物业质量体系文件:钥匙管理作业指导书

篇2：某物业公司内部质量体系审核方法

物业公司内部质量体系审核方法

一、内部质量体系审核的依据

1、GB/T19001-2000标准

2、质量手册

3、程序文件

4、合同

5、国家有关的法律、法规

二、内审员工作方法

1、少讲、多看、多问、多听

因为审核员在现场的时间有限,而需采集的信息量很大;信息只能通过看、问、听获得,不能从讲话中获得。因此只有少讲才能多收集信息。审核员一般情况下是可以不主动讲话的。

2、选择正确的对象提问

问题应向负责进行该项质量活动的部门或个人提出,而不要向无关的部门或人员提出,否则就会文不对题,浪费时间。

3、正确的提出问题

审核员应当明确的、针对要了解的问题提问,用不着像在商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的办法,更不要提出外行的或错误的问题。

4、封闭式问题和开启式问题相结合

问题一般可以分为封闭式和开启式两种。前者可用“是”“否”“有”“无”等简短的词来回答。后者则需要对方做较详细的说明或解释。封闭式的问题可以得到明确无误的答案,但信息量少。开启式的问题可以引出较多的信息,有助于调查的深入,但花费时间较多。两者要合理结合,不可偏废。

开启式的问题中,还可分为下列几类:

主题式问题这是主题非常明确,开门见山式的问题。如“请谈谈。。。的有效性,你们是如何做的”

扩展式问题这是在会话基础上逐渐进入较高层次的交流时的问题。如“那么对你来说,了解这类程序的重要性有什么作用呢”

征求意见式问题这种问题可以鼓励被审人员提供更多的信息。如“你认为这方面最有效的方法是什么”。但征求意见式问题不宜多提,否则会产生离题太远,浪费时间的后果。

设想式问题如“电源中断了怎么办”。这类问题应注意适当掌握,不宜任意设想许多特殊情况请被审人员回答。

审核时常以封闭式问题开始,继之以许多开启式问题,最后以一两个封闭式问题结束。

5、提问与索看相结合

审核员在提问时经常问及文件及实际情况,这时可在提问中同时索取需要观看的文件或提出要观看现场。但注意避免在对方出示一大堆文件后,就终止提问,埋头细读的做法。

6、联想和追溯

质量体系本身是一个完整的事物,各要素之间有内在的联系。因此审核员应养成联想和追溯的习惯。例如从进货检验记录中出现许多不合格就应联想到供方的评定有无问题,而到有关部门追溯其评定记录。

7、创造一个良好的审核气氛

为使审核顺利进行,审核员应注意创造一个良好的气氛,使审核成为仿佛是在进行工作研究而不要使对方经常意识到自己处于受审的地位。为此,审核员应平等、和气待人;注意听人讲话;认真记笔记;不时的用点头、注视、附和等方式对对方谈话表示感兴趣等。凡是要请对方出示文件或找一般工作人员谈话都应征得对方领导同意。如发现了不合格要对方领导签字时,要耐心说明理由。如对方态度粗暴也不要与之争吵。

三、检查表的使用

1、事先仔细的阅读质量文件,理清审核思路,找出审核重点;

2、对审核重点确定检查方法,保证审核效果;

3、根据文件的内容对审核点确定抽样比例,保证审核的全面有效性;在审核过程中不得随意增加或减少检查的样本量;

4、对审核检查的内容,须如实记录在检查表中,作为判断合格与否的依据。

5、对所有发现的事实,应及时请陪同人员确认并签字。

四、对不合格的判定

1、应根据检查表中预定的样本数量进行抽样检查;不能为了发现问题而随意增加样本数量

2、根据发现的每个样本的问题点数确定该样本是否合格;并提炼出该样本反映的主要问题;

3、对整体样本进行分析,是否能反映出一个或几个系统性的问题;

4、若整体样本反映一个或几个相同性质的问题,则应判该样本不合格;

5、若整体样本反映的问题呈分散状态,无相互关联,则不能判该样本不合格,但应列为观察问题;

