万科物业顾问项目进驻与退出管理办法
VK物业顾问项目进驻与退出管理办法
1、目的
为保证顾问项目的如期进驻与退出,同时充分保障顾问外派人员顺利开展顾问工作,提高顾问工作质量。
2、范围
适用顾问经营部。
3、职责
部门/岗位工作内容
顾问经营部负责根据顾问服务合同与被顾问方确定现场进驻日期
人力资源部负责顾问外派人员的甄选、强化培训与考核上岗
项目经理负责与顾问经营部对接顾问项目的相关文件、资料
4方法与过程控制
4.1进驻前的准备
4.1.1甄选项目组人员
4.1.1.1人力资源部于进驻前三个月组织项目经理、项目助理的甄选。
4.1.1.2进驻前二个月确定项目组人员。
4.1.2项目组人员强化培训及考核上岗
4.1.2.1具体培训内容及考核方式详见《顾问项目人员能力清单》;
4.1.2.2进驻前提前15天完成顾问项目组人员强化培训考核。
4.1.3人力资源部应于进驻前组织顾问人员签订《保密合同书》。
4.1.4资料交接与文件申请
选派之项目经理与顾问经营部相关人员进行项目资料交接,申请顾问工作所需文件。相关文件申请工作由顾问经营部协助完成。
文件资料清单如下:
序号名称对接部门备注
交接资料1项目物业管理顾问服务合同顾问经营部复印件
2《物业管理顾问项目信息记录表》
3项目前期资料当地物业管理法规、文件
4顾问项目物业资料(图纸、详规、数据等)
5前期提交顾问书、建议函
6前期双方工作对接情况
申请文件1体系文件(非受控版本)品质部复印件
2体系文件之质量记录表格(电子版)品质部内网
3行政制度汇编总办、房管部内网
4人事操作指南人力资源部内网
5财务制度汇编财务管理部
6物业管理顾问服务操作手册(电子版)顾问经营部
4.1.4顾问前期工作对接
4.1.4.1选派之项目经理确定后,顾问经营部即与其对接顾问前期的顾问工作,说明前期顾问工作事项、委托方反馈情况,以及须项目组在常驻期继续跟进的工作。
4.1.4.2顾问经营部应将顾问项目档案转交项目经理,包括顾问前期制定的顾问书、建议函及递交给委托方的其它资料,由项目组在常驻期间,有延续性地提供顾问服务。
4.1.5编制顾问计划及相关文件
4.1.5.1项目经理完成常驻期顾问服务工作计划、常驻期顾问服务工作进度、《常驻期顾问书提交计划表》及顾问书《进驻说明册》,报顾问组相关成员审批。常驻期顾问服务工作计划、常驻期顾问服务工作进度须根据顾问合同条款对工作事项、时间进度进行规划。
4.1.5.2项目组制作进驻演示PP稿。
4.1.5.3顾问项目组于进驻前提前10天完成顾问工作对接。
4.1.5.4顾问项目组于进驻前提前7天完成编制顾问计划及相关文件。
4.1.6整理办公物资、个人物资
4.1.6.1办公用品清单(参考)
序号名称数量备注
1手提电脑1台如甲方可提供办公电脑,则省去
2打印机1台*如甲方可提供,则省去
3"万科顾问工作室"标牌1块
4现场顾问人员办公桌名牌2套
6硬皮笔记本2本*如公司有统一笔记本,可申领
7日常办公文具*可根据项目实际需要购买
8领带、工服根据公司工服管理有关规定
9公司文件袋30个
10万科周刊、物业管理各1本报总办订阅
11顾问书包装30套含封底、透明装订胶片、装订圈
注:1.带*号者建议在项目所在地购买
4.2顾问项目现场进驻
4.2.1由顾问项目经理与被顾问方对接召开进驻说明会的场地/议程、参加人员及当地相关媒体报道情况。
4.2.2组织召开服务说明会:常驻顾问期开始之日,由公司总经理助理以上领导带领顾问现场人员,在项目地与委托方共同召开顾问服务说明会,由项目经理通过PP电子演示文稿向委托方进行常驻期顾问服务说明。
4.2.3确定建议函、顾问书对接人及处理渠道。
4.2.3.1应与委托方确定建议函、顾问书对接专人。(对接人宜为委托方主要管理人员)
4.2.3.2建议函对接、处理方式:
4.2.3.3建议委托方对顾问书采取以下对接方式:
以上工作可采取建议函的方式,在召开服务说明会时,一并递交给委托方。
4.2.4由带队领导向委托方递交顾问书《进驻说明册》。
