某医院档案管理规定
第五人民医院档案管理规定
档案管理制度
1、本院的档案工作由分管院长领导,院办公室承办。全院的文书、统计、会计、基建以及其它重要资料、档案实行集中统一管理。
2、为切实做好应归档文件、材料的收集整理工作,确保档案完整、准确、系统、安全,各职能科室及有关部门应确定专人负责此项工作。
3、归档范围:
(1)上级机关的文件材料,包括上级机关召开的会议需要贯彻执行的主要文件材料;上级机关颁发的属于本院主管业务并要执行的文件、以及普发的、非本院主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和拟订本;上级机关转发本院的文件。
(2)本院的文件材料,包括本院召开的重要工作会议,专业会议材料;本院发文的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;本院的请示与上级机关的批复文件;本院及各职能科室和临床科室的工作计划、总结、报告;本院及各职能科室检查下属科室工作,以及受上级部门派检查有关工作,调查研究形成的文件材料;本院汇总的业务统计分析资料;本院形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;具有保存价值的人民来信;院领导公务活动形成的重要文件、电话记录等;本院成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及组织简则、人员编制等文件材料;本院制订的规章制度等;本院科研档案,在刊物上发表的论文和经验总结,在报刊上发表的重要文章和报道;反映本院情况的声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;本院财产、物资、档案等的交接凭证清册;本院基本建设的有关资料,包括设计图、施工图、竣工图纸,以及地下设施的有关图纸资料;本院编印的简报;本院与有关单位或个人签订的各种合同、协议书等文件材料;本院党支部及院办公会议记录材料;本院应归档的其他文件材料。
(3)同级医院和非隶属单位的文件,包括同级医院和非隶属单位颁发的非本院主管业务但需要执行的法规性文件;有关业务机关对本院检查形成的重要文件材料;同级医院和非隶属单位与本院联系、协商工作的重要来往文件。
4、归档时间:
(1)文书档案,收文办理完毕(注明办理结果,并要以批办意见一致),各科应及时送交文书处理部门,最迟不得超过翌年3月底,发文各科室应及时交文书处理部门归档,各科室形成的有参考和保存价值的各种文字材料,应在年底或翌年一季度送交文书处理部门统一立卷归档。
(2)统计档案,由统计部门整理立卷后于翌年3月底前移交综合档案室保管。
(3)会计档案,由会计部门整理立卷,先由会计部门保存1年后,然后移交综合档案室保管。
(4)基建档案,由基建部门整理立卷,待基建项目投入使用后半年内移交综合档案室保管。
5、归档要求:
(1)凡应归档的各类文件材料,必须字迹工整,一律用16开或8开纸书写。
(2)归档的案卷必须是经过整理的文件材料。
(3)归档的文件材料应齐全、完整、系统,便于保管和利用。
(4)对有保密要求的案卷,应在案卷封面上注明密件字样。
档案利用制度
1、档案工作人员应熟悉本院全部档案的内容和成分,编制适用的检索工具、参考资料,积极主动提供档案为本院工作服务。
2、查阅档案、资料,必须办理借阅手续,经审批后,方可查阅。
3、本院职工查阅一般档案、资料,由办公室负责人审批;查阅党务、行政办公会议记录,经有关领导审批,由档案工作人员代为查阅。
4、查阅已移交进馆的档案,必须经领导批准,持本院证明,方能前往档案馆查阅。
5、外单位查阅本院档案,须持该单位合法证明,办理查阅审批登记手续后,方能查阅。
6、查阅人员必须遵守档案法规,爱护档案,不得在档案材料上圈点、划线、折叠,不得抽换、污损、涂改档案。
7、做好档案利用信息反馈的登记、分析,及时总结经验,不断改进工作,提高利用服务质量。
公文立卷归档制度
1、凡国家规定的应当立卷归档的文件材料,必须按照规定定期向本字档案室移交、集中管理,任何个人不得据为已有或者拒绝归档。
2、本院一个工作年度或一项专门工作活动形成的全部文件,应及时将定稿、重要文件的历次修改稿、正本和有关的文件材料集中在一起,不得散失。
3、文书立卷实行平时归卷与年终调整定卷相结合的方式进行。一经处理完毕的文件材料,应及时归入相关卷宗。
4、本院各业务部门,应按规定全部文件材料收集齐全,并进行整理立卷,于次年三月底前向档案室移交归档。
5、本院档案室应于次年6月底前,完成上一年度全部档案的调整定卷、加工整理和编目工作。
6、国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
