物业公司文件收发管理程序（5）
物业公司文件收发管理程序(五)
1.目的
为了保证政府、公司及公司的文件精神得到有效的贯彻落实,规范公司内部的文件收发、存档管理。
2.适用范围
本程序适用于公司内部文件的收发,上级或外来文件的收文及公司对外文件的发送工作。
3.职责
3.1公司行政部是本程序的扎口管理部门。
3.2公司其他职能部门或所属各管理项目负责配合本程序的实施。
4.程序
4.1公司内部文件的收发
4.1.1由公司总经理室下发各部门(项目)的文件(通知),由公司行政部负责依据总经理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,经总经理室审阅定稿后下发各部门(项目)执行。
4.1.2由公司各职能部门下发各项目的文件(通知),由发文部门负责起草,交行政部打印,打印稿由发文部门负责校对定稿,下发有关项目执行,并将文件(贰份)交公司行政部备案、归档。
4.1.3所有公司总经理室或职能部门下发的文件(通知),必须实行签收制度,公司职能部门(项目)在收到文件(通知)后,必须在《文件签收记录》上签字确认,以便有效地落实文件(通知)精神。
4.1.4公司总经理室的文件(通知)精神落实情况,由行政部负责督办,公司职能部门的文件督办由发文部门负责。
4.2上级文件的签收和阅办
4.2.1所有政府机关和公司公司及兄弟公司通过邮寄、送达或会议发放(由参会人员带回公司)的上级文件资料,均由公司行政部负责签收或参会人员直接送达公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件资料后,必须做好收文登记记录,应根据文件资料内容的轻重缓急,认真填写《公司文件传阅单》,粘贴于文件封页之左上角,呈总经理室阅示。由总经理室在《公司文件传阅单》上作出批示。
4.2.3公司行政部根据总经理室的批示及指定的阅办范围、对象逐一送交相关部门(人员)传阅,并保证主要牵头(扎口)的部门(人员)优先传阅。文件所有的传阅人员应于阅后在《公司文件传阅单》上签明传阅人和传阅日期。
4.2.4所有传阅文件在传阅结束后,行政部应负责将文件及时地收回,并协助总经理室做好文件精神落实的督办工作。
4.3公司对外发送的文件
4.3.1所有以公司名义对外发送的报告、请示、信函等文件均应加盖公司公章,所有以公司部门(项目)名义对外发送的文件应加盖部门(项目)印章。
4.3.2以公司名义对外的文件,原则上由公司行政部(也可由文件内容的主要职能部门)负责起草。行政部将文件草稿打印校对后由行政部(或相应的职能部门)呈公司总经理室审阅定稿,并加盖公章。
4.3.3以部门名义对外发送的文件,打印校对后,应交总经理室修改认可后方可加盖部门印章。
4.3.4以受托管理项目名义对外发送的文件,打印校对后,应交公司管业部修改认可后方可加盖项目印章(如有)。
4.3.5所有对外文件均应视文件主送和抄送抄报单位情况再增加份数公司留档,来确定文件的原件份数,以免发生少送或浪费。
4.4项目甲方(或住宅小区业主)的来信
4.4.1公司各部门(项目)收到项目甲方(或住宅小区业主)的信函,收件部门(项目)应负责及时地予以登记。
4.4.2根据信函内容,收件部门(项目)应该或可以解决(答复)的,部门(项目)负责人应负责协调解决或回复。回复操作参照本程序4.3条要求执行。
4.4.3如收到投诉函件,则应参照公司《丽景花园投诉处理程序》执行。
4.4.4项目甲方(或住宅小区业主)的信函处理完毕后,负责处理的部门(项目)应将信函原件及处理意见、结果及相应的资料原件(或复印件)装订后存入项目甲方(或住宅小区业主)的档案中备查。
4.5本程序所述的文件资料,由公司行政部负责按照文书档案的登记、立卷、归档的要求进行管理。
4.6本程序所述的文件资料,行政部及其他职能部门(项目)负责人必须按照文件的内容及公司的要求做好文件资料的保密工作。
4.7公司行政部应按照公司档案管理要求,做好收发文件的登记和备查。
5.记录
5.1《公司文件传阅单》;
5.2《发文记录》;
5.3《收文记录》;
5.4《文件签收记录》。
篇2：某物业项目文件收发管理规定
物业项目文件收发管理规定
1.0目的
规范文件收发管理工作,确保文件传递的安全性,避免文件丢失,使文件经办责任能安全及时收到文件。
2.0适用范围
**集团下属各物业公司。
3.0职责
3.1公司总部负责确定意见征询频率,一般情况下每月征询一次,特殊情况另行书面通知。
3.2服务中心、管理处或项目物业部负责人负责意见征询工作的组织与实施。
3.3品质部负责意见征询结果的审核、统计、总结与通报,并报公司领导审阅。
