某小区业主包车管理规定

篇2：新世界地产物业业主档案管理规定

新世界物业业主档案管理规定

1.目的

1.1规范业主档案的管理工作

2.适用范围

2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

3.职责

3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。

4.程序要点:

4.1由客服组前台对业户档案的管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。

5.业主档案内容:

5.1收楼资料:

5.1.1《业主家庭情况登记表》;

5.1.2《业主证领用登记表》;

5.1.3业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;

5.1.5楼宇情况检查表;

5.1.6收楼通知书;

5.1.7交款通知书;

5.1.8购房认购书

5.1.9管理公约签约页;

5.1.10《物业服务合同》;

5.2装修资料:

5.2.1《装修申请审批表》;

5.2.2《住宅室内装修管理协议》;

5.2.3《装修承诺书》;

5.2.4《闭水试验确认书》;

5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;

5.2.6《装修人员管理条例》;

5.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

5.3入住日常资料:

5.3.1业主来函;

5.3.2客户服务单;

5.3.3催缴费通知单;

5.3.4《整改通知单》;

6.业主档案袋的整理

6.1业户资料整理、分类:

6.2资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

6.3业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写"业主档案资料情况"表;

6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。

6.5业户资料归档时间和更新:

6.6客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;

6.9客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

6.11销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。

7.业户资料查阅及印取:

7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;

7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;

7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;

7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;

8.保密要求:

8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

9.业主档案的跟踪:

9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立"业主档案",同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

9.3业主档案应永久保存。

9.4将各业主资料输入电脑进行管理。

10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。

11.相关文件和记录

11.1《业主资料情况表》WI-NWGZ-AL.KF-06-41

11.2《业主档案目录》

篇3：某住宅业主二次装修管理规定

住宅业主二次装修管理规定

1.目的

通过对业主室内装修的制度化管理,确保楼宇及公共设施的正确、安全使用,将装修隐患降到最低限度,确保全体业主的共同利益。

2.适用范围

适用于各物业服务中心为业主办理二次装修工作。

3.职责

3.1管理规定的具体要求由品质督导部根据公司的管理目标制定,报总经理批准,相关部门执行。

3.2各物业部客服组对装修从审批环节到复验全程、全方位检查、管理。

3.3各物业部工程组对装修内容进行技术把关,对相关工程进行技术监督、检查、验收。

3.4各物业部保安大队对装修单位治安、消防、工人出入等方面管理,对物业服务中心在装修管理中其他事件提供协助。

4.管理规定

4.1业主在收楼时,客服助理详细向业主介绍装修管理流程及应准备的资料。

4.2业主在报请装修时,客服助理首先审核装修资料,要求图纸资料包括:平面布置图、拆墙示意图、管道改变图、电气分布图及配电系统图、复式改建图(单元房或不改动的不必提供)、天花布置图;要求提供施工单位营业执照,资质证书,营业执照应加盖红章。

4.3初步审核图纸时,应注意拆墙部分是否破坏承重结构及公共设施(如烟道);管道改动是否符合标准要求,是否穿过剪力墙;电气分布负荷是否违规;复式改建有无破坏外立面及外观、有无增加楼板等方面。如有不符要求的,应向对方作专业解释并要求对方修改装修设计方案,直致达到符合管理规定。

4.4所有装修图纸必须由业主签名方为有效,装修申请书必须详细填写。客服助理须检查业主有无在《装修施工承诺书》上签名,若须改动厨厕管道涉及防水工程的,应要求业主签订《工程责任承诺书》。

4.5图纸、资料符合要求后,客服助理将资料及《装修申请表》一同交部门主任审核,客服组主任审核加批意见后转工程组审核装修内容及图纸,工程组必须就图纸具体内容做出专业批示。若有相关技术问题则退回客服组请业主或装修单位修改,专业工程师负责向业主解释。在接客服组转交资料后工程组必须在一天内做出回复。

4.6所有资料经工程组审核符合要求后,客服组主任将《房屋装修申请表》及相关资料呈物业部经理审批,审批完毕后由客服前台通知业主或装修负责人前来办理装修手续。在资料符合要求到通知办理装修手续全过程不超过三个工作日。

4.7装修负责人在办理装修手续时,客服助理应详细解释《装修管理规定》,《装修许可证》办理人员要详细填写装修内容和注意事项(特别是工程部提出的要求事项)。每户收取装修押金1500元。

4.8办理工人出入证时,要求对方提供该工人的身份证原件及复印件,彩色一寸照片一张。身份证复印件放入装修档案,所办理的证件全部登记,记入装修申请书,放入业主档案。工人出入证每证收取押金50元,工本费5元。

4.9为规范装修管理、确保园区安全,要求装修工人实行统一工服并持证出入。不能统一服装的,出入园区一定要将出入证佩戴在左胸处以备检查,未带证者当班保安员可以责令其出园区。

4.10在办理装修手续时,客服人员应向对方详细解释配套设施的报装事项(空调、热水器、电话、电视、网线等)。

4.11施工单位进场施工时,客服助理通知工程组开通该单元的水电。进场施工前,物业助理与装修负责人一同确定水电表度数,并由装修负责人签名确认。

4.12装修施工过程中,物业助理每日巡检不少于一次,严格监督按审批图纸进行施工。对违章施工及违反相关管理规定的行为即时制止,监督其改正。必要时请工程部,保安部协助。物业助理认真填写《装修巡查表》,对违章装修处理全程跟进,做好相关记录,记入装修档案。

