物业:供方评价和选择控制程序
物业程序文件:供方评价和选择控制程序
1.0目的
通过对提供产品或服务的供方的评价与选择,确保选择合格的供方来保证公司的服务质量。
2.0范围
为企业提供材料、物品和服务的供方的评价、选择和控制(物业管理委托方除外)。
3.0职责
3.1公司各单位负责权限内供方的选择,并对其进行定期的评价,确保合格。
3.2公司部门对相关专业供方的选定和评价结果须经公司主管领导批准。
3.3管理处对供方的的选定和评价结果须经管理处经理批准。
4.0程序
4.1选择供方
4.1.1公司对影响服务质量且符合以下条件的供方必须在评价后,方可由其为公司或顾客提供物品或服务。
4.1.2供方作为正式的法人,条件符合以下条件之一的,应参加我司的选择评价和复评:
1)提供物品/服务覆盖我公司管理范围的30%以上;
2)提供物品/服务的金额超过2000元/年;
3)提供物品/服务的次数在10次以上/年。
4.1.3根据供方提供物品/服务对质量的影响程度,应从以下几个方面有选择的进行评价:
1)营业执照、资质证书、经营许可证的具备条件;
2)了解社会及其它客户对其能力的评价及后续服务的反映;
3)内部管理情况(同等条件下优先选择ISO9000认证的供方);
4)现场调查、考察记录;
5)必要时考虑物品、服务试用结构;
6)价格因素;
7)特殊要求,如政府指定企业、重要设备部件的型式试验报告等;
8)其他要求。
4.1.4选择供方的主管部门按上述条款内容对供方进行评价,必要时相关单位也应参与评价。评价意见及合格与否的结果应填写在《供方评价表》中经主管领导批准后,方可成为合格供方,并登记在《合格供方名单》,合格供方应在三家以上供应商中择优而定。
4.2供方行为的监督
4.2.1有关部门根据主管领导批准合格供方,拟定与供方合作的合同、协议、订单,经主管领导审核后,确定有关正式文本。
4.2.2执行部门根据已签署的相关文件要求供方具体实施。
4.2.3在供方为公司提供物品/服务时,相关部门应根据相关文件和标准的要求对其进行检查,填写相关记录,并保存供方相关的重要质量记录。
4.2.4如发现问题,执行部门应在2日内会同相关部门和供方查明原因,并在5日内通知供方,要求其限期整改;相关部门还应对整改情况进行跟踪验证,整改合格可继续使用,否则可依据合同、文件等要求解除其合格供方资格。
4.3合格供方的评审
4.3.1对供方的评审按合同签定的执行,对没有规定评审周期的供方进行评审的频次不得低于1次/年。
4.3.2评审的对象为《合格供方名单》中的供方,对社会信誉好的大企业在条件允许的情况下积极要求对方配合评审。
4.3.3相关部门应根据以下原则对供方进行评审,并填写《合格供方年度评审记录》。
4.3.4评审内容是供方当年提供物品/服务的实际状况,包括供给的质量、品牌、及时性、价格、后续服务、环境影响等方面的评审。
4.3.5评审依据是对其进行的检查记录及整改记录、供方合同及合同执行情况等资料。
4.3.6评审标准
1)对物品及服务质量的评审:依据物品验证方法及标准对所供物品进行验证。根据验证结果的统计,来确定对方是否保持合格供应商的资格。如不合格物品累计超过抽查数量10%,公司将考虑重新选定新的合格供方。对服务质量的评审根据各管理处反馈意见进行,并确定供方是否合格。
2)对物品品牌的评审:品牌应和公司所确定的此项物品的合格品牌相符,不应为假冒伪劣之物(如没有订购品牌,则供货的质量应满足品牌质量,价格大致相当)。如一年内有三次(含三次)以上违反,则将考虑重新选定合格供方。
3)物品/服务及时性的评审:供方应遵照合同等要求及时到位提供物品/服务,不超过2日。紧急采购时,不得超过3小时。无特殊情况(此种情况由公司掌握),延期交付超过三次(含三次),公司应考虑重新选定合格供方。
4)价格方面的评审:供方所提供的物品/服务价格应合理,单种物品/服务价格根据当天各供方供货的平均价格上浮不超过5%。如上浮超过5%(市场调查除外),公司应拒绝验货,此类事情如发生三次(含三次)以上,公司应考虑重新选定合格供方。
