立卷整理归档制度范例

一、文书立卷整理是机关文书工作的一项基本制度。本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。

二、本所档案应编制整理类目,认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件的有机联系,区别不同价值,一事(问题)一件,便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,字迹模糊或易退变的文件应予以复制;

2、归档文件以件为单位,一般以每份文件为一件,文件正本定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制为一件,转发件与被转发件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件;

3、盒内文件材料应按先批复后请示,先正件后附件,先印件后定稿的次序排列;

4、盒卷内文件应除去金属物,已破损的应予以修整,托裱整齐,逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号;

5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定,用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰;

6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类;

8、会计档案由财务部门收集齐全,按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷,装订成册,并在每册封皮上注明保管期限,在财务部门管理一年后移交档案室,并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份;

9、基建档案由基建部门收集整理,按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份,工程完工验收后移交档案室;

四、文书书写要求

1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水,除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

2、文字书写一律从左至右横写。