人事档案管理制度
1、档案管理
(1)职工的人事档案由人事科统一保管。
(2)职工离退休以后,继续管理好他们的档案材料。
(3)职工死亡后的人事档案,仍须长期保存。
(4)职工辞职、开除公职以后,其档案材料转至有关人事部门保管。
2、档案保密
(1)人事档案应存放铁制档案柜内,有专用档案室。非有关人员,一律不得进入档案室,防止失密、泄密。
(2)档案室应配备消防器材,保持清洁、通风,以防潮湿、霉烂。
(3)管理档案的人员,不准向无关人员谈论泄露职工档案的内容。
3、档案材料收集补充
为了使档案能如实反映职工的历史全貌、德才情况和现实表现,需要不断收集与补充新的材料,充实档案内容。在收集要事时,要齐全、准确。新的任免、工资、职称、职工离退休审批表、考察材料等要有计划地补充到档案里去。
篇2：Z医院档案工作管理规定
人民医院档案工作管理规定
1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策,建立健全各项档案管理规章制度。
2.加强对档案工作的领导,明确分管领导,档案工作列入工作计划和岗位目标责任制。
3.本单位档案实行集中统一管理,各职能部门明确兼职档案员,建立相应的管理网络。
4.配备与本单位档案工作相适应的档案人员,由其负责档案的日常管理。
5.严格执行档案工作各项规章制度,实行目标管理,纳入考核。
6.档案人员享受科技人员同等待遇。
篇3：医院科研技术档案管理规定
医院科研技术档案管理暂行规定
科研技术挡案是国家档案和科研管理重要组成部分,是科技人员进行科学实验活动的真实记录,是反映生产者成果系统性、完整性的历史资料,是技术资源储备形式,是进行科研工作的依据和重要条件之一,为建立健全我院的科技档案工作,充分发挥科技档案在科研活动中的作用,根据上级有关部门发布的《科学技术档案工作条例》及其相关文件精神,结合我院实际情况,特制定此暂行办法。
一、科技档案管理的内容及范围
凡是记录和反映我院科技活动中形成的有一定保存价值的原始记录及科技文件资料,均属我院科技档案管理范围。
(一)科学研究方面:研究课题的归档材料包括:
1、研究计划部分:包括任务书、开题报告,工作方案、协议书、合同经费情况等;
2、原始记录部分:包括实验、调查、分析、测试形成的原始记录本、图纸、照片、录像带以及经过归纳整理的数据等;
3、总结报告部分包括工作总结报告、阶段工作报告、论文、专著、专题报告等;
4、鉴定及推广应用部分:包括开鉴定会的申请执行、上级批文、鉴定书、成果评价意见、获奖情况、推广中的反馈信息及本课题有评价、建议性质的来往文书等。
(二)科研发展规划方面:全院性及各科室、研究室的科技长远发展规划及年度规划。
(三)科技仪器设备方面:购置用于科研的进口、国产大型精密仪器随机全套技术文件、图纸及使用维修记录等技术文件材料的复印件。
(四)其他方面:科研机构设置,科研人员编制,考核及奖励,技术标准与规范,科技规章制度,科技出版,技术引进,科技对外交流与合作,专业会议记录,纪要,科研成就及经验总结,各种科技统计报表等。
(五)科技人员个人业务档案。
二、科技档案的管理机构与职责
科技档案工作在院长的领导下,实行统一管理,科教科内设科技档案室,配备兼职干部,各科室均应指定专人负责组织督促本科室档案的形成、收集、整理、立卷归档工作。
三、科技档案的收集和管理:
科技档案收集是将分散在各科室和科技人员手中的科技材料集中到科技档案部门。科技业务部门在一项科技活动结束或告一段落以后,将科技文件材料经过科学的筛选和系统的整理,向科技档案管理部门归档,科技档案管理部门对归档材料经认真清点后办理交接手续,接收归档。
为建立有效的收集工作,保证收集工作的落实,要做到:
1、实行谁生产的科技文件材料就由谁负责立卷归档的原则,各有关科室应将科技文件材料形成、积累、整理、立卷归档工作纳入科技工作时,应同时布置检查科技档案工作,并以此作为考核科技人员的业绩依据之一。
2、各科室对每项科技成果鉴定、申请验收时应先将该科研成果的技术文件材料送科教科审查,没有完整、准确、系统的科技档案的成果项目,不算完成任务,不予鉴定和验收,不予申报成果。
3、在缍项科研工作开始进行时,各有关科室及课题负责人必须指定专人收集、积累和保管本项目形成的科技文件材料,并提供使用。在课题结束后半个月内整理、立卷归档,并附上情况说明。
由我院主持的科研协作项目应将全部技术资料归档,参加的协作项目,只需将我院承担部分的科技文件材料归档。院内合作项目由主持单位统一收集整理归档。
4、凡档案的科技文件材料,纸质要好,规格统一、字迹工整。
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