某商铺撤场操作规程
商铺撤场操作规程
一、目的
为了规范商铺撤场工作流程及其遗留物品的处置,确保商户撤场管理工作顺畅开展,降低公司损失,维护公司利益。
二、适用范围
z购物中心内所有商铺撤场管理工作。
三、定义
撤场:租赁合同到期后正常终止、商户提出撤场申请或因违反合同约定公司要求其撤场的,按公司正常流程办理撤场手续,并终止商户在商场的经营行为。
逃场:因商户违反合同约定,未按正常流程办理撤场手续,自行终止在商场的经营行为。
四、职责
4.1营运部负责发出《退铺撤场通知书》并受理商户撤场申请手续,制订《退铺撤场确认书》、《商户退铺撤场申请审批表》呈公司审批。
4.2财务部负责商户相关费用的核算与收取工作。
4.3营运部负责组织协调各相关部门开展商铺撤场全程监管及商户逃场后的相关善后工作。
4.4工程部负责查看验收商铺场地与附属设施设备,抄录水电表读数并与商户签名确认。
4.5保洁部负责对撤场/逃场后商铺的杂物清理与环境卫生工作。
4.6行政部负责按法律程序对逃场商户进行欠费法律起诉追缴和逃场扣押物品与遗留物品的入库、保存与处理相关工作。
五、工作规程
5.1商铺租赁合同到期后商户正常撤场及未达成续约意向的商户撤场。
5.1.1商户须在商铺合同期届满前3个月向招商部提出书面续租要求,逾期未提出视为商户放弃续租权,招商部于续租申请提出后的10个工作日内回复商户是否同意续租。招商部将续租申请、续租条件及相关情况向公司呈报审批,审批同意后办理合同续租工作及作ERP系统更新。
5.1.2招商部与商户于合同到期前30天未达成续租意向的,招商部知会营运部3个工作日内给商户下发《合同到期退铺撤场通知书》。
5.1.3营运部于《合同到期退铺撤场通知书》下发后3个工作日内与商户进行撤场洽谈制订《退铺撤场确认书》,要求商户上报《商户退铺撤场申请审批表》。
5.1.4《合同到期退铺撤场通知书》、《商户退铺撤场申请审批表》经公司审批同意后,营运部在确定撤场日期前两个工作日内填写《商户退铺撤场流程表》,注明准确的撤场日期(费用计算截止日期),回收商户签订的相关合同协议并在《商户退铺撤场流程表》上签名确认。
5.1.5工程部派员与商户抄录水、电表读数于《商户退铺撤场流程表》上,双方签名确认。
5.1.6财务部收缴该商户相关欠费并在《商户退铺撤场流程表》上签名确认。
5.1.7营运部协同工程部或相关部门与商户对撤场商铺进行查看验收,监管商户根据《租赁合同》约定自费搬离动产或将商铺恢复至商铺交付时的状态(商铺装修或附属设施/设备不能破坏),若产生垃圾须收取相应垃圾清运费,双方在《商户退铺撤场流程表》上签名确认,验收不合格的由商户整改直至验收合格。
5.1.8营运部回收商铺锁匙,在《商户退铺撤场流程表》上列明商户撤离的物品明细和数量,双方签名确认。
5.1.9营运部将《商户退铺撤场流程表》呈报公司领导复核审批,营运部根据已复核审批的《商户退铺撤场流程表》开具《放行条》,填写可撤离的物品明细与数量。
5.1.10营运部引领商户至财务部递交《商户退铺撤场流程表》,财务部负责核算相关欠费,根据《商户退铺撤场申请审批表》、《退铺撤场确认书》及公司领导审批意见退还相关费用并在《商户退铺撤场流程表》记录及签名确认。
5.1.11商户凭营运部开具的《放行条》于当天晚22:00点后直接撤出经营场地,安管部认真核对撤离物品无误后签名给予放行。
5.1.12保洁部在撤场商铺清空后,对现场进行环境卫生打扫;营运部对商铺上锁后锁匙编号存放,通知营销部安排喷绘广告与围板封闭工程。
5.1.13营运部于次日将《商户退铺撤场申请审批表》、《商户退铺撤场流程表》复印存档后,将原件递交财务部存档,财务部知会行政部、招商部作合同终止、对ERP系统信息更新。
5.1.14营运部在撤场后3天内组织行政部共同对商铺内可拆卸的物品与未撤走的物品进行登记及固定资产入库保存。
5.2商户经营不善提出撤场申请的或商户已被确定为公司经营调整目标经洽谈同意撤场的。
5.2.1商户在合同执行期内向营运部提出书面撤场申请的,营运部知会招商部根据资源储备情况与商铺经营情况与商户进行谈判并洽谈新的商户资源。
5.2.2商户同意继续经营的,商户撤回撤场申请。
