物业行政办公区域管理规定工作制度

篇2：物业其他行政管理规定工作制度

物业行政工作制度:其他行政管理规定

22其他行政管理规定

22.1.员工证

22.1.1所有员工在入职时均由物管公司行政人事部签发的员工证。

22.1.2员工证必须当值时按规定佩戴,不得挂在腰际或以其他外衣遮盖,违者以不配戴论处。

22.4员工须注意爱护员工证,人为损坏或遗失,除按规定及时到行政人事部补办手续外,将视实际情况可能给予一定的纪律处分。

22.1.4离职员工必须将员工证交回,否则扣罚工本费30元。

22.2.更衣柜、钥匙的管理

22.2.1员工更衣柜不能随便与他人调换,不能私装锁头和私配钥匙,不能存放易燃易爆危险物品,不要存放贵重物品,物管公司/管理处不负任何私人财物损失的责任。

22.2.2物管公司/管理处有权随时选派两名行政人员检查更衣柜。

22.2.3员工离职时须将更衣柜清理干净。

22.2.4物管公司内部钥匙由资源部统筹管理、复制。领用人领用钥匙后,需在领用单上注明确认。

22.2.5钥匙保管人应遵守下列条件,否则所发生损失由保管人负担责任,并按情节轻重论处或依法究办:

22.2.5.1离职时应将钥匙交回资源部。

22.2.5.2钥匙遗失时,应立即向资源部报告。

22.2.5.3不得复制或任意借予外人使用。

22.3电脑使用管理

22.3.1总则

随着科学技术的发展,电脑作为企业员工进行文件处理、文件和信息传输以及企业经营管理工作的基本工具,对提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化发挥着积极的促进作用。为配合企业的制度化、程序化、规范化管理,公司对现电脑的使用、管理与维护制定本制度。

22.3.2适用范围

广州zz物业管理有限公司全体员工。

22.3.3电脑调配原则

22.3.3.1各管理处根据实际工作需要,制定电脑配置与采购计划,报请公司审批采购。

22.3.3.2所有电脑设备均须按照岗位工作需要进行调配,并由行政助理负责资产登记与管理。

22.3.3.3外出公干需要使用笔记本电脑的员工,报请所在部门经理或管理处主任批准、资源部审核通过后可予以借用。

22.3.4电脑的使用与管理

22.3.4.1各部门必须按照规定机型、外设设备、硬件配置使用电脑,不得私自拆卸或安装任何硬件设备。并保证电脑设备在良好环境下使用,不得在设备上放置杂物,并做好电脑设备的防尘、防潮、通风工作。

22.3.4.2各管理处电脑未经批准一律不得安装光驱,如确有需要,由行政助理报公司资源部备案后在管理处主任或其他指定的电脑上安装。

22.3.4.3为防止管理处资料外泄,各管理处仅在管理处主任、行政助理、客户服务主管、保安主管、财务部、工程部主管电脑上安装USB接口,电脑使用者必须负责USB接口的管理,并确保相关资料不被外泄。

22.3.4.4任何员工不得将私人可移动U盘带入公司使用,公司、管理处根据工作需要配备公用U盘。

22.3.4.5管理处主任、财务部、客户服务部主管的电脑可根据需要开通上网功能,上网帐号和密码由电脑使用者管理并保密,其它电脑不得开通上网功能。

22.3.4.6各管理处电脑出现重大故障,由行政助理报请公司进行维修处理。如因员工私自卸拆卸造成电脑损坏,由该员工承担此项损失。

22.3.4.7电脑操作应按一定的规程进行。启动时应先开显示器、打印机等外部设备,后开主机;关闭时应先取出磁盘或光盘关闭主机,后关闭显示器,打印机等外部设备。

22.3.4.8在电脑运作过程中,若发现异常声音或怪味时,应立即切断电源,并通知行政助理及供应商检查机件。

22.3.4.9各使用部门设有专人操作电脑,每台电脑均必须设置开机密码及荧屏保护密码,电脑使用者必须对密码保密,并对自己的一切电脑操作负责。严禁未经允许擅自使用他人电脑。

