材料采购管理规定办法

材料采购管理规定【1】

资源简介(以下内容从原文随机摘录,并转为纯文本,不代表完整内容,仅供参考。)1、采购总则

1、1为规范集团公司采购工作,特制定本制度。

1、2本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。

2、采购原则

2、1、严格执行询议价程序进行采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

2、2、大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购,必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与,调研汇总各方意见,经公司领导审核批准方可实施采购。材料采购需要相关部门配合的,相关部门不得找理由拒绝。

2、3、采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货期等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

2、4、采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。

2、5、所有采购人员必须做到以下廉洁制度:

2、5、1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。

2、5、2加强学习,提高认识,增强法治观念。

2、5、3廉洁自律,不能向供应商伸手。

2、5、4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

2、5、5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

2、5、6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。

3、采购程序

3、1供应商的选择

3、1、1供应商必须证照齐全,具有相关资质及履约能力。

3、1、2对于经常使用的材料或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。

3、1、3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

3、1、4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

3、2采购程序

所有的材料或设备的采购,如没履行以下相关手续,采购部有权拒绝采购。

3、2、1工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称,规格,数量及技术要求后填写采购申请单发财务部,财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部,采购部在收到采购申请单,销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。

3、2、2固定资产及大型生产设备的采购,由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。

3、2、3车间零星物品采购,由各使用人员据实填写采购申请单,由生产厂长审批,最后交采购部门采购。

3、2、4工地急用或零星材料,由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购,事后报采购部备案。

3、2、5采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成,报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核,综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。

3、2、6采购过程中发生变化时,销售部或需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。

材料采购管理制度(试行)【2】

总则

为了进一步加强材料管理,降低工程成本,规范材料管理、采购、周转过程,增收节支,提高企业经济效益,本着分清职责,保证材料正常供应的原则,现结合实际情况,经研究,特制定本制度。

第一条、采购部工作职责

1、负责维修工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总维修部周转材料及使用材料计划,编制维修部材料成本及利润工作报告,加强工程材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制,及时反映工程材料的实际支出、盈亏。

2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。

3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集,建立建全材料合格供应商信息库。

4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作,维修部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料,零星材料及辅材类材料的采购、验收,进行质量监督。

5、负责维修部材料、设备、周转材料的使用管理及材料账目的考核、抽查、监督工作。

6、完成上级领导交办的其他工作任务。

第二条、材料计划

1、维修部提前7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出材

料使用计划,填制《维修材料使用计划表》(准确率允许在80%即可)维修部负责人签字确认后,由采购部进行询价、比价、定价,询价单位不少于3家。

2、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期,施工部门应提

前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底,施工部选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主,加工类材料计划填制《异型材料加工单》。

3、零星材料计划由维修部及时提出,填写《零星材料采购明细表》由采购部进行询价采购。

5、对临时急需材料,项目施工员提出计划,工程部经理签字,材料员报材料部门主管批准后采购,严禁材料人员擅自采购无计划材料。

6、材料计划方面主体责任方为施工部,出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由施工部及采购部共同承担责任。

7、采购部材料计划工作,应在工程签订合同后材料部根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类,并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询(注:不需要施工部提供材料计划,该工作全部由材料部负责进行,主要目的是在第一时间开始材料计划工作,避免工期紧张造成材料供应不及时)

第三条、材料询价、定价程序

1、采购部在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作,填写《材料(周转材料)采购比价单》(附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章),《材料(周转材料)采购比价单》经部门主管、分管领导、工程部、成本控制部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作。

2、采购部在完成《材料(周转材料)采购比价单》后一天内完成会签,采购部要拿出主导意见并经工程部经理认可(成本控制部主管应拿出采购材料的主导价格,采购部采购的原则是不超出成本控制部的主导价格)。

3、对大宗材料、设备的询价、定价、采购,由采购部、维修部组织采取

公开招标或议标的方式,确定供应商洽商合同,经分管领导批准,总经理审核后方可采购。

5、对小型材料、设备的询价、定价、采购,由采购部自行询价报维修部

审核,由采购员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话(确保信息准确)出现材料组织困难应及时通知施工部。

第四条、材料采购程序

1、采购部根据公司总经理审批的《材料(周转材料)采购比价单》的情况及时签订采购合同,采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场;材料员直接联系供料商,要求供货商按要求供货。