5.2.3新商户有签约意向或现商户不同意继续经营并且无新商户进场的,在商户提出书面撤场申请15天内,营运部与商户洽谈撤场事宜及制订《退铺撤场确认书》,由商户填写《商户退铺撤场申请审批表》,呈报公司审批。
5.2.4具体撤场流程根据实际情况参见5.1.4至5.1.14程序。
5.3商户违约、经洽谈不同意撤场、公司强行撤场的处理办法:
5.3.1营运部未能与商户就撤场事宜达成一致的,营运部起草《退铺撤场通知书》(后附商户违约相关书面文件记录),报公司行政部法务人员审批。审批后转营运部并下发给商户签收。
5.3.2营运部在接到商铺《退铺撤场通知书》后,知会营运主任、安管经理、行政部和商户或店长等乙方人员四方共同清点封存(若乙方无人到场,行政部须联系公证人员做全程录像记录,将录像资料存公司行政部保存),并填写《物品清点台帐》,各方清点人均要签字确认,营运部对该商铺上锁,锁匙编号存放。
5.3.3具体撤场流程根据实际情况参见5.1.4至5.1.13程序。
5.3.4营运部根据公司安排组织行政部共同对商铺内可拆卸的物品与未撤走的物品进行登记及固定资产入库保存。
5.4逃场商铺的撤场处理办法:
5.4.1营运部确认商铺逃场后,营运主任填写《重大事件记录表》将逃场的情况经过(包括时间、地点、见证人、确认人等)与财务部提供的商户欠费单做为证据报公司各级领导审批,其他依据以公司行政部法务人员要求为准,各部门务必在规定的时间内及时提供,确保公司利用法律程序追缴欠款。
5.4.2营运部在接到逃场商铺《重大事件记录表》公司审批意见后,知会营运主任、安管经理、行政部共同对商铺内物品进行清点封存。各方清点人均要签字确认,营运部对该商铺上锁,锁匙编号存放。
5.4.3逃场后相关工作根据实际情况参见5.1.4至5.1.14程序。
5.4.4逃场遗留物品处理:
5.4.4.1知会营运主任、安管经理、行政部三方共同清点封存,清点封存过程须全程做录像记录,(录像资料由公司行政部保存),并填写《商品清点台帐》,三方清点人均要签字确认。
5.4.4.2物品清点完毕后由行政部做好扣押物品的出入库工作及账簿登记,保留出入单据以便核查,公司行政部负责扣押物品的处理和利用法律程序对商户的欠款进行追缴。
5.4.4.3营运部负责联系商户,并与之协调以尽量减少双方损失。如果与商户达成一致,则由营运部拟写《退铺撤场确认书》、《商户退铺撤场申请审批表》报公司领导审批,按公司审批意见执行。如果与商户无法达成一致,公司行政部负责利用法律程序追缴欠款。
附件:《正常撤场工作流程》
《退铺撤场确认书》
《商户退铺撤场申请审批表》
《商户退铺撤场流程表》
zz商业管理有限公司
篇2：X社区商铺管理操作规程
1.0目的
1.1本规程规范了怡翠花园商铺的管理工作要求,加强怡翠商铺的租赁管理工作,避免在管理中各部门工作上的脱节。
2.0适用范围
2.1本规程适用于怡翠花园的临街商铺、小区内街商铺、社区中心商铺的租赁管理工作。
3.0职责
3.1经营部负责商铺的前期招租、租赁洽谈,办理合同签定手续及相关资料的移交工作,租户违约情况下协助怡翠花园管理处进行强制封铺工作。
3.2怡翠花园管理处负责商铺签约后的资料接管、商铺锁匙的管理、商铺的日常维修工程、卫生、安全、文明经营的管理、租金及管理费的按时收取及催缴工作、租户违约情况下知会经营部、租户,强制封铺的工作。
3.3财务部负责租金及管理费用的及时收取及催缴工作,并将违约欠缴租户情况及时反映到怡翠花园管理处及经营部,由怡翠花园管理处服务中心及经营部协助催缴租金和管理费。
3.4主管总经理助理负责合同的审核及租赁工作的监督检查。
3.5总经理负责租赁合同的签定审定、商铺经营总体价格的审批等。
4.0工作步骤与要求
4.1工作流程图(见附页)
4.2工作要点
4.2.1为避免商铺锁匙管理上的漏洞,怡翠管理处安排专人(对未出租的商铺)进行钥匙管理,对已出租商铺钥匙不管理(不留备用钥匙)
4.2.2办理租户锁匙移交表,由怡翠花园管理处负责办理商铺钥匙的移交手续(按规定填表)。
4.2.3在租户违约欠租的情况下,怡翠花园管理处应在5个工作日内向欠费租户进行两次书面催缴,仍未能收到租金的,怡翠花园管理处应知会经营部,由经营部发出《催缴通知书》,并在通知书发出的7个工作日内对仍欠费的商铺进行封铺处理。封铺时,先知会租户,然后经营部会同怡翠花园管理处及第三方到商铺进行物品清点工作,并记存铺内所有物品,三方签名。