6、在判定不合格时,应对发现问题的本质进行分析,发现其与质量体系条款不相符的地方,不能单纯就问题的表面进行判断不符合哪一条条款。

7、在判定不符合时,除应注明不符合质量体系文件的哪一条条款的哪一项要求外,还应注明不符合ISO9001-2000标准的哪一条条款的哪一项要求。

五、注意事项

1、审核过程中,应注重多种方法结合使用,保证审核的效果;

2、若被审核人不了解情况时,应允许并接受熟悉情况的被审方人员的解释说明,但应注意两者间相冲突或矛盾的地方;

3、若被审核人员拒绝回答问题时,应与之领导联系并更换被审核人员,避免发生冲突;

4、在审核过程中,应全程有被审核方人员陪同,避免出现发现问题后被审核方不承认的现象;

篇3：物业管理导入ISO9000质量体系标准作业规程

物业管理公司导入ISO9000质量体系标准作业规程

1.0目的

规范物业管理公司导入ISO9000国际标准质量体系工作,确保物业管理公司正确、顺畅地导入ISO9000质量体系并通过认证。

2.0适用范围

适用于物业管理公司导ISO9000入国际标准质量体系工作。

3.0职责

3.1公司总经理负责领导物业管理公司导入ISO9000质量体系工作。

3.2公司管理者代表负责具体组织IS09000质量体系的文件编制、控制发放及实施、认证和质量体系的维持、评价、改进工作。

3.3公司品质部负责组织实施ISO9000质量体系的文件的编写、控制、发施、运行、认证和质量体系的维持、评价、改进工作。

4.0程序要点

4.1物业管理公司导入ISO9000质量体系一般经过以下几个步骤:

a.聘请顾问

b.任命管理者代表

c.成立品质部

d.抽调业务骨干送外培训

e.建立文件化质量体系

f.员工培训

g.质量体系试运行

h.内审(一)

i.修改质量体系文件

j.运行

k.内审(二)

l.预审

m.现场认证

n.通过质量体系认证

o.复检

p.质量体系的维持、改进

4.2聘请IS0900O专业顾问

导人IS09000质量体系是一项很专业、理论性很强的工作。物业管理公司初步导人IS09000质量体系应当聘请一位精通IS09000质量体系,同时又有一定的物业管理知识经验的人士作为导人IS09000质量体系专业顾问。其作用是指导公司的导人工作,协助建立物业管理文件化的质量体系,指导质量体系在本公司的有效运行、培训员工。

4.3任命管理者代表

物业管理公司在导入IS09000质量体系时,应当首先由公司总经理任命一位管理者代表,协助自己领导IS09000质量体系的导入和维持改进工作。导人IS09000质量体系领导的力量强弱至关重要,因此管理者代表一般都是由副总经理或总经理助理担负,其职责是:负责组织并协调质量体系的建立、实施、维持和改进,检查和报告质量体系的运行情况,协助总经理作好管理评审,主持质量体系文件的编制、实施。其主要权限是:处理与质量体系运行有关的问题,任命内部质量审核组长。

4.4成立品质部

4.4.1IS09000质量体系的导人和维持改进是一项长期的工作。为使质量体系在公司的运行得以有效维持,应当在导人1S09000质量体系之初成立专门的IS09000质量体系控制、实施部――品质部(小物业管理公司也可以由办公室兼),其主要作用是:在建立文件化质量体系阶段,负责编写本公司的质量体系文件;在运行阶段负责质量体系文件的发放、控制;运行质量的审核、控制、维持和改进;负责员工的培训和质量体系的对外联系工作及员工的绩效考评实施工作。

4.4.2品质部的员工均由公司管理者代表从各部门的业务骨干中抽调组成。员工要求:具有较高专业理论水平和文化知识,熟悉本部门专业工作,思维敏捷,原则性强。一般按每职能部门抽调1-2名员工为宜。,

4.5品质部员工和公司主要干部外委培训

导入ISO9000质量体系,首先需要公司主要干部和从事IS09000专业管理的员工熟练理解IS09000质量体系的基本理论。公司开始导人IS09000质量体系之初,应当组织公司主要干部和品质部员工接受IS09000基本理论的培训,便于更好的理解ISO9000质量体系在物业管理中的重大意义,更好地支持ISO9000的导入。品质部员工除应接受ISO9000基本理论的培训外,还应接受如伺编写本公司的质量体系文件的培训。

