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文件管理规定制度

编辑:制度大全2019-04-17

文件管理规定制度【1】

机要文件是传递党中央、国务院和省委、政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。

(二)按领导签批的范围进行传阅。

(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档,交上级部门。

二、传阅

(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。

三、保密

(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。

(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件,不得复制或摘抄。

四、归档

(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,保持整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

[文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]

第一章总则

一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围

一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。

第三章工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。

(一)文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二)文书管理制度

第一条管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。

6、办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计

起草文书→填写(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三)档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。

4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。

第三条管理流程设计

编制审批采购入库登记发放

编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记

三、图书管理制度

第一条管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅。

第二条制度规范

1、各部门可根据实际工作需要,申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事。

第三条管理流程设计

1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单

四、会议管理制度

第一条管理要点

1、为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效。

5、按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。

第二条制度规范

1、收*议议题,根据选定的议题收*上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。

4、按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条管理流程设计

会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理

五、清洁卫生管理制度

第一条管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条制度规范

1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排,轮流打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生,当日值日生按时做好所有的清洁,监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目,填写,监督员认真核实,并填写。

6、未按要求清洁者,按照规定予以处罚。

第三条流程设计

安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理

六、日常事务管理

(一)接待管理

第一条来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做具体的要求。

第二条以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。

第三条接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。

第四条流程设计:接待来访人员→询问来意,需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁

(二)报刊收发整理

第一条办公室管理人员按照公司实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续。

第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出公司或随意撕剪,阅毕放回原位。

第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。

第四条报纸每周更换一次,所有报纸每季度处理一次。

第五条流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

(三)后勤管理

第一条为了认真贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度。

第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由。

第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

第六条流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表

(四)文化宣传管理

第一条负责公司内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责公司外部的宣传维护工作。

第二条根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。

第三条关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习。

第四条收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪。

第五条流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档

(五)其他事务

第一条名片制作、收发传真等其他事务。

第二条负责公司文书的打印复印工作。

第三条负责树木花卉的养护工作。

第四条协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。

附则

第一条本制度由行政办公室制定,解释权归办公室。

第二条本办法由总经理核准后实施,修改时亦同。

[文件管理制度范文篇二:电子技术文件管理制度]

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时,须填写,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。

2、若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件,不得私自打印、传阅,不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时,须经相关领导批准。

5、文件阅览之后,须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件,并补充完整。

六、责任追究

各部门应严格遵守上述规定,若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件,公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

办公室文件管理制度【2】

(一)总则

第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管

1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单",作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条发文程序规定:

1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。(六)文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围:

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

(1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复;

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

(4)支部中国共产党地方各级代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第十八条经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十七条实施及修改本办法经决策会通过后实施,修改时亦同。

篇2:Z物业常规服务文件管理规定

1.0目的

规定物业管理部、各地物业公司常规服务文件的编写、上报、审批程序,对常规服务文件的编制、审批、发放等全过程进行控制,确保物业管理部及各地物业公司所使用的常规服务文件的有效性。

2.0适用范围

适合于物业管理部及各地物业公司常规服务文件的控制。

3.0定义

常规服务文件是指企业服务标准、各项目等级服务标准、物业管理部检查标准、各地物业公司职能部室检查标准及各项目作业指导书及物业管理部、各地物业公司的检查通报。

4.0职责

4.1、物业管理部负责物业公司企业常规服务标准(例如**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准)的编制审核,负责物业管理部对各地物业公司常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,负责组织各地物业公司对常规服务文件进行适宜性评审。

4.2、各地物业公司:

4.2.1各地物业公司经理负责本公司职能部室的常规服务检查标准及管辖项目各专业作业指导书的审批。

4.2.2各地物业公司的职能部室负责对所辖项目常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,组织所辖项目对作业作业指导书进行适宜性评审。

4.2.3各项目负责本项目内各专业作业指导书的编制、审核、修订、管理。

5.0常规服务文件的分类及编号

5.1常规服务文件分类

5.1.1按照文件作用分:**物业常规服务文件分为服务标准、检查标准、作业指导书及检查通报。

服务标准分为**物业企业等级服务标准和各项目等级服务标准。

检查标准分为物业管理部检查标准和物业公司检查标准。

作业指导书即各项目的常规服务操作性文件。

检查通报是指物业管理部及各地物业公司职能部室常规服务检查的检查通报。

5.1.2按照编制部门分为:常规服务文件分为物业管理部常规服务文件、物业公司常规服务文件及各项目常规服务文件。

物业管理部常规服务文件有服务标准、检查标准和检查通报。服务标准包括**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准。