4.2.4租户收铺时,由租户凭租赁合同书到怡翠花园管理处服务中心交纳三个月的租金、押金和管理费,即由经营部、怡翠花园管理处与租户一起到商铺收铺,怡翠花园管理处在租户填写《怡翠花园商铺锁匙移交登记表》后把商铺锁匙交给租户。
4.2.5在办理租户收铺手续,怡翠花园管理处参照交楼程序进行相应的商铺移交、水电抄表及物品清单登记确认等工作。
4.2.6租户在欠租情况下申请退租,先由租户向怡翠花园管理处提出退租申请,怡翠花园管理处与经营部同意后,报公司主管总经理助理与总经理审批同意后,租户、怡翠花园管理处、经营部、财务部四方一起按租赁合同进行退租核数,并办理完成退租工作。
4.2.7租赁合同到期前10个工作日内,由怡翠花园管理处发出合同到期通知书,若承租者有意续租,则按相关手续办理,若承租者无意续租,则租户、怡翠花园管理处、经营部、财务部一起按租赁合同进行商铺到期收回、核数等工作,并办理完成商铺收回后进行重新出租。
4.2.8为便于管理,怡翠花园管理处服务中心设商铺日常管理接待电话(电话:6301891)负责商铺管理的日常工作。
4.3移交资料
4.3.1《怡翠花园商铺租赁合同》由经营部移交给怡翠花园管理处和租户各一份。
4.3.2《怡翠花园业主公约》、《怡翠花园物业管理规定》在租户收铺时,由怡翠花园管理处交给租户。
5.0引用文件和记录表格
5.1《怡翠花园商铺租赁合同》
5.2《怡翠花园业主公约》
5.3《怡翠花园物业管理规定》
5.4《怡翠花园商铺锁匙移交登记表》
篇3：商铺经营服务管理规程
商铺经营服务管理
商铺方和物业管理公司所签订的委托物业管理合同中,往往会把商铺经营管理范畴的租赁管理,广告筹划、新项目开发同时委托给物业管理公司,以配合其商铺的经营管理.作为物业管理公司也应将商铺经营管理的好坏与自己的物业管理服务紧密地联系起来。
1租赁管理
出租方式的管理主要是在租金商定时要考虑多方面因素,如商品经营的范围及类别;附近商铺楼宇的空置率;承租户的经营特色;商铺所处的位置。另外经营商品给管理带来的易难也应作为一个因素。租金计算可采用两种形式,一种先规定一个固定的月租金(根据面积),然后根据市场情况和货币升、贬值决定几年后再增加合理的幅度。
一种是按面积定出最低租金,然后根据承租户销售总额按一定的百分比收取租金。
1.1竞标租赁的注意事项:
严格审定投标者的资格,主要是审核其个人或公司的商业零售管理经验、经营业绩,资信状况及经营品种是否符合行业规定等;
投标的程序须规范、严密、全面,尤其是租金的计算方式及规定,预付竞标租金的保证方式,有关撤回投标的规定,以及中标后延时签约的赔偿,应作更为周全和深人的考虑。
1.2协议租金出租的注意事项:
在和业户签订租赁协议之前亦应了解承租人的资格、经营管理经验,资金状况,以及目前所经营店铺的数目,业绩情况及所经营品种是否符合行业的规定等;
承租人的经营性质,经营范围,所经营的商品档次和质量.是否有能力进行一定投入的商业推广活动,从而使商铺的业务前景有较大的发展等。
1.3租金条款
租金制定的参考因素:
要参考周边社区人口数目,流动人口的数目及可能吸引其他社区的顾客量、商铺地理位置的优劣,交通是否便捷等情况:
要参考商品经营的范围及类别、附近区域商铺的空置率、承租人的经营特色、承租人要承租的层次、位置等情况等:
要参考周围区域同行业的营业面积、租金状况、及经营状况等。
租金的组成要素:
租金的组成包括商铺固定投资的折旧、保险,贷款资金利息、投资回报率等。
水电能耗费、商铺管理酬金、商铺利润,物业管理费等。
大中修整改更新基金等累加应分摊到每平方米。(也有租金中不包含大中修整改更新基金要素的)等
2广告策划
楼宇内外的广告牌、条幅、悬挂物、灯饰等凡属商户铺内的,由商户提出设计要求或制作,必须由物业管理公司统一安装在合理位置;广告策划是商铺经营服务管理的一项重要任务,就是要设法把顾客吸引进来,把承租人留住。因此要策划和组织各项商业推广宣传活动,如综合表演、纳凉晚会、模特表演,摄影展,商品使用演示等.
