行政前台岗位职责
行政部的多个岗位中,行政前台是负责哪些工作的,与行政文员,行政主管等的岗位职责有哪些不同呢以下几点行政前台岗位职责,可供参考。
1、接听电话,接收传真,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确。
2、对来访客人做好接待、登记、引导工作,及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。
3、保持公司清洁卫生,展示公司良好形象。
4、监督员工每日考勤情况。
5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作
6、负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。
7、不定时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。
8、负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档。
9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。
10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。
11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作
12、做好材料收集、档案管理等工作。
13、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。
14、协助上级进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务。
15、协助主任做好公司各部门之间的协调工作,积极完成上级交办的临时事务。
篇2:行政前台文员工作职责范本
职责一:行政前台文员工作职责
1、负责接听前台电话,做好重要记录和传达信息给相关人员
2、负责来访客户的接待,做好接待与引见工作
3、订水,订票,快递收发等工作,办公用品的采购与管理
4、负责公司的档案管理及各类文件的整理管理工作
5、负责公司会议记录,协助公司领导安排会议事务
6、每日完成工作日志,完成本部门分配的工作和任务
7、完成上级交办的其它事务性工作
职责二:行政前台文员工作职责
1、接待工作:访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;
2、卫生清洁工作:烟缸不得超过五个烟蒂,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯;
3、总机服务工作:铃响三声内必须接听,“您好,‘**公司‘。”;若自动转拨,三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部;
4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员;
5、负责收发管理报纸、信函;
6、安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;
7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。
职责三:行政前台文员工作职责
1.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;
2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;
3.对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给副总经理;
4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;
5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作;认真执行目标卡的管理规定,完成本部门分配的工作和任务。
篇3:行政前台兼秘书工作职责
职责一:行政前台兼秘书职责
1、负责访客接待工作;
2、接听总机电话,确保总机畅通;
3、负责收发各类传真、文件快递呼叫等工作;
4、做好收发各类通知通达、文档、资料等单证的流转并及时登记归档;
5、负责月度考勤统计及相关报销工作;
6、负责管理公司的资产及时更新资料;
7、负责制定采购日常各类用品;
8、负责对公司日常各项费用的统计与登记。(如水、电、物业费等费用);
9、负责公司的各类通讯设备的畅通,发现问题及时联系代应商解决;
10、指导清洁员做好公司各区域的环境卫生,确保公司内卫生清洁;
11、完成领导交办的与行政相关的各项工作。
职责二:行政前台兼秘书职责
1.负责公司前台电话转接,客户来访接待;
2.文档资料整体存放,报刊管理;
3.协调会议时间,下发会议通知,布置会议室;
4.预定飞机票,火车票;
5.负责日常办公用品的采购,发放,登记管理,固定资产管理;
6.维护公司日常办公次序和办公环境;
7.总经理的工作时间表的安排,及重大事情的上传下达;
8.总经理安排的其他临时工作(行政事务居多);
职责三:行政前台兼秘书职
1.负责公司前台接待及电话接转;
2.收发传真,复印文档,收发信件、报刊、文件等;
3.及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息;
4.受理会议室预约,协调会议时间,下发会议通知,布置会议室;
5.负责订水、订报,信件、包裹的安排及与快递公司的联系;
6.负责办公用品及耗材的管理;
7.完成上级交给的其它事务性工作。
篇4:行政前台岗位工作职责
职责一:行政前台岗位职责
1、接听电话,接收传真,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确。
2、对来访客人做好接待、登记、引导工作,及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。
3、保持公司清洁卫生,展示公司良好形象。
4、监督员工每日考勤情况。
5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作
6、负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。
7、不定时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。
8、负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档。
9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。
10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。
11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作
12、做好材料收集、档案管理等工作。
13、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。
14、协助上级进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务。
15、协助主任做好公司各部门之间的协调工作,积极完成上级交办的临时事务。
职责二:行政前台岗位职责
1.日常到访客人的接待,协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。对设备遥控板、个人办公区域的管理。公司办公用品、日用品的日常管理工作(采购、发放、管理)。日常的打印、复印以及相关设备的检查。(日后涉及“使用管理”)行政前台行政人事专员信息技术专员
2.公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排;
3.非长期性预订车辆的管理和费用结算;
4.公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通;
5.库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。
6.档案管理。每季度末,向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。
7.本人工作管理。按日提报工作写实,按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年度工作报告;通过定期对本职工作的总结,以完善和提高现有工作水平;
8.公司负责人及部门经理交办的其他工作。
职责三:行政前台岗位职责
一、日常接待
1.接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。
2.接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。
3.接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。
4.接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。
5.面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。
6.接待频繁往来的相关人员:
a)快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。
b)物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;
c)送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“**”桶,拿走空桶“**”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
二、办公用品管理
1.盘库:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;
2.购买:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货;
3.领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;
4.结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。
三、日常事务
1.保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;
2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;
3.每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;
4.名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;
5.每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;
6.公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;
7.公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;
8.收发传真,协助各部门员工收发业务传真;
9.协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10.新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。
11.积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
篇5:前台行政文员岗位工作职责
职责一:前台行政文员岗位职责
1、负责接听前台电话,做好重要记录和传达信息给相关人员。
2、负责来访客户的接待,做好接待与引见工作。
3、订水,订票,快递收发等工作,办公用品的采购与管理。
4、负责公司的档案管理及各类文件的整理管理工作。
5、负责公司会议记录,协助公司领导安排会议事务。
6、每日完成工作日志,完成本部门分配的工作和任务。
7、完成上级交办的其它事务性工作。
职责二:前台行政文员岗位职责
1、接待工作:访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;
2、卫生清洁工作:烟缸不得超过五个烟蒂,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯;
3、总机服务工作:铃响三声内必须接听,“您好,‘**公司‘。”;若自动转拨,三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;
4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员;
5、负责收发管理报纸、信函;
6、安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;
7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。
职责三:前台行政文员岗位职责
一、日常工作:
1.接待接洽工作
公司来访人员接待;
公司总机电话接听、转接、留言、记录工作;
公司传真收发的管理,打印机、复印机的管理;
公司票务、酒店等的预定。
2.办公管理工作
公司办公用品的采购、保管、登记和发放工作;
公司每日报纸、信件的收发、领取登记、管理;
公司图书库的管理;
负责每月办公用品、快递费用申付及各部门成本登记录入;
3.行政事务
考勤系统的管理、考勤统计(每日/月之考勤报表/请假、加班、出差等手续跟进办理/平时查卡、监卡等)员工工卡制作发放、通讯录制作及更新
公司物业管理等费用处理(房租、水电、停车、安检、盆景租用等)
4.负责部门会议记录;
二、协助工作
1.协助招聘工作(面试人员通知、接待)
2.协助行政事务(办事处注册等资料准备、行政报表录入等)
3.协助公司固定资产出入库登记,总帐统计。
职责四:前台行政文员岗位职责
一、日常工作:
1、负责公司日常接待工作:及时倒好茶水并引入接待室或高层办公室;
2、负责文件打印复印、传真收发;
3、前台快递签收及公司快件的寄出;
二、行政事务:
1、配合综合管理部进行会议室安排准备:采购水果(有固定商家,送货上门);放好会议人员茶杯、纸张、铅笔;与信息部协调准别好投影仪;会后及时锁好会议室门;
2、公司办公用品的采购、统计、发放,以及新员工入离职办公用品的发放与回收工作;
3、员工生日福利统计并发放;
每月考勤系统及时录入,更新及人员的考勤、外出记录核对,并及时提交。
三.后勤工作:
办公室饮用水订购;
办公室绿植养护、更换;