备用金管理工作制度
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、经常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5、其他备用金。
三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
四、备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续。
3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
五、备用金额度
1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。
2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为每周1万―5万。特殊情况,需由项目经理提前向总经理说明情况,予以审批。
4、其他借款,根据实际情况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。
七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
八、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。
九、所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
十、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。
篇2：装饰公司项目部备用金使用管理制度
装饰公司项目部备用金的使用及管理制度
1、工程项目部设立后,可经审批程序审批后,根据项目规模大小借支一定数额的备用金,由公司出纳保管。
2、项目部因公需要使用备用金可由当事人填写借款单,经工程部经理和项目部经理批准后向公司出纳借支,费用审批按审批程序签名后向出纳报账。
3、公司出纳根据备用金使用情况,持现场审批单证报公司,按公司审批程序审批后向公司财务报回备用金额。
4、项目部一切资金使用开支的票据,必须有经手人和证明人签字,由工程部经理和项目经理审批后报公司财务,按公司审批程序报账。
篇3：地产置业备用金管理程序
1、目的
为提高现金使用效率,确保现金管理符合内部控制要求,根据国家有关财务管理、会计核算管理制度的规定,结合**置业股份有限公司(以下简称"本公司")实际情况,特制定本规定。
2、适用范围
2.1本程序适用于本公司备用金形式管理的资金业务。
2.2本办法适用于本公司及下属控股子公司财务部,其他部门对涉及到的有关规定亦应遵照执行。
3、相关程序及文件
3.1票据管理规范FM-TM-04
4、工作程序
4.1备用金的使用范围和管理责任
1)各公司常设的,且须进行子项预算或成本收入核算的业务部门,包括开发类公司项目部、工程管理部;物业管理公司的物业管理处;以及经纪代理公司的业务部门等部门的日常现金支出,可采用备用金形式进行管理及核算。
2)备用金主要用于各业务部门或项目部经常性,小金额的日常费用开支及其他零星开支。
3)由财务总监核定哪些业务部门须采取备用金形式进行管理。
4)项目经理、业务部门经理负责备用金的使用控制和管理,并定期向财务部报销。
4.2备用金定额及申领
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金定额申请
业务部
部门经理
拟采用备用金形式进行管理的业务部门,由业务部门根据日常现金开支情况报备用金限额申请,注明备用金的开销范围和主要支出项目,部门经理审签。
2
备用金定额审定
财务部经理
财务总监
财务部经理审核业务部门申报的备用金使用范围和支出项目,附调整意见,报财务总监,由财务总监审定各业务部门的备用金定额。
3
备用金申领
项目经理
业务部门经理
分管副总
总经理
项目经理或业务部门经理向财务部申领备用金,填制《借款审批单》,注明用途为“备用金申领”,经分管副总、总经理审签后,交财务部。
4
审核及领用
财务经理
出纳
财务经理审核后,交出纳,支领现金。
4.3备用金使用
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金使用
项目经理
业务部门经理
由项目经理、业务部门经理直接控制备用金的使用。
2
各业务部门
备用金的支出严格遵守核定的备用金支用范围。
4.4备用金报销及补足
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金报销初审
部门经理
项目经理
每月由项目部或业务部门汇总备用金开支的相关发票,由项目经理或业务部门经理统一审核后,填制《费用报销单》,注明备用金报销,报财务部。
2
备用金报销的预算审核
预算管理员
业务部门
分管副总
财务总监
《费用报销单》由预算管理员审核,如为计划内用款,审定签字;如为计划外或超计划用款,注明“计划外”或“超计划”,通知业务部门补充超预算说明,交分管副总和财务总监审签批准后,再至财务部审核。
3
备用金报销复审
财务部经理
《费用报销单》经财务经理审核。
4
备用金补足
财务部经理
出纳
经财务部经理审签《费用报销单》后交出纳领取现金。