节日期间还可以相应地进行节日布置,既增添了商铺热闹兴旺的气氛,提高了商铺的文化氛圈,又扩大了商铺的知名度,吸引大批消费者来购物助兴。
协调好社会关系,与政府及其他组织机构保持联络,参与社会公益活动如捐助失学儿童等,会给业户带来潜在的商业机会。
3项目开发
物业管理处还应不断增加服务项目,扩大服务领域.如:开办商铺儿童乐园,让儿童能尽兴地玩耍,父母能放心地购物:
开办商务中心,为业户提供传真、复印、打字、电报、长途电话、电子邮件等服务:
开办茶座.为顾客提供休憩,饮茶、品味小吃的场地:举办舞会、卡拉O、节日庆祝,年终联欢等文娱活动,活跃业户的文化生活:
办好商铺内部食堂.为业户提供清洁卫生、美味可口、物美价廉的饭莱,为顾客提供寄存包袋、代订报刊、代办保险、兑换零币等服务:
开办投币洗衣店、快速冲印照相店,鲜花店、礼品店、电脑屋等:
为顾客,业户提供全方位的服务,使顾客生活中的大多数服务要求都能在商业街中得到满足。
篇4：房屋商铺租赁工作规程
房屋、商铺租赁工作规程
1.0目的
规范房屋/商铺租赁工作,保障公司经营的良好信誉,便于房屋/商铺租赁业务的开展。
2.0适用范围
管理中心经营的房屋/商铺租赁物业。
3.0职责
3.1管理中心负责房屋/商铺租赁业务的实施和跟踪。
3.2财务部负责有关费用的核收。
3.3公司领导负责租赁工作的监督。
4.0工作程序
4.1根据房屋/商铺租赁市场行情及公司闲置的租赁房屋/商铺情况刊登招租广告。
4.2合同洽谈
4.2.1就房屋/商铺的位置、面积、价格、租赁期限等与来访单位或个人进行报价、洽谈。
4.2.2对留下联系方式的来访者及来访电话进行记录(记录于《租赁来电来访记录表》),并跟踪直至租赁成功或对方取消租赁意向。
4.2.3对未出租的商铺的钥匙由专人负责并做好标识。
4.3合同的拟定及签定
4.3.1根据双方洽谈成的条件,拟定《房屋/商铺租赁合同》,并按合同详审程序进行合同审批。
4.3.2审批后的合同交承租方按《房屋/商铺租赁条例》规定签章。承租方须出示有效身份证明(承租方为个人的提交身份证,承租方为单位的提交工商营业执照),并提供复印件存档。
4.3.3公司法人代表或其委托人审准合同并签章。
4.3.4管理中心将鉴证好的合同正本复印分送财务部、承租方,并由收方签收。
4.3.5合同正本及相关资料存档。
4.4出租商铺的交付
4.4.1承租方交纳租赁保证金后,即与承租方办理出租的验交手续。(详情参照附页)
4.4.2向承租方交付租赁商铺的钥匙。
4.4.3对所有出租的资料存档保留。
4.5租金的催缴
4.5.1每月月底前后向承租方送发租金及水电费的《缴款通知单》,《缴款通知单回执》存档。
4.5.2每月收缴租金及水电费期间应主动催缴,直至收到为止。登门拜访与客户交谈时,应保持友好态度,说话有分寸,谈吐要文明。
4.5.3对于逾期未交款的承租方,应每日以电话催询或登门拜访的方式催询,并做好纪录,直至其交款或采取进一步的催款措施。
4.5.4在采取如断水电、封铺等进一步措施前,应采取各种方式知会承租方,做到合情、合理、合法,并做好有关通知的签收纪录。
4.5.5将承租方交纳租金的凭证复印件归档留存。
4.6合同的变更
在合同实施期间发生的有关合同价格、租用面积、租用期限、交款日期等的变更,如属我方提出的,应经公司领导批准后立即通知承租方并做好记录;如属承租方提出的,应提供书面的文件,按合同的评审程序重新审批。
4.7合同的终止
凡合同的终止皆应按合同中的具体条文进行。在承租方搬离时应尽可能有本方人员在场提供适当的帮助及监督其搬离,防止因搬离而造成公司利益的损失。