物业公司常规服务文件有物业公司各职能部室常规服务检查标准、检查通报。

各项目常规服务文件有项目作业指导书,包括项目管理规定及各专业组作业指导书。

5.2常规服务文件编号

5.2.1服务标准编号规定

a)文件类别服务标准为(A);文件级别:分为1-4级,如果是整体企业标准(Q),如果是项目的服务标准为项目名称代码,如廊坊阿尔卡迪亚(LA),廊坊锦绣(LJ),廊坊群星(LQ),霸州阿尔卡迪亚(BA),沧州丽水(CL),蚌埠阿尔卡迪亚(BA),南京水榭(NS),南京方州(NF)…,如果是单项服务标准为专业名称代码/等级号,如综合管理类一级标准(GL/1),安防类二级标准(AF/2),环境类三级标准(HJ/3),维修类四级标准(W*/4);文件序号为发放号和年号的组合,分别取两位有效数字-01**、02**、03**…,其中**代表发放年号2005年计为05,2006年计为06,以此类推。

b)服务标准编号图示

RSWY-A-***-****

文件序号

文件级别

文件类别

即:RSWY-A-文件级别-文件序号。

例如:**物业企业等级服务标准,2005年第1号,文件编号为:RSWY-A-Q-0105;**物业廊坊锦绣等级服务标准,2005年第2号,文件编号为:RSWY-A-LJ-0205;**物业安防类一级服务标准,2005年第3号,编号为:RSWY-A-AF/1-0305。

5.2.2检查标准编号规定

a)文件类别:检查标准为(B);使用部门为物业管理部(WG)或**物业公司(地点代码,如LF、CZ、BB、NJ);检查类别,如综合管理类(GL),安防类(AF),环境类(HJ),维修类(W*);文件序号同上;

b)检查标准编号图示:

RSWY-B-***-***-****文件序号

使用部门

检查类别

即:RSWY-B-检查类别-使用部门-文件序号。

例如:物业管理部综合管理类检查标准,2005年第1号,编号为:RSWY-B-GL-WG-0105;廊坊物业公司环境类检查标准,2005年第2号,编号为:RSWY-B-HJ-LF-0205。

5.2.3检查通报编号

a)文件类别:检查通报为(C);

如果编制部门为物业管理部(wg);发放对象为**物业公司,廊坊物业公司(LF),沧州物业(cz),南京物业公司(nj),蚌埠物业公司(bb);文件序号同上。

b)编号图示:

RSWY-C-***-****

文件序号

发放对象

编制部门

即:RSWY-C-发放对象-序号。

备注:如果编制部门为**物业公司(**RSWY),廊坊**物业(LFRSWY)、南京**物业(NJRSWY)、沧州**物业(CZRSWY)、蚌埠**物业(BBRSWY)等;发放对象省略,其它不变。即:**RSWY-C-序号。

例如:物业管理部对沧州物业公司的检查通报,2005年第5号,编号为RSWY-C-CZ-0505;廊坊物业公司检查通报,2005年第5号,编号为LFRSWY-C-0505.

5.2.3作业指导书编号

a)文件类别:作业指导书编号为D,一般省略;使用部门为**物业公司**管理处,廊坊物业公司锦绣管理处(LJ),阿尔卡迪亚管理处(LA),…;专业类别如综合管理类(GL),安防类(AF),环境类(HJ),维修类(W*);文件序号为发放号,取阿拉伯数字的位有效数字-01、02、03…;

b)作业指导书编号图示:

RSWY-***-***-**文件序号

专业类别

使用部门

即:RSWY

-使用部门-专业类别-文件序号。

例如:廊坊物业公司锦绣管理处综合管理类作业指导书,2005年第1号,编号为:RSWY-LJ-GL-0105;沧州物业公司丽水花庭管理出环境类作业指导书,发放号为2,编号为:RSWY-CL-HJ-0205。

5.2.4物业管理部、各地物业公司的除常规服务的行政类文件不属本规定的范围,可自行编号。

6.0物业常规服务文件的控制

图示1:

编制审核审批

服务标准物管部物管部地产/控股

物管部检查标准/检查通报物管部物管部物管

物业公司检查标准/检查通报职能部室职能部室物业公司经理

作业指导书项目项目物业公司经理

6.1常规服务文件的编写

6.1.1新的服务内容产生时需要编制,如接管项目,服务内容增加等。

6.1.2编写原则:谁使用谁编写。

6.1.3按照图示1的职责划分编写责任区内的常规服务文件。

6.1.4项目内各专业组作业指导书的编制责任人为各专业组主管。

6.2常规服务文件的审核与审批

6.2.1审核与审批原则:编写者的上级进行审核,审核者的上级进行审批。

6.2.3按照图示1的职责划分审核与审批责任区内的常规服务文件。

6.2.3常规服务文件报送必须填写《物业常规服务文件审批单》;所有在用常规服务文件,组织部门应组织编制部门主管对文件进行适时评审,确定文件是否进行修改,予以修改则按本规程5.4条款更改。

6.2.4编制部门主管将文件草案和《物业常规服务文件审批单》报送。审批人员对文件进行审批。若文件审批通过,则执行5.3条款,当组织部门与编制部门不是同一部门时应将审批后的文件报送组织部门;若审批不通过,则应对文件进行修改,并重新依据文件的审批程序进行。

6.3文件的发布

6.3.1服务标准、物业管理部检查标准、检查通报的发放

a)物业管理部将审批后的文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数,并标注发放号。

b)物业管理部相关人员依据《物业常规服务文件审批单》发放范围发放,并填写《发文登记表》。

6.3.2物业公司检查标准、检查通报的发放:

a)物业公司编制人员将通过审批的文件草案传送至本部门资料员,并标注发放号。.

b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。

c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。

d)要求报送物业管理部备案。

6.3.3作业指导书的发放

a)项目编制人员将通过审批的文件草案传送至本项目资料员,并标注发放号。

b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。

c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。

d)要求报送物业管理部及该项目所属物业公司备案。

6.4常规服务文件更改流程

6.4.1更改

常规服务文件若核查不符合而需要更改时,需更改部门/人员将修改详细内容填制《物业常规服务文件变更通知单》,若有必要,则应填写修订理由。

6.4.2审批

参见本规定5.2.1条款,应填制《物业常规服务文件审批单》。如果审批未执行5.2.1条款,受委托部门应得到相应的背景材料。

6.4.3更改常规服务文件的发布

修订部门将通过的草案及《物业常规服务文件审批单》按照5.3.1的要求传递给相关部门相关人员,其依据《发文登记表》发放范围/数量,打印/复印所需份数,并标注发放号,修订文件按《物业常规服务文件审批单》打印修订标识。

发放标明修改状态的新文件,同时收回失效版本旧文件,并填制一页新的《发文登记表》,旧的相应《发文登记表》妥善保管。

6.4.4文件发放人员保存《物业常规服务文件审批单》,说明现行文件的修改状态,利于管理。

6.5常规服务文件作废流程

6.5.1若核查不适宜而需作废时,编制部门/人员需向审批部门/人员提请作废,并标注原因。

6.5.2作废实施

主管部门按照5.2.1条款将通过作废申请的常规服务文件传递给该文件的发放部门相关人员,由其依据《发文登记表》,收回所有原已下发的该作废文件。

6.5.3作废受控文件的处置

a)发放新文件并及时收回失效或作废文件。标注作废标记,防止继续使用。

b)作废或失效文件若归档保存,相关人员应在失效文件上标注作废标记,单独保存;若作废文件不归档,相关人员填写《档案销毁清单》,部门主管/经理审核后立即予以销毁。

6.6常规服务文件管理要则

6.6.1各部门负责人应妥善保存文件,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借。

6.6.2未经授权,公司任何人不得私自复印/打印受控文件。

6.6.4文件使用中损坏、丢失,责任人应提交书面报告,经发放部门批准发放新文件。

7.0附件

7.1《物业常规服务文件清单》

7.2《物业常规服务文件审批单》

7.3《发文登记表》

7.4《物业常规服务文件变更通知单》

7.5《档案销毁清单》

物业常规服务文件清单

序号:

序号发放号文件名称编号备注

物业常规服务文件审批单

文件名称编号

文件编写概述:编写负责人签字:日期:

审核人/部门意见:签名:日期:

审批人/部门意见:签名:日期:

备注:

发文登记表

序号:

序号文件名称编号分发号发放部门签收日期份数备注

物业常规服务文件变更通知单

序号:

文件名称编号

更改位置及原由:

更改后内容:受此影响引起的其他更改文件名称:

申请人:日期:

审批人/部门意见:签名:日期:

备注:

档案销毁清单

序号:

序号文件名称编号销毁日期备注

篇3:物管公司文件表格编码规定

步行街物管公司文件、表格编码规定

一.目的:

确保每一个质量体系文件都有唯一的编码,便于文件的识别,追溯和控制,便于统一领导,统一步调,协助指挥、贯彻、落实文件之精神。

二.适用范围:

适用于本公司质量体系文件的编码。

三.职责:

(一)行政人事部负责制定文件的编码方法;

(二)各级文件管理、传递按本规定对公司范围内的文件进行编码和登记。

四.编码规定:

(一)各部门编写的质量体系文件在完成后,由文件管理员按照本规定、要求进行登记、编码,每一份文件、表格只允许有唯一的一个编码;

(二)部门名称与部门代号:

公司内各部门代号用该部门名称中两个汉语拼音字母组成表求:

**公司:D*行政人事部:RSB工程部:GCB经营部:JYB

**公司:D*财务部:CWB安防部:AFB客户中心:KHB

(三)编码方法:

1.《工作规程》的编码方式有两种:

1.1公司工作规程的编码由:公司代号部门代号顺序号几部分组成;

1.2其它部门工作规程的编码由:公司代号部门代号顺序号顺序号……几部分组成。

2.编码表达形式:

**/(****)-(****)……

顺序号(从01、02、03……)

部门代号【见四(二)】

公司代号【见四(二)】

篇4:物业质量体系文件编码规定

1.0目的

1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。便于文件的识别、追溯和控制。

2.0适用范围

2.1本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。

3.0职责

3.1行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。

4.0编码规定

4.1质量体系文件在编写完成后,由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。

4.2代号

4.2.1公司内各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示,如:

*ZB――行政人事部CWB――财务部JYB――经营部

GCB――工程部BAB――保安部YLB――园林清洁部

YCG――怡翠花园管理处DLG――电力大楼管理处N*G――能兴大楼管理处

YDG――移动通信管理处FYG――法院管理处RJG――软件科技园管理处

KTB――怡翠花园康体部(其他依次类推)

4.2.2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示:

ZL――质量手册C*――程序文件ZY――作业指导书JL――质量记录

4.2.3顺序号用四位数表示,从左到右前二位表示文件所属内容,后二位代表顺序。程序文件前二位的编号是―00,作业指导书前二位的编号如下:

a)按职能部门、管理处区分

10―行政人事部管理20―工程部管理30―保安部管理

40―经营部管理50―财务部管理60―园林清洁部管理

70―其他部管理90―社区中心康体部管理(其他依次类推)

b)按管理处内部专业管理区分

80―接管验收管理81―公共场地管理82―设备设施管理

83―清洁绿化管理84―消防管理85―保安队管理

86―综合管理(其他依次类推)

4.3质量体系文件的编码方法

4.3.1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成,表达形式如下图:

C*――□□□□

顺序号

程序文件代号

4.3.2作业指导书的编码由文件类别号、执行文件主要部门代号、顺序号组成表达形式如下图:

ZY――□□□――□□□□

顺序号

部门代号

&

nbsp;作业指导书代号

4.3.3质量记录表格编码由文件类别号、填写表格主要部门代号、顺序号组成,表达形式如下图:

JL――□□□――□□□□

顺序号

部门代号

质量记录代号

4.4文件的版号和修改编号

4.4.1质量手册、程序文件、作业指导书的版本号用英文字母A、B、C、……表示,当文件换版,则依次更换,质量记录的版号与其支持的文件版号一致。

4.4.2质量手册、程序文件、作业指导书文件每页均设“修改状态”栏,其后的修改编号用阿拉伯数字表示,从0开始,每修改一次某章节,递加1,依次顺序为0、1、2、3、……;质量记录表格如发生修改在表格右上角的质量表格编码后增加修改编号,从1开始,每修改一次递加,依次顺序号是1、2、3……

4.4.3质量记录表格在未修改前不标注修改状态,修改后的修改状态在表格右上角编码下用(1)、(2)、(3)、表示,每修改一次均应换页。

4.5质量体系文件的发放号由2位阿拉伯数字表示,每一个部门(或人员)用一个2位阿拉伯数字表示。

5.0引用文件和记录表格

篇5:会所公开文件管理规定

小区会所公开文件管理规定

一、会所公开文件系指会所章程、开放项目、开放时间和收费标准,各类服务项目使用规定,会所举行活动之通知记录等。

二、会所公开文件由客户服务中心经理拟定,交由公司经营发展部审定。

三、文件须由客户服务中心经理签字后对外公开。

四、客户服务中心社区事务管理员负责文件的归档管理工作。

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