某乡村社区档案资料管理制度

篇2：社区物业接管验收档案资料建立管理规程

社区物业接管验收及档案资料的建立与管理

一、物业接管验收:

主要分三个方面:

(一)档案资料的验收与交接

1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作,包括:土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。

2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。

(二)公共设备、设施现场验收与交接

1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组,对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。

2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上,交接验收单一式三份,由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后,各归档保存。

3、对交接验收中存在的各类问题,由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。

4、对已接管验收的区域,组织相关人员进行,以便尽快熟悉情况,保持环境整洁。

(三)物业管理用房的交接及钥匙交接验收

1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。

2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用,并填写钥匙交接单,同时建立交接档案备存,以便于钥匙的统一管理,做到放置稳妥,安全有序。

二、档案资料的建立

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式,我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段,引进先进的物业管理软件,配备专职档案管理人员,建章建制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种:

(一)委托方提供的资料

1、技术资料

A、竣工图

B、附属工程及隐蔽工程的全套图纸

2、竣工验收证明书

建筑消防验收合格证

水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。

3、办公区域使用资料

各楼层办公资料(包括主要负责人、联系电话)

建筑面积计算书

(二)档案处建立的资料

1、物业资料

A、办公楼基本资料

B、办公区域基本资料

2、办公区域使用资料

各办公区域主要负责人资料

3、日常管理资料

A、保洁管理记录

a、日常巡查记录

b、绿化消杀记录

c、供水、排水管线检查记录

B、保安管理记录

a、日常巡查记录

b、交接班记录

c、值班记录

d、物资搬运放行记录

e、紧急事件处理记录

f、车辆管理记录

g、夜间查询记录

C、装修管理档案

D、维修服务档案

a、维修服务登记表

b、维修服务回访记录

E、员工管理档案

a、员工个人详细资料

b、员工业绩考核记录

c、员工内务管理检查记录

F、培训档案

a、各项培训计划及实施记录

b、培训结果考核及跟查记录

c、军事训练及消防演习记录

G、行政文件

a、政府部门文件

b、物业公司及集团公司文件

c、管理处规章制度、通知、通报等文件

d、管理处获得的荣誉

三、档案、资料管理办法

1、档案、资料建立及管理运行流程示意图

2、档案资料收、发管理程序:

A、管理处重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能立卷归档。

B、管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续,并立卷归档。

3、档案资料管理要求:

A、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,并定期清除过期无效文件。

D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

F、档案组卷按不同业务性质分块,以内空分类,逐一编号,登记造册编辑目录,最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。

G、档案保管必须有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。

H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。

篇3：F乡村学校少年宫安全管理制度

1.教师负责教学时间(包括课前、课后和课间)教学场所的全程安全管理。

2.教师应加强与学员监护人的密切联系,掌握家长的通讯联系方式。

3、教师必须在所有学员安全离开教学活动区后,关闭所有用电设备,并关好门窗后方能离开。

4.教师未经同意,不得擅自组织学员外出活动,组织集体活动实行报批制度,并实行安全责任制,采取必要的安全防护措施。

5.门卫管理人员负责管理门前停车和师生进出,保证少年宫门前安全无事故。

7.所有教职员工,如发现安全隐患或事故,必须零时间报告,并进行恰当的处理,不得离开事发现场。

8.所有参加活动的学员必须由家长负责接送,并与少年宫签订《安全管理协议书》。

篇4：档案资料借阅制度范例

(1)借阅的档案资料,无特殊情况,原则上不准带出,只准在办公室内查阅。

(2)借阅的档案、资料需摘录时,需经管理人员允许,资料应摘录在工作手册上。

(3)严禁在档案、资料上图点、划道,注字、涂改和折页等,严禁把档案、资料弄脏损坏。

(4)借阅人员要爱护办公室内的物品,保持安静,不随地吐痰,严禁吸烟。

(5)如因特殊情况,借阅的档案需要带到单位外,应妥为保管,不得损坏丢失。不准私自转借他人。借出档案、资料要按时归还,如因故不按时归还,应电话联系延长时间,并在借出档案、资料手续单上注明延期归还时间。

篇5：档案资料安全管理制度范例

(1)档案、资料工作人员要严格遵守单位有关管理制度,确保档案资料的绝对安全。

(2)要认真保管好档案资料,末经允许,不准将档案、资料带到公共场所、家中及游览、参观、探亲访友,不准将档案资料外借出私人。

(3)凡借阅档案、商业资本严格履行审批手续,需要摘录的要记录在登记册上。

(4)要做好防火、防潮、防光、防虫、防鼠工作。

(5)节假日前,要由领导同管理人员对办公室认真进行一次安全检查之后进行查封。

(6)档案、资料工作人员对工作要认真负责任,坚守岗位,如发生意外事件要立即报告并积极采取有效措施。