2、采购员负责对材料的出入库进行全程管理,并根据工程的进展情况及时与供应商联系,确保材料供应顺利进行。零星材料及周转租赁类材料由维修部材料员及时组织采购。

3、项目需由甲方或业主批价认可的材料,由成本控制部负责统一报甲方或业主办理材料批价手续。

第五条、合同签订

1、壹万元以上(含壹万元)材料、设备合同的签订,采购部根据《材料(周转材料)采购比价单》确定的供应商,综合市场询价情况,拟订出材料合同样本(技术性指标需会同技术人员确认)随附供应商资质证明。

2、壹万元以下的零星材料采购(本材料整个项目部用量不超过壹万元),原则上可以不签订合同,项目部填写备案说明,相关人员签字后交采购部备案。

3、对项目上拟包工包料分项工程,签订合同时,需采购部、项目部共同参与,材料费占较大数额时由采购部为主会同合同处签订合同,项目部配合;人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同,采购部配合,项目部负责对整个分项工程施工过程进行监督管理。

第六条、材料款付款程序

1、主要材料拨款,采购员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》(此单据由财务部编制),经采购部、工程部,财务部审核,报总经理审批,作为付款依据。

2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的

拨付,财务部在付款前需与材料供应商和财务处材料会计核对进场材料数量,核实无误后由采购部填写《内部付款通知单》(此单据由财务部编制),经财务部、分管领导会签、总经理批准后办理付款。

3、对于公司指定的长期合作的小型材料(指成批量的零星材料)供应商,签订合同备案说明后,原则上不必签合同,每月对所供材料的价格审核无误后,按月拨付总产值95%的货款,余留5%作为质量保证金,在工程顺利结束后,拨付总产值的3%货款,工程验收后,拨付余留的2%货款。签字程序同上。(注:供应商应提供所供材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料,如:营业执照、税务登记等)

第七条、材料备用金、台帐管理

1、原则上每个项目设一名材料员(材料员可兼),负责该项目材料总账的管理、材料验收(调拨)明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作。

2、需要现金购买的材料,由采购部经办人填写备用金借款单,总经理批准后,到公司财务部领取,凭票据到财务处报销冲备用金帐。

3、采购部负责监督采购员材料资金的使用,严格控制资金在合同范围内执行。

4、材料对账、报账与盘点:

(1)每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账,填写《材料(机具)对账卡片》,由采购部负责人、财务部材料会计、材料员分别签字留存。

(2)对账时间:每月25日公司材料会计、现场材料员进行对账。

(3)盘点时间:每月25日到31日与材料会计进行库存盘点

第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理

1、材料、设备入库管理

(1)材料、设备进场,材料员应立即组织仓管员、项目施工员办理入库,

登记入帐手续,入库前仓管员应清点好材料的数量,核对对材料、设备的外观、形状,检验材料的质量,对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。

(2)所有材料入库材料员必须填写《材料验收单》,同时填写材料收料单,填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。

2、材料验收管理

(1)材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收,砂子、石子按车量方进行抽检,钢筋、木方、水泥、红砖等材料按车点数(过磅)进行抽检。需要复检的材料应会同资料员、供应商采取样本报检。

(2)采购部负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理,对退场材料进行整理达到验收标准,材料员组织材料退场。

(3)对现场报废的材料、物资,由项目部负责进行清理,报公司批准后进行处理,处理费用上交公司财务。

3、材料丢失、退场、报废管理。

(1)、项目部材料员在日常工作中,如发现周转物资及现场材料有丢失情况是,第一时间将丢失情况向项目部、采购部汇报并查清原因,交采购部、工程部、财务部备案。

(2)、工程结束后,剩余材料堆公司仓库的,盘点后填写《剩余材料退库明细表》,交采购部、财务部留存。退给供应商的材料要填写《退料单》,(负值,红字体现)。同样交采购部、财务部留存。

(3)、施工过程中,现场废料处理要填写《施工现场废料处理明细表》,每月25日后30日前交与采购部、财务部留存。

(4)、项目施工过程中,所有的产生的车辆运费,机械的台班租赁费统一填写《项目部综合运费统计明细表》(此表格又工程部编制)