阳城管理处物业资料管理
太阳城管理处物业资料管理
物业资料是物业管理的重要资源。我们将本着"集中化,有序化,信息化,科学化"的管理原则,实行原始档案和电脑档案管理的双轨制,建立档案管理系统。
小区运作伊始,我们就将建立详尽完善的物业档案资料,为以后的管理打下良好的基础。以机电设备资料为例:
(一)原始基础资料
包括各设备设施的原始技术资料、技术参数,竣工图纸,检验合格证书和质量保证书,单机试运转报告,系统加压测试报告等。
(二)运行管理资料
对所有设备设施及机房、管井进行编号挂牌,各类管道、流向、阀门状态等清楚标示,各类安全警示牌放置到位;划分责任区,指定责任人,并记录在案。
按设备的具体情况制订操作规程、机房管理规定,绘制各类系统流程示意图,放置在适当位置,并复制存档。
建立设备卡,除抄录设备的原始技术资料外,每次维修保养的过程特别是原始技术资料中无法反映的零配件型号等均需记录在卡,便于日后维修。
日常运行资料:如运行数据记录表,设备巡查记录,都应忠实记录并留存在档。
工程改造资料:在小区运作中,不可避免的会发生各种工程改造,所有的技术资料、图纸均需详细编目留存,以备日后询查。
详细档案资料的分类管理(见表一、表二)
表一物业接管移交资料
名称资料内容
工程建筑
产权资料A:规划图纸、项目批文、用地批文
B:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
C:拆迁安置资料
工程技术资料A:红线图、总平面图
B:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
C:工程合同、工程预决算
D:工程设计变更、通知及技术核算单
E:竣工图:1、单体建筑、结构、设备竣工图
2、消防、智能化等工程及地下管网竣工图
F:房屋、消防竣工验收证明书
G:钢材、水泥等主要材料的质量保证书
H:新材料、构配件的鉴定合格证书
I:供水、供电、消防、智能化等设备的检验合格证书及技术资料
J:绿化工程竣工图
K:其他技术资料
表二管理档案资料
名称资料内容
物业资料房屋基本资料、分区资料
事务资料A:事务值班表B:事务交接记录表
C:日常事务巡视记录D:事务回访登记表
E:搬出(入)物品登记表
维修资料A:日常维修记录表B:公共设施维修记录表C:大中修记录表
护管交通
管理资料A:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
B:查岗记录
C:物资搬运放行记录、
D:车辆管理记录E:紧急事件处理记录
设备管理资料A:公用设施保养维修记录
B:各项机电设备保养维修运行记录
C:设备分承包方维修保养记录D:设备检查记录
员工管理资料A:员工个人资料、聘用表B:员工业绩考核及奖罚记录
C:员工培训计划及实施记录D:员工培训考核记录
F:重要岗位员工地址、电话等记录
客户反馈资料A:客户意见调查、统计记录
B:客户投诉及处理记录表
行政文件资料A:主管人员值班及督察记录
B:政府部门文件
C:主管领导部门文件及兄弟单位资料
D:管理处规章制度、通知、通报等文件
E:管理处荣誉一览表
F:管理处会议记录
篇2:物业项目各岗位工作检查标准
物业项目各岗位工作检查标准
1、仪容仪表:
(1)精神饱满,姿态端正。不准留长发、小胡子,前蓄发不得露于帽檐外,双鬓不得过耳,后发不得过衣领。
(2)护卫员上班期间应着工装,扣好纽扣,不得敞开外衣、卷起裤脚、衣袖、披衣,领带系好,内衣不得外露,冬夏装不得混穿;制服应勤洗换,确保制服的干净、整洁、无污迹;
(3)员工上岗时除手表和婚戒外,不准佩戴其它饰物;
(4)执勤时要佩戴工号牌,统一戴在左胸前,位置平行,不得歪斜;
(5)员工上岗前应整理个人卫生,做到整洁、干净、无异味,不得留长指甲,保持指甲干净;
(6)除因工作或经批准外,不准穿或携带制服离开辖区,下班后不得穿制服。
2、行为举止:
(1)举止文明、大方、端庄、稳健;
(2)用语文明,谈话自然;