3.4被征询对象包括有项目负责人、负责人助理、行政部、人事部、营销部、策划部、机电部、绿化部、园建、机电、土建、财务等部门及因工作需要征询的其他单位或个人。
4.0概念
4.1征询意见设为五个等级,分别为很满意、满意、一般、不满意和很不满意,评价为"很满意"、"满意"视为满意;评价为"一般"、"不满意"及"很不满意"视为不满意。
4.2在《意见征询表统计结果表》内,用数字作为评标注,分别为:5-很满意;4-满意;3-一般;2-不满意;1-很不满意;0-未作评价。
4.3单项满意率=评价为"满意"的单位数量/被征询单位总数。
4.4项目物业负责人是指主管项目的物业公司副总监督/经理、服务中心经理/主任或项目物业部主管负责人。
4.5意见征询表编号:项目拼音第一个字母缩写+年号+两位数月份+三位数流水号,如YW,表示**银湾六月份序号为001的意见征询表,序号不能重复。
4.6综合满意率=单项满意率加权平均值。
5.0操作规程
5.1每月10号前发出《意见征询表》,在《意见征询表发放记录》表上做好发放登记工作;发放前填写好《意见征询表发放记录》表的"项目"、"征询表编号"、"部门"、"被征询人"和《意见征询表》表的"编号"、"项目"、"被征询部门"和"被征询人"和预计"收回日期"项;发放时填写好送达人姓名和送达日期,并请被征询部门签收及注明签收日期。
5.2公司主张发放《意见征询表》时,及时请被征询人对我司物业工作给予评价和提出具体意见,由征询人填写好后请被征询人签名确认。
5.3如因各种原因被征询人不能及时提供意见或签收时,被征询人或部门在签收表格时要提醒具体收回日期,一般不超过3个工作日后收回。
5.4收回《意见征询表》时,收表人负责审核记录是否有项缺,无误后连同填写好《意见征询结果跟进记录》表一并递项目物业负责人审阅,一般情况下《意见征询表》发放人、收回人和《意见征询结果跟进记录》的"被征询人反馈意见"栏的填写人为同一人,便于跟踪和准确的填写被征询人所反馈意见。
5.5对于评价为"一般"或以下,但被征询人又未提出具体意见的征询表,回收人应主动联系被征询人,了解不满意的原由并在征询表上做好记录。
5.6项目物业负责人根据收回《意见征询表》填写结果,批示相关意见并组织跟进处理。
5.7项目物业行政人员负责收回《意见征询表》的统计工作,填写好《意见征询表统计结果》后递项目物业负责人审阅。
5.8项目物业负责人确定《意见征询表》跟进责任人,由跟进责任人督促相关部门按项目物业负责人的批示和被征询人所反馈的意见跟进处理,跟进处理结束后回复跟进责任人。跟进责任人根据各部门回复情况填写《意见征询结果跟进记录》的"跟进处理情况"栏,并在回访时回复被征询人。
5.9回访形式分面谈交流回访和电话回访两种形式,回访后将《意见征询结果跟进记录》递项目物业负责人批示。
5.10所有《意见征询表》收回后都应填写《意见征询结果跟进记录》跟进征询结果。
5.11每月25日前,项目物业行政人员负责收集齐《意见征询结果跟进记录》,汇同《意见征询表》和《意见征询表统计结果》复印件递总公司品质部。
5.12品质部在收到《意见征询表》、《意见征询结果跟进记录》和《意见征询表统计结果》后,对收到记录进行审核,对于未达公司要求的给出意见。
5.13品质部负责对被征询项目进行电话回访,了解对所提意见跟进处理情况是否满意,回访率不应低于25%。
5.14每月28日前,将《意见征询结果跟进记录》递公司总经理审阅,并附《意见征询表》和《意见征询表统计结果》。
5.15每月28日前,填写好《项目意见征询报告》递物业公司总经理批示。经批示后递集团总裁审阅,并附《意见征询表统计结果》。
6.0记录文件管理及存档
6.1《意见征询表发放记录》由征询单位存档。
6.2《意见征询表》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.3《意见征询结果统计表》原件由意见征询单位存档,并复印送品质部备案。
6.4《意见征询结果跟进记录》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.5《项目意见征询报告》经公司总经理批示,集团总裁审阅后由品质部存档。
7.0相关支持文件
7.1《顾客满意的监视和测量控制程序》
7.2《服务质量的监视和测量控制程序》
7.3《意见征询工作流程图》
8.0相关质量记录
8.1意见征询表发放记录WY/QR-WY-011
8.2意见征询表WY/QR-WY-012
8.3意见征询结果统计表WY/QR-WY-013
8.4意见征询结果跟进记录WY/QR-WY-014
8.5项目意见征询报告WY/QR-WY-015
制度专栏