4.6建立文件化的质量体系

4.6.1文件化质量体系的建立主要是指公司IS09000质量体系的文件的编制工作。

4.6.2物业管理公司IS09(0)0质量体系文件通常包括:

a)质量手册――主要是阐明公司的质量方针、质量目标,描述本公司的质量体系,对内是实施公司质量管理的基本法规,对外是公司质量保证能力的证明文件;

b)程序文件―是公司质量手册的展开和支持,它主要描述公司选定的质量体系

要素如何在物业管理工作中实施和控制;同时它又是作业规程实施的控制文件

c)作业文件―是公司质量体系程序文件的展开、支持和细化。它是依据物物业管理工作的实施操作而来,每一个作业规程均具体描述了一项具体的工作应当怎样进行或进行的依据、要求和规范,全部作业规程之和构成了整个物业管礼服务工作的全部操作要求。

4.4.3质量体系文件编写的基本要求:

a)满足ISO9000相关标准的要求;

b)和物业管理的实际水平和实际要求要相适应;

c)全面完整,覆盖物业管理服务的全部阶段和过程;

d)具有可操作性,可检查评价性;

e)无违背法律、法规;

f)物业管理的行业特点;

g)切记死搬硬套IS09000理论。

4.4.4质量体系文件的编写顺序:

a)首先结合iS09000的基本要素和标准要求反思自身的工作;

b)在充分理解IS09000要素的基础上,着手将公司所有管理服务加以分类和归纳;

c)写出编写大纲;

b)画出每一个作业规程的作业流程图;

e)开始着手编写:

--先编“作业规程”――解决怎样操作的问题;

--再编“程序文件”――解决怎样控制实施的问题;

--再编“质量手册”

4.6.5编写的基本原则

a)“说你所做的”、编写时一定要结合自己的工作实际来写,做什么、需要做什么、应当怎样做则怎样写,IS09000文件就是对工作及工作要求的真实反映。

b)“该说的一定要说到”o物业管理公司的IS09000文件特别是作业规程一定要全面。不应认为哪些工作是和质量无关的工作,因此编制IS09000作业规程时应力求全面真实的反映工作的实际需要,凡是不编制文件就可能引起工作失误的都应当以作业规程加以描述和控制。

c)“重新反思管理”。编制作业规程的工作同时也是对现行工作进行认真反思的过程。“反思”就是依据IS09000标准和现代企业管理的要求从效益、制约、成本、创新上去反思原有的管理水平,找到不足后加以改进。IS09000文件决不仅是对原有工作的归纳和总结。

d)“预防为主”。ISO9000文件,特别是作业规程建立的目的是规范员工的工作行为,确保工作质量。因此在编制文件时一定要将可能在物业管理服务工作发生的问题预先性地在文件上用规程、制度加以预防。文件的主要作用就是通过建立完善的工作制度、法制化地预防、制约工作失误。

e)“持续改进”。不应认为一次性编制完毕ISO90000文件就可以健全法制、杜绝隐患,就可以一劳永逸。编制、修改作业规程是一项永久的工作;

f)“语言通俗明白、繁简适宜”。不能指望员工的个人素质有多高,编制的作业规

程应让最基层的员工看明白o

g)“编写的物业管理文件”。编制文件引用标准要素时,一定要结合物业管理的特点去编、结合所管物业的特点去编。

h)质量体系的文件编制详见<质量体系文件编制标准作业规程》。

4.7质量体系文件的审核

4.7.1质量体系文件初步编制完成后,公司管理者代表应立即着手组织将文件送达至各实施主要负责人手中,对文件规定的内容展开全面、自由无限制的论证。论证的内容为:

a)是否适宜;

b)是否全面;

c)是否正确。

4.7.2品质部应将讨论结果加以汇编后报总经理和管理者代表,最后依据合理的审核意见对IS09000质量体系作一次全面修改。

4.8在质量体系文件编制完毕后,公司应及时送品质部员工和管理者代表、总经理和公司其他主要干部外出接受IS09000内部质量审核员的培训,为质量体系的有效运行打好基础。品质部员工应当参加完培训考试合格后获取国家技术监督局颁发的企业《注册内部质量审核员证书》o

