿纸》存档,《发文拟稿纸》与所附文件保存同样期限。
3.2管理处收文
3.2.1外来文件收到后,首先填写《收文登记表》及《收文处理专用纸》,交经理批阅。《收文登记表》保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。
3.2.2根据经理阅办意见,将文件送相关人员传阅、处理并签名。
3.2.3将传阅、处理后的文件及时收回并连同《收文处理专用纸》存档,《收文处理专用纸》与所附文件保存同样期限。
3.3档案管理
3.3.1档案分系统进行管理,用档案局统一印制的档案盒保存,每个档案盒应清楚标明所存
档案的名称。
3.3.2每个档案盒内应有一份卷内目录,并随时根据存档情况变化予以调整。
3.3.3查阅档案应详细填写《档案借阅登记表》,文件资料管业助理应认真检查所归还的档案,在确认无任何损坏后方可接收,对有损坏现象的,需进行修补。如无法补救的文件,上报管理处经理。《档案借阅登记表》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.4质量手册、程序文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》,写明复印原因、复印份数、发放范围,经管理处经理批准后,由文件资料管业助理负责复印,必须加盖受控文件章后下发。同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》,并将《文件复印申请表》存档。《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》均为保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.5作业指导书由文件资料管业助理根据使用范围复印下发,并加盖受控文件章,同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》。
3.3.6往来受控文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》,写明复印原因、复印份数、发放范围,经管理处经理批准后,由文件资料管业助理负责复印和下发,并将《文件复印申请表》存档。《文件复印申请表》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.7文件在实施中,管理处根据需要修改或更新的文件,应有有效的《文件更改申请单》,文件资料管业助理应统一标号,妥善保存。更改后的文件由文件资料管业助理按原发放范围发放,在《文件发放登记表》中做好记录,按《文件更改通知单》的要求实施更改。《文件更改通知单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.8按照各类文件的保存期限,对超过保存期的文件应统一由文件资料管业助理及时进行销毁,并根据销毁情况登记《文件销毁申请单》,销毁时需有一名监销人员在场。《文件销毁申请单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.9作废版本的文件应予以销毁,同时根据销毁情况登记《文件销毁申请单》,销毁时需有一名监销人员在场。确需保留的,应填写《文件留用申请单》并在明显位置予以作废标识,防止作废文件的非预期使用。《文件留用申请单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.10创优文件由管理处经理负责建立后交由文件资料管业助理保存归档。
3.3.11管理处日常来往的受控文件每月底检查清理一次,并将变动、销毁、丢失的情况小结一次,填入管理处《受控文件清单》。每年6月和12月各上报人事行政部一次。《受控文件清单》应于每月底进行更新,保持最新的有效版本。
3.3.12所有合同即收即交文件资料管业助理归档。
3.4质量记录
3.4.1文件资料管业助理根据各模块执行人上报的质量记录表格名称汇总一份《质量记清单》。《质量记录清单》应于每月底进行更新,保持最新的有效版本。
3.4.2各模块执行人负责收集形成的质量记录,进行分类编目、归档,并及时报给文件资料管业助理备案。