5
备用金核算
出纳
会计
出纳将《支出凭单》及《费用报销单》交会计进行备用金的帐务处理。
6
超备用金限额的报销处理
报销金额超过备用金部分的,超过部分执行现金费用报销程序,见现金借款及费用报销管理程序。
5、单据与记录
6、流程图
篇4：建筑总公司备用金及借款管理制度
建筑工程总公司备用金及借款管理制度
一、备用金管理规定
第一条土建公司总部备用金的领用一律由公司总经理批准,总经理外出不在当地时,由办公室主任批准(重大款项办公室主任应通过电话请示总经理);土建分公司工作人员备用金由分公司经理审批,其它子公司的资金一律由子公司总经理审批。
除上述人员外,其他人员一律不准批准使用任何资金。
第二条有关人员的备用金额度规定如下:
总经理2万元;副总经理1.5万元;分公司经理1万元;分公司生产(副)经理3千元;经营科长5千元;项目经理、部门及其他科室负责人3千元。
副总经理以上人员、分公司经理需领用备用金,可自行到财务部门办理手续,其他人员一律按第一条规定办理。
第三条特殊情况因公务确需的,由其直接主管签字后按照第一条规定办理。
第四条现金会计不按照规定办理的每次罚款200元。
二、借款管理规定
第五条工人结婚可借款lOOO元,工人生病可借款200元,需住院由项目医生和项目经理证明,费用由公司代缴,最后按有关规定归户。如家中遇丧事可借1000元,其余情况一律不得借款。本条规定由项目经理认可后,分公司经理批准。
第六条项目经理以下管理人员如遇盖房或结婚而需要借款的,可借款10000元,坚决不允许透支借款,如生病可借款500元,需要住院的,费用由公司支付,最后按有关规定归户。本条由总经理批准。
第七条项目经理以上管理人员,生病可借款lOOO元,住院费用由公司支付并按规定归户,盖房和结婚的可借款2万元。本条由总经理批准。
第八条除以上情况外,不允许借款。特殊情况需借款的,200元以内的由项目经理把关,500元以内由分公司经理把关,1000元以内由子公司经理把关,1000元以上由集团公司总经理批准。
第九条如发现采用弄虚作假手段借款的,按借款总额的20%罚款。
第十条如利用领取备用金的形式占用公款金额超过5万元者视为挪用公款,公司将追究其责任,情节严重者,诉诸法律。
第十一条现金会计及审批人对重复借款把关不严的,超出规定部分对审批人和现金会计按10%罚款。
篇5：支部备用金使用管理办法
支部备用金使用管理办法
为较好地解决两级支部公益性支出资金来源问题,有效遏制经济违纪行为,根据张煤党发[2012]5号文件精神,经公司总支委员会研究,重新修订支部备用金使用管理办法。现将有关事项通知如下:
一、备用金提取、拨付标准
全年公司两级支部备用金总额控制在7.1万元以内。单位所发生的备用金费用从所在单位管理成本中列支,其拨付标准按各单位2012年2月底在册职工(派遣工)人数,以6元/人(月)的标准计提。具体年度备用金分配计划如下:
单位人数金额备注正式派遣合计70784元
二、使用范围
1、看望本单位伤、病职工费用;
2、走访本单位职工直系亲属意外事故或病故送花圈、租车费用;
3、单位班组长会议就餐费用;
4、特殊情况下,单位因安全生产急需购买的小型工具及辅助材料费用;
5、公司未统一配发或配发不足的办公、值班用品费用;
6、单位为高温岗位职工“送清凉”费用;
7、单位组织开展的小型文体活动费用;
8、退休职工送行;
9、质量标准化图牌板制作支出费用;
10、其他无资金来源但确需支出的费用。
三、管理、使用审批程序
1、从物业公司财务总账中拨提7.1万元(每月为5916元)在矿财务挂账,财务科设立专门的物业公司总支备用金账户,代为保管。
2、备用金使用实行“先垫资后报销”的原则。使用时,必须按矿财务制度要求统一填写费用报销单,粘贴好使用明细汇总表及相关票据,经本单位党政主管、车间工会主席和职工代表联签后,报公司党总支副书记初审、党总支书记审批后,再报矿纪委审查,方可到财务科报销。
4、财务科凭审批后的签字报销单,支付备用金。
5、各单位使用备用金后,要及时将经公司和纪委审核签字后的报销单(明细汇总表),逐项登记帐册,并在本单位区务公开栏进行公示。公示单上要有党政主管、车间工会主席和职工代表联签,公示资料应及时归档备查。公司党总支每季度对备用金使用情况进行一次专项检查。
6、在购买物品或发生费用时,应尽量开具正式票据,票据填写要全面、规范、真实,印章要清晰。
7、按时报销费用。当发生费用后,要及时办理相关手续,到物业公司、纪委和财务科审核报销。对半年度计划内未使用的备用金将自行冲销,不作留转。矿纪委在每周五集中审核签字。
8、公司两级支部要分别建立备用金使用明细台账备查,并在公司两级季度民主管理听证会和年度职代会上进行报告。
四、相关要求
1、各单位使用备用金时不得弄虚作假,购买物品及会议就餐必须凭原始发票入账。
2、各支部要严格把关,认真界定备用金与车间工会会费提成、工会救济金的性质和适用范围,相互之间不能因一事或一人同时交叉使用。如发生套支冒领现象和有违反规定行为的,将对所在单位党支部书记进行严肃处理。
3、公司党总支及矿纪委将不定期对备用金使用情况进行检查。对存在问题的单位,及时纠正并通报处理。
4、年底备用金帐户中部分结余资金,不结转下年度使用。
5、本文件自二○一二年三月一日起执行。
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