4.9公司总经理应当以文件的形式在质量体系试运行前正式任命品质部成员为物业管理公司内部质量审核员o

4.10员工培训

4.10.1在质量体系试运行之前,公司总经理应主

持召开全体员ISO9000贯标动员大会,先从思想上、意识上为IS09000在物业管理公司的推行做好准备。

4.10.2管理者代表在将IS09000文件下发至各部门后应立即组织公司员工全方位的执行质量体系文件的培训,培训应注意多层次、全方位的开展,直至员工基本都能理解和掌握文件的要求方可。

4.11质量体系试行

4.11.1质量体系下发培训完成后,开始进入试运行阶段。试运行阶段时间一般在两个月左右其目的一是为了检验质量体系文件的适宜性和有效性;二是为了让员严格按文件执行养成良好的工作习惯,为质量体系在物业管理公司的正式推行打好基础。

4.11.2试运行的要求:

a)按文件要求作业,严禁随意操作;

b)按文件要求记录,严禁弄虚作假;

c)反映问题通过正常渠道向品质部反映,严禁诋毁文件o

4.11.3为了保证质量体系的有效试运行,公司应当制定严厉的惩罚措施采确保执行的严肃性(此阶段也称作强制执行阶段)o

4.12进行第一次内部质量审核

4.12.1在质量体系试运行一段时间(一个月左右)后,管理者代表应安排公司品质部对质量体系的运行质量进行第一次内部审核。

4.12.2审核的目的:

a)评价质量体系试运行的质量;

b)评价文件化质量体系本身的质量;

c)有针对性帮助员工解决推行质量体系时出现的问题;

d)严肃纪律,确保推行的真实性和有效性o

4.12.3第一次内部质量审核应当邀请外部专家和顾问协助进行o

4.12.4内部质量审核详见《内部质量审核标准作业规程》o

4.13修改完善ISO9000质量体系文件

4.13.1在质量体系试运行完毕后,管理者代表应当组织品质部对公司的质量体系进行一次全面修改。

4.13.2修改的内容:

a)去掉不适宜的作业规程;

b)增加遗漏的作业规程;

c)修改不适宜、可操作性差、可评价性差的作业规程o

4.13.3经修改后的质量体系文件,应达到具有很强的操作性,和物业管理公司的运作实践相符合,完善周到、详细明了、严谨规范,具有很强的可检查、可评价性。

4.14质量体系的运行与维持

4.14.1总经理在文件化质量体系基本完善后,以正式通知的形式开始质量体系在公司的全面运行。

4.14.2质量体系实施运行的基本要求:

a)“做你所说”――严格按文件工作,严禁随意作业,不按规程工作;

b)“记你所做的”――严格依照工作的实际情况进行记录,严禁弄虚作假;

c)不允许抵触IS09000的推行o

4.14.3品质部和各部门干部是IS09000质量体系是否能得以有效推行的保障。品质部通过随时的抽检和定期的内审来纠正、预防推行中出现的问题;各级干部则通过随时随地的工作检查和批评教育、行政处罚来保证质量体系的有效执行。

4.15第二次内部质量审核

4.15.1在质量体系运行两个月左右的时间时,管理者代表应开始着手安排第二次内部质量审核。

4.15.2内审的目的为:

a)发现执行中出现的不合格;

b)发现文件体系中的不合格;

c)有针对性帮助员工解决推行中的各类问题。

4.15.3内审后审核组应召开内审会议,分析出现不合格的原因,进一步完善文件化质量体系,惩处主观上故意抵制质量体系推行的员工,提高员工的工作水准;

4.15.4第二次内审后,品质部应依据审核结果和员工合理建议进行修正、完善质量体系。

4.16预审

4.16.1当质量体系实际有效平稳地运行了一段(至少3个月以上)后,物业管理公司可以向IS0900O质量认证机构提请认证并预约好认证前的预审核。

4.16.2认证预审由公司提前两个星期向认证机构报送公司质量体系的一级文件(质量手册)、二级文件(程序文件)、经认证机构审核通过后,双方约定好预审的时间。

4.16.3预审是认证机构在正式审核之前对申请认证单位进行的一次预备审核。其目的是为了事先充分了解申请认证单位的质量体系实际情况以便做出是否进行正式审核的决定。

4.16.4预审时间由公司管理者代表负责安排接待,全体员工均应在预审时格守职责、认真工作,以确保预审的顺利进行。.