3.4.3公司员工因工作需要,需查阅存档的质量记录时,填写《质量记录查阅申请单》,经管理处经理同意,可以查阅存档的质量记录。
3.4.4合同要求时,在商定期内质量记录可以提供给顾客或其代表查阅,须填写《质量记录查阅申请单》,并经管理处经理同意。《质量记录查阅申请单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内空包括表格名称、日期、保管期限。
3.4.5在质量记录引出的文件中应规定各质量记录的保存期限和保存要求。
3.4.6按照质量记录的保存期限,对超过保存期的质量记录应统一由文件资料管业助理及时进行销毁,并根据质量记录销毁情况登记《文件销毁申请单》,销毁时需有一名监销人员在场。
4.质量记录
4.1《发文拟稿纸》
4.2《文件发放登记表》
4.3《收文处理专用纸》
4.4《收文登记表》
4.5《受控文件清单》
4.6《文件销毁申请表》
4.7《文件留用申请表》
4.8《文件更改申请表》
4.9《文件复印申请表》
4.10《档案借阅登记表》
4.11《质量记录清单》
4.12《质量记录查阅申请单》
4.13《质量文件发放范围清单》
4.14《质量记录表格发放范围清单》
5参阅文件资料
5.1《质量手册》
5.2《程序文件》
5.3《文件和资料管理程序》
5.4《质量记录管理程序》
5.5《不合格控制程序》
5.6《纠正措施管理程序》
5.7《预防措施管理程序》
篇2：物业管理公司车辆驾驶工作规程(12)
1、工作目标
确保各车辆性能完好,提高车辆的使用寿命,满足公司使用要求
2、工作职责
司机班负责车辆的行驶、保养、维修
3、工作指引
3.1车辆管理
3.1.1所有车辆均须停泊在管理处指定有保安员看管的停车场。
3.1.2所有车辆必须统一于公司指定的油站加油,驾驶员按实际数量签收,并做好登记和保管好凭证。
3.1.3专人专车,除经车队调整安排外,不准无故私自调换车辆或给外人驾驶。
3.1.4除正常班车外的一切出车,须得到管理处领导的批准方可出车。严禁未经批准私自动用车辆。
3.1.5驾驶员对所管车辆须定期检查和日常保养,保持车辆内外清洁,发现问题及时汇报,不能自行排除障碍,经上级批准后送指定厂家维修,车辆的年检审由车队主管安排专任驾驶员负责。
3.1.6为确保公司财产的安全,驾驶员应做好车辆的防盗工作。
3.1.7制定《车队车辆保养计划》,其中应包括:
3.1.7.1每台车的状况、行驶里程、性能状况。
3.1.7.2进行保养的合理时间,避开节假日、特殊活动等。
3.1.7.3一级保养原则上由车队驾驶员完成,二级以上保养可以委外进行。
3.1.7.4所有的保养维修情况均应详细记入车辆档案备查。
3.1.8所有车辆均应按规定投保,投保项目除强保项目外,应严格审定,避免无意义交费。
3.2驾驶员岗位责任制
3.2.1严格遵守岗位职责,标准作业规程、员工守则和安全驾驶规章制度,遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》。
3.2.2熟悉掌握车辆的工作原理、技术性能和实际操作,明了交通服务路线。
3.2.3按照工作时间表的安排,安全完成行车任务,并将工作情况认真记录在工作日志上。
3.2.4做好车辆维修保养工作,每天出车前要检查机油、油、水表和轮胎等状况,发现车辆出现故障立即报告主管。
3.2.5刻苦学习专业技能,培养良好的职业道德意识;掌握服务技巧,着工装;积极热情为业主/住户提供交通服务,加强与业主/住户的沟通联系,树立良好的服务形象。
3.2.6要礼貌用语,热情待客。
3.2.7保管好本人行驶证、营运证、税讫证。出车要带好本人的驾照。
3.2.8驾驶车辆要保持中速行驶,做到礼让三先,时刻牢记"十次肇事九次快"、"宁停三分,不抢一秒",确保行车安全。
3.3安全管理
3.3.1车辆驾驶
3.3.1.1严禁无证人员驾驶各种车辆。驾驶员不得将车辆交给无证人员驾驶。
3.3.1.2开车前,驾驶员必须仔细检查刹车、制动器、喇叭、前后灯光、转向系统是否良好,不符合立即修理,严禁驾驶安全设备不全或机件失灵的车辆。
3.3.1.3驾驶员身体不适、不能保证安全行车时,不得担任驾驶工作。
3.3.1.4驾驶员行车时,必须集中精力,严格遵守交通规则,确保交通安全。
3.3.1.5驾驶员行车应遵守下列规定:
3.3.1.5.1严禁酒后开车。
3.3.1.5.2严禁超速行驶。