《进驻说明册》内容包括:万科集团与公司简介、提供现场顾问服务知会甲方的函、顾问人员专业履历、现场期间双方沟通渠道、现场期顾问服务计划、顾问书提交计划、顾问服务工作进度计划等。
4.3项目退出
4.3.1组织召开现场顾问服务结束说明会
常驻期结束之日,由公司总经理助理以上领导及项目组人员,在项目地与委托方一起召开现场顾问服务结束说明会,由项目经理以PP电子演示文稿的方式向委托方及被顾问公司进行顾问现场工作总结。
4.3.2向委托方递交《现场服务结束说明册》。
《现场服务结束说明册》内容包括:现场顾问服务总体情况总结、被顾问方总体运作诊断评估。
4.3.3项目组人员返深后1周内与顾问经营部进行办公物资及资料交接。
5.相关文件
VKWY7.5.1-Z04-06《顾问项目人员能力清单》
6.记录表格
VKWY7.5.1-J04-F2《常驻期顾问书提交计划表》
篇2：万科物业顾问现场监控管理办法
VK物业顾问现场监控管理办法
1.目的
为进一步监控现场顾问服务运作效果,整体把握现场顾问服务实施情况,不断完善顾问服务运作流程。
2.范围
适用已进驻的顾问项目。
3.职责
部门/岗位工作内容
顾问经营部负责组织对现场顾问业务的监察工作
顾问专家组成员负责现场评估工作
注:顾问专家组由公司领导、职能部门负责人、相关业务部门负责人组成。
4.方法与过程控制
4.1顾问业务状况评估
4.1.1顾问经营部根据顾问项目进展状况,定期或不定期(每年不得少于两次)组织顾问专家组分阶段到项目现场进行考察,对顾问项目运作状况进行诊断评估。顾问合同对现场评估的频次、评估人及评估内容等有明确要求的,按合同要求执行。
4.1.1.1顾问经营部根据顾问业务开展情况提出评估申请及《顾问业务诊断评估计划》,报分管领导审批;
4.1.1.2申请批准后,顾问经营部组织参加人员讨论具体工作分工;
4.1.1.3评估人员赴项目现场进行考察、评估,评估结束后一周内,提交《顾问业务诊断评估报告》,发送顾问组全体成员。
4.1.1.4《顾问业务诊断评估报告》包括现场顾问工作开展的情况、被顾问方现场管理中存在的问题及解决办法,现场顾问工作需改进的建议等。
4.1.1.5《顾问业务诊断评估报告》作为顾问项目的考核依据,由顾问经营部保存,保存期为该顾问合同结束后一年。
4.2顾问项目现场工作汇报
4.2.1顾问项目月度工作报告。报告分内部版与外部版,内部版仅限于向公司报送,报送委托方使用外部版。
4.2.1.1现场顾问组需每月初总结上月工作具体开展情况,以《项目月度顾问工作报告(内部版)》形式发送分管领导、顾问专家组全体、顾问经营部全体。
4.2.1.2《项目月度顾问工作报告》作为现场顾问项目组的考核依据,并由顾问经营部保存,保存期为该顾问合同结束后一年。
4.2.2顾问项目现场即时信息报告
4.2.2.1顾问项目现场重大庆典、特殊或重大事项发生时,如项目开盘、入伙、发生质量事故、媒体负面报道等等,现场项目组须即时知会部门经理,以便制订相关应对措施。
4.2.2.2顾问项目现场即时信息须摒弃"报喜不报忧"的现象。
4.3顾问项目述职报告会
4.3.1每年组织一次各项目组进行项目述职报告会。各项目组及顾问经营部分别提交《顾问项目述职报告》、《阶段性顾问综述报告》。
4.3.2顾问经营部根据顾问业务开展情况拟定述职报告会召开日期,并至少提前二周通知各项目组。
4.3.3项目组完成《顾问项目述职报告》,报告内容应包括:前阶段顾问目标达成情况、被顾问公司运作情况、顾问工作重点难点分析及下阶段工作计划等。
4.3.4顾问经营部比较、分析各项目组顾问服务开展情况,并形成《阶段性顾问综述报告》。
4.3.5会议结束后一周内,顾问经营部完成《顾问项目述职报告会资料汇编》,并发送至顾问专家组相关人员。
5.记录表格
VKWY7.5.1-J04-04-F1《顾问业务诊断评估计划》
VKWY7.5.1-J04-04-F2《顾问业务诊断评估报告》
VKWY7.5.1-J04-04-F3《项目月度顾问工作报告(内部)》
VKWY7.5.1-J04-04-F4《项目月度顾问工作报告(外部)》
篇3：万科物业顾问项目监察期管理办法
VK物业顾问项目监察期管理办法
1.目的:
保证监察期审核的效果,维护公司的顾问服务品牌。
2.范围:
适用于公司承接的顾问项目。
3.职责:
部门/岗位工作内容
品质部负责监察期审核工作的总体安排。
顾问经营部审核的协调配合;
每年制作《顾问监察审核节点计划表》及项目信息提交品质管理部。
监察审核人负责现场审核及报告编制。
4.方法和过程:
4.1审核工作安排
4.1.1顾问项目人员撤出顾问项目后,顾问经营部收集委托方公司的项目进展、组织架构、主要负责人变动等相关信息,以及委托方对监察期间监督审核的时间安排、人员要求、监督审核次数、监督审核要求等事项。现场顾问期结束后一周内,顾问经营部根据以上信息内容调整《顾问监察审核节点计划表》经部门经理审批后发品质管理部备案。
4.1.2由品质管理部编制《顾问监察审核工作计划表》,经分管领导审批后,安排顾问监察期内的监督审核工作,顾问经营部协助品质管理部开展该项工作。
4.1.3品质管理部按审核计划,于审核前三天组织审核人员召开审核工作准备会,由顾问经营部详细介绍被审核方的基本情况、审核注意事项等内容。
4.1.4审核小组成员在专业方面应能相互补充,顾问经营部有责任对审核小组成员组成提出建议,第一次审核的小组成员中需有一名了解项目情况的人员参加。原则上,第一次审核的小组成员须有一名原顾问项目人员,最后一次审核须由公司总助及以上人员带队前往。
4.2审核前的注意事项
4.2.1审核小组成员审核前应了解当地法规,查阅现场顾问期间的工作报告以及上次监督审核报告,编制完善审核检查表。
4.3审核流程及注意事项
4.3.1审核首次会议:介绍审核组成员、审核目的、审核方式、审核计划、确定现场对接人。
4.3.2审核:验证上次整改事项落实情况,通过查阅文件、现场提问和现场查核的方式进行,对发现的问题予以录或拍照,及时与现场陪同人员口头沟通和确认,审核证据要求清晰明确。
4.3.3审核中应遵守委托方管理制度,保守委托方商业机密,遇委托方不便提供的资料或不便开放的处所不必强求,审核报告中说明由于委托方原因未能进行即可。对于存在的问题从产生的原因及可能带来的后果进行分析,并提出改进的建议。对于不同意见避免现场争执,在末次会议前可与委托方负责人先口头沟通,对过于敏感问题可不体现在书面报告中。
4.3.4末次会议以PP形式编制审核结果汇报,内容包括:
1)上次整改措施落实情况;
2)本次现场审核情况及改进建议;
3)现场问题点不同意见探讨;
4)对委托方工作配合的感谢。
4.3.5顾问监督着重审核公司整体运作及体系、制度与流程运行等状况,并针对性的提出建议,避免过分关注细节。审核完毕后五个工作日内审核人员和顾问经营部沟通后完成《监督审核报告》,经品质管理部审批后提交委托方。
4.3.6最后一次监督审核内容:除基本内容外,审核前应与委托方沟通确定审核的关注要点,编制针对性的审核检查表;现场审核时应对历次审核提出的问题进行跟进验证,并提出后续的解决方案;对委托方项目、物业公司整体运行情况进行评价和提出建议。
4.3.7最后一次监督审核末次会上,公司带队领导应向委托方表达今后保持联系、相互支持的友好愿望,并听取委托方关于今后持续合作的想法。
4.3.8监督审核基本内容:
分类审核内容要素描述
管理目标部门目标清晰量化
实施方案各级人员了解,业务流程支持,有考核方案
管理体系组织架构结构合理,责权明确、人员配置适当
岗位职责内容清晰、职责明确,涵盖所有业务
流程制度各项体系制度健全,可操作性强
人力资源员工素质满足任职要求,具有发展潜力
员工培训培训制度健全,培训资源充足,培训内容合理,培训效果定期评估
员工激励薪酬体系合理,激励方式有效,员工满意度高
管理效果顾客满意单项及整体满意度高
企业效益有合理利润,收益稳定
业务目标实现管理目标,现场效果好
创新发展建立自我完善机制,不断产生创新成果
5.记录表格
VKWY7.5.1-J04-05-F1《顾问监察审核工作计划表》
VKWY7.5.1-J04-05-F2《顾问监察审核节点计划表》
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