物业管理公司内部质量审核程序（8）

篇2：物业管理中心内部审核工作流程

物业管理中心内部审核工作流程

1目的

验证中心质量管理体系是否符合管理和服务实现的策划,是否符合标准和质量管理体系的要求,是否得到有效的保持、实施和改进。

2范围

适用于公司质量管理体系所覆盖的**管理中心管理区域。

3职责

3.1中心经理批准中心《年度内审计划》和《内审实施计划》,批准《内审报告》,并担任内审组长。

3.2综合管理部负责人负责内审工作,负责选定内审员,协调内审活动的开展;负责编写《年度内审计划》和《内审报告》;实施《内审实施计划》,组织编写《内审检查表》,编写《内审报告》,组织跟踪纠正/预防措施实施的验证。

3.3受审核管理处负责配合内审活动,负责实施纠正或纠正/预防措施。

4程序

4.1年度内审计划

4.1.1内审每年进行二次。中心综合管理部负责根据拟审核的活动、区域的状况和重要程度及以往审核的结果,策划、编制《年度内审计划》,于每年年初报中心经理批准。出现以下情况时由中心经理及时组织内审:

a.组织机构、管理体系发生重大变化;

b.出现重大质量事故,或业主对某一服务环节连续投诉;

c.法律、法规及其他外部要求的变更;

d.在接受业主、认证方审核、公司内审之前;

e.中心经理认为有必要时。

4.1.2《年度内审计划》内容

a.审核目的、范围、依据、频次和方法;

b.受审部门和审核时间。

4.1.3根据需要,可审核质量体系覆盖的全部要求和管理处,也可以专门针对某几项要求对管理处进行重点审核,但当年内审必须覆盖所有管理处。

4.2内审前准备

4.2.1内审组

a.审核时,内审员必须与受审部门无直接的责任关系;

b.内审员必须经过内审员培训合格、中心经理指定;

c.内审组长由中心经理担任。

4.2.2综合管理部负责人策划、编制本次《内审实施计划》,交中心经理批准。计划的编制要具有严肃性和灵活性,应考虑拟审核的过程、区域的状况和重要性,及以往审核的结果。

4.2.3《内审实施计划》内容

a.审核目的、范围、方法和依据;

b.内审组成员;

c.内审日期、日程;

d.受审部门及审核要点;

e.内审报告分发范围、日期。

4.2.4内审组应提前三天将《内审实施计划》以书面形式通知受审核部门,受审核部门接到计划后应安排配合人员,并做好准备工作。如对审核项目和日期有异议,需在内审前一天通知内审组,经协商另行安排。

4.2.5在了解受审核部门的具体情况后,品质培训部根据《内审实施计划》组织内审员编写《内审检查表》。《内审检查表》要详细列出审核要点、项目、依据、方法,确保无遗漏和审核能顺利进行。

4.3内审实施

4.3.1首次会议

a.参会人员:内审组成员及各受审管理处主任、陪同人员;综合管理部负责人主持会议;与会者在《会议签到表》上签到,并由综合管理部保留会议记录;

b.会议内容:综合管理部负责人介绍审核目的、范围、依据、方式、组员和审核日程,并与被审核部门确定陪同人员。

c.内审组长讲话。

4.3.2现场审核

a.内审员依据内审分工、《内审检查表》对被审核部门的质量管理体系运行情况进行现场审核;

b.当现场审查发现问题时,内审员应进一步调查清楚,对存在问题的客观性进行研究,力求公正,并将不合格事实记录于《内审检查表》中;

c.内审员在审核完成后,对受审核管理处负责人作一次口头报告,将孤立、偶然、轻微的不合格提出纠正要求;对需进行原因分析的不合格提出相应的建议。

4.3.3内审报告

4.3.3.1现场审核后,相关内审小组召开内审小组会议,综合分析、评审检查结果,依据标准、体系文件及有关法律法规要求,必要时还要依据与业主签定的合同要求,确认不合格项:对于孤立、偶然、轻微的能够立即整改的不合格,要求责任部门予以纠正;对于需进行原因分析的不合格填发《不合格报告》,由责任管理处进行原因分析,并制定纠正/预防措施,经内审员确认后实施,内审员负责对实施结果跟踪验证、记录。