3.3.1.5.3严禁超载行驶。
3.3.1.5.4如超车过程中与对面来车有可能会车时,不得超车。
3.3.1.5.5不准超越正在超车的车辆。
3.3.1.5.6不准穿拖鞋驾驶车辆。
3.3.1.5.7驾驶车辆时不准吸烟、饮食、与人闲谈或其他妨碍安全行车的行为。
3.3.1.6汽车倒车、调头时,应注意地形及四周情况,并用喇叭或手势使周围的车辆、行人避让。
3.3.1.7车辆没有停稳前,不准打开车门和上、下人,开车门要注意周围情况,不得妨碍其他车辆、行人通行。
3.3.1.8客车载人行车时,要注意防止急刹车、急转弯。
3.3.1.9随车携带的消防灭火器要确保完好有效,有破损或故障要及时更换。
3.3.1.10停泊车辆应安全牢靠,为防止偷、盗,须锁闭车门窗。
3.3.2车辆肇事处理
3.3.2.1肇事发生后,驾驶员应保护现场,明确事故概况,迅速准确地向管理处报告,若有人伤亡,应积极施救。
3.3.2.2主管接通知后,应立即向管理处经理报告,根据情况应通知交警部门的应立即通知,还应根据保险合同的有关规定,通知保险公司。
3.3.2.3车队主管立即前往肇事现场,参与急救伤患,协助交警查验现场,详细记录事故情况,包括时间、地点、天气、肇事人(双方)姓名、人员伤亡情况及施救情况、现场图形、目击者证人证言等,还应拍照留证,有严重的人员伤亡时,通知管理处派人协助。
3.3.2.4事故现场处理完毕后,应在规定的时间内向保险公司办理索赔手续,其他善后处理由车队主管与肇事司机共同解决。
3.3.2.5肇事赔偿由车队主管和行政部、公司领导共同研究决定。
4、质量记录
5、参阅文件、资料
篇3：物业管理公司电动车管理规程
1工作目标
确保电动车辆性能完好,提高车辆的使用寿命,满足公司使用要求。
2工作职责
负责电动车辆的行驶、保养、维修。
3工作指引
3.1车辆行驶前,检查制动系统,转向系统是否安全可靠,方向选择器和加速器踏板是否正常;轮胎气压是否适当;轮胎螺丝是否松动;检查电量显示器的指示红灯是否合符要求。
3.2正确使用方向行驶选择开关,在行驶中,不能同时踩下加速器踏板和制动踏板。下坡时应用行车制动踏板控制车速,决不允许转挽方向选择开关所处档位。
3.3停车时,要锁住刹车制踏板。方向行驶选择开关要在空档位置。应把钥匙转到"OFF"位置,并取下钥匙。
3.4清洁车辆时,不能用水直接冲洗所有电器设备。
3.5行车前,确保所有乘客坐稳并抓紧扶手。车辆在行驶过程中乘客不得把身体探出车外。
3.6在潮湿、人多,复杂的地形应减速行驶。
3.7车辆在转弯或上下坡时,应减速行驶。
3.8本车辆重心低,离地间隙小,绝对不允许车辆长期在凹凸不平均的路面上行驶,更不允许在公路上行驶。
3.9当车辆行驶过有水的区域后,可能会影响制动系统,因此在驶过水域后,请试踏行车制动踏板,检查制动系统的制动情况。如制动距离不够,请连续多次踩下行车制动踏板,直到恢复制动,方可再继续行驶。
3.10严禁超载行驶。
3.11严禁离开小区在马路上行驶。
3.12在充电或维护蓄电池时,关掉所有的电器附件,确保钥匙开关已处"OFF"位置。
3.13蓄电池在使用过程中应保持外部清洁,所有连接的地方应保持良好接触。
3.14每天使用后,需要重新给蓄电池充电,清理电池及接线柱上的污垢,检查电解液的高度。
3.15每天检查所有的导线是否破损如有破损请更换导线。检查所有接点是否牢固。如有松动或虚连,请拧紧或焊接。
3.16每日检查车辆上所有的零部件是否牢固,如需要应拧紧或焊接牢固。
3.17在行驶过程中,如有异常响声,请立即停车检查,并请有关维修人员维修后,方准行驶。
3.18不准驾驶过程中,要中速行驶,做到宁停三分,不抢一秒,严禁疲劳驾驶电动车。
4.质量记录
4.1
5参阅文件资料
5.1
篇4：中海康城羊城通收费系统司机操作规程
1工作目标
确保"羊城通"收费系统正常运作,收费数据采集及时、准确无误。
2工作职责
司机班司机负责卡机开关,监督乘客刷卡消费,处理卡机故障现象。
司机班班长负责定期采集车辆运营数据,处理卡故障现象,定期向管理处报告车辆运营情况。
3工作指引
3.1司机操作
3.1.1日常操作
司机发车前,须开启卡机电源,并用"车辆管理卡"刷卡切换卡机至收费状态;司机收车前,须用"车辆管理卡"刷卡切换卡至停止收费状态,并关闭卡机电源。
开机与关机:通过卡机底部红色电源开关按钮,即可完成开关机操作。