22.3.4.10为了预防电脑病毒,使用磁盘及光盘前必须进行病毒检测,严禁员工未经管理处主任批准私自安装外来软件、程序,一经发现按情节轻重给予纪律处分。

22.3.4.11任何时间严禁员工利用公司、管理处电脑玩游戏,严禁非公务情况下上网,一经发现按情节轻重给予纪律处分。

22.3.4.12严禁员工使用不健康、消极或产生不良影响的图片与文字作为电脑桌面,并不得浏览或传播不健康、消极或*的网络信息。

22.3.4.13员工离职时,必须将电脑的所有密码如实交接给指定的交接人后方可办理离职手续。

22.3.5责任及义务

22.3.5.1人事资源部:对电脑设备资产管理、调配、调试负责,有义务指导员工正确应用电脑。

22.3.5.2员工:员工对配置的电脑有资产监管的责任和日常保养的义务。

22.3.6监督机制

22.3.6.1员工不按规定操作电脑者,将视情节轻重给予纪律处分。

22.3.6.2员工故意损坏电脑设备者,公司将视情节轻重给予纪律处分,并追究其相应责任且有权要求其经济赔偿。

22.4复印机使用管理

22.4.1复印机必须由各部门指定人员负责操作,其他人员非必要请勿使用复印机。

22.4.2员工在每次复印完后必须即时在《复印机使用薄》上如实登记(双面复印当2张),及清理遗留的物件及废纸。

22.4.3使用复印机只限于复印管理处有必要复印的文件,禁止复印私人文件。

22.4.4当连续复印文件数量达100张,必须暂停2分钟,禁止将沾有未干涂改液或胶水等文件进行复印。

22.4.5行政助理负责复印机维保工作,及监督复印机的使用状况。

22.5传真机使用管理

22.5.1所有文件的传真工作由各管理处指定行政助理或前台接待文员负责操作。

22.5..2传真文件统一由指定人员负责接收及发出的登记工作,禁止其他人员私自取走未经登记的文件。

22.5.3传真机操作人员必须尽快将已发出或接收到的文件登记后及时分派到各部门负责人。

22.5.4使用传真机只限于传真管理处文件,禁止传真私人文件。

22.5.5行政助理负责传真机维保工作,及监督复核传真机的收发记录。

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2.6办公费用控制

22.6.1文具

22.6.1.1新入职员工(保安工程除外)可领取一套必要办公文具,费用控制在人民币一百元以下,包括以下非易耗物品:笔筒、计算器、剪刀、订书机、起订器、打孔机、直尺、文件架等,上述物品一旦领用后原则上不再重复领用,唯以旧换新时也需由行政助理审核是质量原因还是使用不当所致,因个人原因造成损坏、遗失的,由个人自负,不应再向公司申请补领。员工离职时同样要求返还整套非易耗文具。

