物业管理公司档案管理办法（7）

篇2：物业管家服务中心档案管理规定

山庄管家服务中心档案管理规定

1.0目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2.0适用范围

适用于zz山庄管家服务中心各类档案的管理。

3.0职责

3.1管家服务中心经理监督档案管理的实施工作并审批档案的借阅申请;

3.2档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的类别、编号及保存年限:

4.1.1管家服务中心的编号:*LSZ(项目名称拼音缩写)

4.1.2区分全宗,按管家服务中心的工作内容划分,全宗可分为以下几类:

一级类目二级类目编号三级

类目档案范围和条款保存年限

*LSZ工程图纸01竣工图纸、技术改造、施工图纸等永久

设备技术资料02消防、智能化系统、电梯系统、变配电系统、给排水系统、空调系统、办公设备等永久

接管验收资料03永久

合同协议04经营服务类合同、工程类合同等永久

综合管理0501公司文件、管理处文件、外来文件、工作联系文件、专项报告、会议纪要等3年

02员工档案

03通知、通告、温馨提示等3年

住户资料0601业主资料永久

02租户资料长期

房屋健康档案07入伙物业接管验收表、装修相关记录等

日常记录08机电类、安全类、保洁绿化类、人事行政后勤类、培训类、社区文化、中控类、顾客服务、装修管理、品质管理等3年

业主委员会资料09

财务资料10收费通知单、月收费统计表、季公布报表等。3年

迎检资料1101优秀大厦(小区)

02安全文明小区

保管理期限的年限从文件产生后第二年开始算起,其中永久为50年以上,长期为16年-50年,短期为15年以下。

4.1.3档案顺序号:采用阿位伯数字取3位有效数字--001、002、003。

4.1.4档案编号举例:

*LSZ-06-01-001

4.2立卷与编制目录

4.2.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷,档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:

a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;

b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由档案编号、档案名称组成,如:

*LSZ-05-03-001通知及通告

*LSZ-06-01-001zz山庄业主资料

*LSZ-09-001业主委员会资料

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置外,并排列在档案柜中;

d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内;

4.2.2编制目录:

a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅;

4.3档案的保管

4.3.1档案保管的工作任务是:

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)采取修复技术,延长档案寿命。

4.3.2档案保管的责任部门

a)管家服务中心客户服务部保管合同协议、综合管理资料、住户资料、员工培训档案、业主委员会资料、财务资料、迎检资料及管家服务中心各职能部门需要保管的其他档案;

b)管家服务中心工程维修班保管项目工程图纸、设备技术资料、接管验收资料等相关档案资料;

c)其他职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

4.3.3档案的保管程序

a)各职能部门将需保管的资料经整理汇总后,移交给档案管理员。

b)资料管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

c)资料管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

d)档案原则上保管原件。

4.4档案的密级

4.4.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.5档案的查阅权限

4.5.1管家服务中心经理可查阅中心所有档案;

4.5.2其他人员根据审批查阅有关档案。

4.6档案的查阅/借阅/复制

4.6.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.6.2资料管理员审核其查(借)阅资格:

a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

b)权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属管家服务中心的档案,由管家服务中心主任审批;属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;财务类的档案应由中心经理审批。

4.7在档案归还日期前,资料管理员应督促借阅人将档案还好交还档案室。

4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批,机密档案由公司行政人事部经理审批,普通档案由部门/中心负责人审批。

4.9档案的销毁

4.9.1超过保管期限的档案,由资料管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及《档案销毁清单》,报公司行政人事部审核。

4.9.2行政人事部审核无误后报总经理审批

。

4.9.3总经理审批同意后由行政人事部指定3名监销人员(档案管理员、办公室文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.9.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0相关支持文件

5.1文书管理规定

6.0质量记录

6.1QP-01-07-F001档案目录

6.2QP-01-07-F002档案查阅/借阅/复制登记表

6.3QP-01-07-F003档案销毁清单

篇3：某物业公司档案管理作业指导书

物业公司档案管理作业指导书

1.0适用范围:

公司各类文书文档。

2.0档案管理规程:

2.1档案的归档和分类:

综合事务部根据档案的性质、内容,整理立卷归档,并对档案进行分类编号。

2.2档案的存档:

2.2.1存档时,应按档案的分类编号,将档案放置在相应的位置。做好档案索引,以便于查找,保证随查随得。

2.2.2案卷存档前做好文件材料的检查,对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。

2.3档案的整理和保管:

2.3.1及时对档案进行清理和整理,防止档案遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

2.3.2档案柜要坚固,防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

2.3.3每年对档案材料的数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。

2.4档案的借阅须经综合事务部部长批准,借阅时间以三天为限。

2.5档案的处理:

档案达到规定的保存期限后,对失效的,没有保存价值的档案要进行适当的处理。

3.0支持性工具:

《资料借阅登记表》

《文件目录单》

编制:审核:批准:日期:

篇4：物业公司档案管理标准作业规程（5）

物业公司档案管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2.0适用范围

适用于物业管理公司各类档案的管理。

3.0职责

3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

3.2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。

3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的编码。

4.1.1公司、人事行政部编码:

(1)物业管理有限公司编码为:CD(公司名称拼音缩写);

(2)人事行政部编码为:RZ(人事行政部名称拼音缩写)。

4.1.2部门编码:

(1)人事行政部名称编码为:R?Z

(2)财务部编码为:C?W;

(3)客户服务中心编码为:K?H;

(4)环境景观部编码为:J?J;

(5)工程部编码为:G?C;

(6)秩序维护部编码为:Z?H;

(7)品质拓展部编码为:P?Z;

(8)经营部编码为:J?Y;

4.2档案的分类

4.2.1档案的分类,按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类:

(1)业主档案,包括:

a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》;

b、经业主签署后的《消防安全责任书》;

c、《业主家庭情况登记表》;

d、《业主物品领用登记表》;

e、《业主入住验房表》;

f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料;

g、《违章处理通知单》及处理结果资料;

h、业主的有关证件复印件;

i、业主产权确认登记(产权证书);

j、其他应保存的业主资料。

(2)工程技术档案,包括:

a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等);

b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;建设工程竣工验收证书;建设消防验收合格证;公共配套设施综合验收合格证书;供水合同;供电协议书、许可证;供气协议书、许可证;有线电视合格证;通信设施合格证;电梯准用证等);

c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。

d、设备出厂合格证;

e、设备使用说明书(要求中文);

f、设备安装、调试报告;

g、保修卡、保修协议;

h、物业接管记录。

i、其他应保存的工程资料。

(3)服务档案,包括:

a、设备台账;

b、设备运行记录;

c、设备维修、保养记录;

d、设备更新改造记录;

e、对外经营记录;

f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。

(4)行政档案,包括:

a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。

b、管理指导文件:质量体系文件。

c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。

4.2.2档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

4.3立卷与编制目录。

4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

物业管理有限公司员工人事档案:※※※―R?Z―员工档案;

物业管理有限公司财务部报表:※※※―C?W―报表;

物业管理人事行政部客户服务中心档案:※※※―K?H―运作档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

(4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2制目录:

(1)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限。

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管。

4.5.1档案保管的工作任务是:

(1)便于查阅;

(2)保证档案的安全;

(3)防止档案的损坏;

(4)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2档案保管的责任部门:

(1)财务部保管财务档案;

(2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案;

(3)品质拓展部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效

考评档案;

(4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案;

(5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案;

4.5.3档案的保管程序:

(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

(2)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

(3)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

(4)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。

(1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

(2)机密档案包括:员工人事档案、ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。

(3)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;工程档案,如工程图纸;计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

4.7档案的查阅权限

4.7.1总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制。

4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格。

(1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。

(2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由分管该项工作的副总经理审批;普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁。

4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁计划及清单,报人事行政部、公司经理审核。

4.11.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。

4.11.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0相关记录表格

5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码:

5.3《文件销毁申请单》文件编码:

5.4《外来文件台账》文件编码:

5.5《合同台账》文件编码:

6.0相关支持性文件

篇5：物业管理公司档案管理制度（9）

物业管理公司档案管理制度(九)

第一条总则

1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

3.公司对档案实行集中统一管理。

第二条档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条档案分类:

1.文书类档案

1)政府部门各类文件

2)公司对外、对内各类正式发文

3)法律公文

4)广告策划文案

2.工程技术类

1)设备设施档案

2)招投标档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

6.影音类文件

第四条归档工作流程

1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。

3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条归档要求

1.归档文件必须完整齐全。

2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

3.档案编目

1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号

如:2004/市场/001

2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号

如:2004/百事可乐/项目/001

3)财务类档案:会计年度设置

4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号

4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条档案借阅、移交

1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管副总批准。

2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。

4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

第七条保管和保密制度

1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。

2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄密。

4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

第八条附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。