4.8房屋/商铺的接收
4.8.1新用于租赁的房屋/商铺的接收,应准备好平面图及水电等设施的图纸,于现场进行观察,并测试商铺内的各种设施,做好验收记录,若发现大的问题应及时向上级领导汇报并通知交验方。
4.9承租方退租房屋/商铺要将所有应交租金及有关费用结清后,方可将租房押金退还。管理中心人员负责协助原承租方办理退租赁保证金手续。
4.10根据上月出租商铺租金收缴情况,于下月10日前正确填报《出租商铺租金收取统计月报表》。
4.11按承租的变化情况及时更改及编制《商铺租赁情况一览表》。
4.12回访制度
4.12.1经营部在每月催缴租金的同时,征询承租方对租赁工作的意向及租赁过程中碰到的问题,做好记录并尽力协助解决。
4.12.2每年应至少组织两次承租方意见征询活动,并由承租方填写《房屋/商铺租赁服务工作意见书》。
4.13对于空置的商铺,每月应至少检查一次房屋/商铺的安全情况。
5.0相关记录
5.1商铺管理公约
5.2管理中心验楼示意图
5.3租户装修示意图
5.4出租商铺验收交接单
5.5商铺租赁来电来访记录表
5.6出租商铺租金收取统计月报表
5.7停租申请书
5.8收铺表格
5.9租户联络资料
5.10租户装修承造商资料
5.11商铺临时供电申请表
5.12商铺租赁合同
5.13回访记录表
5.14交款通知单
篇5：科技园商铺空置房管理规程
科技园之商铺空置房管理规程
一、目的:
为了规范物业部、工程部、清洁部对空置房、商铺的管理及维护,加强空置房的保护,从而保持物业的保值、增值。
二、职责:
1、物业助理负责对空置房的巡查及日常管理,并交不合格项通知相关部门进行整改,跟进和检查其整改完成情况。
2、管理中心经理检查物来助理的巡查记录。
三、工作程序:
1、物业助理定时对空置房进行检查,作好检查记录。对有不正常现象通知相关部门,相关部门整改后通知物业助理复检,直到整改合格为止,并作好记录。
2、物业助理每个月对空置房进行一至两次的检查,检查的项目有:
1)地面部分:地面有无明显污渍,边角有无其它垃圾或杂物,地板砖有无破损,有无水渍。
2)墙面部分:墙面石灰有无脱落、潮湿,天花角落有无蜘蛛网,表面有无裂纹。
3)阳台部分:地面有无垃圾,水龙头、水管有无漏水迹象,下水道有无堵塞。
4)卫生间部分:窗、玻璃有无损坏,喷淋有无漏水、损坏,水箱是否正常冲水,厕所排水是否正常、有无异味。
3、清洁部接到物业部的整改通知,当天向物业部领取需清洁单元的钥匙,并作好签领记录,清洁部清洁完房间后,应关好门窗将钥匙交还物业部,物来部作好钥匙已交还的记录,并当即再去检查验收已清洁的房间,并作好记录。
4、工程部接到物业部整改通知后,当天向物业部领取需维修房间钥匙,并作好签领记录,首先到房间检查设备损坏情况,小修工程应在当天维修好,大修价格较高的设备应立即上报公司领导审批后,视维修的时间长短作安排,并知会物业部。维修完成后,应关好门窗,立即将钥匙交还物业部。物业部作好已交还的记录,并当即再去检查完成情况,并作好记录。
5、物业助理检查完毕,根据天气和具体单元情况,决定是否开启部分门窗,以确保房间内干燥通风。
6、遇到台风暴雨,保安应巡查有无异常现象,雨停之后,物业部、工程部、清洁部需全面检查空置房有无漏水现象,主要检查铝门窗边是否渗水,阳台下水道是否有堵塞情况,墙面有无渗水,作好检查记录,并及时采取措施处理。
7、凡有施工人员进入空置房作业,必须将施工作业时的垃圾清理干净,监管工作由物业部安排。
四、月底总结:
物业助理根据空置房的设施损坏情况进行总结,根据这些情况进分析,并做出相应性的预防措施。
制度专栏
