学校档案管理暂行规定5

篇2：学校声像档案管理暂行规定4

学校声像档案管理暂行规定4

声像档案是指以声音和形象为表现形式的档案。声像档案包括在本单位各项活动中形成的影片、照片、录音带、像带等声像文件材料,是本单位活动的真实纪录,具有重要的凭证、参考价值,特制定本规定。

一、声像档案应定期向档案室归档。凡是本单位工作活动中形成的照片、录像、录音带等办理完毕的具有保存价值的,均应及时交档案室集中统一管理,任何人不得据为已有。

二、向档案室移交的照片,应包括底片、照片和文字说明三部分,文字说明应包括时间、地点、中心内容和责任者等。

三、向档案室移交的录像带、录音带应是原版,并在录像带、录音带上写上文字说明。

四、声像档案应按规定整理与编目,便于查找和统计。

五、档案库房必须做到六防,便于声像档案的保管。

六、因工作需要查询和利用声像档案应办理登记手续,定期归还。

篇3：中学学生档案管理规定（5）

中学学生档案管理规定(五)

一、Z中学学生档案的构成,应包含以下材料

(一)《Z中学学生档案袋》1个

(二)《Z中学学生登记卡》1份

(三)《学生考勤纪律操行评定表》每学期1张,共6份

(四)高中会考合格证(毕业证)复印件1份

(五)学生各学期评优获奖证书复印件

(六)其他有关材料

二、表格填写规范要求

(一)档案袋封面及所有表格必须用黑色签字笔填写

(二)书写规范,字迹清晰工整,无涂改

(三)所有表格必须填完,不留空格

(四)《档案袋》《登记卡》上的编号填写该生学籍证号

(五)此档案为学生在校期间的成长记录,各项数据及相关内容要求真实准确,评语能较客观地反映学生在校表现

三、《学生登记卡》填写规范要求

(一)本表各项内容填写须完整,没有相关内容的填“无”,粘贴1寸免冠照片

(二)学生如有转班须注明班级,如270班---275班,哪年毕业即填写哪一届

(三)“本人简历”一栏从小学填起

(四)“家庭成员”一栏填写直系亲属

(五)“家庭经济状况”一栏要如实填写,说明具体状况及原因

(六)“学业成绩”一栏每学期期末由班主任组织班委如实填写

(七)“考勤情况统计”一栏在毕业前整档时填写三年合计数据

(八)“获奖情况统计”一栏依年次填写主要的、级别高的获奖荣誉

(九)“学校审查意见”一栏在毕业前整档时统一填写“同意班主任鉴定意见”(或加盖蓝章)并加盖学校公章。日期统一填写当年“六月三十日”

(十)本表填写盖章后,须按学号顺序整理成册,附加学生名单上交德育处

四、《学生考勤纪律操行评定表》填写规范要求

(一)此表每学期一张,期末前发放

(二)“考勤操行”一栏要由班主任组织班委统计核实后如实填写

(三)“自我鉴定”一栏由学生本人填写,不少于120字

(四)“操行评语”一栏由班主任填写并签名,班主任对该生思想、纪律考勤、学习生活及体美劳等方面的表现作出评价,要求客观真实,不少于120字

(五)“获奖记录”一栏由班主任组织班委统计该生各项评优获奖项目,如实填写,并由该生把证书复印件装入档案袋

(六)“处分记录”一栏无违纪处分的填“无”

(七)每张表填完后,由班主任收齐统一加盖德育处公章方有效

五、注意事项

(一)各班学生档案由班主任负责整理和管理,做到档案跟人走,该生转哪个班,该生档案即由班主任负责转交到这个班

(二)向学生讲清楚,此档案将跟随自己终生,一定要慎重对待,认真填写

(三)每学期都应按时完成,及时装入学生档案袋

(四)本档案是学生高考录取高等院校唯一提档材料,务必保管好

(五)档案若有遗失须补办,必须经德育处同意后由原任班主任具体办理

(六)学生档案管理作为班主任工作内容之一,纳入工作考核

六、毕业存档、提档

(一)高三学生毕业离校之前,由班主任全部检查无错漏后,将全班《学生登记表》进行复印,加附一张学生名单,按学号顺序装订成册,交德育处待学生录取高校逐一填写“毕业去向”后转存学校档案室