22.6.1.2每月文具领用原则上只是添置易耗材料,如纸薄类、笔类等,或添置必要的文件夹类。

22.6.1.3行政助理有权根据实际情况,对各部门提交的文具申请中的数量和品种作相应的控制、调整,并视进度给予发放。

22.6.1.4本着环保、节约的原则,公司建议各管理处善用资源,采取适当措施控制不必要的花费,如适当使用可换笔芯循环再用的笔类,使用二次用纸等。

篇3：本物业管理部文件管理制度

物业管理部文件管理制度

第一条总则

1.1为确保文件管理正常、顺利进行,促进公司管理工作的效率,特制定本办法。

1.2所谓"文件",是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。

1.3文件的收发、领取与寄送由行政部负责。

第二条文件的类别

2.1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。

2.2秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。

2.3机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。

2.4普通。指非机密文件。

第三条外来文件的收发及处置

3.1外来文件全部由行政部接收,在《外来文件收发簿》中登记,填写《文件处理标签》由总经理批示后,下发相关部门处理,行政部在处理时按下列要点处置。

3.1.1一般文件予以启封,分送各部门。

3.1.2私人文件不必开启,直接送收件人。

3.1.3分送各部门的文件若有差错,必须立即退回行政部。

3.2普通文件的处理原则

3.2.1由部门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文件进行具体处理。

3.2.2如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。

3.2.3各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

3.3机密文件的处理原则

3.3.1机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。

3.3.2指名或亲启文件,原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。

3.3.3到达的指名或亲启文件,原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。

第四条内部文件的制发

4.1各部门因工作业务需要下发文件时,由部门拟订文件交行政部,由行政部统一格式编号拟定《文件审批表》交相关部门会签,由总经理审批后下发。

4.2文件编号规则

4.2.1公司文件:涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜,均以公司文件下发。编号规则:皖国购司字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。

4.2.2总经理办公室文件:临时的通知等以办公室文件下发,编号规则:皖国购办字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。

4.2.3会议纪要:凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发,编号规则为:**购纪字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。

4.2.4记录表格:各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到行政部进行编号,无编号的表格不允许在部门之间流转。编号规则:

Q/GG-××-001

流水号

部门代码

记录前缀

例如:行政部代码*Z,物业部代码WY,财务部代码CW,电脑部代码DN等。

4.3文件的受控:为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制,必须对下发文件进行控制,控制其分发场所。公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。

受控章形:

4.4文件下发

4.4.1需要在使用部门留存的文件必须以纸质文件或电子文件下发,下发时各部门必须在《文件签收簿》签收登记。

4.4.2不需要在使用部门留存的,在文件正本上附《文件传阅表》交相关部门传阅,文件被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在《文件传阅表》上填写阅览后的意见。

4.5文件存档

4.5.1公司的外来文件和内部文件在处置完毕后一个工作日必须交档案室存档,否则将追究相关人员的责任。

4.5.2各部门指定一名工作人员管理部门的文件,公司下发的文件各部门必须完整保存,行政部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况,发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失,将追究文件管理人员的责任。

4.5.3档案管理人员应对每年的文件进行整理,集中封存。

4.6文件查阅

4.6.1原则上部门查阅文件,应在部门查阅,档案室不接受查阅。

4.6.2因工作或业务需要,查阅公司机密性文件,应办理文件查阅审批手续后,方可在档案室查阅。

第五条执行时间

此规定自发布之日起执行,由行政部负责解释。

第六条相关记录(见:表格汇总)

6.1《文件样稿》。

6.2《会议纪要样稿》。

6.3《外来文件收发簿》。

6.4《文件处理标签》。

6.5《文件审批表》。

6.6《文件签收簿》。

6.7《文件传阅表》。

篇4：H物业管理部会议管理制度

物业管理部会议管理制度

第一条会议组织和安排

为避免会议过多或重复,公司正常会议一律纳入会议管理制度,原则上一律按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

1.1公司级会议

1.1.1公司全体员工大会:报请总经理批准,综合管理部负责组织。每年12月召开,对全年的工作进行总结、表彰,安排部署下年度总体经营计划,因其他特殊需要,可临时召开;

1.1.2总经理办公会议:由综合管理部组织,每月底召开,总经理主持;对上月的工作进行总结和下月的工作部署,讨论、研究、决定公司经营活动中发生的重大问题及解决方案;

1.1.3行政例会:每周一召开,由总经理主持。各部门进行工作汇报和安排下一步的工作计划;

1.2专题会议:即全公司的技术、业务综合会议(如经营活动分析会、设备管理会议等)。由总经理批准,每月底召开,各业务部门负责组织;

1.3部门工作会议:由各部门主管决定召开并负责组织。

1.4小组会:由各部门的班组(小组)决定并负责组织。

1.5商场营业员晨会:每天由各楼管带领营业员练习有关营业用语、安排或传达公司的工作事项;

1.6上级公司或外单位在我公司召开的会议或业务会,一律由综合管理部受理安排,有关业务对口部门协同做好会务工作。

1.7其他会议的安排,凡涉及多个部门主管参加的会议,均须于会议召开前一天经总经理批准后,由综合管理部统一安排。

1.8凡综合管理部已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集部门应提前一天报综合管理部调整会议计划。未经同意,任何人不得随便打乱正常会议计划。