(3)精神饱满,姿态良好,抬头挺胸,不得弓腰驼背,不得东倒西歪、前倾后靠,不得伸懒腰,不袖手、背手、叉腰或将手插入衣袋内,执勤时不准吸烟、吃零食,不得搭肩挽背;
(2)不得哼歌曲,吹口哨;
(3)不得随地吐痰,乱丢杂物;
(4)注意检查和保持仪表整洁,但不得当众整理个人衣物;
(5)不得将任何物品夹于腋下,不得敲桌椅或玩弄其他物品。
3、工作纪律:
(1)严格遵守工作时间,不迟到、不早退,不无故矿工,不擅离职守,自觉请销假;
(2)认真做好班前准备和交接班工作,没有接班不擅自离岗,上岗前检查个人服装,仪表仪容,精神饱满态度端正;
(3)上岗前不准喝酒和有异味食物,上岗时不喝带有酒精性饮料;
(4)上岗时不准吃零食、吸烟、聊天、打闹,不准做与工作无关的事情,不打接私人电话;
(5)不准向业主索要物品,不准擅自接收业主礼物;
(6)不准讽刺、挖苦业主,严禁与客与业主争吵、打斗;
(7)不准乱动业主设备、物品,不准私拿业主遗弃或遗失物品;
(8)不准私自动用和侵占公物;
(9)不准向业主泄露单位内部情况;
(10)不允许在值班时抽烟、闲聊、阅读书报或大声喧哗,或做与护卫工作无关的事;
(11)值岗人员不允许在值岗时端着茶杯或拿着与护卫工作无关的物品在管理区域内走动,只能在护卫休息室内喝水、休息。
4、住户投诉处理作业规程
1.对业主的遭遇或不幸表示歉意或同情,让业主心理得以平衡。业主投诉的问题无论大小轻重,都要认真对待和重视,要采取"移情换位"的思维方式,转换一下角色,设身处地地站在业主的角度看待业主所遭遇到的麻烦和不幸,安慰业主,拉近与业主的心理距离,并表示要立即改正已过,一般会让业主感到满意的。对极之愤怒的业主,为平息其怒气,利用心理学方法,你可用较缓慢的说话方式以平息他们的急躁情绪。
2.实地视察投诉内容情况,注意做好记录。
3.分析产生问题之原因或责任情况。如牵涉内容属其他部门问题,切不可相互推诿,要通知并督促相关部门限时处理并跟进到最后。坚决杜绝"二次投诉"的发生。
4.提出处理或不予处理的理由,处理过程中要及时地将进展情况向业主汇报。
5.在未能确定其问题成因或最合理的解决方法,并特别是未得上级通知前的任何事情(特殊情况),切忌随自己心意对业主作出任何承诺。
6.遇有不能解决之问题,要按管理程序向有关主管报告。
7.回复要及时。这是处理投诉工作的重要一环。业主口头投诉可以电话回复,一般不应超过一个工作日;业主来函则应回函答复,一般不应超过三个工作日。回复业主可以向业主表明其投诉已得到重视,并已妥善处理,同时及时的回复可显示物业管理公司的工作时效。即使未能及时找出成因或解决方案,仍得先以最快途径让业主知道你为他的事正尽力跟进,并须承诺何时再给他进一步的回复。
8.对于不能解决的问题应予以合理解释,并表示歉意,试用其他方式弥补。
9.处理完投诉一定要回访。
简言之,处理业主投诉的工作态度可以归纳为:
(1)认真:热情待客、仔细记录、表示歉意、马上落实、跟进结果
(2)执行:服从命令听指挥
(3)主动:耳勤、眼勤、手勤、脚勤、通报勤
(4)处理:及时、准确、保证质量
(5)检查:认真、细致
(6)预防:措施计划
(7)纠正:整改措施方案
总之,处理投诉的原则可概括为:"耐心细致、公平公正、实事求是、依法合理。"
篇3:物业管理处照像机管理规定
物业管理处照像机管理规定
1)总值照相机作为工作应急、现场拍照使用,总值平时应妥善保管。
2)遇有紧急事件、突发事件,物品、设备受损等情况发生时,总值应立即携照相机赶到现场,对物品、设备受损部位及今后可能因此次紧急事件或突发事件造成损失后果的事件现场进行清晰拍照。
3)总值拍照后的照片应在当天下午下班前交项目经理秘书存入电脑,照相机内照片在存入电脑后应立即删除,确保存储卡内有足够空间以备下次使用。如果无特殊情况,每天白班总值接班时照相机存储卡内应无照片存储。
4)管理处内部借用照相机,应在客服部《物品借用登记表》进行详细登记,借用照相机在下午17:30前必须返还,照相机存储卡内照片由照相机借用人负责保管、存储,照相机归还后总值应立即将存储卡内的照片删除。
5)夜班总值应在交班前确保照相机电力充沛、存储卡空间充足。