(二)班主任将全班学生档案各项材料逐一进行整理、复查,确定无错漏,全部规范合格后,装入各自档案袋,密封并在袋口粘合处加盖德育处公章;加附一张学生名单,将学生档案袋按学号顺序排列捆扎好,在学生离校前交存德育处

(三)学生毕业后,凭高等院校录取通知书及身份证,必须亲自到德育处填表、签名,经核实后方可提取本人档案袋,他人不得代领

(四)学生提档时间一般从每年8月下旬开始,具体时间另行通知

Z中学德育处

二

篇4：职业中专档案管理规定

职业学校档案管理规定

为了保证档案室的整洁和安全,制定规定如下:

一、档案室管理

(一)档案室是机要部门,无关人员不得随意进入室内闲谈、聊天或做与档案工作无关的事情。

(二)档案室内要切实做好“六防”工作。即防火、防盗、防潮、防虫害、防灰尘、防鼠。

(三)平时要搞好档案室内外卫生,并依据季节天气变化搞好室内、档案箱内的通风工作,半年对档案箱内清扫一次,定期在档案箱内加放防虫蛀药剂。

(四)档案室内要严禁吸烟,出入档案室要关锁好门窗,如发现问题,要保护好现场,及时向有关领导或部门汇报。

(五)定期和不定期地对档案进行检查,如发现问题应及时处理。

二、借阅

1.档案组卷后,不得随意借阅,如确因工作需要,必须经主管部门批准后,严格履行借阅手续,接交清楚,归回时经核对无误再注销。

2.查阅人事档案必须是党员干部,但不得查阅和借阅本人或亲属的档案。借阅会计档案要办借阅手续,做好利用登记,并对归还的会计档案进行检查。本单位工作人员,因工作需要可直接到档案室办借阅手续。外单位如需查阅会计档案时,需持单位正式介绍信,经档案部门或财务部门主要负责人批准,方可查阅,不准借出。

3.借卷人必须爱护档案,严格遵守保密制度,严禁损坏涂改、圈划、撤换、翻印或转借他人,不得向无关人员泄露和对外公布档案内容。查阅时,必须保持室内整洁,不准吸烟,保障档案的安全性。

4.查阅档案人员,要在本室内查阅,不得带出室外,确因工作需要借出,必须经主管领导批准,履行登记手续后,方可借出。

5.外单位查阅档案,必须持阅档介绍信,介绍信要符合上级的有关规定,否则不予查阅。

三、立档标准

为使档案的收集、整理、保管、鉴定、统计的利用规范化,不断地改善案卷质量,提高档案的管理水平,根据本校文书档案工作的特点,特制定本文书档案质量标准:

(一)归档文件,齐全完整

凡本单位行政、教学、后勤、生产等工作活动中形成并办理完毕的,又具有保存价值的文件材料,都应立卷归案。如收发文件、电报、各种会议记录、电话会议记录,各类计划、统计报表、名册、学校及部门的规章制度、调查研究材料、工作总结及本校编印的出版物原稿、图表、簿册、照片、校刊等均应收集齐全完整,立卷归档。

(二)分门别类,系统组卷

1.应根据本校内部机构设置,职责范围,业务分工,文件特点采用年度一问题分类法。

2.立卷分工:

(1)本单位的收文、发文和内部自产文件,业务部门主办,学校名义批发的文件,由校办公室立卷(同时主办业务部门也应留底存查)。

(2)临时机构的文件,由临时机构的执行任务中随时整理,待工作完成后负责立卷,并交档案室存查。

3.立卷的基本要求:

按照文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,注意区分文件的保管价值,便于保管和利用,其具体要求:

(1)根据文件的特点,将具体联系密切保管期限相同的文件组合一起立卷,如把一项工作、一个问题、一次会议、一个案件和同一类型的文件材料,组合在一起立卷。

(2)学校有关教学方面的自产文件、资料、数据、图表、图片以及各种课程标准,教学执行计划、授课进度计划、教学日历、课表、任课教师安排、教师工作量统计、教师听课记录、学生学籍、各班教学日志,学生出勤,各种进修计划,进修考核情况,以及全校有关教学方面的统计资料等,均由教务部门统一分门别类,按教学年度整理立卷。

(3)按文件年度组卷时,要注意区别文件制成和处理日期所属年度,一般应遵照如下规定:

年度计划、总结、报表、预算、决算及行政、教学、后勤、生产等的业务文件、资料等,放在针对的年度立卷,总结和计划写在一起的文件,应视文件内容的主次和中心来定,跨年转时间,确定年属年代立卷;跨年度的请示与批复,来文与复文按本机关的文件时间立卷;专门为某项特定工作或会议收集的有关文件材料,随特定工作会议所属时间立卷;跨年度会议文件,放在举行会议的年度立卷。

(三)保密期限,划分标准

根据国有档案局颁发的《全国文书档案保管期限的规定》和上级主管部门下发的文书档案保管期限表,制定本校文书档案保管期限表。立卷时要根据保管期限表的规定,正确地区分文件的保管价值,按照永久、长期、短期三种保管期限组卷,不同保管价值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。

(四)卷内编目,条理清楚

1.卷内文件的排列编号:卷内文件要求排列次序有条理保持文件之间的联系,给每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一个作者一个问题,按时间排列,一个作者几个问题,按问题的重要程序结合时间排列;几个作者几个问题,先按问题集中,然后按重要程度结合作者、时间排列;会议文件,按重要程度结合文件时间顺序排列,卷内文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批复在后;批复在前,请示在后;复文在前,问文在后;转发文在前,原件在后。

2.卷内文件排列好后,用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编上张号,简子页、折叠页、半页者编一个张号,图纸、照片编在背面,折叠页编在外面,空白页不编号,印刷小册应同文件一起编号,编号宜用打号机或钢笔。

3.填写卷内目录与备考表;卷内目录放在首页,用以介绍案卷内容与成分,要逐份文件逐项登记,备考表附于卷尾,用以注明卷内文件张数及卷内需要说明的情况,便于管理和利用者了解,备考表应由立卷人签字并注明填写日期,检查人由档案检查人签字,日后案卷的变化情况,可由档案管理人员随时在备考表上注明。

(五)装订整齐,结实美观

1.卷内文件装订,要拆除金属物,折叠整齐、宽长的纸页要切齐,残破文件应予修复,对批语、签署意见写在文件装订线外的,应粘贴加宽,字迹不清的或由铅笔、园珠笔及复写纸写的重要文件,必要时应抄录或复制抄本。

2.案卷要装订结实、整齐、美观,以三孔线绳装订,结头结在背面,每卷一般不得超过200页,装订时要把材料的右旁与底边对齐,不要掉页或压住字迹。妨碍阅读,对于图片及其它不便装订的文件,宜用盒式卷夹散存保管。

(六)案卷标题,简明确切

案卷组成后要拟写案卷标题,标题要准确无误,文字通顺精练,概括性强,简明确切地提示卷内文件作者、问题、名称。

(七)封面编目,整齐大方

书写案卷封面标题时,应用毛笔或钢笔(用炭素墨水)正楷书写,要求字迹端正醒目。其它各项如:机关名称、组织机构证的张数、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗号、目录号、案卷

号等要求刻制印章,以红色印油用印。

(八)排列案卷,编写目录

1.案卷的排列和编写案卷序号,案卷要系统排列,将一类性质的案卷先按保管期限分开,然后将每一种保管期限的案卷,按类别分册,再将每类内的案卷,按其联系结合重要程度排列。

案卷排列后,逐卷地编制案卷的顺序号,按年度分永久、长期、短期三种保管期限,编三个顺序号,每种保管期限都以一开始编。

2.编写案卷目录,按照案卷排列的顺序逐项登记案卷目录,填写卷目录需用钢笔工整抄写或打印,不得使用圆珠笔或复写纸,目录一式三份,文书处理部门一分,档案室二份(一份归档,一份作查找利用档案的检查工具)。