4.13物业助理认真做好配套设施安装,及煤气改位等工作的协调工作,与各业务相关部门保持良好的合作关系,保持工作顺畅、高效,向业主做好解释、说明工作。

4.14装修单位如在装修过程中对已审批的内容有改动或增加新的装修内容,必须书面申请并附由业主亲笔签名许可的图纸,客服助理初审后报工程组审核,较大改动须报物业部经理审批。客服助理在工作中遇到疑难问题,即时向上级汇报。

4.15工程组在接到《装修申请书》及相关资料后,应对图纸资料认真审核,提出专业要求,不符合要求的应负责向业主提供专业解释。接到图纸资料后审核时间不超过一个工作日。

4.16工程组在业主装修过程中,应定期巡查,特别对隐蔽工程、防水工程全程严格监管,防水工程必须与业主、装修单位进行闭水试验并签确确认书,对装修中如电气安装,给排水安装等向业主提供专业意见。

4.17工程组对业主在装修过程发现的需要保修的问题,负责与相关单位协调解决,结果报客服前台存档。

4.18工程组指定专业工程师协同客服组对装修工程进行初验、复验,并签署验收意见。

4.19保安大队认真做好装修工作时间的控制工作,噪音装修施工星期一至星期五每天上午8

篇4：管理处业主档案管理程序

管理处业主档案管理程序

一.目的

规范客户档案的管理工作。

二.适用范围

适用于管理处业主档案的动态管理。

三.职责

1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四.程序要点

1.业主档案内容。

1)经业主签署的《业主公约》。

2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

3)《业主家庭情况登记表》。

4)《钥匙领用登记表》。

5)《业主证领用登记表》。

6)《业主入住验房表》。

7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

9)业主的有关证件复印件。

10)业主产权确认登记(产权证书)。

11)其他应保存的资料。

2.档案盒(夹)的制作。

1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:×××-×.×-S.W-业主档案:表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。

3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

3.业主档案袋的制作。

1)准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

2)将写有"栋号、楼层号、房号"的标贴纸贴在档案袋封面上。

4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

7.业主档案的跟踪。

1)当发生下列情况变化时,行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中:

a)通讯电话联络方式发生变化时;

b)业主发生更替时。

2)业主档案跟踪管理,由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

3)对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立"业主档案",同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

8.业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。

9.业主档案应永久保存。

10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。

12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于检索;

13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;

14.借阅档案要经过批准,并做好记录。

篇5：来访业主用户接待流程

来访业主(用户)的接待流程

1.0目的

通过24小时接待业主(用户)的服务,提升"天下城"社区的服务内涵和品质,增强业主(用户)作为"天下城"社区一员的满足感和荣誉感。

2.0适用范围

适用于业主(用户)来访过程中的接待工作。

3.0职责

3.1服务中心接待员解答业主(用户)咨询的问题,受理业主(用户)的各项服务需求。

3.2管理处各相关职能部门负责对业主(用户)各项服务需求或投诉的解决处理。

4.0流程

4.1服务中心每一位员工都有义务接待业主(用户)的来访。

4.2来访业主(用户)的接待实行首接负责制,接待员要将业主(用户)的需求或投拆及时反馈到相关部门,并对其进行跟踪、记录,直到业主(用户)的需求或投诉得到满意的解决或处理,随后应业主对问题的处理结果做即时回访。

4.3接待员须做好接待的准备工作,仪容仪表要符合要求,工作台要整洁,办公用品要摆放有序,电话铃响3声内必须接听。

4.4业主(用户)步入服务中心时,走到谁的工作台前,就由谁来负责接待该业主(用户),接待员应起立,面带微笑,根据不同时间热情大方的主动问候业主(用户),并引导其在接待台前落座。

4.5待来访业主(用户)落座后,礼貌地征询对方:"请问我能为您做什么吗"或"请问您有什么事吗"。

4.6认真倾听业主(用户)陈述,询问来访原因,并在《服务中心值班记录表》中作好记录,按有关的服务程序和规定办理,回答业主(用户)问题要迅速、明确。

4.7如业主(用户)的需求涉及费用的收取、结算,应将负责此项工作的同事介绍给业主(用户),该同事应马上问好并接待业主(用户),并按服务程序和规定办理。

4.8对于当时不能为业主(用户)解决的问题,接待员应将有关事项详细记入《服务中心值班记录表》,必要时复述业主(用户)的需求,同时主动向业主(用户)道歉并讲明原因,并遵循"把时间留给自己"的原则,就解决问题的时间做出适当承诺,决不能以"不知道"、"不清楚"作答。

4.9如解决问题的时间超出接待员的当班时间,接待员应将未完成事项详细填写在《服务中心交接班记录表》上,由接班人员继续负责该事项的解决,并在下一当班时间跟踪直至问题解决。

4.10业主(用户)向接待员表示感谢时,一定要回答"请别客气,这是我应该做的"。

4.11业主(用户)离去时,负责接待该位业主(用户)的接待员要起身离开座位,礼貌地向其道别,待对方走出服务中心大门后方可坐下,距离业主(用户)较近的其他接待员也应停下手中的工作,起立微笑送别业主(用户)。

4.12业主(用户)离开后,接待员应立即清理工作台上各项办公用品,保持工作台面的整洁。

5.0相关文件和记录

《服务中心值班记录表》

《服务中心交接班记录表》