物业管理公司体系文件－服务策划控制程序

篇2：物业管理公司体系文件控制程序

物业管理公司体系文件控制程序

1.目的

为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

2.范围

适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

3.职责

3.1相关部门/岗位职责

部门/岗位工作内容频次/时间

总经理审批《质量手册》2个工作日

管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》,审批质量记录表格5个工作日

管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

持续

品质管理部保管体系文件正本及培训

检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

及时

各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

3.2文件编制、更改、审核、审批权限

文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

注:1、审核、审批人不得与编制/更改人相同,但审核、审批人可为同一人;

2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格,须由管理者代表审核和审批。

4.方法和过程控制

4.1重要说明:为进一步明确质量管理体系文件的受控状态,受控章在文件左上角的为体系文件正本,受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

4.2体系文件的版本控制

4.2.1未经修改的文件版本号为"A/0",修改一次版本号升为"A/1",当版本号从"A/9"升级时,则升为"B/0",依此类推。当对体系文件进行全面修改时,即使修改次数未达到9次,版本也要全面改版(如从A→B、B→C……)。

4.2.2文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至"A/9",则该页再次修改升级时,文件全部页的版本号升为"B/0"。

4.2.3若文件更改后增加或减少页数,则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

4.3体系文件的编制、更改

4.3.1文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

4.3.2动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》,经管理处/部门负责人确认后,报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表,经管理者代表审批。

4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

4.4体系文件的分发

4.4.1新编或更改的体系文件,由品质管理部加盖红色"受控"印章后,填写《文件发放签收表》,按《体系文件下发明细》分发给相关部门(零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门,不须填写《文件发放签收表》,作废表格不须交回品质管理部)。

4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖"作废"章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

4.4.3新部门成立时,应及时到品质管理部申请领取体系文件。

4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

4.5体系文件的培训

4.5.1新编或更改的体系文件发放后,品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训(零星更改的表格除外)。

4.5.2新编或更改的体系文件执行前,管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

4.5.3新管理处/部门成立后,品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

4.6体系文件的作废处理

4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

4.6.2如文件不适用需取消,须填写《文件编制/更改申请表》,按原审批程序报批后报废。

4.7体系文件的查阅、借阅

4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》,经管理处/部门经理或其授权人批准,并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失,须报部门经理处理,并向品质管理部申请补发。

4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准,外借时间最长不得超过3天。

4.8体系文件的保管和保密

4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件,并对结果负责。

4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行保管。

4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件,不得擅自携带体系文件外出。

4.8.4体系文件发生丢失和短缺时,除追究责任外,重新办理领用手续,品质部在补发文件上给予新分发号,并注明原文件分发号作废,并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

5.支持性文件

TJVKWY4.2.3-Z01-01《体系文件控制细则》

6.质量记录表格

TJVKWY4.2.3-Z01-F1《文件编制/更改申请表》

TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件发放签收表》

TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借阅登记表》

TJVKWY4.2.3-

Z01-F4《体系文件下发明细》

TJVKWY4.2.3-Z01-F5《文件领用审批表》

篇3：物业公司质量管理体系文件控制程序

物业公司质量管理体系文件控制程序

1.目的

对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

2.范围

本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。

3.职责

3.1质量手册、程序文件由总经理批准。

3.2管理者代表批准其他文件。

3.3全面质量管理办公室组织人员进行质量管理体系文件的编写。

3.4全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的归口管理。

4.工作内容

4.1编写与审批

4.1.1质量手册,全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

4.1.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

4.1.3服务工作规范,各部门负责审核,由管理者代表批准。

4.2文件的标识

4.2.1编号

4.2.1.1记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加"j"及序号,如《收发文登记表》4.2.3-j-01;

4.2.1.2程序文件和工作规范的编号直接写上要素号;

4.2.1.3如某要素有多个文件时,在后面加注序号,如《装修监管工作规范》7.5.1-04。

4.2.2封面标识

4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下类推;

4.2.2.2分发号,分发文件时注明分发号码。

4.2.3页眉和页脚

右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/1、B/0、B/1;左边:

文件类型,如:质量手册、程序文件、服务工作规范;页面底端

居中:页码,如:1。

4.3文件受控

4.3.1受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖"受控文件"印章;

4.3.2非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

4.4文件发放与回收

4.4.1文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

4.4.2如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

4.5文件保管与复印

4.5.1受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

4.5.2使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。

4.5.3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

4.6文件评审与修改

4.6.1文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

4.6.2文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

4.6.3全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

4.6.4修改方式

4.6.4.1大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;