5)后续服务的评审:后续服务应按照双方的协议或合同规定的执行,并在不能达到我方标准或要求的条件下,应在我方规定的时间内完成相关整改工作,直到验收合格。对一年内后续服务出现3次以上的不合格,应给予供方警告通知。
6)在评审时,应考虑环保方面的要求。在有新的环保产品推出时,在价格及质量允许的情况下,建议采用环保产品或绿色产品。
4.3.7对未达到评审要求的供方可取消其合格供方资格。
5.0相关文件与记录
5.1《供方评价表》
5.2《合格供方年度评审记录》
篇2：物业服务供方控制程序
1.0目的
对服务采购过程及供方进行控制,确保所采购的服务符合规定要求。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司对物业管理所需承担的服务项目分包合同的服务提供的控制。对服务供方进行选择、评价和控制。
3.0职责
3.1各部门或机构负责按公司的要求组织对相对应的承包合同的供方进行评价,技术部根据各部门或机构的评价意见编制合格供方名录,对服务业绩定期进行评价,建立服务供方档案,负责审批日常服务分包合同。
3.2管理者代表负责审核合格供方名录,并上报总经理批准。
3.3接受服务的相关部门或机构质量检查员负责对供方提供的服务质量进行监督。
4.0定义
公司物业管理日常服务分包项目有:房屋公共部分或公用部分维修、养护;电梯、机电设备、公共照明、弱电系统、给排水、区内道路等公共设施维修、养护;走道、楼梯、大堂、区内道路、公共区域等的清洁、消杀、卫生;区内绿化的养护、改种、景观维护;1万元以下的零星工程和紧急工程除外。
5.0工作程序
5.1服务项目分承包
由公司接受服务的相关部门或机构确定相应分包服务方式,《服务项目分承包合同》应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。
5.2对服务供方的验证方式。
由《服务项目分承包合同》归口管理部门或机构组织,对供方服务质量进行监督管理,验证方法可包括:
5.2.1接受服务部门对供方服务质量进行验收。
5.2.2合同归口管理部门或机构征求业主、住户等最终服务对象对供方服务质量的意见。
5.2.3验证方式应在《服务项目分承包合同》中给予明确规定。
5.3服务项目分承包商的有关信息
5.3.1供方法人资格证明文件主营业执照、税务登记证。
5.3.2尽可能提供服务业绩及其质量保证能力的证明材料。
5.3.3《服务分供方评定记录表》。
5.3.4服务项目分承包合同,应确保规定的服务要求是充分的。
5.3.5服务项目分承包商的有关信息由合同归口管理部门或机构。
5.4服务供方的评价
5.4.1合格服务供方应具备的条件:
a)应有工商部门注册、具有法人资格;
b)有从事过类似服务项目的优良业绩;
c)良好的质量保证能力;
d)有承担相应服务项目的工作条件和实力;
e)服务供方在提供服务之前,应向相关部门提交对分承包项目的服务报告,报告内容必须有分包方责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。
5.4.2对多年已承担服务项目的供方的评价
a)供方应提供充分的证明材料;
b)公司接受服务的部门或管理处负责对其相应服务项目供方每半年进行评价一次,填写《服务分供方评定记录表》,对其服务质量、工作能力等予以评价。
5.4.3对第一次提供服务的供方的评价
a)技术部组织相关部门,根据服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供服务的初次试用,进行供方的初步选择;
b)试用期按合同规定,技术部会同接受服务的部门对其服务质量进行检查,由技术部填写《服务分供方评定记录表》。
5.4.4技术部对所有合格的服务供方应列入《合格服务供方名录》,报管理者代表审核,总经理批准。
5.4.5对合格的服务供方在服务过程中出现的严重不合格的,技术部填写《不合格品/项评审和处理记录》RGPM
制度专栏
