董事长秘书职责
董事长秘书职位,其主要岗位职责是根据董事长的要求和需求,跟踪和决议各项工作的推进等各项工作。以下是具体的董事长秘书职责,资料仅供参考。
1、合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序。
2、负责对外联络,媒体接待,做好公司会议纪要,备忘录及其它文件的整理。
3、协助董事长对重要业务资料进行档案管理。
4、负责及时传达董事长的各项指示安排,起草董事长交办的信函、演讲稿、报告、文件等各类文件。
5、接待访问董事长的重要来宾。
6、根据董事长要求,跟踪决议事项的推进。
7、完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务。
篇2:董事长秘书岗位职责
每一个公司的董事长岗位,也会有辅助其工作的董事长秘书或助理工作岗位,每一个公司的董事长秘书所负责的岗位职责都不同,以下整理的详细的董事长秘书岗位职责资料,可供参考。
一、处理董事长总经办日常工作事务
1、董事长办公室文件分类整理。
2、董事长办公室日常清洁卫生。
3、注重个人素质、着装形象,言谈举止,讲话时注意场合地点。
4、手机必须保持24小时开机,因公事随叫随到。
5、接听电话,谨慎妥当应答,必须做好电话记录。
6、董事长出差期间随行,并安排好吃、住、行的全部工作。
8、掌握好董事长的日常安排,做好接见访客预约及登记工作。
二、正式文件的处理。
1、汇总各部门的月工作所完成的下达任务完成的准确性。
2、起草、打印、登记和存档总经办签发文件。
3、收发传真,并及时交由总经办处理。
4、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认。
三、组织安排及接见事项
1、协助的协调和工作任务下达的作用。
2、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。
3、协调部门与部门之间的矛盾,并进行临时处理。
4、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。行政部经理做好公司来宾的接待工作,并及时做好登记。
5、配合董事长处理外部公共关系,必要时出席适量的宴会应酬。
四、相关会议工作
1、跟进落实公司董事会总经办会议等公司会议纪要。
2、起草整理公司董事会会议材料,及开会前必要的布置准备工作。
3、做好会前准备工作。
五、根据部队的保密守则保守公司秘密。
六、董事长助理工作任务下达的作用。
1、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。
2、协调部门与部门之间的矛盾,并进行临时处理。
3、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。
以上是指国内企业董事长秘书的一般职能,原则上董秘属于高管。
但是在某些跨国财团,董秘往往身份复杂,属于董事长亲信圈子,这个圈子通常至少包括主要副手、内定继承人、谋士、法律顾问、医生、秘书、司机、保镖、私人助理、生活助理、cleaner、fi*er等人,董秘出于身份的特殊性和便利性,往往在以上职能中身兼数职,重要地位无可替代。
篇3:董事长秘书工作职责
不同单位的董事长秘书,根据工作的需要,对于董事长的工作协助内容都不同,因而有不同的工作职责。以下整理的董事长秘书工作职责,仅供参考。
1、负责董事长的办公服务工作。
2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草董事长会议材料。
3、负责公司文秘业务指导。
4、负责公司办公会的有关事宜,并办理会议议定事项。
5、负责督促、检查、催办上级批件,公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。
6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。
7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作,参与组织接待工作,以及综合会议的会务工作。
8、负责纪录、整理董事长办公会会议纪要。记好大事记。
9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理,负责保密工作。
10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。
11、完成领导交办的其他工作。
篇4:董事长办公室秘书岗位职责工作流程
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
工作内容
工作要求
工作流程
一、办公室
内务
1、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2、外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、笑脸相迎,茶水相待。
2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。
2、工作会
1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的服务。
篇5:董事长办公室秘书岗位职责工作流程
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
工作内容
工作要求
工作流程
一、
办公室
内务
1、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2、外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、笑脸相迎,茶水相待。
2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。
2、工作会
1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的服务。