4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;

4.6.4.3小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

4.6.5小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

4.7文件作废

4.7.1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进行作废处理。

4.7.2如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上盖上"作废留用"章。

4.8外来文件

4.8.1全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

4.8.2全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》,以提供员工借阅时的检索,并以此作为有效版本的控制手段。

5.相关文件

无

6.记录表格

6.1《收发文件登记表》(4.2.3-j-01)

6.2《文件更改通知单》(4.2.3-j-02)

6.3《外来文件清单》(4.2.3-j-03)

篇4：物业质量管理体系文件控制程序

物业质量管理体系文件控制程序

1目的

对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

2范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

3.2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。

3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

3.4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。

3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4程序

4.1文件分类及保管

4.1.1质量手册和程序文件由综合部备案保存。

4.1.2第三级文件可分为两类:

a)部门岗位职责,由各相关部门自行保存并报综合部备案存档;

b)其他质量文件:可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等,文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

4.1.3公司级管理性文件,如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件,包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等及管理标准(部门管理制度等)部门质量记录文件等,由综合部保存。

4.1.4技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等),由工程科保存。

4.2文件的编号

4.2.1质量管理体系文件的编号

a)质量手册:

质量手册缩写代号:ZLSC一版次,手册中各章以章节号区分。

例如:ZLSC一20**A,表示公司质量手册20**年第A版。

b)程序文件缩写代号:C*一版次,程序中各章以章节号区分。

例如:C*41一20**A,表示公司第四章第一个程序文件20**年第A版。

c)质量记录:主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号

例如:BG一5.6一01,表示物业部在程序文件中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

c)各部门其他质量文件:部门代码-文件顺序号-年号

例如:GC-05-20**,表示工程科于20**年发放的第5号文件。

4.2.2各部门代号规定如下:

物业部:BG;工程科:GC;服务中心:FW。

4.3文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的和充分的:

质量手册由物业部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

程序文件由各部门负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总经理批准,综合部负责登记、发放;

应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4.4文件的受控状况

文件分为'受控"和"非受拄"两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。

4.5文件的更改

a)质量手册由物业部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录;

b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;

c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

d)应能识别所有文件的修订状态,如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。

4.6文件的领用

a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用。

b)因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。

4.7文件的保存、作废与销毁

4.7.1文件的保存

a)与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风,安全的地方;

b)各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。

c)对受控文件,各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案,如内容没有变化,应通知物业部;

d)任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2文件的作废与销毁

a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出,并标注"作废"字样,确保防止作废文件的非预期使用;

b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;

c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由物业部授权相关部门销毁。

4.7.3文件的复制

复制与质量管理体系有关的文件,由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

4.8外来文件的控制

4.8.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。

4.8.2工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本,统一编号、加盖受空印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。

4.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入"部门受控文件清单",并报物业部备案。

4.9每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审,各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。

4.10对承载媒体不是纸张的文件的

控制,也应参照上述规定执行。

4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

5相关文件

5.1《质量记录控制程序》。

6质量记录

6.1《文件发放、回收记录》。

6.2《部门受控文件清单》。

6.3《文件更改申请》。

6.4《文件销毁申请》。

篇5：物业综合管理体系文件控制程序

物业综合管理体系文件的控制程序

1.目的:按综合管理体系的要求对文件进行有效的控制。

2.范围:所有综合管理体系文件

3.职责:

4.操作程序:

工作流程图说明记录

1、综合管理体系文件要加盖"受控文件"印章。

2、文件的发放由品质管理部统一负责,并在《文件发放(回收)登记表》中登记备案。

3、当综合管理体系文件持有者调离岗位或离开公司时需办理交还手续。

4、综合管理体系文件的修改,由建议人填写《文件更改申请表》,上报主管领导。

5、主管领导签署审核意见后至品质管理部

6、品质管理部根据主管领导批准的修订意见,将全部受控的原综合管理体系文件实施文字处理。

7、手册的更改采用换页形式。

8、修订完成后的综合管理体系文件由品质管理部按规定范围重新发放。

9、对于失效的文件由品质管理部及时收回,并在《文件销毁审批表》予以记录。

10、若因任何原因而保留失效文件时应进行适当标识。

11、对于作废文件由相关部门填写《文件销毁审批表》,经管理者代表批准后,由品质管理部负责统一销毁。《文件发放(回收)登记表》C*4.2.3-01-F01-01

《文件更改申请表》C*4.2.3-01-F03-01

《文件销毁审批表》C*4.2.3-01-F07-01