3.案卷封面应写明单位名称,案卷属年度,目录起止日期,目录的最后应有备考表,写明案卷数量,目录张数及需要说明的有关情况,编制人、编制日期。

本规定自2012年9月1日起执行,由ZZ市**职业技术学校行政部解释。

篇5：后勤机关大院档案管理规定

机关大院档案管理规定

根据《中华人民共和国档案法》和区有关档案管理的规定,为了加强档案业务建设,进一步提高和规范档案管理水平,更好地为本局和局属各单位各项工作服务,结合本局实际,制订本管理规定。

一、管理机构

本局各类档案实行集中统一管理,办公室负责档案室管理,配备兼职档案管理员一名,负责档案室的日常管理和各项具体的档案业务工作。为便于集中统一管理,保证档案完整安全,各科室设兼职档案材料收集员一名,定期收集整理本科室工作中形成的原始档案、资料,交局办公室归档。

二、档案人员的职责任务

(一)负责编制本局档案检索工具,以及档案文件资料的收集、分类整理和立卷归档工作,熟练掌握和应用计算机管理,做好档案保管、检索工作,提高工作效率。

(二)负责接收、保管和提供利用等日常业务工作。

(三)负责接收整理本局在工作和业务活动中形成的文件材料,对有保存价值的文件材料,立卷归档。

(四)定期对档案的保管质量,保管期限进行检查。

(五)负责对各科室档案工作进行监督指导。

(六)负责对失去保存价值的档案资料进行处理、销毁。

三、文件资料的收集整理

(一)凡本局各项工作中形成的有保存价值,能够全面、系统地反映工作情况、精神风貌以及成长历史的各种档案材料,包括公文、会议材料、合同书、责任状、图表、图片、基建设计图纸、基建施工及验收资料、维修资料、土地红线图、会计资料、说明书等,其原始资料均交档案室统一负责管理。

(二)以局名义印发的各类文件资料,须送两份至档案室存档,档案人员在每年年底以前,将各类会议的记录本、发文编号目录等归档保存。

(三)本局工作人员因公外出参加会议结束后,办公室及时将会议文件资料安排传阅后归档保存。

(四)局各科室应将打印文件有关资料的备份转盘定期送交局办公室归档保存。

(五)档案人员应对各类资料进行详细登记编号,按内容分类保管,及时为本局各项工作的开展做好参考资料以及为后勤归档工作做好准备。

四、档案资料的借阅

(一)本局工作人员有保护档案的义务。

(二)查阅档案资料须首先填写《查阅档案登记表》,未履行登记手续者,档案室拒绝提供档案资料。

(三)外单位查阅档案资料,必须持所在单位介绍信,注明利用者身份和利用档案的目的、范围,经分管领导审批同意后,予以查阅。

(四)查阅档案,只限于在指定场所进行,未经批准,不得将案卷带出本局。

(五)要爱护档案,不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字,严禁明烟。

(六)严守党和国家机密,不得翻阅摘抄利用以外的档案。

(七)查阅档案应统一抄录在16开纸上,不准随意摘抄在笔记本,如需复印(部分或全部)应事先在申请单上说明,按复印有关要求办理。

(八)查阅档案、资料者应及时将利用效果反馈档案室,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为机关工作服务。

(九)调离本局的工作人员,必须清理移交档案资料后方可办理调离手续。

五、档案鉴定和销毁

(一)根据档案的使用价值,可将其保存期限分为一年至五年及长久保存等几个类型。档案人应定期对档案的保存期限重新做出鉴定意见,并报局档案鉴定小组(局档案鉴定小组由分管局长,办公室负责人和档案管理员组成)审批,以确定过期档案并进行销毁。日常鉴定工作由档案管理员负责。

(二)档案销毁时,由档案员列出需销毁档案的清单和撰写报告并报局档案鉴定小组审批后方可进行。

(三)销毁档案时,要有两人以上监销,监销人员在销毁前应认真清查核对,在销毁清册上鉴章,并将销毁情况报告局领导,销毁清册应列入档案保存。