公司电话传真管理制度5

公司电话、传真管理制度5

为规范各部门电话与传真的使用,保证业务的正常开展,特制订本制度。

第一章需求申报

第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。

第二条部门经理填写“办公用品需求申请表”,根据表格规定的内容填写。

第三条部门经理负责将填写完毕的“办公用品需求申请表”呈报中心总监,中心总监从中心的实际需求角度考虑后批示。

第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。

第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示。

第六条总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。

第二章使用管理

第七条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。

第八条上班时间禁止利用公司电话进行聊天、炒股等非业务活动。

第九条各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态,钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管,但直接责任由部门经理承担。

第十条员工因业务需打长途电话时,要在“长途电话记录”上签字,并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。

第十一条员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明,并在“长途电话记录”上签字,经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担,由人力资源部在其当月工资内扣除。

第十二条员工所发传真应使用公司统一的封面与格式,内容应经部门经理审核无误后再传真,部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去,否则,造成的后果完全由当事人本人承担。

第十三条各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录”送交人力资源部。

第十四条人力资源部负责将各部门的“长途电话记录”备案,并根据记录内容,计算员工应当扣减的话费。

第三章维修与报停

第十五条各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。

第十六条电话或传真出现故障,部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部,由人力资源部安排专业人员进行维修。部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的,由当事人与该部门经理共同承担责任。

第十七条各部门长途电话或传真需要报停时,应由部门经理或其指定人员提前三天通知人力资源部经理,由人力资源部指定行政专员处理。

第十八条本制度由人力资源部负责解释,总经理批准即日实施。