4.3.3.2不合格的分级

a.严重不合格:在业主中造成或可能造成严重影响,或服务提供过程中连续多次发生的不合格;在采购服务或采购物资中,已造成或可能造成较大经济损失、引发安全事故、引起业主重大投诉的采购服务或采购物资;质量管理体系的系统失效或区域失效;

b.一般不合格:在业主中不会引起很大争议的需进行原因分析的不合格;服务过程中出现的偶然、一般性需进行原因分析的不合格;在采购服务或采购物资中,偶然、一般性需进行原因分析的不合格;质量管理体系偶然、一般性需进行原因分析的不合格;

c.采取纠正的不合格:个别、偶然、孤立、轻微,且易于纠正和无须原因分析的不合格(通常由发现人通知责任人立即整改纠正即可)。

4.3.3.3内审组依据《不合格报告》在《不合格项分布表》中记录不合格项分布情况。

4.3.3.4现场审核后一周内,品质培训部完成《内审报告》,交中心经理批准。内审报告内容:

a.审核目的、范围、方法和依据;

b.内审组成员、被审核部门;

c.内审计划实施情况总结;

d.不合格项数量、分布情况、严重程度;

e.存在的主要问题分析;

f.对中心质量管理体系有效性、符合性结论及今后应改进的地方。

4.3.4末次会议

a.参会人员:内审组成员及各部门负责人;综合管理部负责人主持会议;与会者在《会议签到表》上签到,并由综合管理部保留会议记录;

b.会议内容:综合管理部负责人重申审核目的,宣读《不合格报告》和审核结论,根据《改进控制程序》提出完成纠正/预防措施的要求及日期;中心经理讲话;

c.综合管理部发放、保存《不合格报告》。

4.3.5责任管理处实施纠正/预防措施,中心经理指定内审员对实施结果进行验证

相关质量记录

1.《年度内审计划》ZC-20/B01

2.《内审实施计划》ZC-20/B02

3.《内审检查表》ZC-20/B03

4.《不合格报告》ZC-20/B04

5.《不合格项分布表》ZC-20/B05

6.《内审报告》ZC-20/B06

7.《会议签到表》ZC-04/B07

篇3：某某物业质量管理体系内部审核控制工作程序

某物业质量管理体系内部审核控制程序

1.目的

为进行公司质量管理体系内部审核,特编制本程序。

2.范围

2.1本程序规定了内部审核的流程和方法,以验证质量管理体系各项管理活动的符合性和有效性。

2.2本程序适用于对质量管理体系范围内,各部门管理活动的审核。

3.职责

3.1管理者代表负责审批《内部审核计划》,任命审核组长和审核员,组织内部审核,审批内审报告。

3.2审核组长负责做好审核员的工作分工和审核准备,组织、开展现场审核,编写《内部审核报告》,并负责审核后的跟踪管理工作。

3.3审核员负责编制《内部审核检查表》(以下简称"内审检查表"),实施现场审核,确定不合格项并编制《内部审核不合格项报告表》,负责纠正预防措施的跟踪验证。

3.4被审核部门负责配合审核员开展本部门的审核工作。

3.5不合格项责任部门负责对本部门的不合格项制定纠正措施,按期实施整改,并对实施效果负责。

4.工作内容

4.1审核时间

4.1.1审核一年不少于一次,必要时,管理者代表可根据需要做出提前内审或增加内审次数的决定,如:

4.1.1.1当体系发生变更、相关职能有较大变化时;

4.1.1.2当相关方对涉及的特殊过程或项目提出要求时;

4.1.1.3当服务过程中发生人身安全事故、设备事故时;

4.1.1.4认证机构监督评审时。

4.1.2当提前内审或增加内审次数时,全面质量管理办公室应提前通知有关部门。

4.2审核前的准备

4.2.1组成审核组

4.2.1.1内审工作开展前,管理者代表应任命审核组长和组员,为审核工作提供组织保证,审核组长和组员应分别具备如下资格:

a)组长:持有内审员或外审员资格证书,并具有较强独立工作能力和协调能力;

b)组员:接受过GB/T19001标准的内审员或外审员培训,并获得相应资格证书。

4.2.1.2审核组组长应按组员的专业特长进行分工,审核人员不能审核自己的工作。

4.2.1.3特殊情况下,经管理者代表批准,审核组可吸收专业技术人员或观察员参加。

4.2.2编制《内部审核计划》

4.2.2.1审核组组长负责编制《内部审核计划》,《内部审核计划》的内容主要有:

a)审核的目的、范围和依据;

b)审核组成员;

c)受审核部门、审核过程或要素;

d)审核组内部交流的时间安排等;

e)审核日期、日程的安排:

在审核前10天,由审核组长召开一次审核小组会议,对《内部审核计划》进行讨论并明确分工。

4.2.2.2《内部审核计划》经管理者代表批准后,全面质量管理办公室应提前五个工作日,向有关部门发出内部审核通知。

4.2.2.3受审核部门接到计划后应安排有关人员做好配合和准备工作,如果对审核项目和日期有异议,应提前3个工作日通知审核组,经协商后修订《内部审核计划》。

4.2.3编制《内审检查表》

4.2.3.1《内部审核计划》发布后,审核组组长应组织审核员对《内部审核计划》进行讨论,明确审核准则和审核深度,并编制《内审检查表》。

4.2.3.2《内审检查表》的编制应依据:

a)GB/T19001标准;

b)适用的法律、法规和其他要求;

c)体系文件,包括质量方针、目标(指标)、管理手册、程序文件、服务工作规范;

d)必要时,从现场收集的相关信息。

4.2.3.3《内审检查表》应在审核实施前送审核组长确认。

4.3实施审核

4.3.1首次会议

4.3.1.1首次会议标志着现场审核的开始,首次会议由审核组长主持召开,与会者应在《内部审核会议签到表》中签到,参加的人员和部门主要有:

a)最高领导层、管理者代表;

b)受审核部门负责人;

c)内审组全体成员。

4.3.1.2审核组组长在会议上应说明本次审核的目的、范围、准则、方法和时间安排,明确配合人员,对《内部审核计划》中的安排做进一步确认,(遇特殊情况时,应及时调整并再次确认)。

4.3.2获取审核证据

4.3.2.1审核员参照《内部审核检查表》中的具体内容,对受审核部门进行现场检查,对所涉及的过程和活动,收集、寻找符合或不符合审核准则的客观证据,获取审核证据的方法主要有:

a)与被审核对象交谈;

b)调阅文件;

c)现场查验记录;

d)观察操作;

e)随即抽样等。

4.3.2.2现场审核时,审核员应:

a)及时作好审核记录,记录必须清楚、完整,有可追溯性;

b)发现问题时,审核员应进一步调查清楚,力求客观公正,并及时给予审核方口头反馈;

c)当证据不足或不清楚时,审核员应一查到底,直到弄清楚为止;

d)做好相应的检查审核记录,填写《内部审核检查表》,记录必须清楚完整。

4.3.3审核情况的总结、评价

4.3.3.1审核组组长应按《内部审核计划》的安排,召集内部会议,

对审核情况进行沟通和小结。

4.3.3.2召开末次会议之前,审核组长应:

a)组织内审组成员,根据记录的审核证据,对照审核准则进行评价,确定不合格项及其严重性,开出《内部审核不合格项报告表》;

b)召开审核组全体会议,进一步评价审核结果;

c)将《内部审核不合格项报告表》交受审核部门确认。

4.3.3.3审核组组长于内审后一周内负责编写本次《内部审核报告》。《内部审核报告》的内容主要有:

a)审核的目的、范围和依据;

b)审核组成员和受审核部门代表名单;

c)审核日期及审核计划具体实施情况;

d)审核中发现的不合格情况、不合格项目分布情况(《内部审核不合格项统计表》)和严重程度;

e)存在的主要问题;

f)体系符合性、有效性结论;

g)整改及纠正措施验证的要求等。

4.3.3.4《内部审核报告》由管理者代表审核后发放。

4.3.4末次会议

4.3.4.1末次会议标志着现场审核的结束,末次会议由审核组长主持召开,参加人员原则上可以扩大参加首次会议的人员,与会者应签到。

4.3.4.2末次会议的主要内容包括:

a)重申审核的目的、范围、依据及方法;

b)宣读主要的《内部审核不合格项报告表》;

c)宣读《内部审核报告》,明确责任部门采取措施的要求及审核员进行检查验证的要求;

d)发出《内部审核不合格项报告表》给受审部门。

4.4跟踪、验证

4.4.1末次会议后,责任部门应对不合格项进行整改;

4.4.2根据《内部审核报告》的要求,审核员应及时对不合格项的整改过程实施跟踪、验证;

4.4.3对不合格项整改过程中涉及多个部门或出现的新问题,审核员应及时向审核组长或管理者代表反映,及时协调解决。

5.相关文件

无

6.记录表格

6.1《内部审核计划》(8.2.2-j-01)

6.2《内部审核检查表》(8.2.2-j-02)

6.3《内部审核不合格项报告表》(8.2.2-j-03)

6.4《内部审核会议签到表》(8.2.2-j-04)

篇4：某某物业公司内部质量审核管理规定

某物业公司内部质量审核管理规定

一、制定本规定的目的及使用范围

目的:规定内部质量审核的要求,以确定质量体系所涉及的各部门开展的质量活动及其结果是否符合标准要求。

适用范围:公司组织开展的内部质量体系审核。

二、各自职责

1、管理者代表负责制定《年度内部质量审核计划》。

2、总经理批准《年度内部质量审核计划》。

3、审核组按计划照标准开展审核活动。

4、各部门/小区管理处负责纠正审核中发现的问题。

三、工作程序

1、准备工作

(1)、管理者代表制定《年度内部质量审核计划》,确保对与质量体系运作有关的部门至少每年一次实施内部质量审核。

(2)、总经理批准《年度内部质量审核计划》。

(3)、管理者代表任命审核组长。

审核组长和审核员都应是经过培训的内部质量审核员,审核组所有成员都必须对审核对象不负直接责任。

(4)、审核组长根据《年度内部质量审核计划》制定本次审核的

具体实施计划--《内部质量审核实施计划》,其中应包括以下内容:

A审核目的

B审核范围

C受审核部门/管理处

D依据的文件

E审核日期

F审核组成员

(5)、管理者代表批准《内部质量审核实施计划》,并由审核组长批准。

2、实施阶段

(1)、审核组根据《内部质量审核检查单》及质量手册、程序文件及相关作业指导书实施审核。主要内容是检查现场、收集证据从而证明质量体系是否有效运行。

(2)、对审核过程中发现的不合格审核员应记录在《审核不合格报告》上,并由受审核部门负责人签字确认。

(3)、审核组长负责准备该次审核的《内部质量审核报告》其中应包括:

A审核概况

B审核综述

C不合格项目及纠正措施建议

(4)、审核报告须经总经理和管理者代表批准后,在审核结束后二周内发送以下人员:

A总经理

B管理者代表

C审核组成员

D受审核部门经理

E小区管理处主任

3、纠正与验证

(1)、审核员应与被审核部门负责人先共同确定必要性的纠正措施,在《审核不合格报告》中作出描述,并由审核组长批准下发各部门。

(2)、各部门在收到《审核不合格报告》后,应在规定时限内制订纠正措施计划并组织实施。

(3)、审核人员负责监督纠正措施的实施,验证采取的纠正措施是否有效并跟踪检查,直到达到要求为止。

(4)、所有在审核中发现的不合格纠正完毕并经验证确认有效时,确认人填写《审核不合格报告》"确认结果"栏,表示纠正措施已完成,经管理者代表批准后通知相关部门/管理处。

4、进行存档

全部内部质量审核记录由办公室归档保存。

篇5：物业管理体系文件内部审核程序

物业综合管理体系文件内部审核程序

1.目的:确保管理体系有效实施、保持和改进。

2.范围:管理体系所覆盖的所有区域。

3.职责:

4.操作规程:

工作流程图说明记录

1、品质管理部编制《年度内审计划》(每年至少一次),包括:确定审核目的、范围、依据、频次、办法、受审部门、内审时间,上报管理者代表审核。

2、管理者代表签署意见后报公司总经理审批。

3、当组织机构管理体系发生重大变化、法律法规及其它外部要求变更等情况发生时,由管理者代表及时组织进行内部审核。

4、内审组长和内审组成员由管理者代表任命。

5、内审组长编制本次《审核实施计划》,包括:审核组成员、时间、地点、受审部门、审核要点、审核报告分发范围、日期等,交管理者代表审核,报公司总经理审批。

6、内审组长组织编写《内审检查表》,包括:审核项目、依据、方法等。

7、内审组长于内审实施前10天通知受审部门。

8、受审部门如有异议,应于内审前3天通知内审组长。

9、内审的首次会议由公司领导、内审组成员及各部门负责人参加,与会者签到并将会议记录在公司品质管理部归档。

10、首次会议内容:由组长介绍内审目的、范围、依据、方式、组员、日程等。

11、首次会议后应进行现场审核,并将管理体系运行效果及不符合项记录在《内审检查表》中。

12、内审组需每日召开内审会议,对当日的审核情况进行核对。

13、现场审核结束后,审核组长召开内审小组审核会议,对审核结果进行全面分析,确定不合格项,填写《不合格项分布表》。

14、审核组长于一周内完成《内部管理体系审核报告》,报告内容包括:审核目的、范围、方法、依据、审核组成员、受审核方代表名单、审核计划实施情况、不合格项分布情况分析、不合格数量及严重程度、存在的主要问题分析、对体系的有效性、符合性的结论及今后应改进的地方。

15、将此报告交管理者代表审核,上报公司总经理审批。

16、召开内审末次会议,公司领导、内审组成员及各部门领导到会并签到、公司品质管理部将会议纪录存档。

17、会上内审组组长通报检查结果,宣读《内部管理体系审核报告》,提出完成纠正措施的要求及日期。

18、公司品质管理部将《内部管理体系审核报告》发放到各相关部门,并将内审结果提交公司管理评审。

《审核实施计划》C*8.2-02-F01-01

《内审检查表》C*8.2-02-F02-01

《不合格项分布表》C*8.2-02-F03-01

《内部管理体系审核报告》C*8.2-02-F04-01