4.16.5预审完毕后,公司品质部应当依据认证机构审核员的审核意见,认真进一步修改质量体系文件,并监管执行。

4.17现场认证

4.17.1预审通过后,公司应根据认证机构正式现场认证的时间来积极迎接现场认证。

4.17.2为迎接认证机构的现场认证,应做如下准备:

a)整理好所有的原始记录;

b)整理好所有的文件;

c)按文件规定整理好所管理物业的硬件设施;

d)以良好的精神风貌和工作状态迎接认证。

4.7.3公司总经理应亲自组织安排迎接认证的准备工作。

4.17.4公司在认证机构进行现场认证时应积极配合作好认证工作

4.18通过质量认证获取《质量体系认证证书》

如果现场认证获得通过,一般情况下经过认证机构对现场审核的批准后,公司将获得《ISO900质量体系认证证书》。认证的通过、标志着公司推行的ISO9000质量体系是适宜的、有效的,对提高公司的声誉、规范管理、提高服务水准意义非凡。

4.19质量体系的维持和改进

4.19.1认证机构在公司通过认证后,每隔一段时间(一年左右)将对公司进行复审,以有效地维持质量体系的有效性。

4.19.2公司品质部是公司维持质量体系的日常管理部门。品质部依据《内部质量审核管理标准作业规程》和《品质部日常抽检工作标准作业规程》来有效地维持IS09000质量体系在公司的运行。

4.19.3质量体系是一个持续改进的体系,品质部应当视物业管理工作的发展变化和工作实际不断地改进和完善物业管理公司的IS09000质量体系。质量体系文件每年至少应修改一次。

5.0记录

6.0相关支持文件

6.1《内部质量审核管理标准作业规程》

6.2《品质部日常抽检工作标准作业规程》

6.3《质量体系文件编制标准作业规程》

7.0附录

2000年版IS09000标准八项质量管理原则

2000年版IS09000标准八项质量管理原则

一、以顾客为中心

组织依存于它们的顾客,因此组织应理解顾客当前和未来的需求,满足顾客要求并力争超过顾客期望。

二、领导作用

领导者建立组织相互统一的宗旨、方向和内部环境。所创造的环境能使员工充分参与实现组织的目标的活动。

三、全员参与

各级人员都是组织的根本,只有他们的充分参与才能使他们的才干为组织带来收益。

四、过程方法

将相关的资源和活动作为过程来进行管理,可以更高效地达到预期目的。

五、系统管理

针对制定的目标,识别、理解并管理一个由相互联系的过程所组成的体系,有助于提高组织的有效性和效率。

六、持续改进

持续改进是组织一个永恒的目标。

七、以事实为决策依据

有效的决策是建立在对数据和信息进行合乎逻辑和直观的分析基础上。

八、互利的供方关系

组织与供方之间保持互利关系,可增进两个组织创造价值的能力。

篇4：物业公司质量体系文件编码作业规程

物业公司质量体系文件编码标准作业规程

1.0目的

确保公司所有的质量体系文件得到统一的编码,规范文件和资料管理

2.0适用范围

适用于公司质量体系文件和资料,包括资料手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。

3.0职责

品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。

4.0程序要点

4.1文件和资料的编码除有行业特殊规定外,均按以下条款规定进行。

4.2文件分类与编码规则。

4.2.1质量手册(采用“QM”作代码)。

编码格式:QM/CD―※※

文件发布年号

公司名称

质量手册代码

4.2.2程序文件(采用“COP”作代码)。

编码格式:COP/CD―※※

文件发布年号

公司名称

质量手册代码

4.2.3质量记录(采用“QR”缩写)。

编码格式:CD/QR―※※―※※

版次

文件发布年号

公司名称

记录代码

4.2.4标准作业规程及作业指导书(采用“WI”作代码)。

编码格式:WI/CD―※※―※※

规程序号

部门代码

公司名称

标准作业规程代码

4.2.5其他文件资料编码。

(1)审核报告(采用“IQR”缩写):