1.9对于准备不充分、重复性或无多大实际作用的会议,综合管理部请示后有权拒绝安排。

1.10对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议,综合管理部请示后有权安排合并召开。

1.11各部门会议必须服从公司统一安排,各部门小会不应在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外),应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。

第二条会议准备

2.1除例行会议以外,应在会议召开的前一天下发《会议通知》,通知会议的议题、地点、时间、出席及列席人员等。

2.2会议主持人和召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发炎要点、工作计划草案、决议或决定草案、落实会场、通知与会者等)。

2.3参加公司会议的人员无特殊原因不能请假,如需请假须经主持人(部门)批准。

2.4有以下原因者,高层以上管理人员可提议临时或提前召开会议:

2.4.1有重要事项需提交会议讨论决定。

2.4.2各部门重要业务管理人员录用及辞退。

第三条会议相关规定

3.1会议主持人

3.1.1会议主持人应提前5分钟到达会议地点。

3.1.2会议主持人在会议开始时应说明会议的议题和议程。

3.1.3主持人应对会议及发言的时间进行控制,有权终止与会议议题无关的发言。

3.1.4主持人应对会议中讨论或决策性议题作出决定,并对决定的实施及完成时间、责任人进行沟通后作出明确。

3.2发言规定:参会人员工作汇报应列提纲,发言言简意赅,限定时间5分钟。

3.3参会人员纪律规定

3.3.1与会人员应按通知的时间提前到达会议地点,不得迟到,迟到者拒绝进入会场,按会议缺勤处理,罚款50元。

3.3.2与会人员中途不得退出,特殊原因确需离开会场,须经主持人同意后方可离开会场。

3.3.3与会人员应保持会场的秩序,不得大声说话或交头接耳,或做与会议无关的其他事情。

3.3.4会议期间,不得随意走动,手机应关机或设置振动状态,原则上不允许在会场进行通话,确需通话,不得影响会议。

3.3.5会议结束后,与会人员应主动恢复好座椅的位置。

3.4会议结束后对会议形成的决定(议)或需会后实施的事项应形成会议纪要下发参会部门或人员,会议纪要属公司内部重要文件,具有一定范围的保密性,未经批准不得外传。

3.5综合管理部应根据下发的会议纪要事项的完成时间、责任人、及完成结果进行跟进检查,未按要求完成的应说明原因,否则按未完成工作进行考核。

第四条执行时间

此规定自发布之日起执行,由综合管理部负责解释。

附则晨会管理办法

篇5：H小区管理处消防管理制度

小区管理处消防管理制度

A、遵守消防管理规定,全体员工应知晓和遵守《中华人民共和国消防条例》和杭州市有关消防规定,要贯彻"预防为主,防消结合"的方针,管理处主任为消防责任人;

B、普及消防知识,清楚了解防火安全的规定和措施,包括:

(1)消防栓周围附近不得堆放杂物,不准停车;仓库、配电间等易燃易爆和化学危险品等重要防火部位,须设"严禁烟火"等防火标志;

(2)明火作业应有《动火证》,在施工前做好灭火准备;

(3)消防设施保证100%完好率,不挪作他用;

(4)各类消防器材的数量,分布位置,操作技术和使用方法;

(5)扑救初步之火以及火场逃生的基本常识及疏散路线;

(6)组织义务消防队,每年一次组织义务消防知识培训和实际操作训练;

C、建立消防管理责任制,确定防火责任人,加强消防组织领导;

D、定期检查、检测消防设备;

(1)对重要部位保安值班人员每天进行巡逻、检查,每月一次由专人负责检查,公共区域的消防安全情况,严禁消防通道堆放杂物;

(2)每月由专人对消防器材的完好状态进行巡查,始终保持消防栓开关灵活,水带不破损,灭火器保证不过期失效,如发现问题,马上向上级汇报,记录在《消防器材检查记录表》上,确保消防设施随时都可启用。

(3)定期对各消防系统按市消防局规定进行测试及检修,保证安全运行;

(4)消控室值班人员遵守管理处有关规章制度,不得违章操作及定期汇报;