正常收费/停止收费切换:卡机只能在正常收费状态下,乘客才可进行刷卡消费。卡机处于正常收费状态时,下行显示本线路价;卡机处于停止收费状态时,下行显示"------"。卡机的上行一直显示本线路编号。
车辆管理卡为一车一卡,必须跟行驶证一同保管,便于车辆调动管理。
3.1.2交易消费
3.1.2.1乘客持票卡从正前方平等靠卡机的读卡区,在少于10厘米的距离内保持约0.5秒不动,卡机发出"嘟"声,绿灯闪亮,显示当次付费金额和票卡的余额。
3.1.2.2如果卡机红灯闪亮并显示"E"字样,则表示付费不成功,此时司机应指导乘客重新操作。
3.1.2.3本系统采用"一卡一人"方式交易消费,不能多人同时共用一张卡。在同一车上,如付费成功后仍继续刷卡,卡机将拒绝交易,同时显示"PASS006"字样,并发出连续特殊声响,绿灯闪亮,提示该票卡暂时处于锁定状态,待其后卡机接受另3张票卡消费后,该
票卡的锁定状态自动解除。如在实际运营中,乘客一上车刷卡就显示"PASS006"字样,表明该乘客之前也是在这辆车上使用IC卡进行消费,而在此这间卡机没有接受另3张票卡消费,遇到这种情况,司机可以采用关机、再开机的方法处理。
3.1.2.4票卡余额低于本次车费时,卡机将自动报警提示并显示"E009"字样,表示余额不足,不能成功交易,乘客需改用直接投币方式付费。
3.1.2.5乘客应防止将2张或以上的有效票卡同时放进读卡区内,否则卡机将对每张卡均作扣费处理。
3.1.3故障处理
故障现象
处理办法
不能扣费
关闭电源后重启,仍不能扣费则向班长报修,由班长统一向管理处报修。同时司机应尽量了解卡机的显示情况。
开机无显示
向班长报修,由班长通知管理处派人维修。
数码管显示不全,出现缺段
向班长报修,由班长统一向管理处报修。
喇叭声音异常
向班长报修,由班长统一向管理处报修。
开机出现“E207”字样
关闭电源后重启,反复几次后仍不能正常显示则向班长报修,由班长向管理处报修。
3.2司机班长操作
3.2.1数据采集
司机班长接到管理处通知采集数据后,到管理处领取数据采集盒,在车辆收车后到车上进行采集:
确保卡机为开机状态,如未开机按卡机底部红色按钮开机;
确保卡机为停止收费状态,如未切换到停止收费状态,使用"车辆钥匙卡"刷卡,下行显示"------"状态,则为停止收费状态;
在卡机后面插卡口插入数据采集至不能推进为止;
使用"采集管理卡"刷卡,等待卡机反应,卡机红灯、绿灯同时闪烁即为正在采集数据;
卡机红灯、绿灯闪完,发出"嘟、嘟、嘟"声音,表示数据采集完成;
拔出数据采集卡,结束该辆车数据采集;
到下一辆车执行同等操作,所有车采集完毕,返还数据采集盒给管理处分数据采集管理员。
3.2.2卡机运行监督
"羊城通"运行期间,司机班长需密切注意每辆车卡机运行情况,每天听取车辆司机汇报当天使用情况,做好记录工作,及时向管理处反映情况。
遇故障问题,如卡机不能有效刷卡,应立即停止卡机使用,并向管理处报修。
4质量记录
5参阅文件、资料
5.1《车辆驾驶工作规程》
5.2《文明安全行车管理规定》
5.3《驾驶员岗位责任制》
篇5：商街物业公文处理工作规程
步行街物业公文处理工作规程
1目的
使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、保密。
2适用范围
所有外来及本公司文件。
3公文的处理
3.1公文种类:除外来函外,本公司的公文是公司及所属单位在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻公司政策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验,协调内部和对外交往的重要工具,也是公司行使职能的重要手段和依据。根据实际工作需要,按照公文使用范围和作用主要使用下列文种:
3.1.1决议:凡经过会议讨论通过,要求所属部门贯彻执行的事项。
3.1.2决定:对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。
3.1.3通知:是"发布行政法规和规章,转发上级机关(部门)、同级机关(部门)和不相隶属机关(部门)的公文批转所属单位,要求属下单位(部门)办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种"。常用"会议通知"、"任免通知"等。