编码格式:×××/IQR―※※―※※

评审年度

评审报告序号

评审报告缩写

公司名称

(2)管理评审报告(采用“MQR”缩写):

编码格式:×××/MQR―※※―※※

评审年度

评审报告序号

评审报告缩写

公司名称

4.3代码。

4.3.1公司代码拼音缩写CD表示。

4.3.2文件和资料名称代码:

质量手册―QM程序文件―COP标准作业规程―WI

质量记录―QR外来文件―ED审核报告―IQR

4.3.3要素号与GB/T19001―2000idtISO9001:2000第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。

4.3.4部门代码:

品质/拓展部―P?Z经营部―J?Y人事行政部―R?Z

财务部―C?W客服部―K?H秩序维护部―Z?H

工程部―G?C景观环境部―J?J

4.3.5受控文件:

总经理―01副总经理―02财务部―03行政部―04品质/拓展部―05

经营部―06项目部―07

注:如果一个部门发放的文件超过2份及以上时,应在上述编号后加分编号,例如工程部发放3份文件,则受控编号分别为09―1、09―2、09―3以此类推。

4.4文件条款的编号。

4.4.1文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达。

4.4.2文件条款以四个层次为限,分别是条、款、顶、点。

4.5文件标识的识别:

A/0

4.6文件更改状态的识别:

A/0

更改状态识别数字“O”为此页文件首版,以此类推。

5.0记录

5.1《受控文件清单》

6.0相关支持文件

篇5：物业公司质量体系文件和资料管理作业规程

物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程

1.0目的

规范质量体系文件和资料的管理,确保质量体系文件和资料使用的有效性。

2.0适用范围

适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。

3.0职责

品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。

4.0要点和实施

4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。

4.2质量体系文件的使用。

4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能及时得到有效版本的文件。

4.2.2各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。

4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。

4.3质量体系文件的保管。

4.3.1文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。

4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。

4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。

4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单,以便于了解文件变动的情况和检索。

4.4质量体系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必须由文件的原编写部门负责填写相关表格,经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动,则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。

4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布,以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。

4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改,但程序文件和质量手册换版时,则应将换版后的文件送达第三方认证机构。

4.4.4问更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定,并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行,但划改时,应能辨认更改前的内容。

4.4.5文件更改的标识和记录

文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别,在文件更改记录上及时予以记录,以便核对、识别。

4.4.6文件的换版。下列情况之一,文件应予以换版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)时;

(2)同一文件一次更改内容较多时。

4.5作废/失效质量体系文件处置。

4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时,撤回旧页或旧版本文件。

4.5.2撤出的旧页或旧版本文件,品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录,并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。

4.5.3作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。

4.5.4留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件,应经管理者代表同意,并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。

4.6外来文件的管理。

4.6.1外来文件包括:

(1)本行业强制执行的法律、法规、条例;

(2)本公司选定执行的国家或行业标准;

(3)业主或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。

4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态,既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的,还应编号并办理发放签收。

4.6.3对于外来文件,品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐,以便追溯其来源和分布。

4.7文件的归档。

4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。

4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。

4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。

4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。

4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定,对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出,仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。

4.8文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。

4.9质量体系文件的借阅。

4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一:

(1)是公司的服务对象;

(2)是公司的主管上级;

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法规或合同规定提供借阅的需方。

4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密,但上款第4项的除外。

4.10人员离开公司或工作岗位发生变化时,品质/拓展部负责回收所发文件,并在文件发放签收-记录中注明回收原因和时间。

4.11公开文件的控制。

4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。

4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。

4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。

4.11.4凡公开的文件夹发生更改时,应以原公开的形式,在原发放或公布的范围内今年性更改,以便更改的内容为业主或住户所了解。

4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书,包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外),均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。

4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录,各部门或文件持有人负责保存持有的记录,保存期为3年。

5.0记录

5.1《文件销毁申请表》文件编码:

6.0相关支持文件。