3.1.4通报:通报工作情况或好坏典型事例及经验教训,表彰先进、批评后进等用"通报"。
3.1.5报告:向上级机关(部门)汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关(部门)的询问等。
3.1.6请示:请求上级机关(部门)对某些重要工作做出指示、答复和批准事项时用"请示"。
3.1.7批复:批准或答复下属单位(部门)请示的事项。
3.1.8函:与不相隶属机关(部门)或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用"函"。
3.1.9会议纪要:记载或传达会议主要精神和决定事项。
3.2公文格式撰写公文,应遵循惯用的格式;
3.2.1发文机关标识:*******有限公司行政管理文件
3.2.2发文字号:包括发文年度、发文机关代号和发文顺号,按序在发文机关标识下方,如"**字[****]第***号";
3.2.3公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容,标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写;
3.2.4主送机关是指收受、办理或执行公文的机关,一般在公文标题左下方正文之前第一行顶格书写,其他需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属机关,应在"抄送机关"
栏目内写明,标注在主题词下方;
3.2.5公文署名,分为机关署名和领导署名,标注在正文或附件说明右下方,印章必须与署名相符,盖在单位名称的正中位置,上不压正文。
3.2.6成文日期,一般以领导签发或会议通过的日期为准,亦可以印发时间为准,成文日期要完整写出年、月、日,标注在发文单位或领导署名下方;
3.2.7凡需联系办理的公文,要在公文末页下端,标注承办单位、联系人及电话号码。
3.3公文的起草和审批签发
3.3.1公文起草的基本要求是:
1)重点要突出,观点要鲜明,论理要清楚,文字要精练,用词要准确,篇幅要简短,结构要严谨,层次要分明;
2)拟搞人必须要按公文的文种格式行文,用钢笔书写或打印,不得用圆珠笔或红笔书写;
3)文稿在呈送领导审批签发之前,负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。
3.3.2公文的审批签发程序为:
行文稿先由行文部门负责人审核签名,再送行政人事部核稿,不属急件,一般不得直接将文稿呈送领导;如需会签的,送会签部门审稿,然后由行政人事部将符合要求的文稿送有关领导签发。"请示"、"报告"和对外行文由公司总经理签发,一般例行事务性公文,由部门主管领导签发,最后安排打印。
3.4公文办理
公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。
3.4.1登记公文,应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、页数、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚,填写《外部文件清单》,以便今后核查收回和销毁。
3.4.2分发公文
1)一切外来公函,统一由综合文员签收、登记并根据实际需要及时分送(各部门应签收),同时,应填写《文件发放/领用登记表》;
2)根据公文性质和内容,由行政助理提出处理意见,送领导阅示,如文件涉及公司机密但根据需要交有关业务部门办理,则附《文件传阅单》;
3)凡需业务部门经办的公文,由行政助理负责催办,并将落实结果报告主管领导。
3.4.3承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文,以及转发翻印的公文等。承办请示的公文,凡属本公司权限范围内能批复的事项,一般先由业务部门提出意见,经领导审批或会议决定后再批复呈文单位,时限一般不得超过一周,重要
事项和重要问题的请示,可直接送领导审阅后批复,时限不得超过三天。承办公文部门要提高办事效率,及时催办和跟踪,避免延误。
4相关文件与记录
4.1《阅读记录》
制度专栏
